グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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オフィススイートとは
オフィススイートとは、文書作成、表計算、プレゼンテーション作成などビジネスシーンの書類作成で必要なソフトウェアをまとめたパッケージのことです。
それぞれのソフトウェアは、単体での購入も可能です。しかしオフィススイートとして利用することで、統一感のある操作性やデータ連携のしやすさなどのメリットを得られます。
オフィススイートに含まれる製品
オフィススイートに含まれる製品は、提供元やプランによって異なりますが、一般的には次の製品が含まれています。
| 製品名 | 概要 | 代表的な製品 |
|---|---|---|
| ワープロソフト | 文字の装飾やレイアウト調整、画像や図形の挿入など、文書作成に特化したソフトウェア。 | Microsoft Word,Google ドキュメント |
| 表計算ソフト | 数値データの入力、計算、分析に特化したソフトウェア。関数やグラフ作成機能などを活用し、複雑なデータ処理も可能。 | Microsoft Excel,Google スプレッドシート |
| プレゼンテーションソフト | スライド形式で資料を作成し、発表するためのソフトウェア。アニメーションやトランジション効果を加え、視覚的に訴求力のあるプレゼンテーションを作成。 | Microsoft PowerPoint,Google スライド |
| その他のツール | メール、カレンダー、チャット、ビデオ会議など、ビジネスコミュニケーションを円滑にするためのツール。製品やプランによって含まれるものが異なる。 | グループウェアの各製品 |
オフィススイートを導入するメリット
オフィススイートを導入して得られるメリットは次のとおりです。
業務の効率化
オフィススイートを導入することで、業務効率を向上させられます。
たとえば、ワープロソフトで作成した文書を、プレゼンテーションソフトに取り込んだり、表計算ソフトで作成したグラフをプレゼンテーション資料に挿入したりできます。
コスト削減
オフィススイートは、複数のソフトウェアを個別に購入するよりもコストを抑えられます。
クラウド型のオフィススイートであれば、初期費用を抑えて利用を開始できます。ほかにも、常に最新のバージョンを利用でき、アップデートにかかる費用も削減可能。ライセンス管理やサーバーメンテナンスなどの手間も省けるため、間接的なコスト削減効果も期待できるでしょう。
コラボレーションの促進
オフィススイートは、チームでの共同作業を効率化する機能が充実しています。たとえば、複数人で同時に同じ文書を編集したり、コメント機能を使って意見交換したりできます。
クラウド型であれば、ファイルの共有やバージョン管理も容易です。チームメンバーとの情報共有がスムーズになり、生産性の向上につながるでしょう。
セキュリティの向上
クラウド型のオフィススイートであれば、データは安全なサーバーに保管され、定期的なバックアップも実施されるため、セキュリティを担保できます。また、アクセス権限の設定や二段階認証を活用することで、不正アクセスを防ぎ、機密情報を保護できます。
オフィススイートの比較ポイント
オフィススイートを比較する際は、いくつかの重要なポイントを見逃さないようにしましょう。多くの企業で利用されているMicrosoft 365とGoogle Workspaceを中心に解説します。
クラウドでの共同作業
クラウドで共同作業ができるかどうかは、チームでの利用を検討している場合に重要なポイントです。
クラウド型のオフィススイートであれば、複数人で同時に同じファイルを編集したり、コメント機能を使って意見交換したりできます。ファイルのバージョン管理も自動で実行されるため、誤って上書きしてしまう心配もありません。
機能
オフィススイートに搭載されている機能は、サービスによってさまざまです。Microsoft 365はWord、Excel、PowerPointのほか、メールソフトのOutlookやチャットツール、ビデオ会議ツールなどがあります。
一方、Google Workspaceは、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドです。そのほか、GmailやGoogle Meetなども含まれています。それぞれのオフィススイートを比較し、ニーズにあったサービスを選びましょう。
価格
オフィススイートの価格は、プランやユーザー数によって異なります。一般的に、クラウド型のオフィススイートは、月額または年額のサブスクリプション形式で提供されています。
無料プランもありますが、機能を制限されている場合が多いでしょう。有料プランは、機能やストレージ容量によって価格が異なります。予算にあわせて、最適なプランを選びましょう。
互換性
オフィススイートによって、ファイル形式や互換性が異なるのが特徴です。たとえばMicrosoft 365は独自のファイル形式であるdocx、xlsx、pptxを使用しています。Google Workspaceはこれらのファイル形式を開いたり編集したりできます。
また、Microsoft 365はWindowsやmacOSに対応していますが、Google WorkspaceはWebブラウザがあればどのOSでも利用可能です。自社の環境にあっているか確認しましょう。
サポート体制
オフィススイートのサポート体制は、製品によって異なります。Microsoft 365は電話、チャット、メールなど、複数の窓口でサポートを提供しています。
一方、Google Workspaceはオンラインヘルプやコミュニティフォーラムでのサポートが中心です。想定される運用にあわせて、サポート体制を確認しましょう。
操作性
ソフトウェアを操作しやすいか確認しておきましょう。慣れ親しんだWordやExcelを使いたいか、似ているソフトでも問題ないかは大きな差です。現場の従業員にも操作してもらって、どのソフトを導入するか検討するのがおすすめです。
オフィススイート比較8選
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※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
Microsoft 365 (旧称 Office 365)
Microsoft 365は、WordやExcelに加えコミュニケーションツールやクラウドストレージを備えたグループウェアです。Microsoft 365には次のような特徴があります。
- WordやExcelの共同編集
- Outlook、Teamsによる円滑なコミュニケーション
- Power AppsやPower Automateによるワークフローの作成
Google Workspace
Google Workspaceは、Gmail、カレンダー、ドライブなどをまとめたグループウェアです。Google Workspaceには次のような特徴があります。
- 業務効率化を促進するドキュメント、スプレッドシート、ドライブなどのアプリ
- コンテンツ制作や要約、改善提案をサポートする生成AIを提供
- ノーコードでアプリケーションを構築できるAppSheet
Lark – グッドウェーブ(販売代理店)
Larkは、コミュニケーションに必要な機能をオールインワンで提供するグループウェアです。Larkには次のような特徴があります。
- チャットを起点にメール、カレンダー、承認などの機能を連携
- ビデオ会議の録画や文字起こし、閲覧や検索に対応した議事録も自動作成
- ノーコードで業務アプリを作成可能
LibreOffice
LibreOfficeは、オープンソースのオフィススイートです。LibreOfficeには次のような特徴があります。
- ワープロ、表計算、プレゼンテーション、図形描画、データベースなどを搭載
- 洗練されたインターフェースで、直感的な操作が可能
- コメントスタイル、オプションダイアログでの検索も提供
WPS Office
WPS Officeは使いやすさ、低価格、サポート体制に優れたソフトです。WPS Officeには次のような特徴があります。
- MicrosoftのWord、Excel、PowerPointと互換性のあるソフト
- 日本語フォントやVBA機能、マルチデバイス対応などを標準対応
- WindowsとMac用のライセンスあり
iWork – Apple Inc.
iWorkは、Appleが提供するオフィススイートです。iWorkには次のような特徴があります。
- 多彩なテンプレートとデザインツールで魅力的な資料を簡単作成
- iPadとApple Pencilにて手書きのイラストや注釈を追加
- Windowsのパソコンともリアルタイムで共同作業が可能
MobiOffice – MobiSystems
MobiOfficeは、文書作成、表計算、プレゼンテーション、メール、PDFファイルの編集を1つのパッケージで提供するオフィススイートです。MobiOfficeには次のような特徴があります。
- Documents、Sheets、Slides、Mail、PDFの機能あり
- Microsoft、OpenOffice、iWorkなどの形式と互換性あり
- 有料プランの7日間無料トライアルあり
Zoho Workplace – Zoho Corporation
Zoho Workplaceは、チームの作業場を統合し、生産性とコラボレーションを向上させるオフィススイートです。Zoho Workplaceには次のような特徴があります。
- Zohoの他サービスと連携してさらに便利に
- AIやワークフローにより生産性を向上
- チームでの共同作業を促進する機能が充実
最適なオフィススイートを選ぼう
ニーズや予算にあったオフィススイートを選ぶと、業務効率化や生産性向上の効果が大きくなります。無料トライアルを活用して、実際に使い勝手を試してみましょう。また、各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。
また、オフィススイートを日本企業が使いやすいように開発されているグループウェアといったサービス群もあります。より広範な機能を提供しているため、あわせてチェックしてみてください。
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