出張なびは、企業の出張手配・管理をクラウド上で一元化できる出張管理システム(BTM)です。出張費の削減や旅費精算業務の効率化、出張データの見える化や出張者の安全管理が課題となっており、それらの出張関連業務をトータルで支援します。多言語表示オプション機能(有償)を搭載すると、出張なびの表示言語を、日本語・英語・中国語(簡体字)の3か国語からの切替が可能になります。
出張なびでは出張に必要な各種チケットやサービスをワンストップで手配可能です。社員はシステム上で出張の事前申請から承認取得までを完結でき、承認後はそのままJRの新幹線や特急券、国内線・国際線航空券、宿泊施設、レンタカーなどの予約まで可能です。
複数の予約サイトを個別に利用する手間を省き、インターネット環境さえあれば24時間いつでもパソコンやスマートフォンから操作できます。航空券や新幹線はチケットレス対応で事前の受取が不要なので、急な予定変更時もスムーズに手配できます。
管理者向け画面では出張申請の承認や手配内容の確認権限を付与でき、企業の出張規定に沿った利用統制を実現可能です。予約された出張の実績データは管理者が検索・閲覧でき、チケット代や利用日、出発地・目的地、利用者部署名といった情報を含むCSVレポートを出力できます。これにより部署別の出張コスト集計や分析にも活用できるでしょう。
また、出張なびは他システムとの連携にも対応し、社内外での業務効率化をさらに拡張できます。経費精算システムと連携し、出張なび経由で購入したチケット情報を自動的に送信可能です。金額だけでなく利用交通機関や発着地のデータまで連携されるため経費精算の手入力を省き、出張規程違反の検知などガバナンス強化にもつながります。ほかにも、危機管理クラウドサービスとの連動により、有事の際には出張者の渡航先情報を即座に把握して安否確認を行う仕組みも備えています。
出張なびで予約した旅程情報は自動連携され、出張者にチャット形式で連絡することや、航空便・宿泊先から対象者を検索するといった操作が可能です。
このように、出張なびは企業の出張手配に関するあらゆる要素を一括管理し、申請から手配・精算・リスク対策まで網羅しています。出張業務の効率化とコスト適正化、そして安全管理の高度化を実現できるでしょう。
出張なびは鉄道・航空券・宿泊・車両など多岐にわたる出張手配を一元管理可能なことが特徴です。東海道・山陽新幹線の「エクスプレス予約」やJR全線の「ビジネスえきねっと」、国内航空各社の法人向けWebサービス、宿泊予約サイト(じゃらんコーポレートサービス/ベストリザーブ宿ぷらざ)などの主要な予約システムと直結し、すべて出張なび上から利用可能です。
各種チケットは法人契約による割引運賃・料金で手配でき、宿泊料金も法人専用プランを含めて検索・予約できます。さらに、自社の国内パッケージ商品「赤い風船」のセットプランにも対応し、出張に必要な交通と宿泊をまとめて手配できます。
出張先でのテレワーク環境を確保するため、JR西日本の「+PLACE」をはじめ全国の提携ワークスペースもオンライン予約が可能です。
万が一オンラインで手配できない特殊なチケットがある場合でも、専任のオペレーターがリクエストに応じて代行手配する体制が整っており、社内からのさまざまな出張ニーズにワンストップで対応できます。
出張なびには出張申請と承認のワークフロー機能が組み込まれており、企業の出張規程に沿った事前統制が可能です。社員は出発前にシステム上で「出張申請」を起票し、上長などの承認者にオンラインで申請を回せます。
承認・否認の処理もシステム上で完結するため、紙やメールで稟議書を回す手間を省き、承認後はスムーズに予約手配に移行できます。さらに、出張なび上で手配済みの内容を管理者が確認できる「手配内容確認機能」も備えており、誰がどの経路・便を予約したかを後追いチェックできます。
このように事前の許可と事後の内容確認をセットで行うことで、不適切な手配の防止や社内ルール遵守の徹底につながり、出張ガバナンスを強化できます。
出張なびを利用することで、出張旅費の社内精算フローも簡素化されます。出張なび上で手配した交通機関の料金や宿泊費などは、すべて提供元である日本旅行から企業向けに一括請求されます。社員が各出張のたびにチケット代を立替払いし、後日経費精算する必要がなくなるため、社員の金銭的・事務的負担を軽減可能です。
また、宿泊費については企業一括精算と現地払いを選択できる柔軟性があり、社内規程や運用方針に応じて精算方法を設定可能です。
法人カードや請求書による集約決済に対応した仕組みによって、経理部門における旅費精算処理も大幅に効率化します。