自治体向けの請求書発行システムおすすめ比較！解決できる課題と事例
おすすめ請求書発行システムの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。資料請求特典の比較表では、価格や細かい機能、連携サービスなど、代表的な請求書発行システムを含むサービスを徹底比較しています。ぜひ請求書発行システムを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。
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自治体で活用できる請求書発行システムの機能
請求書発行システムとは請求書を作成・送付・管理するシステムで、ほかサービスとデータ連携可能なものも多くあります。自治体では、事業者から税金を請求する際の請求書作成で活用することによって、業務の効率化や紛失リスクの防止へ期待できます。
自治体における請求書管理の課題
自治体では、事業者から受け取った請求書処理や支払い処理を行う必要があり、それにあたって請求書管理にまつわる課題が発生します。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
紙ベースのため発行・送付・保管が手間
自治体では、紙で請求書を発行したり送付したり保管したりすることが多いです。紙の請求書で運用している場合、その内容をシステムに転記する手間が発生します。
また、紙の請求書には郵送コストや保管スペースがかかるだけでなく、紛失や破損のリスクが高く保管スペースも必要になるため、多くのコストが発生します。
請求書の状況が把握しにくい
自治体では、請求処理に多くの部署や担当者が関わるため、請求書が決裁フローのどこで止まっているのかを把握しにくいです。
また、紙ベースで請求書を管理する場合は、請求書の所在や支払状況を一元的に見えないため、入金確認や消込処理に時間のかかる場合があります。
自治体の課題を請求書発行システムで解決できる理由
自治体では「紙ベースのため発行・送付・保管が手間」「請求書の状況が把握しにくい」など請求書管理に関する課題がありますが、請求書発行システムを使えばそれらの課題も解決できます。
テンプレート機能で請求書を簡単作成
請求書発行システムを導入すると、請求書の作成から保管までがオンライン上で完結します。 紙の請求書を電子化したり、押印や承認をオンラインで対応したりできるため、自治体で起こりがちな紙ベースの課題を解決可能。
さらに印刷や封入、郵送代行のほか、インボイス制度に対応した請求書を作成できるテンプレート機能もあります。
請求書の状況や履歴をオンラインで一元管理できる
請求書発行システムを導入すると、請求書の状況や履歴を一元管理できます。各部署や担当者は、請求書が手元に無くても庁内の決裁状況を確認できるため、遅延やミスといったトラブルを防止します。
請求書はオンライン上で安全に保管され、 日付や発注者名にて検索可能。 これらの機能により、自治体の方々は請求書管理に伴う時間を削減し、情報共有や参照にてより便利に業務へ取り組めます。
自治体向け請求書発行システムおすすめ比較
自治体に特化した請求書発行システムや自治体にて導入されている請求書発行システムを紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。多くの請求書発行システムから選びたい方向けにはこちらで比較し解説しています。
invoiceAgent - ウイングアーク１ｓｔ株式会社
invoiceAgentは、地方自治体における帳票処理業務で導入されている文書活用ソリューションです。請求書といった帳票のやり取りはもちろん、自治体で扱う紙文書の電子化から入力、保存年限に沿った廃棄処理まで管理できます。
AI-OCRの利用により活字や手書き文字を電子化でき、全文検索に加え、数字や日付、文書IDによる検索が可能です。パソコン上で文書を検索できるため、帳票業務効率化や住民に対するスムーズな問い合わせ対応をサポートしてくれます。
Haratte
電子請求書の発行や受領、保存ができる請求書発行システムです。請求書受領の際には、事業者にHaratteを利用して請求書を発行してもらうことで、請求書に紐づくQRコードの発行が可能になります。請求書にQRコードが印字されることで、自治体は紙と電子どちらで受領したとしてもQRコードを読み込めば電子管理が可能です。
横須賀市では、HaratteとNECの財務会計システムを連携させることで、事務作業の負担を軽減した事例※もあります。自治体業界だけではなく、建設業界や教育業界でも広く導入されており、請求書管理の効率化やコスト削減をしたいならおすすめのサービスです。
※出典：日本電気「横須賀市役所における電子請求ソリューション「Haratte」を活用した実証実験の結果について」（2021年4月19日公表）
自治体向け請求書発行システムで業務を効率化しよう
請求書発行システムは、オンライン上で請求書の作成から送信までをできるため、紙の請求書を管理する手間および費用を削減できます。 また、支払い状況をオンラインで管理する機能により請求漏れと遅延を防止できるため、キャッシュフロー改善にもつながります。
自治体向け請求書発行システムを導入する際には、郵送代行機能や保管・検索機能が搭載されているか確認し、自治体で導入実績の多いサービスを選びましょう。
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