請求書発行システムとは？メリットや機能・おすすめクラウドサービス

注目の請求書発行システム、サービス資料まとめ

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成から発行、送付、保管、入金管理までを自動化できるシステムのことです。請求書発行システムを導入することで、日々の業務効率が向上し、人的ミスの削減やコストの削減につながります。また、リモートワーク時にも作業ができ、見積もりや情報の共有がスムーズになります。

請求書発行システムについては下記の動画でも解説しているので、ぜひ合わせて参考にしてください。

請求書発行システムの導入メリット

請求書発行システムを導入すると、次のようなメリットがあります。

• 自動化により業務効率が向上する
• 人的ミスを回避できる
• 郵送コスト・工数の削減ができる
• リモートワーク時にも作業ができる

自動化により業務効率が向上する

請求書発行システムを導入すると、請求書の作成や発行、送付などの作業を自動化できます。これにより、手作業で行っていた時間や工数を大幅に削減できます。

また、請求書の内容や数量を自動で計算したり、請求書のテンプレートを用意したりすることで、作業の簡素化や品質の向上ができます。

人的ミスを回避できる

請求書発行システムを導入すると、請求書の内容や数量の入力ミス、請求書の発送先の間違い、請求書の紛失や破損などの人的ミスを回避できます。

これにより、クレームやトラブルの発生を防ぎ、顧客満足度や信頼性を高めることができます。

郵送コスト・工数の削減ができる

請求書発行システムを導入すると、請求書を電子メールやFAXなどの電子媒体で送付できます。これにより、郵送にかかるコストや工数を削減できます。また、紙の請求書を発行する場合に比べて、環境負荷も低減できます。

リモートワーク時にも作業ができる

請求書発行システムを導入すると、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも請求書の作成や発行、送付、入金管理などの作業ができます。これにより、リモートワーク時にも業務の遂行が可能になります。

見積もりや情報の共有がスムーズになる

請求書発行システムを導入すると、見積もりや請求書の内容を顧客と簡単に共有できます。また、請求書の履歴や入金状況などの情報も一元管理できます。これにより、顧客とのコミュニケーションや内部の情報共有がスムーズになります。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムの主な機能は、次のようなものが挙げられます。

請求書の作成

請求書発行システムでは、請求書の内容や数量を自動で計算したり、請求書のテンプレートを用意したりすることで、請求書の作成を簡単に行えます。また、請求書の種類や形式、デザインなども自由に設定でき、自社に必要なテンプレートを作成できます。

請求書の発行・送付

請求書発行システムでは、請求書を電子メールやFAXなどの電子媒体で送付したり、郵送代行サービスを利用したりすることで、請求書の発行・送付を自動化できます。また、請求書の発送先や送付方法の設定も可能です。

請求書の発送代行

請求書発行システムのなかには、請求書の郵送を代行するサービスがある場合もあります。郵送だけでなく、請求書の印刷や封入などの作業を外部に委託することでコストや工数を削減できます。

請求書の保管

請求書の履歴や内容をクラウド上に保管できます。請求書の紛失や破損を防ぎ、必要なときにはスムーズに確認できます。また、電子帳簿保存法にも対応しているものが多いです。

入金管理

請求書発行システムでは、請求書の入金状況や未回収金額などを自動で管理できます。また、入金確認や入金通知、督促メールなどの作業も自動化でき、入金管理の効率化や回収率の向上につながります。

入金消込の自動化

請求書発行システムでは、入金データと請求書データを自動で照合し、入金消込を行います。入金消込の手間やミスを省き、正確な売掛金管理が可能です。

請求書発行システムのタイプ

請求書発行システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較してみましょう。

クラウド型

クラウド型の請求書発行システムとは、インターネット経由でサービスを利用できるタイプのことです。

初期費用や運用費用が比較的安価で導入しやすいことや、インターネットが接続できる環境であればどこからでも利用しやすいことなどがメリットとして挙げられます。また、サービス会社によってセキュリティ対策やバックアップ対応を行ってくれるため安心して利用できます。

一方で、インターネットが使えなければ利用できないことや、自社でのカスタマイズや連携ができない場合があることがデメリットです。

オンプレミス型

オンプレミス型の請求書発行システムとは、自社のサーバーにシステムを導入して利用するタイプを指します。
インターネットに依存しないため、安定して利用できることや自由なカスタマイズができるため、使いやすい形に調整できる点がメリットとして挙げられます。

一方で、初期費用や運用費用が高額になる傾向があります。また、自社でシステム更新や保守を行う場合には、専門的な知識や人材が必要となる場合があり、人材確保やリソースの観点でデメリットに感じられることもあります。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムは豊富にあるため、選ぶ際は次のようなポイントを押さえて選ぶとスムーズでしょう。

使いたい機能が備わっているか

請求書発行システムにはさまざまな機能がありますが、すべての機能が必要というわけではありません。業務内容や企業の規模に合わせて、必要な機能を絞り込みましょう。

たとえば、請求書の作成や発行、送付、保管、入金管理などの基本機能は、どのような場合でも必要でしょう。一方で、請求書の発送代行や入金消込の自動化などの機能は、請求書の発行件数が多い場合や入金管理が複雑な場合に便利ですが、そうでない場合には必要ありません。

導入効果をしっかりと感じるためには、必要な機能が漏れなく搭載されてるかどうかを確認しましょう。

既存システムとの連携ができるか

請求書発行システムを導入する際には、既存のシステムとの連携ができるかどうかも重要です。たとえば、顧客管理システムや会計システムなどと連携することで、データの入力や移行の手間を省くことができます。

また、APIやWebhookなどの技術を利用することで、自社でシステムの連携やカスタマイズができる場合もあります。

法改正に対応しているか

請求書発行システムを導入する際には、法改正に対応しているかどうかも確認する必要があります。

たとえば、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法制度に関する知識や対応方法を提供してくれるサービスを選ぶと安心です。また、法改正に伴うシステムの更新や通知なども行ってくれるサービスを選ぶと便利です。

予算に合う料金プランか

請求書発行システムの料金プランは、サービスの種類や機能、利用件数や期間などによって異なります。予算に合う料金プランを選ぶことが大切です。また、無料トライアルやデモ版などを利用して、サービスの品質や使い勝手を確認することもおすすめです。

請求書発行システムの比較表

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おすすめのクラウド型請求書発行システム

次の記事では、口コミ評判で人気の請求書発行システムを多く紹介しています。請求書発行システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

請求書発行システムで業務効率化へ

この記事では、請求書発行システムとは何か、どんなメリットや機能があるか、どうやって選ぶか、おすすめのクラウドサービスなどをわかりやすく解説しました。

請求書発行システムを導入すると、業務効率が向上し、人的ミスやコストの削減ができます。また、リモートワーク時にも作業ができ、見積もりや情報の共有がスムーズになります。

請求書発行システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較して選びましょう。

また、使いたい機能や既存システムとの連携、法改正に対応しているか、予算に合う料金プランかなども注意してください。それぞれのサービスの特徴や料金プラン、メリット・デメリットを比較して、納得できるサービスを選びましょう。

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