オンラインストレージを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

・オンライン上のストレージ
・データへのアクセス
ストレージとはデータを保存するスペースのことです。写真や動画のデータを一定上限までいれてしまうとそれ以上は入らなくなるので、逐次データを削除して適切な空きを作る必要があります。企業規模に応じてストレージそのものの容量も変更することが求められます。
オンラインストレージとはストレージをオンライン上、ネット上にて利用するサービスのことです。「オンライン上のストレージ」ゆえにいくつものメリットが生まれていますが、場所・時間・デバイスに限定されずに閲覧・編集ができるのでより柔軟なデータ処理が行えます。

・オンライン上で保存
・アップロードとダウンロード
・オンラインで共有
オンラインストレージの主な特徴は上記の3つです。「オンライン上で保存」はオンラインストレージの定義とも言える大きな特徴です。オンラインのサーバーを借り、そこに写真や音声、Officeデータといったデータをアップロードすることで保存します。オンラインであるため、社内で保存したデータであっても、簡単に社外からアクセスできます
また、自社にサーバーを設置せずとも利用できるので、管理にかかる労力や費用がカットできます。インターネットに接続できる環境さえあれば、「アップロートとダウンロード」ができます。営業等で社外からデータをダウンロードしたいときにも役立てることが可能です。これに関するメリットに「オンラインで共有」することもあげられます。一人で作業したデータを全員に共有させたいときには、このストレージにアップさせるだけで共有ができます。今までのように、わざわざオフィスに戻ってデータを上げる必要や、メールでデータを添付する必要はありません。
また、データはオンライン上にあるので、パソコンでなくてもスマホやタブレットからも簡単に閲覧や編集ができます。 いつでもどこでもアクセスできることがオンラインストレージの特徴です。

・どこからでもアクセス
・共有が容易
・新たな保存先
「どこからでもアクセス」できるようにするためにはオンラインストレージは欠かせません。今までは社内のサーバーにいちいちアクセスしていたものをこれからは社外からでも簡単にアクセスできるようになります。
また、オフィスの移転時にはサーバーを移転する必要はありません。移転先ではサーバーにログインするのみで準備が完了するので、利用が開始できるので新たなコストがかかる心配もありません。
「共有が容易」である点もオンラインストレージを必要とするポイントに値します。従来では部署や担当ごとに、文書やデータの管理が分断されていました。オンラインストレージでは、これを一箇所に集め簡単な操作を行うだけで共有できます。わざわざメールでファイルを添付することなしでそれもリアルタイムにデータを共有できます。
また、オンラインストレージは「新たな保存先」としても使えます。バックアップの保存先やサーバーを用いないときの保存先として利用することで、より柔軟にデータを保存したり復元したりできるようになるでしょう。

・いつでもどこでもアクセス
・簡単共有
・一元管理
「いつでもどこでもアクセス」できるのはかなり大きなメリットなのではないでしょうか。オンラインは24時間365日稼働しているので、自分の都合のいい時にいつでもアクセスできます。たとえ、深夜であってもアクセスできるので、緊急時でも心配がありません。オンラインでさえあれば場所は限定しないので、自宅はもちろん、出張先などでも作業を行えます。オンラインで繋がっていれば「簡単に共有」可能です。共有のボタンを押すのみで共有できます。
反対に閲覧や編集を制限することもできるので、部署ごとに制限したいときや幹部にしか公開したくないときにも問題ありません。それにあわせてデータを「一元管理」することもできます。今までは各部署や各支店ごとにデータを管理していたので、データがほしいときには各担当に問い合わせていちいち送ってもらう必要がありました。しかし、オンラインストレージを利用すれば、会社内・全国がオンラインでつながるので、一箇所にデータを集めることができます。

・カスタマイズが困難
・セキュリティリスク（サーバー、サイバー攻撃）
・障害への対応
「カスタマイズが困難」な点は1つのデメリットしてあげられます。オンラインストレージはデータを管理するサービスなので、目的のデータへ迅速にアクセスできることが重要です。そのため、インターフェイスが多くのサービスでカスタマイズできないのはデメリットと言えるでしょう。もちろん、そのままでも利用しやすいように改良は重ねられてはいますが。
他のデメリットとしては「セキュリティリスク」があげられます。オンラインで操作するので、インターネットを介してデータが破損、改ざんされるサイバー攻撃は脅威です。サイバー攻撃でなくても、サーバーを管理している場所それ自体が危険であればデータが失われる可能性があります。あらかじめ、バックアップを取るなどして対策を取りましょう。「障害への対応」を怠ると、もしものときに想定外の損失を受けることがあります。普段から気をつけておきましょう。

・容量
・共有
・セキュリティ
一番の注目ポイントは「容量」ではないでしょうか。オンラインストレージは個人用から法人・事業用まで幅広く揃えられており、サービスやプランによってその容量が異なってきます。その点から企業規模に見合った容量をまかなえるかを調べておくことは重要です。オンラインストレージのメリットである「共有」のしやすさも比較すべき対象です。共有するときにはボタンを押せば共有できるのか、リンクを共有するのみで共有できるのかといった観点で見ていきましょう。
反対の視点として、どこまで共有を制限できるのかも考えておくべきです。情報流出の可能性を最小限に抑えるためにも、共有する範囲が抑えられるようになっているべきです。

そして「セキュリティ」は想像以上に重要な項目です。企業の命とも言えるデータを預けておく場所なので、万が一にも備えられたサービスかどうかをよく調べる必要があります。ある程度は自分でカバーできますが、極力は手をかけないで管理したいので、このあたりの機能が手厚いかどうかはぜひ比較していきましょう。

・セキュリティ
・試しに使ってみる
「セキュリティ」は成功するためのものというより、失敗しないためのものです。自社側で処理できない障害が生じたときのためにサポート法を確認しておくことで、データが失われてしまう恐れを最小限に食い止めることができます。2段階認証やSSL認定はあるのか、サーバーは24時間監視されているのか、有人で監視されているのかなど、セキュリティを保証する指標はいくつか存在するので丁寧に見ていきましょう。
それから、導入を確実に成功させたいのならば「試用」することは必須です。導入してからイメージと違うことに気がついたとしても、導入分のロスが大きく他サービスの再導入は困難です。インターフェイスは快適に扱えるか、機能は必要十分に揃っているかなどをあらかじめチェックしておきましょう。
幸いオンラインストレージは低い容量であれば無料で体験できるものも少なくないので、UIや機能面の最終チェックとしてお試しすることを強くおすすめします。