請求書発行システムの導入事例まとめ | 抱えていた課題と導入後の効果まとめ

NPO／NGO／団体の請求書発行システム導入事例

サービスを導入したO社

項目	内容
事業内容	環境保護に関わるNGO
従業員人数	2〜10人
所在地	大阪府
設立年数	5年以内

抱えていた課題

課題1.フォーマットが不統一

請求書発行システムの導入に至った理由は、フォーマットの不統一により取引先に迷惑をかけてしまうという課題があったためです。

担当者によってフォーマットが異なるため、請求書の確認業務に時間が取られたり、確認漏れが発生したりしていました。

課題2.帳簿管理に手間がかかりすぎる

請求書発行システムの導入前は、Excelファイルをメインに請求書を作成していました。帳簿や年度末の資金確認をする際には一つずつ過去のファイルを確認しなければならず、かなりの時間を要していました。

課題を解決するために、次の請求書発行システムを導入しています。

請求書発行システム導入後の効果

課題1.業務の時短に成功

実際にマネーフォワード クラウド請求書を導入したことにより、本格的な業務により時間を割けるようになったと実感しています。

請求書の提出側も確認側も、どこに何が記載されている状態が書類として正確なのかを共通理解でき、お互いの時間短縮につながりました。

課題2.クラウド上で一括管理が可能に

マネーフォワード クラウド請求書を導入してからは、見積書や領収書までが一つの画面上で管理できています。マネーフォワードが提供する他サービスと連携して利用可能なため、テレワークが多くなった中でも、請求書を印刷するために会社へ行く必要がなくなりました。

サービス／外食／レジャーの請求書発行システム導入事例

サービスを導入したG社

項目	内容
事業内容	工場向けの資材販売
従業員人数	11～30人
所在地	北海道
設立年数	6～10年

抱えていた課題

課題1.売上の再計上

請求書発行システムの導入に至った理由は、営業所ごとの売上を本社で再計上しなければならない課題があったためです。

営業所ごとに異なる販売ソフトを使用しており、時間も人件費もかかるため、クラウド上でスピーディーに管理できるソフトが望まれていました。

課題2.売上情報の遅延

導入に至った2つ目の理由は、売上情報の遅れにより月末時の売上を即時に把握できない課題があったためです。また、入金処理も二重にするため時間がかかっていました。そのほか、入金処理の際にしか請求書の変更や誤りに気づけていませんでした。

課題を解決するために、次の請求書発行システムを導入しました。

請求書発行システム導入後の効果

課題1.即時売上情報

実際にPCAクラウド 商魂・商管を導入してみて、業務の効率化により残業時間の削減につながったと実感しています。

各営業所で即時に売上入力をして、本社では金額の確認・入力処理のしか対応しません。請求書発行までのタイムロスがなく、売上情報もすぐにわかるため、経営改善も月内にできるようになりました。

課題2.売上増加

PCAクラウド 商魂・商管を導入したことにより、売上が増加し効果を実感しています。

他の営業の売上状況が把握できるようになったため、従業員同士の意見交換が可能になりました。それぞれ営業の幅が広がり、競争心が芽生えたことも売上増加につながっています。

輸送／交通／物流／倉庫の請求書発行システム導入事例

サービスを導入したM社

項目	内容
事業内容	国際的な物流事業
従業員人数	501～1,000人
所在地	東京都
設立年数	51年以上

抱えていた課題

課題1.請求書の郵送に時間がかかる

請求書発行システムの導入に至った理由は、請求書の郵送に時間がかかるという課題があったためです。

以前は自社のシステムを使って取引先ごとに請求書の印刷や発送を行っていたものの、ドットプリンタを使用した複写式の原本を発送していたため、多くの工数がかかっていました。

課題2.顧客のペーパーレス対応

導入に至った2つ目の理由は、顧客のペーパーレス化への対応が必要だったためです。

昨今の環境負荷抑止の風潮やSDGsへの取り組み増加、電子帳簿保存法の施行などにより顧客から原本不要の要望が続出。そのため、わざわざPDFにするためにスキャンしていました。

課題を解決するために、次の請求書発行システムを導入しました。

請求書発行システム導入後の効果

課題1.工数や郵送日数の大幅削減

実際に楽楽明細を導入してみて、工数や郵送日数が大幅に削減されたことで効果を実感しています。

システム入力に連動して請求書が自動的にファイル出力されます。また、設定したメールアドレスへの自動送信も可能になりました。

課題2.顧客の要求に対応

楽楽明細の導入により、以前は手作業で行っていた請求書のファイリングを、自動的にPDF化してクラウド管理できるようになりました。

また、ペーパーレス対応が可能になったことで顧客満足度の向上につながったと実感しています。

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導入前に知っておきたい請求書発行システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめましたので、必ず確認して導入時の参考にしてください。

失敗例1：取引先へ確認をせず、請求書発行システムを導入した

取引先へ確認せずサービスを導入すると、発行の形式を統一できず中途半端になり失敗しやすいでしょう。なぜなら、取引先が電子化に対応できない場合があるためです。サービスを導入する際は、取引先とのすり合わせや取引先への講習が大切です。また、紙でも請求書処理が可能な猶予期間を設けておき、切り替えがスムーズにできるように確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

地方の個人商店などは請求業務のデータ化対応が難しい場合が多く、請求書発行を統一できず中途半端な状態になっています。

自社だけ切り替えるのではなく、取引先とのすり合わせを十分にしておけばよかったと後悔しています。

失敗例2：用意されているテンプレートを確認しなかった

導入前に用意されているテンプレートについて詳しく調べずに選ぶと、失敗しやすいです。なぜなら、実際に使いはじめてからテンプレートに製品番号の入力欄や備考などを書く欄が無く、不便な点に気づいて修正する必要があるからです。

サービスを選ぶ際は、テンプレートの調整や変更の仕方を調べたり、他社製品と比較したりして十分に確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

テンプレートのパターンがどれくらいあるのか調べておく必要がありました。自社に合わせてわかりやすく、見やすくするために修正する時間が余計にかかってしまいました。

事前に他社の製品を研究してから導入すればもっと楽だったと思います。

失敗例3：電子サイン機能の導入の有無を確認しなかった

電子サイン機能について、各所が導入しているかどうかを確かめずに導入すると失敗しやすいです。なぜなら、電子サイン機能を導入しても相手が対応していなければ利用できないからです。

導入前には、電子サインの利用の有無や、他社が導入しているサービスなど十分に調査しましょう。

導入ユーザーの体験談

電子サインの機能をオプションで契約しましたが、地方在住のためまったく使用しませんでした。事前に現状を十分に把握すればよかったと後悔しています。
また、各取引先が電子サインを利用しているかどうかの確認もするべきでした。

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