BtoBプラットフォーム 請求書

今までは請求書は郵送で全件お送りしておりました。 これを電子化する事により郵送代がかからなくなり、ここだけでもかなりのコスト削減になりました。 また、送られてくる請求書を自動で読み込んでくれて請求システムに反映してくれるため、わざわざスキャンや保存もしなくて良いため作業率もあがりました。 請求書を郵送にてお送りしている場合、導入してもかなりのコスト削減に繋がるため紙ベースの場合はオススメです。

これまで、請求書を紙媒体でやりとりしていたことで郵送することが必要になるため請求書の締め切りに間に合わないことがありました。また、請求書を捨てるわけにもいかず、ファイルに閉じていっていたのですが業者さんに依頼している仕事の数がありすぎて莫大な資料の数になることが課題でした。BtoBサービスを導入したことにより、業者さんが請求書を入力したタイミングで弊社に請求書が届くという形になり締め切りに圧倒的に間に合うようになりました。また、電子の為、出先でもスマートフォンを活用すれば何度でもやり直せます。さらに、電子ファイルになったことで紙媒体のファイル整理に費やす労力が無くなったこと、検索したら請求書をすぐに呼び起せるようになったことなどメリットを大いに感じました。

当社では毎月、月末月初に請求と支払処理を一気に行うのでミスも多くなるし、そもそもその中で発生する請求書印刷、発送、承認のワークフローが煩雑であった。当社がこのシステムを導入した際はそこまで浸透していなかったので抵抗する社員も多く、取引先も紙での請求書授受にこだわる会社が多かったのだが、一度導入すると、慣れるまで少し時間がかかったものの、この便利さに気づく社員が少しづつ増えて取引先も増えた。膨大な紙の請求書を短期間で発行することで発生するミスと手戻りで時間がさらにかかっていて、受け取った請求書も営業マンが支払依頼をする承認フローでもまたミスや手戻りが多く、経理部の業務負荷は増大していたが、このシステムを導入することでその手間は大げさでなく7割ほど減った。さらに近頃は在宅ワークが推奨されて経理部のメンバーも月末月初であっても在宅ワークをする余裕ができた。紙での請求書処理をしていたら今頃どうなっていただろうかと思うとぞっとするが、導入するメリットは大きかったと今では思っている。

導入前は部署ごとに請求書の管理をしていました。その為担当者が不在の時に困る事が多かったのですが、導入後は部署関係なく一括で管理出来るようになったので困る事が少なくなりました。また大量の紙の請求書をデータに変換できペーパーレスを実現する事が出来るようになりました。

請求書を紙でやり取りしていた時は紛失のリスクがあり、また出社しなければ請求書情報がわからず不便でした。さらに紙の請求書を基に1件ずつ手入力していたので、誤りのリスクもありました。BtoBプラットフォームではweb上で処理ができるので、リモートワークでも対応できます。支払データ、会計データともリンクしているので、誤りのリスクもありません。このような点にメリットを感じました。

請求書を作成する担当とそれを発送する担当が異なったため度々発送もれが発生しており、これが請求書を電子化することで解決した。請求書を受け取る側にとっても、請求書がすぐに届く、紛失の心配がないということは大きなメリットだと思う。

請求書の電子化という時代に即したサービスであり、かつ大量の取引先からの請求書をデータでもらえるので、仕事の効率化となった。

紙での請求書発行に割いていた時間が膨大、かつ、二重三重の作業が発生していたところ、請求データを流し込むだけで良くなったので、重複作業がなくなり、作業工数が格段に減った。