インボイス制度に対応できるシステム！必要な準備・選び方・おすすめサービス

インボイス制度とは

インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除のために、インボイス（適格証明書）と呼ばれる書類の取得・保存が求められる制度です。2023年の10月1日からスタートするもので、その時点から消費税に関するルールが変更になります。

仕入税額控除とは、事業者が仕入れた商品・サービスにかかる消費税額を経費として認める制度で、納める法人税や所得税の額を減らせるようになります。節税対策として有効ですが、インボイス制度の開始にあたって、インボイスの取得・保存をしなければ、控除を受けられなくなるので注意が必要です。

インボイス制度の対象者

インボイス制度の対象となる事業者は、年間売上が1,000万円を超える課税事業者です。

従来は事業者が好きな形で請求書の発行が可能でしたが、インボイス制度の登録事業者になると登録番号（13桁）が発行され、発行する請求書に番号を記載する義務が生じます。さらに、適用税率ごとに分けて合計した金額と、適用税率および、適用税率ごとに分けた消費税額も明記しなければいけません。

請求書の発行に少し手間が増えるものの、仕入税額控除を受けられるので、期限までに申請する必要があります。

制度のスタートは2023年の10月1日からですが、3月31日までに、インボイス制度の適格請求書発行事業者としての申請をしなければいけません。期限までに申請をしなければ、翌年度に申請するまでインボイスの発行はできないので忘れないようにしましょう。

免税事業者のインボイス制度への対応

年間の売上が1,000万円以下の事業者は、いわゆる免税事業者であり、消費税の納税義務はありません。しかし免税事業者でも、インボイス制度の登録事業者になることは可能です。

登録事業者になれば、商品やサービスの購入者から消費税を受け取れるのに加えて、仕入れや発生した経費にかかる消費税分を控除できます。ただし、売上にかかわらず消費税の納税義務が発生します。

免税事業者の場合、登録事業者になるか否かは任意ですが、取引先に適格請求書を必要とする相手が多い場合は、登録しておくとよいでしょう。

インボイス制度への対応で準備すること

インボイス制度に対応するために事業者として準備すべきことは、インボイスを受領する側と発行側とで異なります。それぞれの立場から、準備すべき事柄を確認しておきましょう。

インボイス受領側の対応

インボイスの受領側は仕入税額控除の適用を受けるために、取引先の名称や氏名をはじめ、取引年月日、取引項目（取引の内容）、対価の金額が記載された請求書の保存が必要です。必要項目は現状の区分請求書の保存方法と変わらないので、すでに区分請求書の管理システムを運用している企業にとっては問題ないでしょう。

インボイス制度の下では、上記の免税事業者や請求書発行事業者以外の事業者から仕入れをした場合、税額控除を受けられないので注意が必要です。

免税事業者や請求書発行事業者以外の事業者と取引している場合、請求書発行事業者から受け取るインボイスと、それ以外の事業者からの請求書をしっかりと区分して管理しなければいけません。区分管理ができる体制でなければ、対応する会計システムを導入するといった対応が求められます。

また、社員から提出を受けた領収書が、インボイスの要件をしっかりと満たしているか確認も必要です。要件を満たしていないと税額控除ができないので、これまで以上にチェックを徹底しなければいけません。企業によって業務フローや管理システムの大幅な変更が求められるでしょう。

インボイス発行側の対応

インボイスの発行企業として必要なのは、まず上記のように、適格請求書発行事業者としての登録を受けることです。2023年の3月31日までに申請手続きをしましょう。申請後に税務署の審査を通れば、国税庁のホームページに通過した旨の情報が掲載されます。

適格請求書発行事業者として認められたら、発行する請求書をインボイスに求められるフォーマットに変更しなければいけません。ただし、多くの請求書発行システムや販売管理システムでは、サービスベンダーがインボイスのフォーマットに対応するので、ユーザー側は特に何もする必要がありません。

しかし、インボイス制度に対応できない・対応しないシステムを運用している場合は、システムの乗り換えを検討するとよいです。既存システムでの運用を続ける場合でも、請求書のフォーマットの変更が求められます。

さらに、発行したインボイスの写しを保存する義務も生じます。7年間の保存義務があるので、電子帳簿保存法に準拠した管理システムで、しっかりと保管しておきましょう。販売管理システムや電子データの取引サービスを利用すれば、法律に則った請求書データの保存・管理が可能です。

インボイス制度に対応したシステムの選び方

インボイス制度のスタートを受けて、同制度に対応した販売管理システムや、請求書の管理サービスが、続々とリリースされています。インボイス制度の運用に役立つシステムの選び方を確認しておきましょう。

• インボイス制度への対応が必要な領域を把握する
• 電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ
• 社内で利用している他システムとの連携性を確認する

インボイス制度への対応が必要な領域を把握する

インボイス制度に対応するために、請求書の管理・運用体制を見直しましょう。対応が必要な領域を把握し、新たにシステムの導入が必要か、既存のシステム管理体制の延長線上で対応できるかなどの判断が求められます。

すでに販売管理システムや請求書の管理システムを運用しているならば、サービスベンダーがインボイス制度に対応したバージョンにアップデートしてくれる可能性があるので、ベンダーの対応を確認しましょう。

新たに管理システムを導入したり、別なシステムに乗り換えたりしなければならない場合は、インボイス制度に対応しているかはもちろん、機能性や使い勝手などのチェックも必要です。

電子帳簿保存法に対応しているシステムを選ぶ

インボイス制度の対応に加えて、電子帳簿保存法への対応も考えなければいけません。請求書を電子データとして管理する必要が出てくるので、同法に準拠できる管理システムの導入が求められます。

これまで紙ベースで請求書をはじめとした帳票を管理していた企業も、インボイス制度のスタートをきっかけに、電子データへの移行を進めるとよいでしょう。事実、多くの企業がインボイス制度に対応するため、帳簿の電子化に移行しています。

本格的にインボイス制度がスタートする前に、電子帳簿保存法に対応した管理システムを導入し、請求書をはじめとした帳票を電子化することをおすすめします。電子化による業務効率化も実現できるでしょう。

社内で利用している他システムとの連携性を確認する

既存システムの運用体制から逆算して、どういった機能を有する製品・サービスを導入すべきか判断する視点も重要です。インボイス制度に対応している管理システムは多くあるので、料金や機能性、使いやすさに加えて、運用中のツールやシステムといかにスムーズに連携できるかにも注目しましょう。

現状のシステム管理体制を変えずにインボイス制度に対応したい場合はもちろん、新たに管理システムを導入し、運用体制を大きく変える場合でも、既存システムとの連携性が重要です。

どのツールやシステムで何を管理するのかを確認し、もっとも効率的にデータを運用できる体制を模索する必要があります。経理担当者の業務分掌や業務フローの見直しも求められます。

インボイス制度に対応するシステム（受領側）

インボイスの受領側におすすめの管理システムを紹介します。いずれも多くの企業に導入されている人気のシステムで、機能性や操作性に優れています。気になるシステムがあれば、積極的に資料請求をしてみましょう。

• 請求書の承認ワークフローを効率化
• PDFやCSVでの出力が可能
• APIによるワンクリックでの振込指示

マネーフォワード クラウド債務支払は、メールで受け取った請求書データの自動保存や自動入力が可能なシステムです。運用体制に合わせた請求書の申請フォームの作成が可能で、支払いまで一貫して管理できます。

さらに承認のワークフローを柔軟に設計できるのも特徴で、条件に応じてフローの分岐も可能です。必要な管理者からスムーズに確認が取れるので、経理担当者の作業効率も向上するでしょう。APIを使ってさまざまな連携もでき、他のシステムと組み合わせての運用にも適しています。銀行振込用のAPIも実装されています。

• オンラインで請求書を一括受領
• サービスベンダーが法改正に迅速に対応
• 有名会計システムとのサービス連携が可能

Bill Oneは、各拠点や部門・部署に散発的に届いていた紙の請求書や、PDFでの請求書などをデータ化し、まとめて管理できるインボイス管理サービスです。電子帳簿保存法およびインボイス制度に求められる要件に対して、ベンダーが素早く対応してくれるので、最新の環境で請求書の管理ができます。

経理担当者の負担を軽減できるだけでなく、請求書に関わる多くの作業ややり取りをデジタル化し、組織全体の生産性を向上させられます。弥生会計やマネーフォワードクラウド会計など、多くの有名な会計システムとの連携も可能です。

• インボイス制度・電子帳簿保存法にまとめて対応
• 請求書を自動でデータ化しペーパーレスを促進
• 取り込み形式に合わせてCSVファイルを出力

TOKIUMインボイスは、請求書の受け取りから完全ペーパーレスを実現できる、クラウド型の請求書受領システムです。インボイス制度および電子帳簿保存法に対応しており、適格請求書発行事業者番号のデータ化も代行してくれるので、最小限の工数で制度に対応できます。

さらに、どういった形式の請求書でもシステム上で受け取りと管理が可能で、99%の高精度で自動データ化が可能です。システムの仕様に合わせてCSVファイルの出力もできるので、すでに会計システムを運用している企業も、スムーズにデータの連携ができるでしょう。請求書の申請から承認まで、一貫してオンラインで完結できます。

• 受け取った請求書の入力を自動化
• AI OCRとオペレーターの使い分けができる
• 10件まで無料でお試し可能

invox受取請求書は、どういった形式の請求書でも正確にデータ化が可能で、入力作業も自動化できるクラウド請求書管理システムです。データ化した請求書は原本の画像を並べて確認が可能で、AI OCRとサービスベンダーのオペレーターによるチェックの使い分けができます。

また、請求書の受け取りから取り込み、管理までオンラインで自動化できるので、経理担当者がテレワークやリモートワークをしている企業でも問題ありません。電子帳簿保存法にも対応しており、インボイス制度のスタートにあたって機能が自動でアップデートされるので、ユーザーは特に手間をかけずに対応が可能です。

• AI（人工知能）を活用した自動化を実現
• 各種レポート機能で支払状況を見える化
• SAMLやIP制限にも対応

バクラク請求書は情報の読み取りから入力、仕訳に至るまで、AI技術を活用して自動化・効率化を実現した請求書管理システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しており、支払金額や受け取りの状況をレポートで確認できるので、受領漏れや支払漏れを防止できます。

また、二重処理を知らせるアラート機能や会計システムとの連携機能も実装されており、SAMLやIP制限対応で請求書データの安全管理ができます。導入にあたり初期費用は無料で、月額3万円の低コストで利用できるのも魅力です。

• コネクト承認された企業間で帳票の発行・受取が可能
• 請求業務のすべてを電子化できる
• 法改正にも即時かつ継続的に対応

SALESGRAMは、互いに承認し合った企業間において、帳票の発行や受取、データ管理を実現できるクラウド請求書システムです。プラットフォーム上で電子請求書と仕訳データの管理が可能で、招待された企業は無料でサービスを利用できるのが魅力です。

あらゆる業務プロセスでペーパーレスを実現することをコンセプトとしており、請求業務のすべてをオンラインで完結できるので、社内の経理担当者はもちろん、取引先の業務効率化にも寄与します。電子帳簿保存法改正とインボイス制度にも即時対応しており、CSV連携により、多くの会計システムと合わせて運用が可能です。

インボイス制度に対応するシステム（発行側）

インボイスの発行側におすすめできる請求書管理システムを紹介します。こちらも業界で高いシェアを誇るシステムであり、業界・業種にかかわらず広く導入・利用されています。

• 各種帳票をクラウド上で簡単に発行
• 送付する方法ごとに自動で振り分け
• 無料のデモ版もお試し可能

楽楽明細は請求書をはじめとして、納品書や支払明細など、各種帳票をクラウド上で発行できるシステムです。帳票データをシステムにアップロードするだけで、オンライン送信やメール添付、郵送などの方法で自動振り分けができます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しており、適格請求書上に税率や金額の項目が埋まっていれば、計算結果の表示も可能です。多くのユーザーの利用を想定して、シンプルで使いやすい画面設計がされており、インボイスの受領側も使いやすい仕様なのも魅力です。無料のデモ版も提供されています。

• 請求書・見積書など帳票管理をペーパーレス化
• 各種テンプレートが豊富
• 30日間の無料お試し版が利用可能

ジョブカン見積／請求書は見積書や請求書、納品書、領収書から入金伝票に至るまで、さまざまな帳票をクラウド管理できるシステムです。紙に書き込む感覚で情報の入力が可能で、印刷する際には豊富なテンプレートを利用できます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているのはもちろん、見積書と請求書の申請・承認機能が実装されており、メールでの送受信やステータス管理に加えて、消費税の自動計算機能もあります。取引先に応じて独自のレポートを作成可能で、入金データや請求金額の集計業務を効率化し、経理担当者の作業工数を大幅に削減可能です。30日間の無料お試し版も用意されています。

• 法制度のスタートや変更にスムーズに対応
• 債務・支払管理を効率化・自動化
• 損益状況や資金繰りを可視化

freee経理は、インボイス制度と改正電子帳簿保存法に完全対応しているクラウド経理システムです。債務・支払の管理や、債権・入金管理業務の効率化に役立つ機能が豊富に実装されており、リアルタイムに損益の状況や資金繰りを可視化できます。

また、他社の会計システムとの連携を想定してリリースされているので、運用中の会計ソフトのままで最新の法令に対応できるのが特徴です。債権や債務はもちろん、社内の資産管理もまとめて効率化できるので、経理担当部門の生産性の向上とDXの実現までカバーできます。

• 独自フォームの請求書を完全デジタル化
• タイムスタンプ自動付与で受領側の負担も軽減
• CSVや自動連携、PDF、APIなどで利用中の基幹システムと連携

奉行Edge 請求管理電子化クラウドは、電子請求書の発行から送付までの完全自動化に役立つシステムです。利用中の販売管理システムから出力した請求書PDFと自動連携し、適格請求書の発行から自動送付まで管理できます。

取り込んだPDFに複数社あての請求書があれば自動で分割し、得意先や金額などの情報を自動でデータ化してくれるため電子取引としてデータ検索が可能です。

• 書類作成から送付、承認までクラウドで対応
• テンプレートを利用した入力で作業効率アップ
• ワンクリックで請求書の送付が可能

MakeLeapsは帳票の作成から送付、入金管理や承認まで一貫して対応できる、クラウド管理サービスです。請求業務をまとめてクラウド上で完結できるのに加えて、テンプレートを利用してデータ入力が可能なので、経理担当者のミスを防止しつつ作業負担を大幅に軽減できます。

さらに、請求書や納品書はワンクリックで発送が可能で、メールでの送付とベンダーによる郵送代行を選択できます。グッドデザイン賞の受賞歴がある操作画面もわかりやすく、無料プランも用意されているので、はじめて帳票管理システムを導入する企業も、気軽に運用を始められます。

インボイス制度への対応が必要なシステム・ソフト

インボイス制度のスタートにあたり、社内での対応が求められる可能性の高いシステムや、ソフトウェアを紹介します。

• 請求書発行システム
• 請求書受領サービス
• 会計ソフト
• 経費精算システム
• EDI（電子データ交換）システム
• 販売管理システム
• POSレジ・POSシステム

それぞれの製品・サービスごとに、インボイス対応に必要な機能や対応を確認しましょう。なお、クラウドサービスの場合はベンダーが対応してくれるので、特に機能の追加やカスタマイズなどは必要ありません。

請求書発行システム

請求書発行システムでインボイス制度に対応する場合は、適格請求書を発行に必要な記載事項をすべて網羅できる機能やシステムが求められます。多くのクラウド請求書発行システムは、すでにインボイス制度に完全対応しており、適格請求書をスムーズに発行できます。

クラウドサービス以外のシステムを利用する場合は、適格証明書を発行できる機能やバージョンが実装されているか確認しましょう。さらに税率ごとに、消費税の金額を計算して掲載できる機能も必要です。

請求書受領サービス

請求書の受領サービスを導入している場合、確実にインボイスによる仕入税額控除を受けるため、受け取った請求書の内容をチェックする機能や、電子帳簿保存法に則って確実に保存できる製品・サービスか、確認する必要があります。

請求書の記載に不備がありインボイスとして認められなければ、税額控除を受けられない可能性があるので注意しましょう。さらに登録番号の真正性や、消費税区分のチェック機能を有するサービスであれば、経理担当者の負担を軽減できます。

会計ソフト

会計ソフトをインボイス制度に対応させるために、適格請求書と従来の請求書を明確に分けて、しっかりと保存・管理できる体制が求められます。新たに会計ソフトを導入する場合は、取引先に応じて請求書の分類や、税区分の切り替えができるものを選びましょう。

既存の会計ソフトでも、クラウド型のシステムならば、基本的にベンダーに自動対応してもらえるケースが多いはずです。

一方、オンプレミス型の会計ソフトを利用している場合、社内でインボイス制度に対応できるようにしなければいけません。インボイス制度に対応したバージョンにアップするか、請求書の発行や受領サービスなどと連携しながら、請求書の仕訳を効率化する必要があります。

経費精算システム

経費精算システムを運用している場合も、領収書や請求書を読み取り、適格請求書発行事業者の登録番号や、適格請求書の要件を満たしているかをチェックできる機能が求められます。

読み取り機能がなければ取引先が適格事業者かどうか、国税庁のサイトで都度確認しなければいけません。さらに、目視で適格請求書か確認する必要もあるため、経理担当者の負担が増えてしまうでしょう。

また、適格請求書を仕分けるための機能や、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存も求められます。ただし、経費精算システムのほとんどはクラウド型であり、上記のようにサービスベンダーがインボイス制度および、電子帳簿保存法に対応したバージョンをリリースしています。他の管理システムに比べると、スムーズにインボイス制度に対応できるでしょう。

EDI（電子データ交換）システム

専用通信回線を用いて請求書や納品書、契約書などを取り交わせるEDIシステムの場合、取引先とやり取りするEDIデータのインボイス対応が必要です。請求書の発行側は、適格請求書の効率的な発行方法を模索する必要があり、受領側はデータの確認方法や保存・管理にかかる体制の構築が求められます。

さらに、システム上のどのメッセージ情報を適格証明書のものとするか検討するとともに、メッセージの確認をどうするか考えなければいけません。

EDIシステムは基本的にデータを安全にやり取りするサービスです。したがって、迅速にインボイス制度に対応するためには、請求書の発行・管理システムをはじめとした、他のサービスとの連携も進める必要があるでしょう。

販売管理システム

販売管理システムの場合も経費精算システムと同様に、適格請求書の記載ルールに対応するため、取引先が課税事業者にあたるか、それとも免税事業者かを識別しなければいけません。両者を分類したうえで、それぞれ管理する必要があるでしょう。

また、すでに販売管理システムを運用している企業は、これから発行・受領する適格請求書と、システム内にある情報との齟齬も修正しなければいけません。クラウド型の販売管理システムでは、サービスベンダーの対応でズレが修正できる可能性もありますが、オンプレミス型の場合は、社内対応が求められる場合も出てくるはずです。

POSレジ・POSシステム

POSレジやPOSシステムを導入している場合、POS上のレシートのインボイス対応を考えなければいけません。小売店や飲食店でも、事業者との取引がある場合は、インボイスとして認められるレシートの発行が求められます。

すでに設定により、インボイス対応のレシートが出力でき製品も数多くリリースされているので、まずは運用中のシステムが対応できるか確認してみましょう。これからPOSレジやPOSシステムを導入する場合は、制度に対応しているものを選択する必要があります。

システム導入でインボイス制度への対策を

2023年の10月1日からスタートするインボイス制度の概要と、対象となる事業者、制度に対応するために準備すべきことを解説しました。インボイス制度の対象となる事業者は、年間の売上が1,000万円を超える課税事業者で、それ以外の免税事業者は登録事業者になる必要はありません。

ただし取引先に登録事業者が多い場合は、請求書のやり取りをスムーズにするため、インボイスに対応できるようにした方がよいケースもあるでしょう。適格請求書として認められるためには満たすべき要件があるので、しっかりと確認して理解する必要があります。

既存の帳票管理システムがインボイスに対応できるかも確認し、必要な準備を進めておきましょう。事業者によっては、新たに管理システムを導入すべきかもしれません。本記事で紹介した管理システムの中で、気になるものがあれば、ぜひ積極的に問い合わせや資料請求をしてみましょう。

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