病院・医療機関向けのグループウェアおすすめ比較！解決できる課題

病院・医療機関向けグループウェアとは

グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを効率化するシステムです。そのためにグループウェアには、スケジュール管理やタスク共有、ファイル共有、掲示板といった機能が備わっています。

病院・医療機関向けグループウェアとは、病院・医療機関に所属するメンバーが業務を効率的に遂行し、スタッフ間のコミュニケーションと連携を強化するためのソフトウェアです。

病院・医療機関向けグループウェアの導入によって、医療スタッフ間での情報共有が円滑になり、業務の効率が向上します。医師、看護師、医療技術者などのチームが、シフトの調整や患者の予約管理、タスクの割り当てなどを効率的に行えるようになり、スタッフ間の連携が強化されます。

病院・医療機関で役立つグループウェアの機能

病院・医療機関で役立つグループウェアの主な機能は次のとおりです。

• スケジュール管理
• 情報共有
• タスク管理
• コミュニケーションツール
• セキュリティとプライバシー

スケジュール管理

病院・医療機関向けグループウェアには、医師や看護師のシフト管理や患者の予約管理、診察、手術、カンファレンスなど、スケジュールを効果的に管理する機能があります。これによりメンバーは、スタッフの配置や患者の予約状況を把握しやすくなります。

また、設備予約機能もあるため、会議室や医療機器の予約・確認も簡単に実行可能です。

情報共有

病院・医療機関向けグループウェアは、医療チーム間での情報共有がスムーズに行えるようにサポートします。システム内で、患者の状態や治療計画、医療記録などの情報を安全かつ効率的に共有可能です。

掲示板機能を活用すれば、重要事項の共有や、部門・チーム内での漏れのない情報交換に役立ちます。

院内ポータル機能は、診療マニュアル、最新情報、各種申請書など、必要な情報を一元管理し、簡単に検索・閲覧が可能です。緊急情報やお知らせを、迅速かつ確実に全職員に配信できます。

また、文書管理機能で、カルテ、検査結果、議事録など、さまざまな文書を電子化し、安全かつ効率的に管理できます。電子カルテや検査機器との連携も可能で、患者情報を即座に取り出し可能です。

タスク管理

病院・医療機関向けグループウェアには、医師や看護師などのスタッフが担当するタスク管理機能があります。処方箋の管理や患者の治療プランの追跡など、業務の効率化とチームワークを強化できます。

コミュニケーションツール

病院・医療機関向けグループウェアでは、チャット機能や電子メール、Web会議などを通じて、医療チームや患者とのコミュニケーションを円滑に行えます。これらのツールにより、遠隔地にいる医師や患者とも効果的に連絡を取れるようになります。

セキュリティとプライバシー

病院・医療機関向けグループウェアには、機密性の高い医療情報を適切に保護するためのセキュリティ機能が組み込まれています。二要素認証やアクセス制限、データの暗号化などのセキュリティ対策が施されていることを確認してください。

医療関係者は、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」^※を参照し、セキュリティ対策全般を適切に行うことが求められています。グループウェアの設定や運用をガイドラインに沿って見直し、継続的に改善していく必要があるのです。

また、同ガイドラインでは、医療機関がサイバー攻撃を受けた（疑い含む）際には、厚生労働省の所管省庁への連絡を含む必要な対応を行うほか、サイバーセキュリティ対策のための体制を整備する必要があることも示しています。

※参照：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　第6.0版（令和5年5月）」（2024年2月8日閲覧）

病院・医療機関における情報共有の課題

病院・医療機関では、患者情報の管理やチーム間でのコミュニケーションにおいて、認識のズレや伝達ミスといったトラブルが起こりえます。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

患者情報の漏えいリスクがある

患者情報や診療記録といった個人情報を扱うため、個人情報保護法や医療法といった法令に厳格に従うことが求められます。しかし、紙やメールでの情報共有では、漏えいおよび改ざんのリスクがあり、保存期間や廃棄方法も適切に管理する必要があります。

多職種間のリアルタイムな情報共有が難しい

病院・医療機関では、医師や看護師など、さまざまな職種のスタッフが協力して患者の診療にあたります。そのため、医療チーム間での情報共有は重要です。しかし、時間や場所の制約、職種間におけるコミュニケーションの取りづらさによって、情報共有のタイミングを合わせられず、コミュニケーションが不十分になることがあります。

情報の正確性と完全性

病院・医療機関において、患者の診療記録は正確で完全でなければなりませんが、複数の医師や医療スタッフが関与することで、情報の不一致や誤りが生じる危険性があります。

たとえば、薬の処方歴やアレルギー情報が正確に更新されないと、患者に重大な健康リスクが生じる可能性があります。情報の正確性と完全性を保つためには、入力される情報の質を保証するための厳格なプロセスと継続的な監査が必要です。

病院・医療機関の課題をグループウェアで解決できる理由

病院・医療機関では、多職種間のコミュニケーションや患者情報の漏えいリスクなど情報共有に関する課題がありますが、グループウェアを活用すればそれらの課題も解決できます。

従業員ごとのアクセス管理で情報漏えいを防げる

グループウェアを導入すると、適切なアクセス制限が可能となるため、病院・医療機関の課題である患者情報の漏えいを防げます。

従業員ごとに医療情報のアクセス権を管理したり、二要素認証を取り入れたりすることで、外部からのアクセスを防ぐだけでなく、だれがいつ閲覧したのかを把握可能です。

場所やデバイスを問わず、情報の閲覧と管理が可能

グループウェアを導入すると、部門や職種をまたいでの情報伝達がスムーズになるため、連絡ミスや伝達漏れのリスクを軽減できます。また、文書管理機能を使うと、院内で共有したい文書やマニュアルを迅速に伝えられます。

さらには、チャットや掲示板機能、Web会議機能など、状況に合わせたコミュニケーションが取れるため、多方面の課題を解決するのに役立つでしょう。

診療の安全性向上

グループウェアには、患者の基本情報や診療履歴、検査結果などのデータを一元管理する機能があります。

グループウェアを介して、患者情報や治療計画が正確に共有されることで、診療の安全性向上が期待できます。医療スタッフが患者の情報に迅速かつ正確にアクセスできるため、適切な治療やケアの提供が実現可能です。

病院・医療機関向けグループウェアの選び方

病院・医療機関向けグループウェアを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 柔軟なスケジュール管理機能
• だれにでも使いやすい操作性
• スムーズな情報共有機能
• スマートフォンやタブレット対応
• セキュリティ対策とサポート体制

柔軟なスケジュール管理機能

病院・医療機関向けグループウェアには、スタッフのシフト管理や勤務スケジュールの調整、残業管理などの機能が必要です。医療機関では、スタッフの配置変更や急なシフト変更が発生することがあるため、柔軟なスケジュール管理機能が求められます。

だれにでも使いやすい操作性

医療従事者の中には、ITリテラシーが低いスタッフもいます。そのため、グループウェアの操作性が高く、使いやすいことが大切です。直感的なインターフェースやわかりやすいメニュー構成など、利用者にとってストレスの少ない操作性が求められます。グループウェアが、シンプルな画面か、文字やアイコンの表示が大きく見やすいかなど、無料トライアルで確認するとよいでしょう。

スムーズな情報共有機能

チーム内での情報共有がスムーズに行われることは、医療機関において極めて重要です。グループウェアが、掲示板や業務報告、ファイル共有、タスク管理などの機能を備えているかどうかを確認しましょう。また、患者情報などの機密データを適切かつ安全に管理できるかも重要です。

スマートフォンやタブレット対応

医療従事者は移動も多いため、モバイルデバイスからもグループウェアにアクセスできることが重要です。グループウェアがスマートフォンやタブレット対応かを確認し、対応デバイスとOS、アプリ提供もチェックしましょう。

セキュリティ対策とサポート体制

医療機関では、患者情報などの機密データを扱うため、セキュリティ対策が非常に重要です。グループウェアが、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能を備えているかを確認しましょう。第三者認証の取得やシステムの稼働環境についてもチェックすることをおすすめします。

また、適切なサポート体制が整っているかどうかも確認し、問題が発生した際に迅速な対応が受けられるか確認しておきましょう。病院・医療機関で導入実績の多いグループウェアを選ぶと安心です。

病院・医療機関向けグループウェアおすすめ比較

病院・医療機関に多く導入されているグループウェアを紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。

• 数千〜数万ユーザーでの導入実績が豊富
• 使いやすさにこだわった設計
• kintoneやMicrosoft 365などと連携

Garoonは、安全なデータ共有とリアルタイムコミュニケーションを実現する使いやすいグループウェアです。サイボウズ Officeが中小企業向けである一方、Garoonは数千人規模の大企業を主に対象としています。

権限設定による情報管理と安全なデータ共有が特徴で、患者のプライバシーを保護しつつ、情報をスタッフへ即座に伝達可能。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも情報を確認できます。

医療・福祉業界のほか、製造業やサービス業、教育機関、自治体でも広く導入されており、データ管理とスムーズな情報共有を必要とする場合におすすめのサービスです。

• LINEとつながるビジネスチャット
• 医療・介護施設の引き継ぎや報告・相談をサポート
• スケジュールの見える化で働き方改革を実現

LINE WORKSは、LINEのUIをもとにしているため、だれでも簡単に操作できるグループウェアです。高度なセキュリティ対策やリアルタイムでの情報共有の機能が搭載されており、安全で迅速な情報共有ができます。

医療・介護業界だけではなく、IT業界や教育業界でも広く導入されており、情報を安全に管理しながら効率的に共有したいならおすすめのサービスです。

• 手頃な価格の中小企業向けグループウェア
• iPhone・Android対応アプリ
• 1ユーザー月額500円（税抜）から

サイボウズ Officeは、日本の中小企業向けのグループウェアです。「誰でもかんたんに使える」をコンセプトに開発されており、パソコンを普段利用しない方でも簡単に作業できます。

また、チャット機能やファイル共有機能を用いて、医師、看護師などの多職種間での情報共有を効率化します。医療・福祉業界だけではなく、製造業やサービス業でも広く導入されており、情報セキュリティと効率的なコミュニケーションを求める組織におすすめのサービスです。

• クラウド版とパッケージ版を提供
• 厳しいセキュリティ要件にも対応
• 安心のサポート体制

desknet's NEOは、高度なセキュリティのもとで情報共有が可能なグループウェアです。ビジネスに役立つ25以上^※の機能が標準搭載されており、主要機能はスマートフォン対応のため、いつでもだれでも使いやすいのが特徴です。

また、アクセス制限やバックアップ機能が搭載されており、情報の安全性を確保しつつ、効率的な作業を実現できます。病院・クリニック・医療機関だけではなく、製造業や金融業でも導入されており、厳格なデータ管理をしたいならおすすめのサービスです。

※出典：ネオジャパン「desknet's NEOの特長 | グループウェア desknet's NEO」（2024年2月8日閲覧）

kintone

kintoneは、30,000社以上^※1の導入実績のあるグループウェアです。ドラッグ＆ドロップ作業でシステム構築が可能なので、担当者が非IT部門でも導入〜運用できます。実際、導入担当者の93％^※2が非IT部門です。

医療・福祉業界だけではなく、卸売業や情報通信業でも広く導入されており、個別のニーズに合わせた情報管理をしたい組織におすすめのサービスです。

※1 ※2 出典：サイボウズ「kintone（キントーン）が選ばれる理由」（2024年2月8日閲覧）

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介護業界向けのグループウェアについては、次の記事で詳しく比較紹介しています。こちらもあわせて参考にしてください。

病院・医療機関向けグループウェアの導入メリット

病院・医療機関向けグループウェア導入には、次のような多くのメリットがあります。

• コミュニケーションの改善
• 情報共有と連携強化
• 業務処理の効率化
• 遠隔医療の支援
• セキュリティとプライバシーの保護
• ペーパーレス化の推進

コミュニケーションの改善

グループウェアは、医師、看護師、管理スタッフ間など、職種を超えたコミュニケーションを円滑にします。共有カレンダーやチャット機能を通じて、スタッフのスケジュール調整やカンファレンスの設定、緊急の情報伝達がスムーズに可能です。

これにより病院・医療機関のチームワークが向上し、効率的な意思決定が実現できます。

情報共有と連携強化

グループウェアの導入により、医療スタッフ間での情報共有が円滑化されます。医師、看護師、医療技術者などのチームが、患者の情報、治療計画、検査結果などをリアルタイムで共有できるため、連携が強化されます。

適切な権限管理を行うことで、必要なスタッフだけが関連情報にアクセスできるため、セキュリティを維持しつつ作業効率の向上が可能です。

異なる診療科間での情報共有もスムーズになり、患者の診療に対する迅速な対応が可能になり、より良い治療結果につながります。

業務処理の効率化

グループウェアのスケジュール管理やタスク管理機能により、スタッフのスケジュールを一元管理し、確認できます。シフトの調整や患者の予約管理、タスクの割り当て、ワークフローなどを効率的に行え、業務効率が向上します。

また、グループウェアの設備予約機能機能を利用することで、病院内の設備や機器、会議室の利用状況を一目で把握でき、予約バッティングの防止や効率的なリソース配分が実現可能です。

さらに、給与計算システムといった各種業務システムと連携すれば、バックオフィス業務を大幅に効率化できます。

遠隔医療の支援

グループウェアのWeb会議やチャット機能を活用することで、遠隔地にいる医師や患者とのコミュニケーションが可能になります。そのため、遠隔医療の提供や相談を行う際に役立ちます。

セキュリティとプライバシーの保護

医療情報は機密性が高いため、病院や医療機関向けグループウェアには高度なセキュリティ機能が備わっています。アクセス制限やデータの暗号化などのセキュリティ対策により、患者情報の安全性が保護され、医療情報の漏えいリスクを低減できます。

ペーパーレス化の推進

グループウェア導入による手書きの文書や紙ベースのファイルから電子化された管理システムへの移行は、ドキュメントの検索性と保管の効率を大幅に向上させます。電子的な記録は場所を取らず、バックアップも容易です。また、電子署名やワークフローの自動化により、文書の承認プロセスが迅速になります。

このようなグループウェアの電子的な情報管理により、ペーパーレス化が推進され、環境にやさしい医療機関の実現に貢献します。

病院・医療機関向けグループウェアで業務を効率化しよう

グループウェアは、従業員ごとのアクセス管理が可能なため、情報管理に悩んでいる企業にとっては情報漏えいのリスクを抑えて、円滑なコミュニケーションが期待できるのでおすすめです。

病院・医療機関向けグループウェアを導入する際には、アクセス管理やチャット、掲示板の機能が搭載されているか確認し、医療業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

病院・医療機関向けグループウェアを導入する際は、次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 柔軟なスケジュール管理機能
• だれにでも使いやすい操作性
• スムーズな情報共有機能
• スマートフォンやタブレット対応
• セキュリティ対策とサポート体制

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