Excel請求書の課題を請求書発行システムが解決できるワケ│おすすめシステム5選

請求書発行・管理はなぜ必要なのか

請求書に発行の義務はありませんが、取引があったことや請求したことの証拠となる書類であるため、トラブルを避けるためにも発行して双方で管理するのが一般的です。また請求書は法律により、各年度の確定申告から数えて、個人事業主は5年、法人は7年間の保存が義務付けられています。保存期間には例外があり、2018年4月以降に発生した欠損金の繰越控除がある場合は、保存期間が10年に延長されます。

トラブルを避け、適切に保存するためにも請求書発行・管理はしっかり行いましょう。なお請求書の発行・管理に関しては、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も必要です。次の記事ではそれぞれについて詳しく紹介しているため、そちらも参考にしましょう。

Excelでの請求書の作り方

請求書の作成は、Excelでも簡単にできます。作成手順は次のとおりです。

1. 取引先のデータベースを作成する
2. 請求書のテンプレートを作成する
3. 請求書専用のフォルダを作成
4. 必要な情報を入力して請求書を作成し保存

それぞれの手順について詳しく解説します。

取引先のデータベースを作成する

まずは請求書を発行したい取引先の情報をExcelのシートにまとめ、データベースにする必要があります。これらの情報を見ながら請求書を作成することにより、記載された情報に抜け・漏れがないか確認しやすく、情報の検索もできるようになります。Excelシートに入力する名目の例を一覧で紹介するため、こちらを参考にデータベースを作成しましょう。

• 取引先の会社名
• 取引先の住所
• 担当者が所属する部署
• 担当者名
• 請求書番号
• 商品名
• 各商品の数量
• 商品の単価
• 請求金額
• 請求日
• 支払期限
• 振込先
• 管理ステータス

管理ステータスとは、「未承認・送付済・入金確認済み」といった、請求業務がどこまで進んでいるかを可視化する項目です。これらの情報を可視化すると、取引先ごとにどこまで作業が進んでいるかがわかりやすく、送付漏れといったミスを防止しやすくなるでしょう。

請求書のテンプレートを作成する

請求書を毎回1から作成するのは非常に手間がかかるため、ベースとなる雛形を作成します。これにより、取引内容や取引先の情報を書き換えるだけで簡単に請求書を発行できて便利です。もしどのように作成すればいいかわからない場合や、作成を面倒に感じる場合は既存の無料テンプレートを利用するのもおすすめです。

たとえばボクシルでは、オリジナルでつくったさまざまな種類の請求書テンプレートを無料で公開しています。次の記事から詳細の確認やダウンロードができるため、サンプルとして使ったり直接入力したりして活用しましょう。

請求書専用のフォルダを作成

次に発行した請求書の控えを保存するための専用フォルダを作成します。作成した請求書は基本的に月ごとか、取引先ごとにフォルダをわけると管理しやすくなります。

月ごとは請求書発行全体の流れが把握しやすい一方、取引先の数が多いとデータを探しにくくなるため、取引先の数が少ない場合におすすめです。取引先ごとは取引状況の流れや変化を把握しやすい一方、ファイルするのに手間がかかりやすいため注意しましょう。

必要な情報を入力して請求書を作成し保存

最後に、作成したデータベースをもとにしてテンプレートに情報を入力し、請求書を作成します。保存する際には一定のルールを決めて保存するのがおすすめです。これにより後から検索しやすくなったり、請求書の内容が一目で把握できたりするようになります。たとえば「請求番号+企業名＋発行日」といったように、必要な情報をわかりやすく表示しましょう。

Excelで請求書を自動発行する方法

ここまでExcelで請求書を作成する方法について紹介してきましたが、Excelでもシステムのように請求書を自動発行可能です。方法としては、マクロと関数が挙げられます。それぞれ詳しく解説しましょう。

マクロ

マクロとはExcel内で利用できるプログラムのことです。プログラムを使って通常人の手で行う操作手順をあらかじめExcelに記憶させ、これらの操作を自動化できます。決まった手順でデータを作成する際、時間を短縮するのに便利な機能であり、請求内容が毎回ほぼ変化しないような請求書であれば、大幅に業務効率を向上できるでしょう。

ただしある程度専門的な知識が必要であり、マクロが使える人材を確保するか、今いる従業員に学習してもらう必要があります。

関数

Excelの関数を利用することでも自動化は可能です。利用するのは「VLOOKUP関数」と呼ばれるもので、簡単に言えば商品コードを入力すると、データベースから対応する商品名や単価などを検索し、自動で表示してくれるような関数です。

そのためたとえば、データベースで請求書1枚ごとにコードを設定し、請求書テンプレートに関数をセットしてコードを入力すれば、自動で内容を反映できます。マクロほど自動化はできないものの、ある程度業務効率を高められるため、関数に抵抗のない方は活用を検討しましょう。

Excelで請求書を発行するメリット

Excelでの請求書発行には、次のメリットがあります。

導入コストがかからない

Excelを利用できる状態（Microsoft Officeを導入している状態）なら、システム導入費のようなコスト不要で請求書を発行できます。

請求書の枚数や取引先の数にかかわらずコストが不要のため、発行枚数が多くても料金の負担は増えません。

無料テンプレートが豊富にある

Excelは公式サイトでさまざまな無料テンプレートを公開しており、請求書のテンプレートも豊富に存在します。またそのほかにもインターネットでは、前述したボクシルのものを含め、Excelで使える請求書の無料テンプレートが多数公開されています。そのためさまざまなデザイン・仕様の中から自社に適したものを選択できるのもメリットです。

【関連記事】
・請求書のExcel無料テンプレート
・支払明細書のExcel無料テンプレート

操作に慣れている人が多い

Excelを日常的に利用する方は多いため、請求書の作成もスムーズにできる場合が多いです。請求書を作成・発行する担当者が変わっても、スムーズに利用できるでしょう。

ただし、すべての人が正しく操作できるとは限らないため、マニュアルの作成をおすすめします。間違いがちなポイントをFAQ形式で記載しておくと、よりスムーズに請求書の作成・発行ができるでしょう。

Excelで請求書を発行する際に生じる課題

一方で、Excelでの請求書発行には次のような課題もあります。

請求書の作成に時間がかかる

Excelで請求書を作成するには、取引先の情報や取引内容をすべて手入力しなくてはいけません。記入した情報に間違いがないかチェックをするとなると、さらに手間がかかります。

1から自社用の雛形を作成すると時間がかかるのはもちろん、テンプレートを利用する場合でも手入力する箇所が多いため、発行する枚数が多ければ多いほど負担になるでしょう。マクロや関数を使えば自動化もできますが、ある程度知識が必要であり、誰でもできるものでもありません。

請求漏れ・二重請求を引き起こす可能性がある

Excelで請求書を作成する場合、請求したかどうかは作成者が自己管理しなければなりません。作り方でも紹介したように、「未承認・送付済・入金確認済み」といった項目を使った管理もできますが、ステータスの変更を忘れる可能性もあります。

そのため、請求漏れや二重請求を引き起こさないための管理体制を設ける必要があり、それにもリソースがかかります。

ヒューマンエラーを起こす可能性がある

Excelを使って請求書を作成すると、人の手で入力する部分が多く、どうしてもヒューマンエラーを起こすリスクがあります。誤った請求書を送ると、自社にとっても取引先にとっても負担が増すうえ、大きなトラブルに発展する危険性もあります。

またExcelの関数書き換えによるエラーも起こりがちです。取引情報を入力しているときに、何かのはずみで関数を触り、書き換えてしまうことも珍しくありません。すべての従業員がExcelの関数に詳しいわけではないため、書き換えに気づかないままフォーマットを使い続け、請求内容のミスが発生する恐れもあります。

容量の増加により動作が重くなりやすい

Excelは容量が増えると動作が重くなりやすいのも課題の1つです。前述したように請求書は長期間保存が必要であるためファイルにあるデータを削除できません。そのため時間がたてばたつほど1つのExcelファイルにデータが増え続け、処理速度は徐々に落ちていくと考えられるでしょう。

処理速度が落ちれば、請求書の内容を確認したり発行したりするのにもかなり時間がかかり、Excel自体がフリーズ・処理落ちして業務を進められなくなる可能性もあります。

請求書発行・管理業務が属人化しやすい

前述したようにマクロや関数を利用すると業務を効率化できますが、代わりに発行・管理業務が属人化しやすくなります。ここまで紹介しているようにマクロや関数はある程度知識が必要であるため、誰でも使えるものではありません。

そのため、ファイルのメンテナンスや発行・管理業務は特定の人物だけが行うケースも多くあります。しかしこの人物が異動・退職をするとメンテナンスや正しく操作できる人がいなくなるため、業務自体ができなくなる危険性もあります。

請求書発行システムでExcelの課題が解決できる

請求書発行システムとは、請求書発行や送付といった関連業務を効率化・自動化できるシステムのことです。請求書管理システムを導入することにより、先ほど紹介した課題をすべて解決し、次のようなさまざまな効果が期待できます。

短時間で請求書を作成できる

請求書発行システムによっては、見積書や納品書を作成すると、自動的に請求書に転記されます。そのため、請求書作成時に取引内容を再度入力する必要がありません。転記ミスが起こらないだけでなく、請求書の作成にかかる時間も大幅に短縮されます。

また、商品名を入力するだけで設定した単価が自動表示されたり、取引先名を入力するだけで住所や担当者・電話番号などの情報が、自動入力されたりするサービスもあります。このように誰でも簡単かつ正確に請求書を作成できるため、属人化の解消にも期待できるでしょう。

操作内容が自動記録される

請求書発行システムでは、操作内容が自動記録されます。今月分の請求書を作成したか、発行・送付しかといった内容がすべて自動で記録されるため、請求漏れや二重請求が起こりにくくなります。

また操作内容が自動記録されることで、不正が起こりにくくなるのもメリットです。請求書発行システムによっては、取引先別の取引内容を一覧表示できる機能もあり、取引の増減確認にも活用できるでしょう。

オンラインで複数人が操作できる

クラウド型の請求書発行システムなら、インターネット環境さえあれば利用できるため、同時に複数人がログインし操作可能です。これにより誰かが使い終わるのを待つ必要がなく、効率よく作業ができます。また、スマホやタブレットといった特定のパソコン以外でも利用できることから、テレワークの推進にもつながるでしょう。

ただし、パッケージ型（インストールするタイプ）の請求書発行システムは、特定の環境下でないと利用できない場合があります。パッケージ型を希望する場合、複数人による同時操作や、外部のパソコン・スマートフォンによる請求書作成・発行ができるかを確認しましょう。

発送の手間やコスト削減ができる

これまで紙の請求書を発送するのにかかっていた手間やコストを削減できることもメリットです。請求書を発送する場合、請求書の印刷はもちろん、封筒の準備や送付状・宛名ラベルの作成などが必要であり、郵送費用もかかります。これらの作業や費用は取引先が多ければ大きな負担となるでしょう。

一方請求書発行システムには、発行した請求書を電子データのまま送付する機能や、オプションで発送代行まで行ってくれるシステムも多く存在します。これらを利用することで負担はほぼなくなるため、毎月多くの請求書を発送している企業におすすめです。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムのサービスは数多く、機能や特徴もそれぞれ異なります。どのシステムを選ぶか迷ったときは、次のポイントに注目してみましょう。

必要な機能をすべて備えているか

まずは請求書発行システムを使ってどのような作業をしたいのかや、必要だと思う機能をリストアップします。

システムを探す際に、これらのリストアップした内容をすべて満たしているかチェックすると、自社に適した請求書発行システムが絞り込めます。手間はかかりますが、満足できる請求書発行システムを選ぶためにも、作業内容と機能のリストアップはしっかり行いましょう。

セキュリティ対策は十分か

請求書発行システムでは、取引先の名前や取引額などの機密情報を多数取り扱います。そのためセキュリティ対策を十分に実施しているシステムかどうかを確認しましょう。また、想定されるリスクは常に変化しているため、こまめにセキュリティアップデートをしていることも大切なポイントです。

サポート体制が整っているか

マニュアルを確認せずとも直感的に操作できるシステムも多いですが、誰もがすぐにシステムの使い方を理解できるとは限りません。また導入直後はとくにデータを誤って削除してしまったり、取引先を二重登録したりといったミスが起こる可能性もあります。

しかしサポート体制が整っている請求書発行システムなら、万が一のときにもすぐに相談でき迅速にトラブルを解決してくれます。システムの導入に慣れていない場合は、サポート体制もチェックしておきましょう。

おすすめ請求書発行システムの比較表

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おすすめ請求書発行システム比較5選

請求書発行システムの中で、おすすめのクラウドサービスを紹介します。製品を比較検討する際の参考にしましょう。

• 請求書発行から管理までワンストップで対応
• 発行・送付をリマインドできる
• 請求書以外のファイル送付にも活用できる

Bill Oneは、請求書の発行・送付をワンストップで行う電子請求書発行サービスです。請求書のオンライン受領にも対応しているため、請求と支払の両業務を効率化できます。

• 請求書・支払通知書・納品書・見積書などの帳票に対応
• 柔軟にカスタマイズできるレイアウト
• CSVデータから複数の書類を一括で作成できる

バクラク請求書発行は、請求書関連の作業負担を軽減する請求書発行システムです。メール送信機能では、帳票を各取引先に一括で送信でき、郵送代行も依頼できるため、請求書業務を幅広い場面で効率化できます。

• 請求書発行、送付、入金消込の自動化により業務を効率化
• 独自の請求書フォーマットにも対応
• 他freee製品との連携でバックオフィス領域の拡張可能

freee請求書は、経理や営業事務の効率化を支援する請求書発行システムです。請求書の発行、送付、入金消込といった一連の業務を自動化し、手作業による負担やコストを削減します。

• 納品書や請求書、検収書、仕入明細書の発行に対応
• 帳票データをアップロードするだけで帳票を発行可能
• 販売・財務会計システムと連携してデータ取込を自動化

Edge Tracker 電子請求書は、デジタルインボイスの作成から送受信、保管、検索などを行える電子請求書サービスです。国際的な標準仕様に準拠しており、国内外の相手と請求書の授受が可能です。

• メールだけでなく郵送やファックスにも対応
• 特定の相手向けの私書箱を作成でき、送付ミスを削減できる
• 専任の担当者による導入・運用サポート

＠Tovasは、請求書や納品書などの帳票作成から配信までを自動化できる請求書発行システムです。直感的なレイアウトで操作が簡単な点に加え、さまざまな基幹システムと連携可能な点を強みとしています。

請求書発行システムで請求業務を効率化しよう

請求ミスや業務リソースに不安があるときは、請求書発行システムの導入がおすすめです。請求ミスや転記ミスがなくなるため、より短時間で正確な請求業務を実現できます。

請求書発行システムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは請求書発行システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用しましょう。

請求書発行システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。