電話会議システム比較！選び方とおすすめサービス

電話会議システムとは

電話会議システムとは、電話で会議ができるシステムです。1対1の電話通話だけでなく、3人以上の参加が可能で、基本的には音声をベースとした通話が可能です。

電話回線があれば会議ができることが特徴で、インターネット回線なしで使用可能です。また、導入コストが安く、インターネット回線よりも通話品質が安定しているため、手軽なコミュニケーションツールとして利用されています。

電話会議システムの機能

電話会議システムの機能を大きく分けると、呼び出し機能、通話・録音機能、パソコンとの連携機能、セキュリティ機能の4種類があります。

電話会議システムの導入メリット

電話会議システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 通信コストの大幅な削減効果
• 安定した通信環境で音声品質が良い
• 緊急時の連絡手段にも活用できる

それぞれ詳しく解説します。

通信コストの大幅な削減効果

電話会議システムはすでに利用している固定電話やスマートフォンをそのまま使えるため、通信コストを大幅に削減できます。

Web会議とは異なり、インターネット回線の準備や新たにパソコンを用意する必要がありません。既存の電話回線やスマートフォンを利用できるため、追加の機材費用をかけずに初期投資を抑えた導入が可能です。

また、専用機器を導入する場合でも、他の遠隔システムと比べて費用が安いためコストを抑えられます。

安定した通信環境で音声品質が良い

電話会議システムは電話回線を使用しているため、インターネット回線と比較して通信が安定しています。たとえば、Web会議の場合、ひとつのシステムに大勢がアクセスすると、フリーズしたり通話が途切れたりする問題が起こりがちですが、電話会議システムではそのような問題はほとんどありません。

また、ノイズも少ないため、会議で相手の話す内容を聞き返すことが少なくなります。そのため、スムーズな電話会議が可能です。国内はもちろん、海外の拠点と通信しても安定した通信環境を得られます。

緊急時の連絡手段にも活用できる

電話会議システムは大勢の従業員が通話に参加できるため、緊急時の連絡手段として活用できます。たとえば、地震や台風などの災害が起きた場合に安否確認や帰宅指示を行えるほか、緊急ミーティングを行う際にも活用できます。

連絡手段をインターネット回線だけに頼ってしまうと、災害でインターネット回線が断絶してしまった場合に連絡手段がなくなります。電話会議システムを導入することで、インターネット回線と電話回線の両方の連絡手段を確保できるため、リスクヘッジが可能です。

電話会議システムの選び方・比較ポイント

電話会議システムを選ぶ際は自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。次のようなポイントに留意して比較検討するとよいでしょう。

• コストパフォーマンスと料金体系
• 音声品質とネットワーク安定性
• 参加人数と拡張性
• 機能の充実度と使いやすさ
• セキュリティ対策と暗号化

コストパフォーマンスと料金体系

電話会議システムを選ぶ際は料金体系を調べ、コストパフォーマンスが高いものを選ぶことを意識しましょう。チェックする際は次の項目を確認しておくとスムーズです。

• 初期費用
• 月額料金
• 通話料
• 従量制か定額制か
• 無料トライアルの有無

初期費用が安くても月額料金や通話料が高ければ、使用頻度によっては、結果的に高くなる場合があります。反対に、月額料金や通話料が安くてもあまり使わなければ、初期費用の高さからコストパフォーマンスが低くなるケースもあります。

とくに、従量制か定額制かはチェックしておきましょう。従量制は通話をした分だけ料金が発生する料金形態で、定額制は通話時間にかかわらず一定の金額を支払う料金形態です。

頻繁に電話会議を行うのであれば定額制を選ぶ、頻度が少ない場合には従量制を選ぶといったように、自社の通話頻度や環境に合わせて最適なシステムを選ぶようにしましょう。

音声品質とネットワーク安定性

音声品質とネットワークの安定性について確認しましょう。安定した通話やクリアな音声で会話ができるシステムを選ばなければコミュニケーションが難しくなります。可能な限り雑音が入らず、複数拠点で使用しても通信が安定しているシステムを選びましょう。

たとえば、ノイズキャンセリング機能や複数アクセスポイントがあると音声品質やネットワークが安定します。ノイズキャンセリング機能があれば多少の雑音は打ち消してくれます。

実際に導入する際は無料トライアルといったお試しを利用して、どのように音声が聞こえるかを確認してから本格導入を検討しましょう。

参加人数と拡張性

電話会議システムを導入する際は同時接続が可能な人数と、将来的にどのような拡張ができるかを確認して導入しましょう。システムによって参加可能人数に違いがあります。参加人数が限られてしまうと参加させたい方が複数いる場合、参加できない方が出てしまうかもしれません。

また、現在は小規模会議しか行わなくても将来的には大規模会議を行う可能性があります。そのため、小規模から大規模までさまざまな会議に対応できるシステムを選ぶことも大切です。

参加人数の目安としては6名程度が入れる会議室で使用するのであれば、本体から半径1～2mの集音ができるシステムで十分です。大勢の人間が収容できる大会議室で使用するのであれば外部設備と接続できるシステムを選びましょう。

機能の充実度と使いやすさ

機能をどの程度備えているのか、使いやすいのかを確認してシステムを導入しましょう。電話会議システムによっては基本機能から高度な機能まで備えています。導入前に課題を洗い出し、必要な機能を確認してから導入することをおすすめします。

たとえば、業務フローを確認して海外拠点とのコミュニケーションが必要なら、海外にアクセスポイントがあるシステムを選定する必要があります。

また、ユーザーインターフェースが直感的に扱える操作性の良いものであるのも重要です。企業で働く方にはITリテラシーに違いがあるケースが多いです。したがって、誰でも扱えるシステムを選ぶことですべての従業員がシステムを利用できます。

セキュリティ対策と暗号化

機密情報を扱う会議を行う場合や取引先との会議で利用するのであれば、セキュリティ対策と暗号化が施されている電話会議システムを導入しましょう。

セキュリティ対策が甘く、暗号化ができないシステムを利用して機密情報が漏れてしまうと大きな被害につながる恐れがあります。データ暗号化、アクセス制限、セキュリティ認証といったセキュリティ対策が施されているシステムを導入することで、機密情報が流出する可能性は低くなります。

おすすめ電話会議システム

おすすめの電話会議システムを紹介します。これから導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。

• ガイダンスに従ってプッシュホンを押すだけで会議に参加可能
• 音声接続を自社開発・製造しているため、安定した通話が可能
• 従量課金制を採用しているため、初期費用、月額基本料金が無料

CCAは小規模から大規模までさまざまな会議に対応できる電話会議システムです。簡単操作で誰にでも扱える操作性の高さが特徴で、ガイダンスに従ってプッシュホンを押すだけで会議に参加できます。

また、音声接続を自社で開発・製造しているのも特徴です。拠点が増えても安定した通話が行えます。初期費用、月額基本料金は無料で、使った分だけ支払う従量課金制を採用しています。従量課金の上限設定を設けられるため、余計な支払いがないように設定可能です。

bizspeak

• 会議ID・暗証番号の二重セキュリティで高いセキュリティを実現
• 日本国内とアメリカは0円で始められる
• ひとつの会議室で最大20回線利用可能

bizspeakは、日本国内とアメリカは0円で始められる電話会議システムです。会議ID・暗証番号の二重セキュリティがあるため、機密情報が漏れる心配がありません。初期費用、月額費用0円で始められます。

プランはフリープラン、ビジネスプラン、IRプランの3種類があり、フリープランは日本国内とアメリカであればすべて0円で利用可能です。その他のプランも従量課金制であるため、使った分だけの支払いでよく、コストを抑えられます。

電話会議システムで業務効率化を実現しよう

電話会議システムは電話回線を利用して3人以上の会議ができる音声ベースの会議システムです。インターネット回線を利用していないため、導入コストが安い、通話品質が安定しやすいなどのメリットがあり、手軽なコミュニケーションツールとして活用できます。

また、地震や台風といった災害時の緊急連絡ツールとしても活用でき、インターネット回線が利用できない際のリスクヘッジとしても利用可能です。

電話会議システムを選ぶ際はコストパフォーマンスや音声品質、セキュリティ対策などを確認して導入するのが重要です。システムを選ぶ際は各システムを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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