電子請求書とは？メリット・デメリットや作成方法を解説 | 請求書発行システム6選

電子請求書とは

電子請求書とは、紙の請求書に代わり、電子データの形式で作成・送付・受領する請求書のことです。従来の紙媒体の請求書と同様に、取引内容や金額、支払期限などの情報を記載し、取引の証憑として機能します。電子請求書はPDFファイルをはじめとする電子データ形式で作成され、メールやオンラインストレージ、専用システムなどを介してやり取りされます。

請求書の電子化が進む背景

請求書の電子化が急速に進んでいる背景には、おおきく2つの要因があります。

1つ目は電子帳簿保存法の改正です。2022年1月の法改正により、電子取引における帳票の電子保存が義務化され、手続きも簡略化されました。これにより電子請求書の利用が促進されています。

2つ目は働き方改革の推進です。テレワークの普及に伴い、場所を問わず請求書処理ができる電子化のニーズが高まりました。電子請求書はオンラインでのやり取りを可能にし、業務効率化と生産性向上に寄与します。

これらの要因が相まって、請求書の電子化が急速に進展しています。

電子請求書のメリット

電子請求書は、紙の請求書に比べて多くのメリットがあります。業務効率化やコスト削減だけでなく働き方の改善にも貢献します。

郵送や保管のコスト削減

電子請求書は印刷や封筒、切手、保管スペースが必要ありません。大量の請求書を発行する企業にとってはコスト削減につながるため、メリットといえます。

請求書の処理がスムーズになる

電子請求書は、メールやオンラインストレージを介して瞬時に送付できるため、郵送による時間的なロスがなくなります。また、受領確認や承認もオンラインで完結するため、請求書の処理にかかる時間を短縮できます。

請求書の管理がしやすい

電子請求書は、ファイル名やタグを付けて整理できるため、必要な請求書を見つけやすくなります。また、一度保存しておけば履歴に残るため、紛失および破損のリスクが低いです。

請求書の再発行や修正が容易

電子請求書は原本を修正して再発行したり、過去の請求書を複製して新しい請求書を作成したりできます。紙の請求書のように、印刷や郵送の手間をかけずに再発行できるため、効率が上がります。

電子請求書のデメリット

電子請求書は多くのメリットがある一方で、導入や運用においていくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを理解したうえで、最適な方法を選択しましょう。

紙と電子の請求書が混在することもある

取引先によっては、紙の請求書でのやり取りを引き続き希望される場合があります。そのために、紙と電子の請求書が混在し、管理が煩雑になるかもしれません。取引先が電子請求書に対応してくれそうか様子をみつつ、厳しそうであれば紙も電子も効率化できるサービスを検討しましょう。

システムの導入や運用にコストがかかる

電子請求書を管理するためのシステムには、初期費用やランニングコストが発生します。また、システムの操作方法を習得するためには時間が必要です。新しいものを受け入れられづらい社内文化の場合は、導入に苦労するかもしれません。

保存要件を満たす必要がある

電子請求書は、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たす必要があります。具体的には、改ざん防止や検索機能など、一定の技術的要件を満たした状態で保存しなければなりません。多くの請求書発行システムや請求書受領サービスでは要件を満たしているものの、導入時には念のため確認しておきましょう。

電子請求書の作成方法

電子請求書の作成方法は主に2つあります。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を選択しましょう。

ExcelやWordで作り、PDF化する

ExcelやWordなどを使って、請求書を作成しPDFファイルに変換する方法です。テンプレートを活用したり、数式を組み込んだりすることで、効率的に請求書を作成できます。ただし、PDFファイルは編集が難しいため、修正が発生した場合には再度ExcelやWordなどの原本から作成し直すケースが多いです。

請求書発行システムを使う

専用の請求書発行システムを利用する方法です。システム上に必要事項を入力するだけで、簡単に電子請求書を作成できます。また、請求書の管理や送信、ステータス確認なども一括で行えるため、業務効率化にも有効です。

以下では、おすすめの請求書発行システムを紹介します。

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無料で使える電子請求書発行システム2選

freee請求書は、無料でミスを防ぎながら電子請求書を発行できるシステムです。フォーム入力で各種帳票を作れる機能や40種以上のテンプレートが搭載されており、帳票発行を効率化できます。freee請求書には次のような特徴があります。

• 帳票発行の基本機能が無料
• 請求・入金ステータスの一元管理
• 有料で郵送代行にも対応

Misocaは、シンプル操作で電子請求書を無料発行できるシステムです。無料プランでも作成した電子請求書のPDFダウンロードや保存の機能が搭載されており、コストをかけずに請求書の電子化ができます。Misocaには次のような特徴があります。

• PDFダウンロードなら無料、有料で郵送代行やFAX送信も可能
• 無料プランは月10通までの請求書を作成可能
• 取引先が10社以内の企業におすすめ

発行枚数が多い企業におすすめの電子請求書システム2選

マネーフォワード クラウド請求書は、請求書をはじめとする帳票の作成・送付・保管を一元管理するシステムです。定期発行やテンプレート切り替えの機能が搭載されており、取引先や顧客が多い企業におすすめできます。マネーフォワード クラウド請求書には次のような特徴があります。

• システム上から直接メール送信できるほか、ボタンひとつで郵送を代行
• 一括でメール送信や郵送をすることでスピーディに処理
• ステータスや自由に設定できるタグで書類を簡単に検索

楽楽明細は、取引先まで請求書を自動で届けられるシステムです。メールアドレス収集や宛先まとめの機能が搭載されており、取引先数が膨大でも請求書送付を効率化できます。楽楽明細には次のような特徴があります。

• ダウンロード、メール、郵送、FAXにて送付可能
• 今のレイアウトを再現できる自由度の高いカスタマイズ
• 請求書発行に特化しているため操作がシンプル

取引先と電子請求書を共有できるプラットフォーム2選

invoiceAgentは、文書管理や電子取引ができる電子帳票プラットフォームです。電子帳票の送受信や管理の機能が搭載されており、取引先を巻き込んで電子請求書を一元管理できます。invoiceAgentには次のような特徴があります。

• 取引先と共通のシステムで帳票を保管
• 取引先ごとに私書箱画面を設定
• AI-OCRので受領請求書をデータ化

e-メイサイプロ - 株式会社 シスプロ

e-メイサイプロは、請求書の発行と受取の業務を減らせるシステムです。電子請求書の管理を取引先も利用できる画面なため、取引先を巻き込んで請求書を電子化できます。e-メイサイプロには次のような特徴があります。

• 請求データを一括で読み込み、請求書を発行
• PDFをアップロードしてシステム上で送信
• 取引先企業からの電子請求書発行は無料

請求書の電子化でコスト削減と業務効率化を進めよう

請求書の電子化はコスト削減や業務効率化だけでなく、働き方改革にも貢献する取り組みです。電子請求書の発行システムを効果的に活用し、業務プロセスに最適な方法で電子化を進めることで、成長を加速させましょう。