「Teachme Biz」従業員教育のDXが利益向上のカギ - BOXIL EXPOセミナー
本記事は、2022年4月に開催したオンライン展示会「BOXIL EXPO 第1回リテールテック展」の出展企業セミナー「新時代のマニュアルで実現する”多店舗展開の加速”と”教育負荷の低減”」をまとめたものです。
【登壇者プロフィール】
伊藤 恵佑氏
株式会社スタディスト インサイドセールスグループ ユニットリーダー
2007年に自動車ディーラーへ入社したことをきっかけにセールスとしてのキャリアがスタート。約10年間に渡りセールスのスペシャリストとして自動車、求人媒体、人材紹介など多岐に渡る商材を顧客に提案してきた。 2021年、「マニュアルを通して知的活力みなぎる社会をつくる」という理念に共感し、現職の株式会社スタディストにジョイン。インサイドセールスとして、Teachme Bizの価値を世に伝えている。
「Teachme Biz」で多店舗展開の人材教育を効率化
小売業界の現場では「業務の属人化」「現場の教育負担」「非効率な店舗管理」の3つの課題を抱えがちだ。この課題の解決には、現場業務の標準化が欠かせない。
この現場業務の標準化のために、業務のマニュアル化や集合研修、スーパーバイザーの店舗巡回などを実施している店舗は多いだろう。しかし、これだけでは限界があるという。
これら現場の課題解決に役立つ「Teachme Biz」とはどのようなサービスなのだろうか。高効率かつ確実な従業員教育を実施できる「Teachme Biz」の魅力を、スタディストの伊藤氏が解説する。
Teachme Bizとは
画像と動画を使用したわかりやすいマニュアルを誰でもかんたんに作成・共有・管理できるサービスです。
小売業における導入企業、一例
- 株式会社スギ薬局
- まいばすけっと株式会社
- 株式会社カインズ
- タワーレコード株式会社
マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」の詳細はこちら
小売業界の現場が抱える3つの課題
前述したように、小売業界の現場には3つの課題が存在している。急変する社会情勢や多様化する消費者のニーズに応えられる体制をつくるためにも、これらの課題は放置できない。これらの課題はビジネスにどのような影響を与えるのだろうか。
伊藤氏：小売業界を取りまく環境は厳しい状況にあると言わざるを得ません。人口減少による需要喪失、顧客の奪い合いによる価格競争、アルバイトなどの人手不足、小売業の生産性の低さといった問題が年々顕在化しています。
これらの課題解決には、限られた人員でも効率的に業務を回し、人件費を抑えることが重要です。小売業においても、DXによる生産性の向上は待ったなしの状況です。
とはいえ、「どの部分からDXに着手すればよいのか」わからないという企業は多いでしょう。まずは課題を洗い出して、デジタルで解決できる部分を考えてみましょう。
小売業界の現場でよくあるのが、「業務の属人化」「現場の教育負担」「非効率な店舗管理」の3つの課題です。
業務の属人化がはらむリスク
伊藤氏：業務の属人化は、「標準化したルール」がないことで発生します。業務が属人化していると、業務効率が低下するだけでなく、スタッフによって業務の質が異なってしまったり、ミスが多発したりしてしまいます。
この状態を放置していると、重大なトラブルやクレームに発展しかねません。
非効率な教育と現場の教育負担が属人化を加速
伊藤氏：従業員への教育を現場担当者が行うのは当たり前のように感じますが、効率的な教育方法とは言えません。
教育する担当者によって教育の質が異なるため、スタッフの習熟度や業務のやり方に差が出てしまいます。そうなると、前述した属人化のスパイラルにはまってしまうのです。
また、教育する側の社員が自分の業務にあたれず、生産性が低下してしまう可能性があります。
非効率な店舗管理が事業拡大を阻む
伊藤氏：現場業務の属人化と非効率な教育体制を放置していると、店舗管理にも影響が現れてしまいます。
小売業においては、売上向上のために店舗の拡大は必須です。しかし、業務の属人化と非効率な教育体制のままでは、店舗を増やそうとしても配置できる人員が育っていない、配置しても店舗ごとで業務のやり方が異なるようになり、属人化がますます加速します。
現場業務の標準化が生産性向上のカギ
伊藤氏：いずれの課題でも、根本的な課題は業務の属人化にあります。つまり、業務の属人化を解決できればこれらの課題も解決できるのです。業務の属人化による弊害がまだあらわれていない企業でも、多店舗展開に踏み切ろうとしたときに課題が表出し、ビジネスチャンスを逃すことになりかねません。
業務の属人化を解消するためには、現場業務を標準化する必要があります。現場業務の標準化のために、集合研修やSVの店舗巡回を定期的に行っている企業もあるでしょう。しかし、これらの方法はあまり効率的ではありません。
集合研修の場合、研修で得た知識を現場で活かせず定着しづらいという難点があります。交通費や研修の場所にかかる費用などでコストがかさむのもデメリットでしょう。
SVの店舗巡回では、多くの店舗を巡回・管理しなければならないことからSVの業務負担が大きくなりがちです。加えて、SVが各店舗から吸い上げられる情報にも限界があります。これらの業務をSVに任せきりにしてしまうと、負担の大きさからSVの離職率が増加するという事態を招きかねません。
業務マニュアルによる業務の標準化にも課題がある
伊藤氏：業務マニュアルを活用することで、SVの負担を増やすことなく業務の標準化を実現できます。ところが、マニュアルによる業務の標準化も簡単ではありません。
小売店の業務は多岐にわたるため、すべての業務をマニュアル化するのはとても大変です。マニュアルを使用する側のためにわかりやすいマニュアルにしようとすると、作成側に大きな負担がかかります。
また、一度作成したマニュアルは業務内容や商品の変更にあわせて都度更新する必要があります。
作成したとしても、マニュアルが現場で活用されないケースもあります。現場でマニュアルが使われているかを確認するといった、マニュアルの運用に手間がかかるのも問題です。マニュアルの作成・更新や運用管理でかえってコストがかさんでしまうこともあるでしょう。
業務の標準化を効率的に実現する「Teachme Biz」
伊藤氏：業務を標準化したい、しかしマニュアルの運用管理には手間やコストがかかりすぎる。このような課題は、「Teachme Biz」による人材教育のDX化で解決できます。
「Teachme Biz」は、マニュアルに関するさまざまな悩みを解決できるクラウドサービスです。業務の標準化や効率的なマニュアルの運用管理も実現します。
「Teachme Biz」では、画像や動画を用いたわかりやすいマニュアルを簡単に作成・共有・管理できます。また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも操作が可能です。
さまざまな業態に対応する「Teachme Biz」は、すでに多くの企業が導入しています。ここからは、「Teachme Biz」の具体的な利用例を紹介します。
PCのトラブルシューティングに関するマニュアルの例
伊藤氏：こちらのスライドは、よくあるマニュアルの例です。あるパソコンメーカーのパソコンの初期化の手順を示したものなのですが、このマニュアルを見てすぐにパソコンを初期化できる方は少ないでしょう。なぜなら、文字が多く「次に何をすべきか」をイメージしづらいからです。専門用語も含まれているため、知識がない方にはより理解しづらいマニュアルといえます。
こちらは、同じ内容のマニュアルを「Teachme Biz」で作成したものです。画像や動画で手順が示されるため、専門用語を知らない方でもパソコンを初期化できます。このマニュアルがあれば、誰かに聞かずとも作業を行えます。
マニュアルの作成はフォーマットで簡単
伊藤氏：このようなマニュアルの作成も、「Teachme Biz」ならフォーマットに画像や動画、タイトルを挿入するだけで簡単に行えます。
写真や動画は、デバイスにあるものを選択するだけで挿入できます。挿入した画像上に後から矢印や線、モザイクの追加も可能です。
「Teachme Biz」の活用事例
多くの企業が導入し、活用している「Teachme Biz」。具体的にはどのようにして活用し、業務の標準化を実現しているのだろうか。ここからは、「Teachme Biz」を利用している企業の活用事例を紹介する。
【株式会社カインズの事例】新人教育の効率化で現場社員の負担を大幅に軽減
全国に店舗を持つホームセンターカインズでは、現場担当者が忙しく、新人教育にとれる時間が不足しているという課題があった。また、トレーナーによる各店舗での指導や、集団研修も実施していたが、大きなコストが発生しているのも難点だったという。
「Teachme Biz」の導入により、業務を教わる側の従業員はモバイル端末で事前に業務内容を学習できるようになった。マニュアルは何度でも閲覧できるため、業務が定着しやすいのも利点だ。
業務を教える側は、部下が事前に業務内容を学習しているため一から業務を教える必要がなくなり、教育にかかる工数を大幅に削減できた。「Teachme Biz」のトレーニング機能を用いてWeb中心の研修も実現でき、コストの削減にも成功している。
わかりやすく学べるのも「Teachme Biz」の特長だ。たとえば業務工程をすべて動画化した動画マニュアルでは、動画を最後まで視聴しないと内容を理解できない。しかし「Teachme Biz」のマニュアルの場合、業務工程に沿ってステップを作成できるため、学習する側は「わからない部分をピンポイントに」確認できる。
また、トレーニング機能によって誰がどこまで学習できているのかを遠隔でも把握できるようになったという。
【株式会社新生堂薬局の事例】紙のマニュアルから脱却し業務効率化を実現
九州・沖縄を中心に調剤薬局やドラッグストアを展開している新生堂薬局では、これまで紙のマニュアルを使用していた。しかし、改廃時の手間が膨大でコストもかかること、加えて各店舗でどれだけマニュアルが活用されているのかを本部が把握できない、各店舗のノウハウを共有しづらいなどの課題があった。
これらの課題を解決するため、同社は「Teachme Biz」を導入。約1年で紙のマニュアルを撤廃できたという。さらに、月あたり65時間もかかっていた各店舗でのマニュアルの差し替えが不要になり、その分を業務に充てられるようになったことで生産性が大幅に向上した。
また、いつ誰がマニュアルを閲覧したのかが分かるようになり、マニュアルの活用状況を本部で把握することが容易になった。さらには、各店舗からの本部への問い合わせが激減したほか、ドラッグストアの従業員が自主的に業務のマニュアル化に着手するようになったという。
【株式会社ビッグ・エーの事例】年間1万6,000時間の研修時間を削減
関東を中心に食料品・日用品のハードディスカウントストアを運営する株式会社ビッグ・エーでは、年間約1,000人もの従業員の入れ替わりが発生する。
当然、新しい従業員が入る度に新人教育を実施しなければならない。ビッグ・エーでは、新人従業員が独り立ちするまでに14日間もの時間を要していた。「Teachme Biz」を新人従業員の教育に活用したところ、新人研修にかかる期間を10日間に短縮できただけでなく、疑問をすぐに解決できるようになったことで離職率も低下した。
新人研修にかかる期間を4日（約1万6,000時間）削減できたことで、研修にかかるコストも大幅に削減できた。
加えて、各店舗でのナレッジの共有も活性化した。たとえば、店舗が商品レイアウトの写真を共有して、他店舗がすぐにそれを参考にしてレイアウトを考えるといったことも可能になった。
売上向上には「Hansoku Cloud」
利益を拡大するには、コスト削減だけでなく売上向上にも取り組む必要がある。スタディストが提供する「Hansoku Cloud」は、小売企業の売上向上をサポートするクラウドサービスだ。
多店舗運営によくある課題
- 各店舗で本部の指示どおりに商品を陳列しているかわからない
- 全店舗が陳列を完了したのかわからない
- 店舗に負担をかけずに陳列状況を把握したい
「Hansoku Cloud」の導入で、本部から各店舗に対し作業指示を配信できるようになり、店舗側は陳列した写真を撮影し送信するだけで本部への陳列報告を完了できる。本部側は、報告の写真をもとに店頭実現率やリードタイムを把握・分析し、改善につなげられる。
本部の指示どおりに商品が陳列されているかわからない、いつ陳列されているかわからないなど、陳列状態のブラックボックス化は売上の機会損失を招く。
「Hansoku Cloud」を活用して店頭実現率とLT（リードタイム）の改善を図れば、売上も向上するだろう。
販促実行管理/支援システム「Hansoku Cloud」の詳細はこちら
業務の標準化がリスク回避とコスト削減につながる
適切な教育による業務の標準化は、業務におけるトラブルやクレームなどのリスクの低減にもつながる。業務の標準化にクラウド上でマニュアルの作成から運用管理まで行える「Teachme Biz」を活用することで、従業員教育にかかる負担やコストの削減を実現できる。
とくに複数店舗を展開している小売企業にとっては、「Teachme Biz」が本部と各店舗をつなぐかけはしとなり、より円滑な店舗運営が可能になるだろう。人材育成の手法や業務の標準化に課題を抱えている企業は、利用を検討してみてはいかがだろうか。
マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」の詳細はこちら
販促実行管理/支援システム「Hansoku Cloud」の詳細はこちら
