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社内SNSとグループウェアの違いとは?導入目的・機能面を比較

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
社内SNSとグループウェアは社内でコミュニケーションを取ったり、情報共有を行ったりするツールとして知られています。しかし両者には、しっかりとした違いがあります。ボクシルでは、両ツールの導入目的や機能面の違いについて紹介します。

社内SNSとグループウェアの違い

社内SNSは、社員同士の気軽なコミュニケーションや情報交換を目的としたコミュニケーションツールです。

一方で、グループウェアは、スケジュール管理や勤怠管理を含めた業務全体の効率化を目的としたビジネスツールです。

社内SNSが社員間のコミュニケーション活性化を重視しているのに対して、グループウェアは業務の効率化を重視しています。

このように社内SNSとグループウェアは、「ツールが開発された背景や目的」が異なります。そのため、搭載されている機能やインターフェースにも違いが見られます。

ツールを導入する際は、導入目的に合わせて選ぶのが大切です。そこでまずは、社内SNSとグループウェアの主な導入目的と、目的達成のために搭載されている機能の違いについて解説していきます。

社内SNSの導入目的とは?

社内SNSは、「社員同士のコミュニケーション活性化」を目的として導入されることが多いツールです。

従来使用されてきたメールは、複数人でのコミュニケーションが取りにくく、過去のやり取りを参照しにくい課題がありました。業務内容に関するディスカッションがスムーズにできないと感じたことがある方も少なくないでしょう。

一方社内SNSは、LINEやTwitterのようにコミュニケーションの活性化を目的としたツールです。そのため一対一のコミュニケーションはもちろん、複数名でのディスカッションも円滑に行えます。過去のやり取りも時系列順に追えるため、状況把握しやすいのも長所と言えるでしょう。

その他、「絵文字」も豊富に用意されていて、メールよりも気軽にコミュニケーションできます。「会話がなく、殺伐とした関係性になっている」といった状況を変えられる有効な手段です。

グループウェアの導入目的とは?

グループウェアは、業務の効率化に重点を置いたサービスです。

そのためチャット機能の他に、「スケジュール管理機能」や「オンラインストレージ機能」を兼ね備えていることが一般的です。

ほとんどのグループウェアでビジネスチャットを利用できますが、あくまで主目的は業務の効率化。そのため社内SNSと比べて、実装されている絵文字やリアクションが少なく、「作業促進を目的としたチャット」として実装されている傾向があります。

また社内SNSの多くは、情報システムの認可なしに気軽にグループや掲示板が開設できるのに対して、グループウェアは情報システムに開設の意図や招待者のリストを提示して認可を得る必要がある点も、導入目的からくる違いと言えるでしょう。

社内SNSとグループウェアの機能の違い

社内SNSとグループウェアは、導入目的の違いに加えて機能面での違いも当然存在します。

社内SNS グループウェア
プライベートチャット
グループチャット
タスク管理
グループ作成 △(管理者の同意が必須)
メッセージ投稿
ファイル共有
スケジュール管理
電子メール
ワークフローシステム
オンラインストレージ

上記は一般的な社内SNSとグループウェアの機能面の違いについて表にまとめたものです。もちろんサービスによって備わっている機能は違うので、導入する際は必要な機能が備わっているかよく確かめる必要があります。

社内SNSの機能の特徴

社内SNSは、「コミュニケーションの円滑化」を目的としたツールです。

グループウェアと同じように「タスク管理」や「ファイル共有」機能が搭載されているツールもありますが、あくまで目的は、コミュニケーションの円滑化です。

そのためグループウェアに比べてタスク管理における柔軟性は低く、共有できるファイルに容量上限が設定されていることもあります。

一方、機能が「連絡交換」に特化していることからインターフェースは使いやすく、

  • 全社向けの情報共有
  • 部署向けの情報共有
  • プロジェクト向けの情報共有
  • 小チーム向けの情報共有
  • 個人向けの情報共有

など、状況ごとに共有範囲を最適化しやすいメリットがあります。

グループウェアの機能の特徴

グループウェアは、業務効率化を目的としたツールです。そのため、業務効率の改善につながる機能を幅広く搭載しています。たとえば、スケジュールやワークフローは、社内SNSに搭載されていない機能です。

また、グループウェアの多くはオンラインストレージも兼ねているため、ファイル共有に関しても社内SNSよりも使いやすい傾向があります。

ChatworkやSlackといった社内SNSの多くは、ファイルを共有できるもののフォルダによる管理ができません。そのため最新版のファイルは共有後に、別途管理が必要です。

しかしTeamsのようにオンラインストレージ機能があるグループウェアには、ファイルの保管場所があります。プロジェクトで使用しているファイルを確認しやすい点は、グループウェアの大きなメリットと言えるでしょう。

一方、グループウェアでは、部署やプロジェクトごとにグループが作られることが一般的です。そのため、情報の共有範囲における自由度は、社内SNSに比べてやや劣る傾向があります。

機能が同じでも違いがある

社内SNSとグループウェアは導入目的が異なるので、同じ機能であっても違いが存在します。そのため社内SNSやグループウェアを導入する際は、違いを把握し、目的にあったサービスを選ぶことが大切です。

参考までに、各ツールのメリットとデメリットをまとめておきます。

メリット デメリット
社内SNS ・コミュニケーションの活性化に特化
・情報の公開範囲を柔軟に設定可能
・絵文字による感情表現に対応
・機能特化による控えめな費用感
・ファイル管理やスケジュール管理は不得意
グループウェア ・業務効率の改善に役立つ豊富な機能
・ファイル管理やスケジュール管理も可能
・絵文字は少なめ
・機能が豊富な分、費用は高め
・情報の公開範囲の自由度は限定的

最も大きな違いは、ツールの導入によって得られる効果です。

  • 「コミュニケーションをスムーズにしたい」
  • 「社員の関係性を良くしたい」
  • 「コミュニケーションを促進したい」

といった方は、社内SNSが向いています。

一方、次のような方はグループウェアを中心に検討するとよいでしょう。

  • 「包括的に業務効率を改善できるツールが欲しい」
  • 「コミュニケーションの促進は必要ない」

また最近では、社内SNSやグループウェアと似たツールとして「社内ポータル」も注目されています。掲示板のようなサービスやYahooのような情報の玄関口となるサービスを探している方は、社内ポータルを検討してみてもよいでしょう。

社内SNS・グループウェアと社内ポータルの違い

社内SNS・グループウェアと近いシステムに社内ポータルも存在します。「ポータル」とは玄関、入り口のことを指し、GoogleやYahoo!のように検索の起点となるWebサイトのことです。

社内ポータルとは「ポータルサイト」のように社内の情報やシステムにアクセスする際の起点となるシステムのことを指し、社内SNSもグループウェアを使用するのも社内ポータルが起点になると考えられます。

よって、社内ポータルと社内SNS・グループウェアと異なった概念です。


次の記事ではより詳しく両者を比較しています。導入に関するメリット・デメリットも紹介しているので合わせてご参照ください。

グループウェアの機能一覧 | ビジネスチャットや社内SNSとの違い
グループウェアの機能はメール配信やWeb会議、オンラインストレージなどと広範囲に渡ります。そんなグループウェアの機...
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また社内SNSとグループウェアのそれぞれについて、より詳しく知りたい方は次の記事も参考にしてください。

社内SNSとは?ルール・導入目的・事例 - コミュニケーションツール以外の使い方も
社内SNSはメールに比べて気軽にやりとりができるツールです。しかし、導入目的やルールをしっかりと共有できていなけれ...
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グループウェアとは - 機能や種類、メリット | できることを【図解】
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  • Office365のその他のアプリと連携できる
  • クラウド型ですぐに利用できる
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Microsoft 365はマイクロソフト社が提供しているツールです。常に最新機能が追加されるOfficeアプリやAI機能により、チームの業務を効率化できます。

Office365ユーザーであれば追加料金を支払わずに利用でき、Office365に含まれている他のアプリと連携しやすい点がメリットです。その他、カレンダー、メールといったさまざまなシステムを統合的に利用できます。

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  • 豊富な導入実績
  • シンプルでわかりやすいインターフェース
  • ファイル共有やタスク管理に対応

Chatwork(チャットワーク)は機能がとにかく豊富です。チャット機能だけでも6つの機能があります。自分だけが閲覧でき、メモやファイル置き場として利用できる「マイチャット」や、チャットをピン留めし上部に固定可能な「ピン機能」など多彩な機能を搭載。また、社外の人をグループに追加できます。

シンプルな設計で誰でも使いやすく、社内SNSや日報報告にも利用できるビジネスチャットツールです。チャット機能だけでなく、タスク管理機能や他サービスとの連携も可能。国産アプリケーションのためセキュリティ面も安心です。

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  • 豊富な外部サービスと連携可能
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SlackはDAU(日間アクティブユーザー数)が世界で1,000万人※1を超えるビジネスチャットツールです。細かいプロジェクトやチームごとに専用のチャンネルを作成し、情報を集約できます。

メッセージに絵文字で反応できるリアクション機能や、会話をまとめられるスレッド機能など、会話を整理する機能が充実。また、Google DriveやZoomをはじめ2,500以上※2の他社アプリと連携しており、通知をSlackに一元化できます。

※1 出典:Slack「Slack ユーザー数全世界で1,000万人到達!」(2022年6月27日閲覧)
※2 出典:Slack「時間を自分で管理するためのシンプルな Slack 活用法」(2022年6月27日閲覧)

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  • ワークフロー・社員プロフィール機能も搭載
  • 社内報、1on1、社内ポイントなどさまざまな社内制度が構築できる
  • ダッシュボードで組織の状態を一元管理

TUNAGはスタメン社が提供している社内SNSツールです。組織のエンゲージメント向上を目的に開発されたツールで、エンゲージ向上のためのさまざまなサービスを利用できます。

たとえば、エンゲージメント向上のための「社内制度を実現するための機能」や「利用状況を可視化できるダッシュボード」をはじめ、スタメン社のカスタマーサクセスチームがエンゲージメント経営をサポートしてくれます。

社内制度の改善PDCAも回しやすいため、社員間の交流促進以上の効果を求めている方に向いているサービスと言えるでしょう。

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※出典:リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェアの「ワークフロー機能」との違い・比較」(2022年6月27日閲覧)

目的に合わせて選ぼう

社内SNSとグループウェアの違いについて紹介してきました。似たようなツールだと認識されがちですが、利用目的が異なるため用途によって活用シーンを分ける必要があります。

また、単に導入しただけではやがて使われなくなることも十分考えられます。サービスを選定する際には比較ポイントを押さえたり、段階的に導入したりするほか、ルールを決めておくことも大切です。それらの課題をクリアしたうえで、目的にあったサービスを選ぶようにしましょう。

こちらの記事では社内SNSのサービスについてまとめています。導入を検討されている方はぜひご参照ください。

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次の記事は、グループウェアのサービスについてまとめています。合わせてご参照ください。

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