グループウェアを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

グループウェアは、社内での情報共有とコミュニケーションのためのツールの総称で、タスク管理や文書管理、メール、チャット、ワークフローなど、さまざまな機能が実装されているのが特徴です。

社内の円滑な情報共有と業務効率化を実現するためのツールとして、業界・業種を問わず、さまざまな企業が導入しています。社員数が多い大企業はもちろん、中小企業やスタートアップ、自治体や官公庁でも積極的に利用され始めており、今後さらに多くの組織に導入されるでしょう。

【グループウェアの機能】

グループウェアの機能を大きく分けると、次のように情報共有のための機能と、業務効率化に寄与する機能、そして社内のコミュニケーションを活性化するための機能があります。

・情報共有のための機能：メンバーのタスク管理やスケジュール管理機能など
・業務効率化を実現する機能：ワークフローや勤怠管理に関する機能など
・社内コミュニケーションのための機能：メールやチャット、掲示板機能など

オフィスでの業務を効率化できる機能だけでなく、テレワークやリモートワークなど、社員がオフィス以外の場所で勤務する際にも活用できる機能が多く実装されています。

グループウェアは1960年代からすでに登場しており、ビジネスシーンで必要な多種多様な情報を整理し、業務効率化を図るツールとして広まってきました。

業務で扱う情報を管理できるツールがなければ、社員間でスケジュールの認識違いや、タスクの受渡しの際に伝達ミスが発生するなどして、業務の進捗に支障が出る可能性があります。

特にビジネスシーンで扱う情報の量が加速度的に増えている昨今では、情報を適切に管理し、必要に応じてメンバー間で簡単にシェアできるツールが欠かせません。

グループウェアは時代のニーズとともに数多くの機能が追加され、社員間の円滑なコミュニケーションに加えて、複雑になりがちな業務プロセスを整理・統合し、利用者の業務生産性を大幅に向上させるツールとして必要不可欠な存在として認知されています。

【チーム全体のスケジュール管理が可能になる】

チームを組んで共通の業務にあたる場合、個人のスケジュールだけではなく、周囲の業務進捗も正確に把握しておかなければいけません。グループウェアならば、個人のタスク管理のみならず、チーム全体のスケジュール管理が簡単にできます。

過度な負荷のかかっている社員のフォローをしたり、タスクを別のメンバーにアサインしたりするといった調整が可能です。特にチーム管理者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

【テレワークやリモートワークを効率化できる】

政府が推進している働き方改革の広まりに加えて、近年のコロナ禍の影響により、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えています。

テレワークやリモートワークは周囲とコミュニケーションをとるのが難しく、オフィスでの勤務に比べて、仕事に集中できず、生産性が落ちてしまう人は少なくありません。

そこでグループウェアのチャット機能やファイル共有機能、ビデオ通話機能などを活用すれば、オフィス環境と同じように周囲と気軽にコミュニケーションが可能で、必要な情報をすぐに入手できるようになります。

一人で集中的に作業を進めつつ、チャットを通じて雑談や意見交換などができるため、人によってはオフィス勤務以上のパフォーマンスを発揮できるでしょう。

【導入・運用にコストがかかる】

グループウェアはさまざまな製品・サービスがありますが、大企業向けのサービスは導入・運用にかなりのコストがかかります。

一部無料で導入できるものもありますが、大人数での利用を前提とするならば、有料ツールでなければ基本的に対応できません。

基本的に、グループウェアに多いクラウド型のサービスは、1ユーザーあたりの料金になっているケースがほとんどです。したがって、大企業のように数百人単位での利用を考えるならば、毎月数十万円のコスト負担が発生する計算になります。

余計なコストを負担しないためにも、事前に利用人数を明確にしておき、最適な料金プランを選択する必要があります。

【使いこなせるようになるまで、時間がかかる】

情報共有のための機能をはじめ、コミュニケーションや業務効率化に関する機能など、さまざまな機能が実装されているグループウェアは、使いこなせるようになるまで相応の時間がかかります。

社員によってITツールを使いこなすスキルには違いがあるので、マニュアルを整備したうえで、説明会を開いたり、質問や疑問に回答する担当者を設けたりする必要があるでしょう。現場での利用が定着するまで、数か月の期間を要するケースも珍しくありません。

できるだけ早く運用できるように、導入前に受け入れ準備をしておきましょう。ベンダーの導入サポートを利用する方法もあります。

【導入形態】

グループウェアにはインターネット環境で利用するクラウド型と、社内サーバーにシステムをインストールして利用するオンプレミス型があります。

近年はサーバーの構築が不要で、外出先からもシステムに簡単にアクセスできるクラウド型が主流となっていますが、大企業の場合は、カスタマイズ性に優れたオンプレミス型も選択肢に入ります。自社の環境やニーズ、予算などに応じて導入形態を選びましょう。

【機能性と使いやすさ】

上記のように、グループウェアは製品・サービスによって、実装されている機能が異なります。まずは必要とする機能に優先順位を付けておき、導入を検討しているグループウェアの機能性を確認しましょう。

部門によってほしい機能が違う場合も多いので、事前にシステムを利用する部門間でコンセンサスを得ておく必要があります。

また、多くの社員が利用するため、誰にでも使いやすいツールを選ぶことも大事です。機能性が高くても操作が煩雑だったり難しかったりすれば、想定していた効果を得られない可能性があります。無料体験版やトライアル版が利用できるなら、まずは使い勝手を確かめてみましょう。

【関係部署・部門の理解を得ておく】

グループウェアは多くの部門の社員が利用する可能性があるため、関係者の理解を得ておくことが大事です。

必要性やメリット、具体的な導入計画を確認してもらい、社員の疑問点や不満点などを、できる限り解消しておきましょう。現場を無視して一方的にトップダウンで導入しても、利用が定着しない可能性があります。

既存の業務プロセスの変更が必要な場合もあるので、グループウェアの導入で具体的に何が変わるのか、どのような効果が得られるのか、導入担当者が責任をもって説明し、現場に納得してもらうことが大事です。

【セキュリティ面にも配慮が必要】

グループウェア上で機密情報をやり取りする場面も想定されるので、情報を安全に取り扱える体制にしておきましょう。システムの運用ルールを明確に定めたうえで、セキュリティポリシー設定し、関係社員に順守させる必要があります。

また、クラウド型のグループウェアを導入する場合は、ベンダーがどういったセキュリティ体制を敷いているかも確認しなければいけません。システム上の問題が起こった際、すぐに対応してもらえるベンダーの製品を選ぶようにしましょう。