社内コミュニケーション活性化の事例と方法！仕事の関係性向上の重要性
企業というものは人の集まりで成り立っています。組織内でのコミュニケーションが不足していると、社員の離職につながってしまうケースも少なくありません。
社内コミュニケーションを積極的に図ることで、全員が共通の意識を持って業務に打ち込めるようにもなり、社員同士の仲間意識が生まれ強力なチームワークを持つ集団になることも期待できます。
社内コミュニケーション活性化の事例やそれに伴うメリットの紹介をします。
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社内コミュニケーション活性化の目的とメリット
社内コミュニケーションを活性化させることによるメリットはあるものの、組織が大きくなればなるほどそれを統率するのは難しくなっていきます。
だからと言って社内コミュニケーションを軽視していいというわけではないので、社員を働きやすくするためにも、社内コミュニケーションの活性化を継続的に促すことは必要不可欠です。
なぜ社内コミュニケーション活性化が必要なのか、目的とメリットを紹介します。
メリット1 情報共有がスムーズに行われる
社内コミュニケーションが活性化することによって、報告・連絡・相談がより自然な形で行われやすくなります。これにより、同じミスが繰り返されることを防ぐため、全員が認知すべき重要な事項も滞りなく行き渡りやすくなります。
メリット2 思い込みによる認識のズレを防げる
仕事のミスの多くは、コミュニケーション不足によるものです。依頼する方とされる方で、それぞれが「こうだと思っていた」思い違いがあり、失敗につながってしまったということはよくあることです。
このようなミスは、日ごろからコミュニケーションが徹底されていれば防げるでしょう。
メリット3 社員同士が働きやすくなり離職率低下、定着率向上へ
社内コミュニケーションが積極的に行われることで、社員同士がお互いに何をしているのかが明確になります。
その結果、誰にどの案件をつなげばいいのかといった引き継ぎがスムーズに行われるため、社員同士が働きやすい環境になります。社員同士がお互いの仕事を理解することは、会社全体の動きを把握することでもあり、業務の効率化にもつながります。
また、業務がスムーズに進んだりコミュニケーションを取りやすいことにより、離職率低下や定着率向上になる点もメリットと言えます。
メリット4 モチベーションの向上につながる
コミュニケーション不足による仕事のミスは、ついつい他責にしてしまいがちです。情報がしっかりと共有されていることによって、ミスを減らせるでしょう。
また、上下の風通しが良くなることで積極的な意見交換もできるようになり、組織全体の改善につながっていきます。
円滑に業務が進んでいくことはモチベーションの向上にもつながり、その結果生産性向上にもつながる点がメリットです。
メリット5 顧客満足度向上にも
社内コミュニケーション活性化によって、社外との関係も向上することが期待されます。
コミュニケーションが生まれ情報共有ができる体制になれば、今まで埋もれてしまっていた個人が持つ情報やノウハウが共有されるようになり、結果として顧客にとって有利な提案ができるようになるでしょう。
このように、情報共有が活性化した結果、顧客満足度向上につながる可能性もあります。
社内コミュニケーション活性化の方法
社内コミュニケーション活性化をするために、今では社内SNSを利用する企業も増えてきました。社内SNSの導入事例やサービスの紹介については、こちらの関連記事で紹介しているので、こちらをご覧ください。
社内コミュニケーション活性化の方法を紹介します。
方法1 フリーアドレス制度
ほとんどの会社では各人の席が割り振られており、基本的に出社したら毎日自席に座るというのが一般的です。
しかし、このフリーアドレス制度は席を固定せずに、仕事の状況に合わせて席を選んだり、オープンスペースを利用して作業を行うという制度です。
一見、自分のデスクを持たないことは非効率なことのような気がしますが、実際には固定のデスクを必要としない社員が少なくないことはめずらしくありません。そのため、オフィス面積の削減やプロジェクトベースで固まって座れることから、社内コミュニケーションの活発化につながります。
方法2 サンクスカード制度
仕事でバタバタしていると、ついつい相手への敬意や感謝の気持ちを伝えるのを忘れてしまいがちです。
しかし、その感謝こそが仕事をする際には欠かせない大切なものであったりします。この制度は、そんな相手に対して感謝の気持ちを可視化させるために、サンクスカードを書いて本人に渡すという制度です。
一見、効果を疑ってしまいそうな制度ですが、実際に導入をした企業では相手への思いやりが強くなったり、積極的にコミュニケーションを取るきっかけになったたりするなどの結果が出ています。
Uniposをはじめとするピアボーナス®のサービスでは、お互いに感謝の気持ちを送り合えるので、こちらの導入も検討してみてください。
※「ピアボーナス®」はUnipos株式会社の商標です。商標権者から使用許諾を得ています。
方法3 ビジネスチャットを活用した社内連絡
社内でのやり取りにはメールを使うのが一般的ですが、社内での連絡手段をビジネスチャットに変更すると劇的な変化が起こる可能性があります。
メールでは不要な定型文が多かったり、数名で行うプロジェクトの際に意見交換が非常にしにくいといった問題があります。ビジネスチャットはより気軽にメッセージのやりとりができるので、コミュニケーションが活発になります。
また、簡単にグループチャットを開始でき、複数名でのやり取りが円滑になります。
方法4 飲みニケーション制度
勤務中というのはそれぞれ持ち場があるため、プライベートな交流をすることはあまりできません。同じベクトルを向いて取り組む社内のメンバーのことを何も知らないまま、仕事だけの付き合いでは深いコミュニケーションを取れないでしょう。
これを改善するために仕事後に一緒にお酒を飲むコミュニケーションを図ることで、お互いの人間性を理解し合い距離を縮めていく制度です。もちろん無理やり誘うのは厳禁です。
方法5 社員食堂
社員食堂では、社内の人間しかいないため心置きなくコミュニケーションを取れるでしょう。
社員食堂を増設するとなるとコストがかかってしまい、断念している企業も多くあります。そういう場合は、オフィスにお弁当やお惣菜を配達してくれる社食サービスも利用してみましょう。
社内コニュニケーションを活性化させるツール
社内のコミュニケーションを活性化させるために用いられるツールで、代表的なものは以下のとおりです。
- 社内SNS
- ビジネスチャット
社内SNS
社内SNSとは、利用用途を社内に限定したコミュニケーションツールのことで、気軽に情報を発信できることが特徴です。
社内SNSは、メールのような形式ばった挨拶文を入れずにやりとりできる点がメリットで、コミュニケーション促進に役立ちます。
ビジネスチャット
社内SNSと似ているビジネスチャットとは、業務やビジネス利用を目的として利用されるチャットツールのことです。業務に必要な各種ツールと連携できるツールが多いです。
社内SNS同様コミュニケーション促進に利用でき、グループチャットによって情報交換ができるでなく情報のストックも可能にしてくれるツールです。
社内コミュニケーションの活性化で業績アップ
今では多くの企業が社員のモチベーションを向上させるためや、離職を防ぐためにさまざまな社内コミュニケーションの活性化への取り組みを行っています。人で成り立っている企業だからこそ、人と人とのコミュニケーションは大切にしなければなりません。ぜひあなたの会社でも今回紹介した社内コミュニケーション活性化の方法を参考にしてみてください。
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