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医療業界向け文書管理システムおすすめ比較!解決できる課題

最終更新日:(記事の情報は現在から236日前のものです)
BOXILでは、医療業界向け文書管理システムのおすすめを、医療業界で役立つ機能とともに紹介します。また、医療業界でよくある課題について、文書管理システムでどのように解決できるのか解説します。

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医療業界で活用できる文書管理システムの機能

文書管理システムとは、契約書や報告書など社内の文書をプラットフォーム上で管理できるシステムのことです。文書の作成から閲覧、保管、承認など文書に関するさまざまな操作を行えます。電子書類はもちろん、紙で保管している書類をスキャンやスマートフォン撮影によってデータ化できるシステムもあります。

企業では、少子高齢化やテクノロジーの普及もあり、DX化やペーパーレス化によって生産性を高めよう、といった流れが顕著です。医療業界も同様の流れであり、ITテクノロジーによってスタッフの負担を軽減し、生産性を高めようと動く病院や施設が増えています。

それに伴い、「医療業界向け」の文書管理システムも増えています。システム自体が医療業界の法規制に準拠していたり、電子カルテと連携できたりと、院内におけるスムーズな文書管理が可能です。

なお、文書管理システムについては次の記事で解説しています。

【2025年】文書管理システム比較!失敗しない選び方とタイプ別おすすめサービス
【総務や管理者必見!】文書の保管・管理を強化して全社での情報共有をスムーズにするために不可欠な文書管理システム。B...
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医療業界における文書管理における課題

医療業界における文書管理には多くの課題があり、悩んでいる病院も多いです。代表的な課題として次のものがあげられます。

  • 医療文書の作成・管理に手間がかかる
  • ペーパーレス化の遅れも目立つ
  • 煩雑な管理業務によるスタッフの負担が大きい

医療文書の作成・管理に手間がかかる

医療文書の作成・管理に手間がかかっている病院が多いのが現状です。実際に、診療記録や医療照会書、カルテ、同意書など、医療文書は複雑かつセンシティブな書類がほとんどといえます。スキャンデータの取り扱いに難儀している医療機関も少なくありません。

行政に提出する書面もあり、期限が決まっているものも多いため、書類の作成業務だけで多くの時間を取られる場面もあります。記入ミスや記入漏れで戻り工数が発生する可能性もあるので、できるかぎり文書作成にかかる手間を削減し、効率的に管理する仕組みが必要です。

ペーパーレス化の遅れも目立つ

医療業界では、DXによる業務効率化が遅れている組織も少なくありません。紙のカルテでの診療がメインの医療機関が多く、Excel・Wordなどでも文書を管理しており統一されていないところもあります。

取り扱う書類もさまざまで、カルテや問診票・備品の購入に関するものまで多岐にわたるため、上記のように書類の作成に、スタッフの多くの時間が取られているケースが珍しくありません。しかし、いまだに紙ベースのアナログ的な文書管理を続けている医療機関が多く、医療スタッフの業務効率の悪化を招いています。

煩雑な管理業務によるスタッフの負担が大きい

紙による複雑な文書管理により、多くの医療機関ではスタッフの負担が増大しています。もともと長時間労働になりがちな業界であるのに加えて、文書管理による手間がかさみ、記入漏れや記入ミスが発生しがちな医療現場も少なくありません。

スタッフの情報共有に時間がかかっているところも多く、医師や看護師・ソーシャルワーカーなどの連携がうまくとれず、問題が起こるケースもあります。医療文書のデジタル化による手間の削減と、スタッフ間の情報共有をスムーズにできる体制の構築が求められます。

医療業界の課題を文書管理システムで解決できる理由

医療業界における文書管理の課題を解決するには、システムの導入がおすすめです。なぜ文書管理システムで課題を解消できるのか、その理由をお伝えします。

  • 医療文書のデジタル化により管理が容易になる
  • 文書管理をきっかけにペーパーレス化・DXを促進できる
  • 文書管理にかかる手間が削減できる

医療文書のデジタル化により管理が容易になる

文書管理システムの導入によって、さまざまな医療文書をスムーズに電子化できるため、文書の作成・管理が容易になります。

紙ベースの文書管理では、印刷や保管スペースの確保・書類整理などの手間がかかりますが、電子化によりシステム上での管理が可能となれば、業務効率を大幅に改善できます。保管場所を確保する必要もなく、必要な情報をすぐに確認できる体制の構築が可能です。

さらに文書管理システムの中には、ワークフロー機能を有する製品やサービスも多いので、うまく活用すればスタッフの業務生産性も向上するでしょう。業務プロセス全体の改善にもつながります。

文書管理をきっかけにペーパーレス化・DXを促進できる

文書管理システムの導入をきっかけに、組織内のペーパーレス化を促進できます。紙ベースでカルテや問診票などの作成をしている医療機関は多くありますが、積極的にペーパーレス化を推し進め、医療文書をシステム上で管理する体制にシフトする組織も増えてきました。

また、医療DXの皮切りとして、文書の電子化に取り組む医療機関も多くあります。電子化の流れは、今後さらに医療業界全体に広まることは間違いありません。医療機関も一般的な企業と同様、市場競争にさらされているので、医療DXにより利用者の利便性を高め、市場での競争優位の確立を目指すことが大事です。

文書管理にかかる手間が削減できる

医療文書の電子化により、スタッフが必要な書類を探す手間を削減でき、情報共有もスムーズになります。高度な検索機能を備えている文書管理システムが多く、システム上で書類データを簡単にやりとりできるため、管理者による書類の確認・承認もスムーズになるでしょう。

文書管理にかかるスタッフの手間を軽減できるので、長時間労働の是正にもつながります。文書管理の煩雑さにより、既存のスタッフに大きな負担がかかっている医療機関ほど、システムの導入効果は大きいといえるでしょう。書類関連のトラブルも未然に防げるようになります。

医療業界向け文書管理システムの比較

続いて、医療業界向けの文書システムを紹介します。

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

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  • 契約書や報告書、ISO関連などあらゆる文書を一元管理できる
  • 文書は「完全一致検索」と「あいまい検索」から検索可能
  • 多少の表記揺れがあっても正確な文書を探し出せる

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が運営する文書管理・情報共有システムです。契約書や報告書、ISO文書、図面データなど社内のあらゆる文書をワンプラットフォームで管理できます。作成者や所属、契約名といった項目をファイルの属性情報として登録可能です。

シンプルなインターフェースに加えて検索性も高く、文書は「完全一致検索」と「あいまい検索」から選べます。大文字と小文字のミスや表記揺れがあっても正確な文書を探し出せます。多種多様な書類を扱う医療業界において活躍してくれるシステムといえるでしょう。楽々Document Plusはセキュリティ機能も豊富です。文書の種類によってアクセス権限を柔軟に設定できるうえ、ログによる作業履歴の保存やダウンロード・印刷禁止などの機能も搭載されています。

DenHo - 株式会社インフォディオ

  • 対象文書をスキャナーやスマートフォンで読み込むだけで文書をデータ化
  • 電子帳簿保存法の要件を満たしたことを示す「JIIMA認証」を取得済み
  • AIがカルテをはじめ医療業界で使う書類の仕分け・保管してくれる

DenHoは、株式会社インフォデュオが提供する電子帳簿保存法のクラウドサービスです。対象となる文書をスキャナーやスマートフォンで撮影するだけで、AI-OCRが自動でテキストを読み込んでくれます。書類のデータ化やカテゴリー分けまで自動で行うため、企業側は手入力の必要がありません。手書きの文書でも、アップロードすることで電子化が可能です。情報量の多いカルテの保存も容易にできるでしょう。

また同システムは、ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしていることを示す「JIIMA認証」も取得しています。取引先や日付、金額など要件を満たしたうえで書類は電子保存され、タイムスタンプも付与可能です。AIがカルテをはじめ医療業界の書類を自動で仕分け、保管してくれるため、企業の大幅なリソース削減にもつながります。

Medoc(メドック) - 富士通株式会社

  • 医療機関で使われる紙文書や電子文書を一元管理できる
  • 既存の電子カルテとの連携や同意書のステータス管理も可能
  • いつ、誰が文書にアクセスしたかのデータも取得できる

Medoc(メドック)は、富士通株式会社が運営する医療機関向けの文書管理システムです。病院をはじめ医療機関で使われる紙文書や電子文書を一元管理できるうえ、優れた検索機能によって見たいデータをすぐに見つけ出せます。既存の電子カルテとの連携や同意書のステータス管理なども可能です。タイムスタンプや電子署名も自動付与されるため、文書の真実性も担保されます。

アクセス制御やログ管理、フォルダ管理、編集といった一般的な文書管理向けの機能も豊富です。いつ、誰が文書にアクセスしたのかのデータを取得できます。編集機能では、文書を個人のデバイスにダウンロードすることなくシステム上で直接編集が可能です。学会資料や操作マニュアルなどを想定して設計されているため、多忙な医師の負担削減にもつながります。

Agatha - アガサ株式会社

  • 大学病院や研究所など3,000法人以上の利用実績をもつ文書管理システム
  • ER/ES指針をはじめとする医薬品関連の法規制にも準拠している
  • 専任コンサルタントによる伴奏支援も充実している

Agatha(アガサ)は、大学病院や研究所、製薬企業など3,000法人以上の利用実績をもつ医療・ライフサイエンス業界向けの文書管理システムです。文書の登録や検索はもちろん、ワークフロー、電子署名などをクラウド上で行えます。ER/ES指針やFDA CFR 21 Part 11といった医薬品にかかわる法規制にも準拠しているため安心です。メンバーや部署、ほかの医療機関などとの連携機能も搭載されています。

またAgathaは、サポート体制も豊富です。システムの導入支援や手順書サンプルの提供、サプライヤー監査、ユーザートレーニングなど、専任コンサルタントによる伴走支援を提供しています。クラウド基盤にはAWSを採用しており、高いセキュリティが求められるヘルスケア・ライフサイエンス分野でも安全に使えるよう設計されています。20日間の無料トライアルも提供しているため、興味のある方は一度試してみてください。

HITQUAA - 株式会社 日立産業制御ソリューションズ

  • 医薬品・医療機器業界の文書管理に特化したシステム
  • MESやLIMSとの連携で生産ラインや研究フローの手順書も円滑に作成できる
  • オンプレミス型とクラウド型の2つから選択可能

HITQUAAは、株式会社日立産業制御ソリューションズが運営する医薬品・医療機器業界向けの文書管理システムです。ER/ES指針やFDA CFR 21 Part 11に準拠したうえで、手順書や品質マニュアルなどの文書管理、文書に紐づけた教育計画の立案、記録などを行えます。

MES(生産ラインの管理システム)やLIMS(分析試験や研究開発のデータを管理できるシステム)とも連携可能です。医薬品の製造や管理、医学研究のフローなどまとめた手順書やマニュアルも円滑に作成できます。インターフェースにも優れており、文書の検索性も高いため、見たい情報がすぐに見つかります。なお同システムはオンプレミス型とクラウド型の2つから選択可能です。

ARTERIA AXIA(大病院向け) - 株式会社WorkVision

  • 「大病院の事務業務を90%削減」をコンセプトとしたシステム
  • iPadを使って電子カルテの保管や問診、予約などを行える
  • 医師や看護師が患者のバイタルを簡単に入力できる機能も搭載

ARTERIA AXIA(大病院向け)は、株式会社WorkVisionが運営する大病院向けの効率化システムです。「大病院の事務業務を90%削減」をコンセプトとしており、iPadを使って電子カルテの保管や問診、予約などを行えます。代表機能である「PDF文書機能」では、院内のあらゆる文書をiPadに集約可能です。書類を電子化したうえでiPadに直接入力し、PDFファイルとして保管できます。個別の電子サインも可能です。

ほかにも、患者がiPadから回答できる「問診機能」や、オンラインで受診予約のできる「WEB予約機能」、医師や看護師が患者のバイタルを入力できる「バイタル機能」なども搭載しています。

※出典:WorkVision「大病院の事務業務を90%削減するアルテリア(特許取得)」(2024年11月19日閲覧)

ARTERIA AXIA(看護師向け) - 株式会社WorkVision

  • 「看護師」の勤務効率化を図るために開発されたシステム
  • ダッシュボードによる勤務状況の管理や電子カルテとの連携が可能
  • インストール不要のフルブラウザ利用に対応している

ARTERIA AXIA(看護師向け)は、株式会社WorkVisionが運営する医療機関向けのシステムです。「看護師」の勤務効率化を図るために開発されており、シフト管理やダッシュボードによる勤務状況の一元管理ができます。文書管理では、電子カルテとの連携に対応しており、連携によって管理日誌のシステム反映も可能です。

1つのシステムを複数の病院・施設で利用できるうえ、インストール不要のフルブラウザに対応しています。「勤怠管理をメインにしつつ、文書管理も効率化させたい」といった病院におすすめです。

intra-mart Accel Documents - 株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート

  • 格納から閲覧、承認、保管など一連の文書管理プロセスに対応
  • スマートフォンやタブレットなどモバイル端末でも利用できる
  • 全文検索やタグ管理、検索フォルダーなど検索機能も充実している

intra-mart Accel Documentsは、文書のフォルダ格納をはじめ、閲覧、編集、承認、保管、廃棄まで一連のプロセスを行える文書管理システムです。シンプルなインターフェースが特徴で、Windowsライクな操作で簡単に文書の編集・登録ができます。

パソコンのみならず、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末でも利用可能です。全文検索やタグ管理、検索フォルダー、ディレクトリー表示など、見たい情報をすぐに探し出せる機能が充実しています。

柔軟なアクセス権限の設定や、ワークフロー連携などによって、重要文書でも慎重な取り扱いが可能です。セキュリティ対策も充実しているため、個人情報や重要情報を多く扱う医療業界でも安心して使えるでしょう。

Ennov Doc - 株式会社ディジタルメディアシステム

  • 作成から共同編集、承認、保管など一連の文書サイクルを完結できる
  • 5段階のアクセス権限によって操作可能な範囲を細かく設定可能
  • 医療業界のペーパーレス化を促進してくれるシステム

Ennov Docは、株式会社ディジタルメディアシステムが運営する文書管理システムです。作成から共同編集、承認、配布、削除、保管など、一連の文書サイクルをワンプラットフォームで完結できます。ワークフローはWordやPDFなどファイル形式に合わせて設定可能です。

アクセス権限は「発行者」「共同執筆者」「レビューア」「承認者」「閲覧者」の5つが用意されており、権限によって操作可能な範囲を細かく設定できます。割り当てられた文書はダッシュボード上ですぐに把握可能です。また、ToDoリストも作成できるため、院内の状況に応じた優先処理がどきます。さまざまな業界で導入されており、医療機関のペーパーレス化にも役立ちます。

医療業界向け文書管理システムで医療文書をデジタル化

文書管理システムはペーパーレス化のきっかけになるのに加えて、文書保管機能や検索機能により、スタッフの業務負担の軽減と生産性の向上に役立ちます。医療機関は紙ベースでの文書管理が残っている組織も多いので、紙の管理から脱却し、医療DXを進めるきっかけとして、導入を検討するのもよいでしょう。

導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するとともに、管理画面の見やすさや操作性にも注目しましょう。ベンダーによるサポート体制も重要な選択基準です。トライアル版が利用できる製品も多いので、まずは使い勝手を確認することが大事です。

なお、医療業界では文書管理システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

WP_文書管理_20230201.pptx (1).pdf
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