販売管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業におすすめの販売管理システムとは
販売管理システムとは、商品の販売に関わる業務を可視化・効率化できるシステムのことです。受注管理や在庫管理、売上管理といった業務の情報をひとつのシステムに集約し、作業の自動化を行うことにより業務効率化やヒューマンエラーの軽減を図れます。
また近年はクラウド型と呼ばれる形態が主流であり、これまでシステムを導入する際のネックだった初期費用を抑え、低価格で導入できるようになっています。そのためクラウド型はなかなか大きな予算を確保できない中小企業にもおすすめです。
クラウド型の詳細については、選び方の章で詳しく紹介するため、そちらもあわせてチェックしましょう。
販売管理システムの基本機能
販売管理システムには、主に次のような機能が搭載されています。
販売管理機能
見積書の作成から受注管理、出荷状況の確認、請求書発行、入金確認といった商品販売における一連の流れを自動化し一括管理できる機能です。注文を受けてから入金を確認するまでの時間を短縮し、迅速に商品が販売できるようになります。
在庫管理機能
商品の在庫状況をリアルタイムで把握できる機能です。購入やキャンセル、返品といった情報を在庫に自動で反映してくれるため、常に最新の在庫状況が確認できます。これにより在庫調整を行いやすく、過剰在庫や欠品による販売機会の損失を防止できます。
購買管理機能
商品や商品の製作に必要な原材料の仕入れを管理する機能です。販売管理と同様注文書の作成や発注管理、支払い確認といった機能があり、業務を効率化できます。
また、リアルタイムの在庫・売上状況を把握したうえで仕入れができるため、適正な数の発注が行えます。
中小企業が販売管理システムを導入するメリット
中小企業が販売管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。
販売情報の一元管理で業務の抜け漏れやミスを防ぐ
販売管理システムを導入することで、情報共有がスムーズに行え業務の抜け漏れやミスを防げます。販売管理システムでは顧客情報や案件情報、見積書、請求書、在庫状況などの情報を一元管理可能です。
これらの情報はシステムにログインすれば誰でも確認できるため、情報共有が簡単に行えます。これにより共有の抜け漏れといったミスが軽減でき、的確な顧客対応ができるようになるでしょう。
見積書や請求書を簡単に作成・管理・検索できる
販売管理システムには、見積書や請求書を簡単に作成できる機能が備わっているため、手作業での作成に比べて時間と手間を大幅に削減できます。また、過去の取引履歴を参照しながら作成できるため、入力ミスを防げます。
作成した見積書や請求書はシステム内で一元管理できるため検索も簡単で、確認にかかる時間も短縮できるでしょう。
経営状況をリアルタイムで可視化して経営判断に活用できる
販売管理システムを導入することで、売上状況や在庫状況などの経営状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な経営判断が可能です。
また商品の販売数や、購入した顧客の年齢構成といったデータを分析することで、今後の販売戦略や在庫管理の改善につなげられます。
たとえば、30代女性に人気がある商品を、まだ商品を購入していない30代女性の顧客に、おすすめ商品として案内メールをする、といった戦略を立てられます。
中小企業が販売管理システムを選定する際のポイント
中小企業が販売管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。
業種や業態に特化した販売管理システムを探す
販売管理システムは、業種や業態によって必要な機能が異なります。たとえば製造業であれば生産管理機能、卸売業であれば在庫管理機能など、業種に特化した機能が搭載されているシステムを選ぶことで、より効率的に業務を遂行できます。
必要な機能を洗い出す
販売管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、すべての機能が必要なわけではないため、このなかから必要な機能を選定するのが重要です。
現状で商品販売に関してどういった課題があるかを分析し、課題を解決するために本当に必要な機能を洗い出したうえで、これらが搭載されたシステムを探しましょう。
請求書発行のような他のシステムとの連携性を確認する
販売管理システムは、会計ソフトや顧客管理システムなど、他のシステムと連携することで、より幅広い範囲の業務を効率化できます。システム導入前に、連携したいシステムとの互換性を確認し、スムーズなデータ連携が可能か確認しましょう。
誰でも簡単に操作できるか確認する
販売管理システムは、多くの従業員が利用するシステムであるため、誰でも簡単に操作できるか確認しましょう。システムが使いにくいと感じると、従業員が使わなくなったり使える人が限られたりする可能性があります。
そのためマニュアルの作成も必要ないほど、直感的に操作できるシステムを選ぶのが重要です。販売管理システムは無料トライアルを利用できるサービスも多いため、これを活用し現場の従業員に操作がしやすいか、画面は見やすいか実際に確認してもらいましょう。
コストパフォーマンスを確認する
販売管理システムのコストパフォーマンス（費用対効果）も確認しましょう。販売管理システムは多機能なものほど高価になりやすい傾向があります。
そのため、便利そうだからと必要な機能以外の機能も豊富についたものを選択すると、費用ばかりがかかってあまり効果を感じられなくなる可能性があります。
不要な機能にコストをかけることは避け、自社に最適なシステムを選びましょう。また、初期費用と月額料金以外の費用もチェックすることも大切です。
販売管理システムはユーザー数や伝票明細件数、データ容量の追加などで従量課金がかかることもあるため、事前にユーザー数や受注件数などを把握したうえで、これらのコストも確認しましょう。
サポート体制が充実しているか確認する
商品販売は効率的に行うことが重要であるため、もしシステムの利用中にトラブルが発生した場合でも、迅速に対応してもらえるようサポート体制を確認します。チャットや電話といったリアルタイムで対応してもらえる連絡手段が存在するか、業務時間と連絡の受付時間が対応しているかなどをチェックしましょう。
またシステムの導入に慣れていない場合は、導入の際に不明な点やトラブルが発生しやすくなります。そのため、導入を自社だけで行うのが不安な場合は、システムの導入支援を手厚く行ってくれるサービスがおすすめです。
