・シフト作成の手間を減らしたい
・急なシフト変更にも迅速に対応したい
・繁忙期やイベント時に適切な人員配置を行いたい
・従業員の満足度を向上させたい
・労働法規を遵守しながら、正確な労働時間管理を行いたい
シフト管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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シフト管理システムとは
シフト管理システムは、従業員の勤務スケジュールを効率的に作成、調整、管理するためのツールです。これにより、従業員の労働時間の最適化を図り、手作業でのスケジュール管理に伴う負担やミスを削減します。
また、リアルタイムでのシフト変更や従業員とのコミュニケーションも容易に行えるため、柔軟で効率的な勤務管理が可能です。
そのほかシフト希望提出のリマインドを通知したり、ダブルブッキングや残業時間を自動でチェックしたりと、シフト管理業務をフォロー・効率化できるさまざまな機能が備わっています。
シフト管理システムの機能
基本的な機能
シフト管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。機能については前述していますが、より詳細な機能の情報を一覧表でまとめました。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 希望シフト提出機能 | 従業員が希望するシフトをフォームに入力し申請・回収できる機能、効率よく希望シフトが確認できる |
| リマインド機能 | シフト提出締め切りが近づくと、メールやアプリからリマイドされる機能、従業員のシフト提出忘れを防ぐ |
| シフト表自動作成機能 | 従業員の希望や勤務形態、登録されたパターンからシフト表を自動作成できる機能、AIによる高精度な自動作成ができるシステムも存在する |
| アラート通知 | 勤務できない時間帯へのシフト組み込みや、労働時間のオーバーといったシフトを作成するとアラートが通知される機能、労働規定違反を未然に防げる |
| パターン登録機能 | 時間や曜日などで固定されたシフトのパターンを登録できる機能、より効率よくシフト表作成ができる |
| シフト調整機能 | 休憩時間や連続勤務、必要人数、必要な資格者といった条件を設定しシフト調整できる機能、より希望に沿った勤務シフト作成ができる |
| シフト表共有機能 | 作成できたシフト表をメールやアプリで共有できる機能、スマートフォン・パソコン（PC）のブラウザからも確認ができる |
| アプリ対応 | 従業員がスマートフォンから希望シフトの提出や打刻、共有されたシフトの確認ができる機能、シフトが共有されるとプッシュ通知が出る |
| 印刷機能 | 作成したシフト表を印刷できる機能、日別・週別や従業員別など幅広いパターンでの印刷も可能 |
| ヘルプ募集機能 | 従業員全員にヘルプ募集の通知を一斉送信できる機能、スタッフからも返事ができ、急遽人員が必要になった場合に便利 |
| 権限・組織設定 | システムをどこまで操作できるかや、従業員に店舗や所属を設定しグループわけできる機能 |
| スタッフ情報管理 | 従業員ごとに担当できる業務やもっているスキル・視覚などを登録できる機能、シフト作成時に最適な人員配置をサポートしてくれる |
特定の課題・用途・業界に特化した機能
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 勤怠管理機能 | 従業員ごとの雇用形態・勤務形態に合わせて労働時間や残業時間、有給取得といった勤怠データを自動集計できる機能、勤怠管理業務を効率化できる |
| 夜勤シフト対応 | 日勤・夜勤といった、1日単位でのシフト勤務に対応したシフト表が作成できる機能 |
| 複数店舗管理機能 | 店舗間でシフトの情報を共有できる機能、店舗間でヘルプを送りやすくなる |
| チャット・メッセージ機能 | シフトに関するメッセージ送信やチャットができる機能、コミュニケーションが活性化できる |
| 人件費管理機能 | シフト作成の際に人件費を自動計算する機能、事前に人件費の予算を設定可能 |
複数店舗でシフト管理をしたい場合は複数店舗管理機能や権限・組織設定、ヘルプ募集機能のあるサービスがおすすめです。また製造業や医療機関であれば、夜勤シフト対応や勤怠管理機能があるサービスを選びましょう。
シフト管理システムのメリット
シフト管理システムを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。
シフト作成時間の短縮
シフト管理システムの導入による最大のメリットは、シフト作成時間の大幅な短縮です。従来、シフト作成はスタッフの希望やスキル、業務要件を考慮して手作業で行われていましたが、シフト管理システムを使用することで、これらの要素を自動的に反映させた最適なシフトを瞬時に生成できます。
シフトの修正もリアルタイムで反映されるため、作業の効率が格段に向上し、担当者の負担が軽減されます。
ヒューマンエラーの軽減
シフトを紙やExcelで管理していると、入力ミスや転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすいですが、シフト管理システムを利用すればこれらの問題を効果的に防止できます。
システム内でデータを一元管理し、入力の自動チェックやアラート機能が備わっているため、人的ミスの発生を大幅に減らせます。これにより、正確なシフト管理が可能となり、業務の信頼性が向上します。
効率的な人員配置
シフト管理システムは、人員配置の最適化にも大きく寄与します。システムはスタッフのスキルや勤務時間のパターンを分析し、適切な人員配置を提案します。
たとえば、繁忙時間帯に適切なスキルを持ったスタッフを配置することで、業務効率が向上し、顧客満足度も高まります。また、シフトが埋まりにくい時間帯に対しても、システムが自動でアラートを出し、適切な対応が可能です。
勤怠管理の効率化
シフト管理システムは勤怠管理の効率化にもつながります。システムは出勤情報と連動して、勤怠データを自動で収集・管理が可能です。
これにより、従業員の出退勤記録や残業時間、休暇取得状況をリアルタイムで把握でき、法令遵守のリスクを軽減します。さらに、勤怠管理システムと連携することで、より詳細な労働時間管理が可能になり、業務全体の効率向上が可能です。
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シフト管理システムの選び方
シフト管理システムは、職場の特性や業務の運用方法によって最適な選び方が異なります。導入時に注目すべき具体的なポイントを紹介します。
アルバイトが多い職場なら「直感的に操作できるUI」が重要
アルバイトスタッフが多い職場では、システムの使いやすさが業務効率に直結します。複雑な操作が必要なツールでは、スタッフが使いこなせず定着しない恐れがあります。
導入前に、スマートフォンからでも直感的に操作できるか確認しましょう。管理者側だけでなく、シフト希望を出す側の画面もチェックすることが大切です。
勤怠管理とセットで使いたいなら「連携機能の有無」をチェック
シフト管理と勤怠管理を一元化できれば、日々の業務が大幅に効率化されます。打刻データとシフトの突合せも自動で行えれば、人的ミスも減らせます。
選ぶ際は、勤怠管理機能が標準搭載されているか、外部サービスと連携できるかを確認しましょう。既存の勤怠システムとの相性もチェックが必要です。
急な欠員や交代が多い職場は「シフト提出・調整の柔軟性」で選ぶ
飲食店や小売店などでは、急な休みやシフト変更が頻繁に発生します。柔軟に対応できるシステムでないと、対応に手間がかかってしまいます。
シフトの希望提出や変更申請がスマホで完結できることを確認しましょう。誰がどこまで対応可能か、代替メンバーの選出機能も見ておくと安心です。
店舗や部署が複数あるなら「拠点ごとの管理・集計」に対応したものを
複数拠点を持つ企業では、各拠点のシフト状況を一元管理できることが重要です。拠点ごとの勤務実績を個別に集計できる機能があると、集計業務も楽です。
管理画面で店舗や部署ごとの状況を一覧で確認できるかどうかがポイントです。役職や拠点ごとの権限設定ができるかもあわせて確認しましょう。
なるべくコストを抑えたいなら「無料プランや安価なサービス」を活用
小規模な店舗やスタートアップ企業では、導入コストがネックになりがちです。基本機能を備えた無料プランを提供しているサービスも増えています。
料金体系が明確か、無料プランでも必要な機能がそろっているかを確認しましょう。必要に応じて有料プランへスムーズに移行できるかどうかも見ておくと安心です。
導入後すぐに使いたいなら「サポート体制や初期設定の簡便さ」も確認
導入後すぐに現場で使い始めたい場合は、設定のしやすさやサポートの有無が重要です。とくにシステムに不慣れな担当者がいる場合は、サポートの充実度が業務定着のカギになります。
マニュアルやチャットサポートの有無、初期設定の代行サービスがあるかを確認しましょう。トライアル期間中に操作感を試すのもおすすめです。
シフト管理システムの料金・価格相場を確認する
シフト管理システムの料金は、初期費用は無料のケースが多く、月額料金は月額従量課金タイプと月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。
月額従量課金タイプの場合、料金は1ユーザー100～300円程度が相場で、月額固定費用タイプは月1万円程度が相場です。ただし利用する従業員の数や、どの程度機能を利用するかによっても大きく変動するため、実際の料金は見積もりを依頼して確認するのがおすすめです。
シフト管理システムで業務負担を軽減しよう
シフト管理システムは、煩雑になりがちなシフト管理を大幅に効率化でき、シフト管理業務の負担軽減をしたい方におすすめのサービスです。
シフト管理システムを選ぶ際には、次のポイントに注目しましょう。
- アルバイトが多い職場なら「直感的に操作できるUI」が重要
- 勤怠管理とセットで使いたいなら「連携機能の有無」をチェック
- 急な欠員や交代が多い職場は「シフト提出・調整の柔軟性」で選ぶ
- 店舗や部署が複数あるなら「拠点ごとの管理・集計」に対応したものを
- なるべくコストを抑えたいなら「無料プランや安価なサービス」を活用
- 導入後すぐに使いたいなら「サポート体制や初期設定の簡便さ」も確認
- シフト管理システムの料金・価格相場を確認する
次の勤怠管理システム選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリットなどの情報を掲載しています。ぜひこちらも参考にしてください。
