Docusignの評判・口コミ

【導入前の課題】 昔は契約書類の山に埋もれてて、印鑑押すだけで半日潰れるありさま。メールでやりとりしても、どこいったか分からなくなることザラで、めっちゃ面倒くさかったんです。 【導入後の効果】 今じゃ、スマホいじる感覚で契約手続きが完了！新入社員の書類とかも、まるで魔法みたいにスイスイ進むようになりました。以前は3日かかってたプロセスが、今じゃ数時間で終わっちゃうんです、とても革新的だと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入前は手順の多い契約業務には事務作業も含まれていて契約書類作成から署名を上司にもらい取引先に出向いて署名をもらうと工数が多く帰社してからも業務は終わらず一つの契約に費やす時間はとても多かった。そのため複数の契約を同時に進行するなどは考えられなかった。 導入後は場所を選ばず作業できるようになり、前もってテンプレートを作成することによりスムーズなワークフローを実現。書類等を郵送する手間や時間もなくなった。また紙媒体であったときに不備や漏れがあった際何度も郵送の往復が行われていて締結まで時間がかかる場合もあったがデジタル上だとパソコン内で修正もでき締結まで即座に可能となり大変効率的な業務へと変貌した。また可視化したフローワークはチーム内の共同認識が生まれ円滑な業務へと繋がった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 今までの契約業務は契約書を紙で作成後メールで複数に署名をもらいそれをまたメールで送信。契約書類はPDFで電子化し保管。工数が多く多ければ多いほどミスが多くあった。またメールの問題点として流れてしまったり迷惑メールに入っていたこともあり見直しが必要だった。 海外でドキュサインはグローバルスタンダードになりつつあるという点で海外取引のある当社では導入が決定された。 導入後、テンプレートで契約書類を作成し送信するのみ。各テンプレートに契約書のPDFを登録。フィールド設定でPDFの編集をドキュサイン上で可能。署名が完了すればその後は自動保管なのでシステム内で一元管理できるようになり以前の契約書類の検索が容易になった。また追跡機能があり全てのアクションがログに残る為業務進行状況が可視化されスムーズなワークフローの確率へ、紙媒体であったときよりコンプライアンスの強化へとなった。

当社は、海外契約が多く国により習慣が異なるため契約書類を毎回作成し全て英語に統一していた契約書類に誤認や誤解もあり締結まで要する期間も3週間はかかり更にリモートワークへ移行し署名がなかなかもらえなく機会を逃してしまったこともあった為全面的に見直す必要があった。 導入後は取引先に複数の国の方がいても同じ契約書を多言語で送信でき、また受信側も言語のカスタマイズが可能。相手方の言語に合わせることができ、クラウド上で行う契約業務は数日で締結可能となりスムーズな契約締結に繋がった。またタイムゾーンで時間を設定できるのは便利でありマナーである。リアルタイムで文書の追跡が可能であり状況把握が簡単になり対応もすぐに行え、また進行状況を可視化だけではなくデータ分析もできる。　

導入前は契約業務は工程が長く全てが手作業の為ヒューマンエラーやコストがかかっていた。リモートワークに伴い場所を選ばず且つ円滑な業務遂行が課題であった。 導入の決め手はsalesforceと連携していて、使用勝手が良いこと。salesforceのデータを使用しそのまま見積もり書、契約書を作成し電子署名まで数クリック。また一度送受信したデータは自動保存、一元管理により検索が簡単になり保管場所もとらない。決算時もスムーズに行える。またデバイスを選ばず業務が進行するので何処でも作業が可能となり円滑な業務となったことで業務効率が向上した。また相手方にとっても法的拘束力があり改ざんのできない契約書類は双方にとってメリットが多い。

導入前の「課題」 映像化などのプロジェクトにおいては契約書の署名者が複数になることも多く、一人一人に書類で捺印などをもらうのはかなり時間がかかっていました。 導入後の「効果」 多くの人に契約書を送る際には電子データを送信すれば良いので効率が良くなりました。また紛失のリスクがなくなったことは大きいです。契約金額が高額になると印紙代も大きくなり、紛失によるコストは無視できないものだったので、その心配がいらないのは助かります。

導入前は紙ベースだったので契約業務の工数は多く締結までに要する時間と手間で残業は必須だった。テレワークへ移行した後の契約業務は社判を貰うだけでも容易ではなくなってしまい業績が悪化してしまった。 導入後はアプリで場所を選ばず何処でも契約業務を進行できるので圧倒的に時短になった。メールアドレスだけてはなくSMSが使用できるので取引先への理解度も高かった。 コラボレーション機能があり契約書を共同編集できるのは取引先との信頼関係を築く上で役に立っている。そして作成された契約書は自動保存の為、紛失、改ざんといった問題点も解決した。

契約書の署名・捺印を求められる際に書面でのやり取りが必要で、契約完了までに数日から1週間かかることが一般的でした。ドキュサインを導入したことで、署名や捺印の箇所が分かりやすくガイドされ、契約手続きがスムーズになりました。特に契約スピードが大幅に短縮され、急ぎの案件も半日程度で完了できるようになり、従来の数倍のスピード効果を感じます。また、書面での契約に伴う郵送費や人件費も削減され、コスト効率の向上が実現しました。

紙ベースによる契約業務は海外との契約業務には最低2週間はかかっており、また言語は英語で統一してた為、誤解が生じることもありスムーズとはほど遠かった。 電子署名への切り替えはテレワーク体制への移行と共に導入が決定、社内での紙業務をデジタル化したことにより、スムーズな社内フローワークへと変化。また、海外取引では、ビデオ会議時に契約書をそのまま送付でき、迅速な契約締結へと変貌した。貴社は高いセキュリティ対策で信頼性が高く、改ざん防止にも繋がり双方にとってメリットが多い。

承認作業を進行する中で頻繁に問題となっていたのが承認者不在による承認作業の遅延でした。クラウドサービスでどこにいても承認ができると言えど、承認者が病欠だったり、離職してしまったりすれば承認は遅れてしまいます。それが、ドキュサインの署名グループ機能を使えば、一つの承認に対して、例えばAさん、Bさん、Cさんを設定し、その中の誰か一人から承認をもらえば決裁が通るという状態にできるので、承認担当者が不在で遅延という状況が非常に起きづらくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は異なる国内製品を利用していたが、設定できる承認フローの形式が少なく、自社の契約スタイルに合わないことで解約となった。ドキュサインは複数企業で多くの承認者が関わってくるような複雑な承認フローもオンライン上で進めることができ、自社の契約スタイルに対応できることが利用していて最大のメリットだと感じている。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約時の時間短縮のほか、紙ベースでの契約において発生する金銭的コストを削減できた。

海外の顧客との契約締結には郵送の問題で概ね1～2ヶ月かかっていましたが、ドキュサインを使うことでスピーディな契約締結が可能になり、顧客満足度の向上になりました。また、国を跨いだ郵送では時折郵便物が行方不明になったり、時事や情勢問題による郵便の遅延、特にコロナ渦の遅延がひどかったのですが、オンラインで契約を締結できることでそう言った不安要素も排除することができました。

・契約書をオンラインで送信できることによって郵便での送付を減らし、郵便代を削減できた。最近郵便代の値上がりもあったので長い目で見ると大きなコスト削減になっている。 ・紙の契約書は紛失することによる情報漏洩リスクや契約締結の遅延がおきる可能性があるが、ドキュサインのセキュア送信なら紛失リスクが無く、セキュリティ対策も万全なので安心できる。

①導入前の「課題」 各拠点で分散して集計されていた見積書や契約書を紙で管理するのは非常にコストがかかっていた。 ②導入後の「効果」 年間１００〜２００万円ほどかかっていた印紙代が削減されてコストカットにつながった。紙と違いファイリングする手間も不要になったほか、倉庫確保の必要もなくなり業務が効率化された。

従来は一通ずつ郵便で送付していた紙の契約書をデジタル化できたことにより、複数の電子契約書の一括送信が可能となったことに加え、都度の契約書印刷や捺印取得のリードタイムを削減できたことで生産性を向上することができた。また、各契約を仕切る人物によって契約書の形式に細かな違いがあったが、共通のテンプレートを作成したことで形式のムラを無くすことができた。

ドキュサインの導入までは社内の決裁や契約書の承認のために判子リレーをしていたので、書類を持って行ったり来たり、それか担当者へ書類を郵送して返送を待ち続けたりするのが当たり前だったのですが、ドキュサインが導入されてからは決裁が必要な書類を用意したらドキュサイン上でリンクを共有し、あとはデスクの前に座っているだけで必要な承認が集まるようになり、紙媒体が必須でない限りは郵送も不要となったことでほとんど返送待ちもなくなりました。それまで当たり前だったハンコリレーの為の労力、そして返送待ちの時間を削減でき、契約と決裁に伴う作業を大きく簡略化できました。

導入前は作成から完成、契約から管理と長い工程を個々で行っていて、本業に支障が出ていた。更にリモートワークに移行しサインのために出社をしたりタイミングが合わず時間をロスするといった事が多くなり導入が決定された。導入後は慣れるまでに時間はかかったが流れを構築すればインターネット上で、全てを完結できるので出社する必要もなくサインを貰うまでの待ち時間もなくなりスムーズな契約業務が可能となり本業に打ち込めるようになった。工程にかかる時間も大幅に短縮され、契約業務の革命である。初めての取引先にもでメールを開けたらそのまま契約終結できるというシンプルさや見やすさは好評である。高いセキュリティ面が売りなのも受け入れやすい一つであった。

契約時に取引先にクラウド上で署名を頂けるので紙書類を使っていたころの半分以下の期間で契約を締結できるようになりました。時間が短縮できた以外にも紙代や郵送代、印紙代を削減できたのも大きなメリットです。 社内稟議に関してもドキュサインを応用できることが分かり、社内稟議の50%ほどはクラウド化できています。こちらもハンコリレーが不要となり承認を得られるまでの期間が短縮できました。

決裁書類へ実際に捺印をする必要が無く、それぞれの決裁者がパソコンなり、スマホなりから電子署名を行えることで決裁者が複数いる場合でも書類の回収を速度化できました。 顧客管理で利用しているセールスフォースと連携していることで、契約書類を作成する際に顧客情報の入力をほぼ自動化でき作業工数を低減できました。

導入前、契約書にいくつものサインが必要であり、そのため締結までの道のりは遠かった。時間がかかれば会社の信用問題にも関わっていた。また一度保管した書類を見つけるのに苦労していて無駄な労力を使っていた。さらに働き方が変わったことによる社員間のズレが生じ契約率が落ちてしまった。 導入にあたり、まずは無料プランを試したところ、簡単な操作に作業が飛躍的に向上し、高いセキュリティや紙媒体より安全な保管状態は相手方にも受け入れられやすいということがわかり本導入が決定した。 文書の自動生成は、ミスを無くしよりスムーズな業務が可能になり、ファイルは形式を選ばないので他のファイル共有サイトから文書を取得、保管ができ検索もスムーズになり業務がスムーズになった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙ベースでの契約書管理下で古いデータが見つからない、保管場所がわからなくなってしまうという問題があった。また契約までのプロセスは工程が長く人事を使う割にコスパがよくなかった。導入後、契約業務の一連を自動化、一元化することにより業務の流れがスムーズになり社員の負担も減った。またデータ紛失の恐れもなくなり業務が改善された。 契約書作成機能が充実していて今まで個別で作成していた契約書類をまとめたことで手間や時間が大幅に短縮された上、検索しやすくなり、契約業務が効率的になった。

・海外の企業と契約を交わす際の郵送コストを削減できた。書類を送るにあたり一通2000円ほどのコストが発生していたので毎月3～4万円を削減できている。 ・英文書類のテンプレートがあるので英語の知識が無くても企業情報や金額、日時の入力さえ間違えなければ契約上問題の無い書類が用意できる。以前はグーグル翻訳を使っており多くの時間を費やしていたのでその分の作業を省けたのは嬉しい。

電子書類を使い、紙書類を郵送する必要が無くなったことで、郵送で発生する金銭的なコスト、相手に届くまでと返送されてこちらに届くまでの時間、紛失リスクが無くなり、自社と取引先間でのさまざまな書類のやり取りが大変容易になった。

効果としては契約をするときにどの署名ツールを使いますかというやり取りですぐにドキュサインと伝えれば、署名に進めることが一番のメリットです。 使い方もシンプルなので、こちらからの署名でも、相手側からの署名を求められる時も使用方法に迷うことはありません。 印鑑の登録は難しかったです。

導入前の人事業務は面接から内定、通知までプロセスに時間がかかりすぎていて良い人材も離れてしまう可能性があった。また、手作業での、書類作成、管理では入力漏れといった課題があった。 更新手続きにあたり以前の雇用契約書を探すにも手間がかかるという管理体制にも問題があった。 導入後は採用業務にかかる業務をテンプレート機能、文書生成機能を使うことにより文書作成にかかる手間や時間を飛躍的にスピードアップさせ業務の効率化へと繋がった。採用プロセスを自動化したことは円滑な業務遂行へと繋がった。また社内申請にも活用しているのでリモートワーク下の出社の手間もなくなり迅速且つ合理的になった。