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チャットvsメール - 使い分けから活用法まで!ビジネスチャットツールおすすめ12選

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ビジネスでも当たり前のように使われるようになってきたチャット。チャットとメールのどちらがコミュニケーションツールとして良いのか、使い分けができるように、それぞれの違いやメリット、機能に注目して説明していきます。

ビジネスの連絡手段として、社内外への連絡も使い慣れたメールから、「チャットワーク」や「Slack」などのチャットツールを導入する企業が増加しています。

チャットはレスポンスも早く手軽に使えるため、ビジネスの効率化につながると考えられているからです。一方チャットにはデメリットもあるので、現状ではメールも使いながら、チャットとメールの2つのコミュニケーションツールを使い分けている場合が多いでしょう。

メールとチャットの違いやそれぞれのメリット・デメリットと、有効な使い分けの方法について解説し、おすすめのサービスも紹介していきます。

チャットツールの利用率の現状

まずはビジネスチャットの利用率や現状、導入する基準について説明します。

増加するビジネスチャットの利用率

ビジネスチャットは、売上規模 100 億円以上・従業員数 200名以上の企業の28.1%が会社として公式に導入し、企業内でのチャットの普及は年々拡大しています。(出典:伊藤忠テクノソリューション:2017年2月調査

また、総務省が発表した「平成30年版 情報通信白書|ビジネスICTツールの利用状況」のチャット(インスタントメッセンジャー)利用率比較データを見ると次のような結果になっています。

利用率
日本 23.70%
アメリカ 67.40%
イギリス 55.90%
ドイツ 50.60%

比較データを見ると、日本は他国に比べてチャットツールの導入が遅れていることがわかります。チャットツールをはじめとしたビジネスICTツール、クラウドサービスの導入は、業務の効率化につながり、政府が掲げている「働き方改革」にもなります。

>>ビジネスチャットツールおすすめ比較はこちら

ビジネスシーンでのコミュニケーションの現状

ビジネスシーンでのチャット利用が増えているとはいえ、実際にはチャットにも問題点があるため完全にコミュニケーションツールをチャットに移行することは難しく、相手やビジネスシーンによって使い分けているのが現状です。

伊藤忠テクノソリューションが行った「大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査 」によると、1年以上チャットツールを使用している人は7割を超え、3年以上前から利用している人の割合は37.9%でした。

企業がチャットツールの導入を決める基準

ファイルの送受信ができたり、音声やビデオで会話ができたりといった、ビジネス向きの機能も導入を後押ししています。企業が導入を決める基準は次のとおりです。

  • 「スピーディにコミュニケーションがとれる」
  • 「会議時間が短縮できる」
  • 「複数人での情報共有が容易になる」

上記のような業務の効率化につながるポイントを重視して導入している場合が多いようです。

>>チャットワークとSlackを比較 | 2大チャットツールの導入基準とは
>>チャットワーク 導入事例インタビュー | ツール導入で解決した問題

チャットツールのメリット

チャットツールを導入するメリットは次のとおりです。

  • スピーディーにコミュニケーションが取れる
  • メールよりも簡潔な文章でやり取りできる
  • 社内のコミュニケーションが活性化する

それぞれのメリットについて説明します。

スピーディーにコミュニケーションが取れる

チャットにはプッシュ通知機能があるため、連絡に気付きやすくレスポンスも向上します。

また、メールと違って、文字でスムーズなやりとりが可能なので、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。意思確認も早くでき、業務の効率化につながります。

メールよりも簡潔な文章でやり取りできる

チャットはメールと違い、手軽に連絡できます。メールのように「お世話になっております」などと、かしこまった文で始まる必要がなく、簡潔な文面の方が良いので文章を考える時間も短くて済みます。

また、目的に合わせたグループ分けも簡単にできるため、CCの宛先を選ぶ必要もなく誤送信を防げます

社内のコミュニケーションが活性化する

チャットツールは社外の連絡だけでなく、社内のコミュニケーション活性化にも効果をもたらします。

部署やチームごとにチャットを作成できるので、複数人での情報共有が容易になり、他メンバーのタスク状況や活躍などを可視化できます。

>>ビジネスチャットツールおすすめ比較はこちら

チャットツールのデメリット

チャットツールを導入するデメリットには、次のよう問題が発生する場合もあります。

  • 無駄なコミュニケーションが増えて生産性が低下する
  • 対面でのコミュニケーションが減る

どちらのケースも気をつけていれば対策できる内容です。あらかじめ内容を理解しておけば未然に防げるでしょう。

無駄なコミュニケーションが増えて生産性が低下する

チャットは手軽にコミュニケーションがとれる反面、手軽だからこそ無駄なコミュニケーションが増えてしまう場合があります。メールであれば熟考することを、チャットの手軽さから必要以上にメッセージを送ってしまうこともあります。

それにより、飛び交うメッセージに時間と集中力を奪われ、業務の生産性が低下してしまうかもしれません。メッセージが増えれば増えるほど、重要なメッセージが埋もれてしまう可能性もあります。

対面でのコミュニケーションが減る

チャットは顔と顔を合わせることがないので、どうしても対面でコミュニケーションをとる機会が少なくなってしまいます。

情報伝達力は対面や電話の方が高いので、認識違いなどの誤解は生まれにくいのですが、伝達スピードはチャットの方が早いので、早さだけを追求してしまうと情報の正確さが疎かになってしまいます。

そのうえ対人コミュニケーションの機会が減ると、社員のコミュニケーション能力が低下するリスクがあります。

メールのメリット

メールを利用するメリットは次のとおりです。

  • エビデンス保管にはメールが最適
  • チャットほど切迫感がない

それぞれのメリットについて説明します。

エビデンス保管にはメールが最適

エビデンスとして残したい情報はメールの方が効果的です。

チャットにも記録機能はありますが、重要な内容も膨大な会話の中で埋もれ、あとで遡って情報を探すのに不便です。チャットである程度の意思決定をしたとしても、あらためてメールで詳細を共有した方が、間違いがないのは確かですよね。

チャットほど切迫感がない

メールはリアルタイムでのやり取りではないため、緊急性のない要件を連絡する場合に向いています。チャットで連絡が来ると「早く返信しなければ」とプレッシャーを感じてしまいます。

その点、メールであれば都合の良いタイミングで開封・返信しても問題はないでしょう。既読機能や「在籍中」などのステータス表示がされるチャットでは、早く返信しなければいけないという切迫感がありますが、メールにはそれがありません。

メールのデメリット

メールには次のようなデメリットがあります。

  • レスポンスが遅い
  • 定型文が必要

デメリットの内容について説明します。

レスポンスが遅い

相手に切迫感を与えない反面、リアルタイムでの会話ができないのでレスポンスが遅く、意思決定までに時間がかかってしまういうデメリットがあります。

定型文が必要

定型文自体はそれほどマイナスな要素ではないように思えますが、それがあるために情報が分散しがちになることがあります。

「いつもお世話になっております」などメールとしての体裁を整えるために、文章が長くなりがちであり、情報が埋もれてしまい、伝えなければならないことが伝わりきらないのです。

メールとチャットを使い分けるポイント

ビジネスでチャットツールとメールを使わけるポイントは次の3つです。

  • 送り先の相手によって使い分ける
  • エビデンスとして残すかどうかで使い分ける
  • 数と連絡の頻度によって使い分ける

それぞれのポイントについて説明します。

送り先の相手によって使い分ける

  • チャット:社内のやりとりの場合
  • メール:社外とのやりとりや、相手がチャットを使い慣れていない場合

レスポンスが早いチャットは、社内での相談や情報共有などに適しています。相手によってチャットとメールを使い分けると、お互いにストレスなく効果的なコミュニケーションがとれます。

また、チャットは手軽に送信できるので使いやすいですが「チャットで連絡とは失礼だ」と受け取る方もいます。

また年配の方の中にはチャットに慣れていない方もいます。そのため丁寧なやりとりが必要な社外の人や、チャットが不慣れな目上の方との連絡にはメールの方が適しています。

エビデンスとして残すかどうかで使い分ける

  • チャット:エビデンスとして不要の場合
  • メール:エビデンスとして残したい場合

チャットはトピックに対して1つのスレッドで会話が進められます。会話が迅速に進む反面、重要な内容が他の発言によって埋もれてしまう危険性があります。

しかしメールであれば、未開封のメッセージは未読として扱われるので、受信者が削除しない限り受信トレイに保管され、エビデンスとして重要な内容を残せます。

人数と連絡の頻度によって使い分ける

  • チャット:複数人での意見交換・進捗管理など
  • メール:1回だけの情報共有・通知(社内のイベント通知など)

複数の人が関わるプロジェクトは、人数も多く連絡の頻度も高くなります。その場合は「グループチャットによる簡易会議」や、進捗確認のための「タスク管理」ができるチャットの方が効果的です。

メールは一方的な連絡なので、認識のすり合わせや意見の持ち寄りには適していません。特に連絡頻度が高い場合は、何通もメールが届き受け取る側の業務の邪魔になってしまいます。

個人向けSNSとビジネスチャットの違い

個人向けSNSとビジネスチャットには大きな違いがあります。個人向けSNSはあくまでもプライベート向けのコンテンツのため、ビジネスで利用するならビジネス向けのチャットツールの利用がおすすめです。

個人向けSNSはビジネスにも有用可能か

LINEやFacebookのような個人向けSNSも、ビジネスで有効に活用できるのかというと、そうではありません。

  • 仕事中にプライベートのメッセージがきて注意散漫になる
  • 休暇中でも仕事の連絡が届く
  • 個人用SNSはセキュリティ面のぜい弱性による情報漏えいのリスクがある

上記のようないくつかの問題点があり、個人向けSNSをビジネスで併用することはおすすめしません

ビジネス向けチャットツールの魅力

上記に挙げた個人向けSNSの問題点を解決し、セキュリティを強化したのがビジネス向けチャットツール(社内SNSとも呼ばれます)です。

  • メッセージの編集・削除が簡単できるので誤送信を防げる
  • 大容量ファイルを簡単に送信できる
  • 迷惑メッセージが届かない
  • グループチャットやタスク管理機能などのビジネス向け付随機能

その他にも、ビジネスに特化した機能やメリットがたくさんあるので、使い分けができるのであればビジネス向けチャットを利用することをおすすめします。

おすすめビジネスチャットツール比較

【厳選】おすすめビジネスチャット(社内SNS)をまとめてチェック!

ビジネスチャット(社内SNS)の各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。比較表はこちら

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社 画像出典:Chatwork公式サイト

  • 導入企業:257,000社
  • 充実したタスク管理機能
  • APIで他サービスと連携可能

Chatwork(チャットワーク)は、導入企業は25万7,000社を超えている(2020年4月確認、公式サイトより)チャットツールであり、テクノロジーに精通していない人でも使えるように設計されているのが最大の特徴です。

担当しているタスクの一覧表示、期限の設定、グループごとのタスク作成などの充実したタスク管理機能だけでなく、経費精算システムや受付システムなど他サービスとの連携も可能。また、社外の人をグループに追加することもできます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
5人~5,000人 iPhone/Android/ブラウザ

以下の記事では、チャットワークの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。

THANKS GIFT(サンクスギフト) - 株式会社Take Action

THANKS GIFT - 株式会社Take Action 画像出典:THANKS GIFT公式サイト

  • 従業員同士で自発的にモチベーションを高め合う
  • 感謝や賞賛の気持ちを贈る「メッセージ機能」
  • オリジナルコインで従業員をモチベート

THANKS GIFTは、社内コミュニケーションの活性化と従業員のモチベートに特化したSNSツールです。従業員が互いを評価し合うための「メッセージ機能」で、感謝の気持ちを簡単に伝えることができます。またメッセージカードには、自社の企業理念や行動指針に沿った「オリジナルコイン」を添えて贈ることも可能です。コインの枚数という具体的な数値で従業員をモチベートしながら、社内に互いを認め合う文化の浸透が目指せます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
- - - iPhone/Android/ブラウザ

BEST TEAM(ベストチーム) - 株式会社Take Action

BEST TEAM - 株式会社Take Action 画像出典:BEST TEAM公式サイト

  • 理念とビジョンを浸透させるブログ感覚の社内コンテンツ
  • 組織の課題を可視化する「エンゲージメント診断」
  • タイムラインから社内報を自動生成

BEST TEAMは、従業員のエンゲージメント向上と社内コミュニケーションの活性化に特化した社内報アプリです。社長や経営層が気軽に想いを投稿し、理念とビジョンを社内に浸透させるブログ感覚のコンテンツを作れます。タイムラインから良かった投稿や自社らしい投稿をピックアップして、PDFに社内報を自動生成する機能を搭載。手間をかけず簡単に社内報を作成できます。また、手軽なアンケートで従業員の満足度を可視化でき、社内の課題の早期発見につながります。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
5名~ - - iPhone/Android/ブラウザ

WowTalk(ワウトーク) - ワウテック株式会社

WowTalk(ワウトーク) - ワウテック株式会社 画像出典:WowTalk(ワウトーク)公式サイト

  • 豊富な機能で社内コミュニケーションを活性化
  • 社内外問わず利用できる無料通話機能
  • 充実した管理機能で中・大企業でも安心して利用可能

Wow Talk(ワウトーク)は、社内コミュニケーションに特化した、社員同士の連絡・情報共有を円滑にするビジネスチャットです。直感的な操作性で端末を選ばず利用できるので、スムーズな導入かつ運用が可能です。主な機能として、トーク、掲示板、無料通話(音声・ビデオ)、タスク管理、日報、安否確認といった社内コミュニケーション活性化と業務効率化のための機能を搭載しています。そのほか、パーティション機能、アクセス制限、ログ閲覧機能なども備えており、しっかりと社員アカウントを管理できます。また、国際的なセキュリティ規格ISO27001認証を取得しているため、厳重なセキュリティが求められる企業でも安心して利用できます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
- 2週間 要問い合わせ iPhone/Android/ブラウザ

Talknote(トークノート) - Talknote株式会社

Talknote(トークノート) - Talknote株式会社 画像出典:Talknote(トークノート)公式サイト

  • 目的ごとにグルーピング、流れをまとめて把握
  • グループごとのメンバー管理で連絡もれを軽減
  • 稼働状況を可視化でき早期の労働環境改善にも

Talknote(トークノート)は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させるビジネスチャットです。

プロジェクトごとにやり取りでき、会話の流れも一覧で表示できます。グループには関連メンバーを事前に登録できるため、 CCに入れ忘れてしまったというようなミスも軽減。コミュニケーションコストを削減します。さらに稼働状況の可視化も実現。ログイン時間が長ければ上長にアラートを送信するといった機能があり、労働状況を把握、離職率低減にも役立ちます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
20人~1000人 - iPhone/Android/ブラウザ

Teams導入・活用支援サービス - 株式会社システナ

Teams導入・活用支援サービス - 株式会社システナ 画像出典:Teams導入・活用支援サービス公式サイト

  • Microsoft Teamsのフル活用を「管理者」「利用者」両視点でサポート
  • Webセミナー対応、セミナー内容のカスタマイズも可能
  • 学習用テキストやFAQデータで、セミナー後もTeams活用をサポート

Teams導入・活用支援サービスは、Office 365とシームレスに連携できる「Microsoft Teams」の活用をサポートするサービスです。クライアント企業のニーズや状況に合わせ、管理者や利用者が必要な機能についての重点的なレクチャーや、リモートワークに対応するWebセミナーなど最適なサポート内容を選択し、カスタマイズできます。セミナー以外にも、学習用テキストやFAQデータ、ヘルプデスクサービスで支援することも可能です。導入した環境に合った方法で、Microsoft Teamの社内への浸透をサポートします。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
- - - - -

WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ

WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社NTTドコモ 画像出典:WowTalk公式サイト

  • 時間の短縮、通信費の削減、出張費の削減を実現
  • スキマ時間を活用して意思決定を迅速化
  • 自然災害、大火災、テロなどの緊急事態にも活用可能

WowTalk for ビジネスプラスは、NTTドコモが法人向けに提供するビジネスチャットツールです。

最短で、連絡をしたその日のうちに導入が可能で、すぐに運用を開始できます。約80%の人が社内コミュニケーションが仕事のモチベーションや業績にも影響と回答しているほど顧客満足度の高いサービスです。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
30人~ × iPhone/Android/ブラウザ

InCircle(インサークル)

  • 人と人とのコミュニケーション速度をあげる
  • 働き方改革を支えるコミュニケーション・プラットフォーム
  • 人工知能・セキュリティ・APIの3つの技術

InCircleは、多様なICTシステムと簡単に連携できるビジネスチャットです。

今後まさに働き方改革が必要されていく中で、働き方改革を支えるコミュニケーション・プラットフォームになるように設計されています。純国産のソフトウェアでもあることから、日本企業の人気を集めています。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
- - - - -

Linkit(リンクイット) - 株式会社ACCESS

Linkit - 株式会社ACCESS 画像出典:Linkit公式サイト

  • IT管理者が不在でも操作できるシンプルなUI
  • 万全のセキュリティで、情報漏えいのリスクを軽減
  • 不要な機能を省き、業界最安レベルの料金を実現

Linkitは、面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすい社内SNSです。

設定は、社員の名前とメールアドレスを登録するだけ。また個人チャットと同様に操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。高度な暗号化通信で外部へ情報漏えいする心配もありません。無駄な機能を省き、業界最安クラスの料金を実現したビジネスチャットです。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
- - iPhone/Android

direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア

direct(ダイレクト) - 株式会社ティーガイア 画像出典:direct(ダイレクト)公式サイト

  • 現場の写真や動画管理を効率化するソリューション
  • 定時に帰る文化を作る
  • クラウド・オンプレミスにどちらも対応

directは、ビジネスが10倍加速するメッセンジャーです。
リアルタイムに状況を素早く関係者と共有できるため、意思決定にかかる時間を大幅に短縮します。その結果、業務のスピードが必然的にあがり、スタッフ全員が定時に帰れる状態を目指します。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
10人〜 × iPhone/Android

LINE WORKS (ラインワークス)コネクシオ株式会社

LINE WORKS(コネクシオ株式会社)は、スマートフォンの導入などを行うコネクシオ社が提供する、ビジネスチャットツールです。なじみのあるLINEのUIを用いているため、誰でも使いやすく導入も簡単です。

Tocaro(トカロ)

Tocaro(トカロ)は伊藤忠テクノソリューションズ(CTC)が開発したビジネスチャットツールです。クラウドストレージ「Box」と連携しているので、Boxを有効活用できる機能があります。またユーザーごとに制限や管理機能を設定できるなどの機能もあるため、従業員の多い大企業向けのチャットツールです。

社内SNSについては次の記事で詳しくまとめています。

チャットツールとメールの使い分けでビジネスを効率的に

チャットとメール、2つのメッセージツールの特徴は理解できたでしょうか。

ビジネスを効率的にしてスピードを上げるにはチャットの活用が有効ですが、場面によってはメールの方が適している場合もあるので、この2つのツールを使い分けることが大切です。

どちらか片方ばかり使うのではなく、どちらを使った方が相手も自分もストレスなく効率的に仕事を進められるのか、コミュニケーションツールを理解することが大切でしょう。

今回紹介したツール以外はこちらの記事で紹介しているので合わせてご参照ください。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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