ファイル共有サービスを徹底比較！｜そもそもファイル共有サービスとは？

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ファイル共有サービスで業務効率アップ

今や使用していない企業の数の方が少なくなりつつあるファイル共有サービス。近年は社内だけでなく、社外とのファイル共有ツールとして使われることも多いようです。
今回の記事では今さら聞けないファイル共有サービスを解説＆おすすめのサービスを比較します。

ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスとは、ウェブ上のオンラインストレージ内に文書や画像などのファイルを作成しておくことによって、オンラインの状態であればどこからでもアクセスでき、他のユーザーとも共有することができるサービスのことです。

大容量のファイルを他のユーザーと共有できるだけでなく、バックアップとして活用することも可能です。PCはもちろん、スマホやタブレットからも利用できるサービスが多いので、自宅・職場・外出先どこでも場所を問わずにファイルにアクセス出来ます。

無料で使えるファイル共有サービス

それでは、無料で利用できるファイル共有サービスを紹介します。

Dropbox（ドロップボックス）

Dropboxは、言わずとしれたファイル共有サービスです。無料で利用できるのは2GBまでですが、その使い勝手のよさとシンプルさは抜群です。ファイルやフォルダ単位での共有も可能で、社内の人間同士のファイル共有には頻繁に使われます。

OneDrive（ワンドライブ）

OneDriveは、Microsoftが運営していて、PowerPointやWordのデータの利用が多いビジネスパーソン向けです。ただ、「Office Online」を活用することで、PCにインストールされていなくても利用することができます。容量は15GBなので、Dropboxよりもはるかに大きくなっています。

Googleドライブ

Google ドライブは、Googleが運営していて、Googleドキュメントやスプレッドシートを利用できます。無料で使えるのは15GBまでですが、拡張オプションも豊富で、モバイルアプリとの連携性も非常に高いです。

また、以下の記事でGoogleドライブの使い方を丁寧に解説しています。

法人なら導入すべき有料のファイル共有サービス

上の項目で無料で利用できるサービスを紹介しましたが、法人ならば有料のサービスを活用すべきでしょう。セキュリティの面でも堅牢性が高いですし、無料のものと比べると容量も多いです。

J-MOTTO（J-モット）

J-MOTTOは社内外のビジネスパートナーともいつでもデータ共有するのが可能なサービスです。オンラインストレージのように手軽に利用できるだけでなく、細かな管理機能も兼ね備えています。
50ユーザー、50GBまでなら月額30,000円で利用できます。
10GBごと1,000円の料金で利用できます。

GigaCC ASP/OFFICE（ギガシーシー）

GigaCC ASP/OFFICEは、社内はもちろん、社外でのファイル共有、業務効率化・自動化など、ファイル活用に最適なオンラインストレージソリューションを、クラウド版・オンプレ版で利用できるサービスです。
料金は問い合わせによります。

SPACE PORTER（スペースポーター）

SPACE PORTERは、三菱スペース・ソフトウェア株式会社が運営するサービスで、暗号化などのセキュリティ対策を組み込まれています。
ユーザー数は無制限、保管しておけるファイル総量の上限が４GBのプランで年額240,000円（月額換算20,000円）で利用できます。

以下の記事でもファイル共有サービスを紹介していますので、ぜひご覧ください。

ファイル共有サービスを使うときの注意点

ファイル共有にはリスクが伴う

ファイル共有サービスを利用する以上、多少のリスクはやむを得ないと考えたほうが良いです。そのリスクというのは情報漏洩の可能性や、データそのものの消失の可能性です。不正プログラム、サービス停止など様々な理由が考えられますが100％安全なものではないのです。
ですので、もしもの事態が起こった時を想定して、被害を最小限に抑えられるよう事前に対策することがとても大切です。ファイルの保管先を複数に分ける、二段階の認証を適用する、より信頼性の高いサービスを利用するなど、対策方法はいくらでもあります。

ファイル共有サービスを活用して業務効率化を！

ファイル共有サービスは利用するリスクこそあれ、うまく利用すれば業務効率化に大きく役立ちます。無料のサービスも良いですが、有料のサービスの方がセキュリティ、サポートなどの面で見れば総合的にはメリットが大きいと言えるでしょう。

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