医療業界向けワークフローシステムおすすめ比較！解決できる課題と事例

医療業界で活用できるワークフローシステムの機能

ワークフローシステムとは、紙ベースの申請書や伝票などの処理をデジタル化できるもので、申請業務の効率化とペーパーレス化を実現できます。稟議書をはじめとした申請書類の作成から、確認・承認に至るまでのフローを効率化できるのに加えて、クラウド上で書類の共有ができるシステムが多くあります。

ワークフローシステムシステムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

医療業界におけるワークフローに関する課題

医療業界では現状において、人手不足やDXの遅れなどの課題があり、ワークフローに関する課題に関連して、ペーパーレス化を目指す医療機関も多くあります。

慢性的な人手不足

医療業界では、慢性的な人手不足に陥っているところが多く、既存の医師や看護師などの負担が大きくなりがちであり、モチベーションの低下や離職率の増加などの課題が問題視されています。また、限られた労働力で一定の業務をこなすため、生産性の低下に悩む医療機関も少なくありません。

人手不足のため、書類の申請から確認・承認といった業務の効率化が難しく、非効率な申請フローのまま運営している医療機関が多くあります。

DXやペーパーレス化の遅れも目立つ

医療業界はDXの遅れも目立っており、旧来型のシステムを使い続けている医療機関も珍しくありません。紙ベースの書類申請が一般的なところも多く、上記のように人手不足で業務効率の改善に注力する時間がなく、効率性に問題に気付きながらも、放置されているケースもあります。

ただし、近年はDXに注力する医療機関も増えている状況で、ワークフローシステムの導入をはじめとして、積極的に管理システムを利用する動きも出てきています。

医療業界の課題をワークフローシステムで解決できる理由

医療業界では、慢性的な人手不足に起因するDXやペーパーレス化の遅れなどの問題が指摘されていますが、ワークフローシステムを使えば解決できる可能性があります。

事実、ワークフローシステムの導入をきっかけに、書類申請から承認のフローが最適化され、社員の業務負担が軽減された例は少なくありません。

申請業務の自動化で既存社員の負担を軽減

ワークフローシステムでは、稟議書をはじめとした書類の申請から確認、承認に至るまでのプロセスを効率化できます。書類のやり取りを電子化することで、申請から承認までの流れがスピーディーになり、システムのリマインド機能により、申請のし忘れも防げるでしょう。

さらに、他の管理システムと連携できるワークフローシステムも多いため、書類申請を中心として、それまでの業務フローを効率化できる可能性もあります。

とりわけ人手不足に悩む医療機関では、申請業務を効率化することで、医師や看護師などがコア業務へ集中できる時間が増えるのでメリットが大きいでしょう。

医療機関のDXやペーパーレス化を促進

ワークフローシステムは他の管理システム同様、導入によってDXが促進されます。書類の作成から申請・承認までをシステム上で完結できるので、紙ベースで書類を取り扱う必要性が減り、ペーパーレス化も進むでしょう。

業務効率化のためのシステムを導入できていない医療機関にとっては、運用までに手間と時間を要するものの、その効果は非常に大きいといえます。

さらにワークフローシステムによる業務効率化で、人間の手作業によるミスも削減できるでしょう。作業の高速化を実現でき、労働生産性の向上が可能です。システムの導入前よりも働きやすい環境となるため、離職率の低下にも寄与します。

医療業界におけるワークフローシステムの導入事例

医療業界でワークフローシステムを導入している医療機関の例を、業務改善例とともに紹介します。システムの導入に関して、参考になる部分はないか確認してみましょう。

医療法人健誠会 湯田内科病院

医療法人健誠会の湯田内科病院では、医療・介護の現場では積極的にITを活用していたものの、それに付随する業務ではシステム化が遅れていました。

そこで「X-point Cloud」を導入したところ、ワークフロー化した業務が効率化・迅速化され、さまざまな場面で無理や無駄を防げるようになったようです。

とくに、稟議の決裁や休暇申請にかかる作業がスピーディーになり、職員の労働生産性が向上し、コア業務に専念できるようになりました。議事録の回覧や管理にも、同システムが役立っています。

※出典：株式会社エイトレッド「医療法人健誠会 湯田内科病院のワークフローシステム導入事例 | X-point Cloud」（2024年1月20日閲覧）

医療業界向けワークフローシステムの比較

コラボフローは、あらゆる申請業務を一貫して効率化できる、高機能ワークフローシステムです。ブラウザを使って稟議書や経費申請などの業務をスピーディーに完結できます。

さまざまな申請書類に対応しており、システム上で申請書の内容を自動で判別し、適切な承認ルートに送れるのが特徴です。途中で内容が変更されても適切な経路にスムーズに変更できるので、書類に応じて承認ルートが異なる組織でも、安心して運用できます。

また、書類の検索機能も優れており、すべての項目を検索対象にできるので、過去に作成した書類をすぐに見つけられるのも強みです。WebとExcelがあればOKの手軽さが魅力であり、専用ソフトやプログラミングは不要であり、モバイル対応で社外からの書類申請や承認もできます。

Create!Webフローは、紙ベースの申請から決裁のワークフローを、そのまま電子化できるシステムです。製造業界やサービス業界・IT業界・通信・金融・官公庁に至るまで、さまざまな業界・業種での導入例があり、医療業界でも問題なく運用が可能です。

稟議書をはじめ、総務や勤怠に関する各種届け出や、経費精算・出張費精算に関する書類など、さまざまな書類の申請に対応しています。

申請書の作成から承認時の押印まで、システム上で完結できるのが特徴で、過去の申請作業や他のシステムのデータを利用することで、スピーディーに起票できます。

承認先に設定したルートで自動回付でき、書類の作成や回覧に費やす時間・手間を大幅に削減できるでしょう。社内のペーパーレス化を実現できるだけではなく、申請・承認にかかる業務全般を効率化できます。

楽々WorkflowIIは、本格的なワークフローを簡単に実現できるサービスで、誰でもスムーズに導入・運用できるのが特徴です。クラウド版とオンプレミス版があり、電子帳簿保存法に問題なく対応しています。

あらゆる規模の事業で運用が可能で、医療業界のようにワークフローの構築に手間と時間をかけられない企業が多いところでも、その手軽さから導入が進んでいます。大企業にも対応しており、スモールスタートから、徐々に対応部門を広げていく運用が可能です。

ワークフローの統一基盤としても活用できるので、稟議書をはじめとした各種書類の申請から承認だけではなく、さまざまな業務の効率化に役立ちます。サービスベンダーによるオンラインでの製品説明や、デモ版の利用もできるので、まずは問い合わせをしてみましょう。

X-point Cloudは、申請書の入力フォームや承認ルートをノーコードで作成できるワークフローシステムです。紙の帳票イメージでそのまま情報を入力できるのが特徴で、システムの利用に関して、ユーザーの学習の手間やコストを抑えて運用できます。

すでに社内で利用している紙やExcel・Wordなどの見た目はそのままで、スムーズに電子化が可能で、システム管理の経験がない人でもワークフローの構築・運用ができます。

グループウェアをはじめ、さまざまな外部システムとも連携できるので、書類の情報を自動送信したり、外部からワークフローを操作したりといった使い方も可能です。医療業界をはじめ多くの業界で導入されており、高い評価を得ています。

SmartFlowは、2週ごとに機能が追加・改善されているワークフローシステムで、ユーザーの要望に応える形で進化してきたのが特徴です。日本の組織にマッチした稟議の申請から、報告業務のサポートに適した機能が多く実装されており、業界・業種や事業規模を問わず導入ができます。

ユーザーの要望に応える形で機能が追加されているので、細かい部分にも配慮が行き届いた構成であり、利用環境に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。近年はChatGPTなどのAI技術も盛んに導入しており、今後さらにワークフローを自動化・効率化できる機能が実装されるでしょう。

申請フォームや承認フローの作成・設計はもちろん、担当者による提出依頼機能や管理台帳機能なども充実しており、ダッシュボード機能による業務改善も可能です。

らくらく申請WFは、あらゆる申請書に対応しているワークフローシステムで、従来の運用形態そのままに、申請書の作成から申請・承認までの流れを効率化できます。

30種類を超えるテンプレートが準備されており、申請書のイメージを取り込むことで、紙ベースの申請書をそのままワークフローで利用可能です。標準的なテンプレートに加えて、既存の様式に合わせて書式を変更できるので、申請の流れをスムーズに電子化できるでしょう。

設定がしやすく変更が容易な承認フローを構築でき、途中で承認者が変更された場合でも、後任者に自動で再設定されます。代理申請やメール通知機能をはじめ、数多くの機能が利用できます。

ALIVE SOLUTION WF - 三菱電機ITソリューションズ株式会社

ALIVE SOLUTION WFは、申請書の作成から承認にかかる基本的な機能はもちろん、柔軟なルート設定が可能な汎用ワークフローシステムです。管理画面を含む本格的なデザインが可能で、承認ルートを自在に構築できます。

そのまま利用できるテンプレートも多数搭載されており、人事システムや給与システムともスムーズに連携が可能。さらに既存の構築事例をベースとして、柔軟にシステムの拡張ができます。サービスベンダーのシステムインテグレーターとしての経験に基づいた、手厚いサポートを受けられるのも魅力です。

環境に合わせて最適な機能構成で導入できるので、まずは問い合わせをしてみましょう。

リシテア/汎用ワークフロー - 株式会社日立ソリューションズ

リシテア/汎用ワークフローは、各種申請書の処理はもちろん、ファイル添付や進捗確認、申請ルートの定義など、社内手続きの省力化をサポートしてくれる汎用ワークフローシステムです。

帳票の項目や承認経路などを自由に定義でき、経路の途中まで進んだ場合でも、柔軟に経路変更ができます。

また、人事系で必要となる各種申請帳票のテンプレートが豊富に準備されているので、スムーズに導入・運用を始められるでしょう。運用体制に添って自由に画面上から修正も可能です。

医療業界向けワークフローシステムで業務負担を軽減

ワークフローシステムを導入すれば、稟議書をはじめとした各種申請書類の取り扱いを効率化でき、スピーディーに確認・承認作業を完了できます。

医療業界は人手不足を背景に、申請書をはじめとした作業効率化に手が回らないところも多く、非効率な承認ルートのまま運営されているケースは珍しくありません。

この機会にワークフローシステムを導入し、申請書の作成から承認までの流れを効率化するとともに、組織内のペーパーレス化を実現しましょう。

また、システムを選ぶ際には機能性や使い勝手はもちろん、サービスベンダーのサポート体制などにも注目が必要です。環境に合ったシステムを導入し、スタッフの業務負担を軽減しましょう。

医療業界ではワークフローシステムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみましょう。

• 医療業界向けグループウェア
• 医療業界向けERP