【2025年】文書管理システムのランキング！おすすめサービス

NotePMは、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな情報を一元管理できる社内ナレッジツールです。 専門知識がなくても扱える高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも作成可能です。ファイルの中まで検索できる全文検索、スマートフォンやタブレットでの操作も可能で、ほしい情報をすぐに見つけられます。 さまざまなセキュリティ対策・運用を実施し、大切なデータを守りながら、柔軟なアクセス権限よるスムーズな情報共有をサポートします。情報の蓄積・共有に優れた社内版Wikiとして、組織パフォーマンス向上を目指せるサービスです。

【クラウドサイン】は「印鑑レス」＆「ペーパーレス」な取引を実現する電子契約サービスです。累計契約送信件数1000万件超の実績！(2022年5月時点) ＜何ができるのか？＞ 今、印鑑を押す必要があるために「ペーパーレス化」できずにいる契約書類や、申込書・発注書などを完全にデジタル化することができ、業務効率の改善や生産性の向上、印鑑の無断利用や偽造、紛失・破損などのリスク回避が可能となります。 ・コスト削減 電子契約は印紙不要。「紙」「郵送費用」も必要なくなります。 ・無駄な作業の削減 プリントアウト、製本、押印、封入、郵送、回収の手間が不要に。 PDF書類をクラウドサイン上にアップロードしてメールアドレスを指定して送信するだけ。 送った書類は、クラウド上に保管されているため「検索」や「状況の可視化」も可能です。 ・回収速度UPによる「収益化サイクル」の加速 紙に押印して郵送しあう方式では、最短でも数日。長くかかると1ヶ月ほどかかる場合もあります。 クラウドサイン上で締結される書類の6割は24時間以内に双方合意の上、回収完了しています。 例えば営業が受注してから契約書類を回収するまでのリードタイムが最短数分まで短縮されます。 ・保管 & 管理 &共有の利便性 「あの契約書、どうなったっけ？」「前の契約時の条件を見たい...」など契約書を確認したい時の手間を削減できます。クラウドサインで締結した書類は、クラウドサイン上に自動で保管されるため、いつでも検索可能。締結時にCC機能を使えば、営業担当者が対応中の発注書を取引先が「合意締結」したタイミングで管理部担当者にも通知を飛ばせるなど、情報共有の手間や抜け漏れも回避可能です。 その他、「デジタルだからこそ可能」な便利機能がたくさんあります。 こんなことできないの？　他社の活用事例は？など、お気軽にお問い合わせください。

Confluenceは世界で75,000社以上に活用されている、あらゆるチームのためのナレッジ共有プラットフォームです。チームはあらゆるプロジェクトやアイデアの作成、記録、共同作業を行うことができます。 Confluenceページでは、ホワイトボードやデータベース、ビデオなど、あらゆる種類のコンテンツを含む動的なページを作成できます。すべての作業を一箇所に取り込み、ツールの切り替えを減らし、集中力を高めることができます。また、Confluenceには無数のテンプレートが付属しているため、初心者の方であってもベストプラクティスやフレームワークに従った文書をすぐに作成することができます。 Confluenceを導入したチームは、迅速な意思決定を行い、足並みを揃え、より多くのことを達成することができます。

【SaaS型ワークフロー大企業市場シェア「No.1」（※1）】 ※1　出典：テクノ・システム・リサーチ ｢SmartDB(スマートデービー)｣は､大企業向け業務デジタル化クラウドです。 「デジタルの民主化（※2）」をコンセプトに現場主体で業務プロセスの完全デジタル化を実現できる､ワークフローとWebデータベース機能を備えたノーコード開発プラットフォームです。 =====【 下記のお悩みをお持ちの方は今すぐご相談ください！ 】===== ■業務部門の方 ・業務をデジタル化したいが、情報システム部門が忙しく相談できない ・小さなシステム改修だけでも、莫大な費用・時間がかかるため諦めている ・部分的な業務デジタル化に止まっており、手作業や目検などアナログ作業が残っている ■情報システム部門の方 ・既存システムの運用や現場部門からの依頼など、対応すべきことが多く手が回らない ・慢性的な人材不足、経験者不足に陥っている ・ベンダーのコントロールなど、付随業務が主な仕事になってしまっている =====【 SmartDBの特徴 】===== ■業務部門自ら簡単に業務デジタル化 　ドラック＆ドロップなどPC画面上の簡単な操作だけで、すぐに業務アプリケーションが作成できます。 　また、業務デジタル化を実現するための標準機能を備えており、 　バックオフィス業務からフロント業務まで、全社プラットフォームとしてご利用いただけます ■大企業の複雑な業務フローにも柔軟に対応 　SmartDBは大企業に特化したクラウドサービスです。 　大規模な組織ならではの複雑な業務フローのデジタル化に対応します。 ■他システム連携 　SmartDBは多くの業務領域をカバーしますが、より高度な業務デジタル化を実現するため、 　他システムとの連携を容易に実現する豊富なAPI機能を備えています。 　多彩な連携により、経営にとって重大な役割を担う基幹システムのフロントシステムとしての活用も可能です。 ※2　「デジタルの民主化」とは ①非デジタル人材のデジタル人材化 　最も業務に精通する現場部門が”市民開発”をおこなうことにより「自分もデジタルで業務プロセスを変えられる！」という自信と確信が得られます。現場のExcelレベルのIT知識を持つ人材が変革を担うデジタル人材として次々に育ち、DXを支える企業カルチャーとなります。 ②旧態依然としたIT産業構造の改革 　SIerへ丸投げのウォーターフォール型システム開発から脱却。踏襲され凝り固まった業務プロセスから、柔軟で利用しながら改善していくスパイラルアップ型の業務プロセスへ構造的な改革がおこなわれます。 IT産業構造の改革により大企業のDXの土台作りを実現します。

『楽々Document Plus』 は、契約書やISO文書など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。 「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポートします。 ＜特長＞ 【らくらく検索 ＆ サクサク表示】 高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビュワーで、求める情報をスピーディーにいつでも、どこからでも探し出せる。Word、Excel、PPT、PDFなどファイル形式は不問、キーワードに一致しなくても、あいまい検索で漏れなく探せる。どのブラウザ／タブレットからでも同じようにビュワーで閲覧でき、場所や場面に影響されない働き方を実現。 　 【かんたん登録】 ワークフロー機能を標準搭載し、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能で、煩わしいファイリング作業からも解放。 画面上からの登録だけでなく、複合機で電子化したファイルを自動登録したり、外部システムからCSV出力されたデータを自動で登録するということも可能。 　 【万全のセキュリティ】 アクセス制御で厳格なセキュリティ管理ができるだけでなく、ファイルの印刷／ダウンロード制御や透かし文字の挿入など持ち出し制御にも対応。アクセスログ管理も装備し、情報漏えい対策も万全。 　 【業務に合わせた充実の機能】 契約書の更新時期をメールで通知し、自動更新にも対応。 版管理や定期的見直し、配布などISO9000/14000要求事項を網羅。 電子帳簿保存法（e-文書法）のスキャナ保存、電子取引にも対応。 ※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせください。

invoiceAgentのおすすめポイントは、帳票の仕分けから管理までを一括で行える点と、活字／手書き文字を高精度に読み取りデータ化できる点です。 さまざまな帳票の仕分けや保管、検索、他システムとの連携を行えます。さらに、取引帳票の送受信から管理までを一括で行えるほか、最適な帳票フォーマットをそのままに、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能です。 活字／手書き文字を高精度に読み取り、データ化できます。独自の処理機能によって、システム入力の正確性向上と目視確認の作業コストを削減可能です。また、商取引における契約の確認や署名、管理も行えます。

PDFやワード（Word）、エクセル（Excel）で作成した営業資料や請求書、注文書などあらゆるドキュメントの安全な共有と管理をワンパッケージで提供するクラウドサービスです。 ≪おすすめポイント≫ ■安全&簡単にファイル共有 ドキュメントアップロード時に自動でウイルスチェック。上司が宛先や内容をダブルチェックし、簡単な操作で社外に共有可能です。 ■ノーコードの承認ワークフロー 社内の稟議申請や社外へのファイル共有前の上司承認などの回覧フローをドラッグ&ドロップの簡単な操作で自由に作成可能です。 ■電子帳簿保存法にも対応 電子帳簿保存法の要件を満たした環境で請求書や注文書データを保存可能です。

「GMOサイン契約レビューパック」は、電子印鑑GMOサインのオプション機能です。 契約書作成・レビュー・承認・契約締結・締結後の文書管理まで、契約にまつわる業務を、まるっと一元管理することが可能です。 ⚫ 契約書作成・レビュー・承認・契約締結・締結後の文書管理までを一元管理。 ⚫ 過去の契約書・新規の契約書を集約し、全ての契約書をまとめて管理。 ⚫ 契約ステータスの可視化により、生産性が大幅に向上。

Microsoft 365のおすすめポイントは、WordやExcelを同時に共同編集できる点、OutlookやMicrosoft Teamsにてコミュニケーションを円滑にできる点です。 多くの企業で導入されているWordやExcelがSaaSにて提供されているため、時間場所を問わずに編集できるのはもちろん、同一のファイルであっても複数人が同時に編集可能です。また、1ユーザーあたり1TBご利用いただけるOneDriveやMicrosoft Teamsと組み合せれば、ファイルのアップロードおよびダウンロードの工数がかかりません。 また、Outlook、Microsoft Teamsなど社内外のひとと連絡をとるためのツールも充実。メールやチャットでのやり取りはもちろん、カレンダー、Web会議など多くのコミュニケーションツールと組み合せて利用できます。 Power Apps でアプリ、Power Automate でワークフローを、簡単に作成することもできます。 Officeシリーズをこれまで多用してきた企業はもちろん、コミュニケーションコストを減らしたい企業にもおすすめのサービスです。

Adobe Acrobatのおすすめポイントは、管理者の負担を軽減できる点と、安全安心にさまざまな文書業務を効率化可能な点です。 まず、管理者の負担軽減ですが、組織の変化に応じて利用者を自由に変更できます。ライセンス追加や割り当て、付け替えなどを1つの管理画面から行えるほか、誰がどの製品を使用しているかの把握も可能です。 次に、業務効率化の観点ですが、大きなポイントはクラウド機能です。PDFはこれまでローカルで保存され、修正・加工・共有がしづらいものであると思われがちでした。しかし、Adobe AcrobatはPDFというデジタルの紙の価値を最大限発揮することを支援します。クラウド上でPDFを操作できるので、例えばデバイスを問わず複数人が同時にPDFへコメントを追加したり内容を確認したりできます。また、電子サイン機能を使用し、手書きの署名や押印が必要だった契約、承認業務の電子化も行えます。 また、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど既存システムとの連携性にも富んでおり、ワークフローを大きく変えたい企業でも、変えたくない企業でもどちらにも対応したソリューションです。