【2025年】文書管理システムのおすすめサービス

Ridoc Smart Navigator V2は、リコージャパン株式会社が提供する文書管理システムです。多様なアプリケーションや複合機と連携し、ドキュメントの電子保存・管理・検索・活用・共有を可能にします。文書登録は簡単なドラッグアンドドロップ操作で行え、検索機能ではサムネイル形式で直感的に文書を特定できます。 閲覧と編集はWordやPDF形式の文書をビューアで確認でき、編集時にはバージョン管理が可能です。情報共有では複数のドキュメントの一括印刷に対応し、社内通知も簡単に行えます。 また、電子帳簿保存法に対応し、改ざんチェックツールも搭載されています。ユーザーインターフェースはWebブラウザと専用ソフトウェアの2種類を提供し、用途に応じて使い分けが可能です。導入コストが低いWebブラウザ版と、多彩な機能を備えた専用ソフトウェア版があり、業務の効率化をサポートします。

電子帳簿保存法に対応しているFullWEBは、株式会社コネクテッドが提供する文書管理システムです。ExcelやWord、PowerPointなどのファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、「属性抽出」機能によりファイルの属性が自動で登録されます。そして、ファイル名や内容からキーワードが抽出されるため、必要な情報に迅速にアクセスできます。複数部署の文書を一元管理すれば、社内情報をスムーズに集約・共有できるようになるでしょう。 登録したファイルの保管も「フォルダ自動作成機能」で効率的に行えるうえに、文書の更新情報は「メール通知機能」で手軽に把握できるので、整理にかかる時間と手間が削減可能です。また、CADと連携して図面の管理もできます。 英語・中国語にも対応しているため、海外に拠点がある企業やグローバル企業におすすめです。

Bank Invoiceは、電子帳簿保存法に対応した請求書データ電子取引システムで、取引データの統合による一元管理で経理の負荷をなくし、紙やPDFによる管理を必要しないで双方向のデータの送受信を可能にします。フリーランス、ベンチャー企業から大企業担当者まで幅広く利用が可能で、機能制限なくWindowsでもMacでも利用することが可能です。全履歴の電子取引でPDF化や電子署名も不要になります。

【MJS e-ドキュメントCloud】は、取引文書や契約書の電子化を実現する電子帳簿保存法対応のクラウドサービスです。 【MJS e-ドキュメントCloud】は、大きく4つの機能群から構成されています。 ◎各種書類をクラウドに保管登録する「MJS e-ドキュメントCloudキャビネット」 ◎AIによるアップロード文書の内容解析と項目入力支援が可能な「MJS e-ドキュメントCloud AIentry」 ◎契約書面の社内承認から電子契約締結までオンラインで完結できできる「MJS e-ドキュメントCloudサイン」 ◎保管済み文書の検索やアクセス権管理を行う「書類管理機能」 「MJS e-ドキュメントCloudキャビネット」と「MJS e-ドキュメントCloudサイン」を併用いただくことで、請求書や契約書などの電子保存書類をはじめ、さまざまな文書を一元管理することが可能になります。 アップロードされたデータはすべて日本国内のデータセンターで保管されているので、改ざん防止策としてタイムスタンプ付与と一括検証機能も備えています。

MOT文書管理へインボイス（請求書や領収書）をアップロードすると適格請求書発行事業者番号をOCRで読み込み、国税庁「適格請求書発行事業者公表システム」と自動で照合します。登録されていない場合はエラー通知してくれるので手動で確認する必要がなくなります。

富士フイルムビジネスイノベーションが提供するXerox® DocuShareは、デジタルトランスフォーメーションを推進するドキュメントマネジメントソフトウェアです。 ビジネスプロセスをデジタル化し、自動化、そして管理するためのコンテンツ管理プラットフォームとして設計され、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX化）を促進し、生産性の向上と作業の効率化を実現します。さらに、情報管理とコンプライアンスの徹底により、ビジネスコンテンツのライフサイクルを通じて、分類、保存、整理、管理を行い、機密データの保護とリスクの最小化を図ります。また、強力な検索機能により、PCやデジタル複合機、モバイル端末など、オンライン・オフラインを問わず、ビジネスに不可欠なコンテンツを探し出すことが可能です。ルーティングルールやコンテンツルールもユーザー設定が可能です。 DocuShareは、文書レベルでのコラボレーションを促進し、部門や分散したチームが効率的に作業できるようにサポートします。取引先とのドキュメント共有や配信、モバイル対応など、多彩なソリューションとサービスを提供し、ビジネスの規模を問わず生産性の向上を強力にサポートします。

PDFやワード（Word）、エクセル（Excel）で作成した営業資料や請求書、注文書などあらゆるドキュメントの安全な共有と管理をワンパッケージで提供するクラウドサービスです。 ≪おすすめポイント≫ ■安全&簡単にファイル共有 ドキュメントアップロード時に自動でウイルスチェック。上司が宛先や内容をダブルチェックし、簡単な操作で社外に共有可能です。 ■ノーコードの承認ワークフロー 社内の稟議申請や社外へのファイル共有前の上司承認などの回覧フローをドラッグ&ドロップの簡単な操作で自由に作成可能です。 ■電子帳簿保存法にも対応 電子帳簿保存法の要件を満たした環境で請求書や注文書データを保存可能です。

（BOXIL編集部／責任編集） SFS Lite PLUSは、立山科学株式会社が提供するイメージ管理システムです。紙文書や電子文書を一つのシステムだけで一元的に管理できます。 帳票ごとに事前設定したジョブボタンを利用でき、スキャナの操作もワンボタンで完了するため、現場担当者の習熟度を問わず利用できるのが特徴です。 また、顧客番号などの共通インデックス検索や属性情報の自動連携により、複数の帳票から目的の書類を横断検索できます。電子帳簿保存法対応のオプションも用意されており、法令遵守の情報管理を実現できるのもメリットです。

（BOXIL編集部／責任編集） 株式会社クレオが提供するQuickBinderは、社内のあらゆる文書を一元管理し、高度な権限設定や承認ワークフローで安全に共有できる文書管理システムです。 契約書や図面、社内報、マニュアルなどを一元管理でき、可変属性設定により専用の業務システムとしても利用できます。承認ワークフローや高度なアクセス権、全文検索などを備えているため、複雑な業務プロセスへの柔軟に対応できる点も特徴的です。 紙の文書や図面を複合機やスキャナで手軽に電子化でき、登録後は保管先や登録日、ファイル名で簡単に検索可能。個人のPCで作成された文書も共有可能で、情報の一元管理により組織全体での効率的な情報共有が実現するでしょう。 アクセス権の設定やログ取得により機密性も確保され、組織・部署を越えて多機能なファイルサーバーとしての利用も適しています。閲覧制限や操作制限、保管期限管理などにより情報漏えいや誤った資料の使用リスクが低減し、迅速な情報アクセスも実現します。 内部統制の強化やペーパーレス化を支援し、電子帳簿保存法対応などコンプライアンス面でも安心できる高い信頼性を備えているサービスです。

（BOXIL編集部／責任編集） HGPscanServPlusは、株式会社ハイパーギアが提供する文書管理システムです。ネットワーク内の監視フォルダにファイルをアップロードするだけで、PDF変換や書類の電子化に伴うフォルダ振り分け、ファイル名の変更といった煩雑な作業が自動化されて効率的にフォルダへ格納されます。情報システム部門の負担軽減やヒューマンエラーの削減にもつながります。 高性能な文書取り込み機能を搭載し、OCRやQRコード、バーコード、スキャンなどの正確な処理が可能です。取り込まれた書類はクラウドサーバーに保管されるので、高性能な検索機能により業務効率を大幅に向上させます。 さらに、自動で処理される高圧縮や回転・傾き補正、白紙除去、エリアOCR、タイムスタンプ、電子署名などが、文書の取り込みから保存までのプロセスを強力にサポートします。 セキュリティ機能も充実しており、PDFセキュリティ機能やダウンロード禁止、有効期限機能に加えて、オプション利用によりパスワード設定や閲覧制限付きPDFの作成、タイムスタンプ付与による電子帳簿保存法対応など、企業のセキュリティ対策や法令遵守を支援します。 また、サーバーソフトウェアとして動作するため、ユーザー数や拠点数を問わず利用でき、さまざまなメーカーの複合機やスキャナーとも連携可能です。 社内の複数部署で一括導入する際も柔軟に対応でき、買い切りライセンスのため長期的に利用するほどコストメリットが大きい点も特徴です。そのため、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。