グループウェアには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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本記事の内容は下記の動画でもわかりやすく解説しています。あわせてチェックするとスムーズに理解できるでしょう。
グループウェアとは
グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務の効率化を実現するためのソフトウェアのことです。
グループウェアの機能には、 メール配信 ・スケジュール管理・ ビジネスチャット ・ オンラインストレージ などがあります。近年はオンラインにて利用できるクラウド型グループウェアが主流になり、テレワークに適していると導入する企業が増えてきました。
グループウェアの代表的なシステムには、日本製のものでは サイボウズ Office や desknet’s NEO などがあります。 Microsoft 365（旧：Office 365） や、 Google Workspace（旧：G Suite） といった海外製のソフトウェアも定番です。
グループウェアのランキングや比較表は、こちらを参照してください。
グループウェアとERPの違い
ERPとは、企業の基幹業務を統合的に管理するためのシステムです。販売管理、財務管理、人事・給与管理、在庫購買管理、生産管理といった基幹情報をリアルタイムに処理し、効率的な企業経営をサポートします。
グループウェアが、企業内の円滑なコミュニケーションや業務の効率化に焦点を当てているのに対し、ERPは企業の基幹業務と資源を統合し、全社的な経営の効率化を図るためのシステムといえます。
グループウェアとCRMの違い
CRMは、顧客関係管理を目的としたシステムです。顧客情報の一元管理、マーケティング支援、営業支援、カスタマーサポート機能などを備え、顧客との関係構築や売上や顧客満足度の向上を目指します。
グループウェアが、社内コミュニケーションをスムーズにすることに特化しているのに対し、CRMは、顧客とのコミュニケーションを最適化するために設計されています。
グループウェアとユニファイドコミュニケーション（UC）ツールの違い
ユニファイドコミュニケーション（UC）ツールは、異なるコミュニケーション手段を統合し、一元的に管理するツールです。電話、Web会議、チャット、ボイスメールなどを統合的に利用可能にすることで、企業内外のコミュニケーションをスムーズに行えるようになります。
グループウェアが、社内の情報共有と業務の効率化に焦点を当てているのに対し、UCツールは、複数のコミュニケーション手段を統合して、より効果的なコミュニケーションを実現するためのシステムです。
UCツールは、とくに、リモートワークやグローバルなビジネス環境でのコミュニケーションの効率化に貢献します。
グループウェアはなぜ必要？
働き方が多様化し、在宅勤務や拠点間連携などが当たり前になった今、情報や業務をチーム全体でスムーズに管理・共有する仕組みが必要です。
メールや紙などさまざまなツールを使っていると、情報が散らばって見落としや手間が増える原因にもなり得ます。グループウェアは、スケジュール・ファイル・連絡手段などをひとつにまとめて、業務の土台を整える役割を果たします。
グループウェアは単なる便利なツールではなく、これからのチーム運営に欠かせない「仕事のインフラ」ともいえる存在です。
グループウェアの種類
グループウェアには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2つの種類があります。それぞれどのような違いがあるのか説明します。
オンプレミス型グループウェアとは
オンプレミス型グループウェアとは、自社が導入したサーバーにソフトウェアをインストールして利用するグループウェアです。
オンプレミス型グループウェアは、社内のサーバーにデータを保有できるため、セキュリティレベルが高く、情報漏えいリスクの低さが大きなメリットです。目的に応じて機能のカスタマイズがしやすいといったメリットもあります。
ただし、導入にはサーバーを含め初期費用が高額になり、導入までの時間も数か月かかる場合もあります。
オンプレミス型グループウェアを運用する際は、トラブル対応も含めて社内で行わなくてはなりません。そのため、専門知識のある人材が必要となるほか、運用における負担が大きくなりがちです。
クラウド型グループウェアとは
クラウド型グループウェアとは、事業者が提供するソフトウェアを、インターネット経由で利用するタイプのグループウェアです。オンプレミス型のように自社で環境構築を行う必要がないため、導入までの期間が短く、初期費用を抑え低コストで利用できます。
また、インターネットに接続できれば利用できるため、テレワークや出張先など場所や時間を限定せずに利用できる点が大きなメリットです。
一方で、オンプレミスとは異なり、機能をカスタマイズできないことや、セキュリティのリスクが残る点はデメリットといえます。
しかし、近年はクラウド型のサービスにおいてもセキュリティレベルを向上させているものが多くあります。セキュリティ面が気になる場合は事前に確認することをおすすめします。
オンプレミス型、クラウド型どちらにもメリット・デメリットはありますが、テレワークの普及といった背景もあり、クラウド型のソフトウェアを利用する企業が増加傾向にあります。
グループウェアの機能
グループウェアにはコミュニケーションや情報共有の機能を中心に、リモートワークで業務を推進するのに役立つ機能が充実しています。
グループウェアに搭載されている主な機能について解説します。
- ビジネスチャット
- Web会議
- スケジュール管理
- 設備予約
- 掲示板
- オンラインストレージ
- ワークフロー
ビジネスチャット
LINEのようなビジネスチャットが行える機能も便利です。チャットであれば、メールよりも迅速かつ手軽にコミュニケーションが取れます。
複数人でのビジネスチャットで情報交換が簡単にできたり、Web会議にスムーズに移行できたりします。
Web会議
オンラインでのビデオ通話が可能な機能です。チームメンバーが、同時に文書の編集が可能なリアルタイムな共同作業機能を提供するグループウェアもあります。
スケジュール管理
スケジュール管理とは、個人・グループメンバーのスケジュールを共有し管理できる機能です。主に社内行事やミーティング、Web会議といった複数人での日程調整を行う際に役立ちます。
他のメンバーの外出予定や在席状況などが簡単に把握できるため、電話の取り次ぎが必要なときにも便利でしょう。
テレワーク中の社員がいる場合には、今どのような業務をしているかといった状況が把握しやすくなり、連絡するタイミングを把握しやすくなるメリットもあります。
プロジェクト管理機能として、プロジェクト全体の進捗や課題を可視化し、タスクの割り当てやスケジュール管理が可能なグループウェアもあります。
設備予約
設備予約とは、会議室やプロジェクターといった施設や備品を予約できる機能です。施設や備品の利用や空き状況を一覧で簡単に把握できます。グループウェアの画面上で予約を行えるため、予約作業を効率化できます。重複予約によるトラブルの防止にもつながるでしょう。
掲示板
掲示板とは、社内通達やお知らせといった連絡事項を入力・発信・共有できる機能です。連絡事項の入力とあわせて公開日時や閲覧権限を設定し、必要な情報を必要なメンバーだけに伝えられます。
発信者・閲覧者ともにシンプルな操作で情報伝達や確認が可能になります。
紙やメール送信といった方法で連絡事項を周知するのと比べ、大切な連絡を見逃さなくなるでしょう。離れた場所で仕事をしているテレワーク環境でも、業務に必要な連絡を逃しません。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、文書や資料、動画などのファイルやデータを保存して共有できる機能です。メールで送れない大きな容量のファイルも簡単に共有でき、検索機能で目的のファイルを簡単に見つけられます。
ファイルのアクセス制限機能があれば、閲覧できるグループやメンバーを制限でき、セキュリティとコンプライアンスを強化できます。
ワークフロー
ワークフローとは、見積書や稟議といった、上長の承認が必要な書類の作成や申請・承認のフローが行える機能です。一連の操作をオンラインで完結でき、作業を効率化できます。
スマートフォンのようなモバイル端末にも対応しているため、外出先やテレワークでも申請や承認作業を行えます。
上長が不在で承認が進まないといった、紙の書類を使用する方法で起こりがちな問題点を解消し、迅速・スムーズに稟議や承認作業を進められるでしょう。
グループウェアの機能の詳細については、次の記事で詳しく解説しています。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入するメリットは次のとおりです。
- コミュニケーションの促進
- 情報共有の効率化
- コラボレーションの強化
- 柔軟な働き方をサポート
- 稟議や報告のスピードアップ
コミュニケーションの促進
グループウェアは、電子メール、チャット、共有カレンダーなどの機能を提供し、チームメンバー間のリアルタイムなコミュニケーションを促進します。これにより、社内における情報共有やプロジェクト進捗の把握が容易になり、生産性が向上します。
情報共有の効率化
グループウェアを利用すると、情報共有にかかる時間を削減できます。メンバーの予定、ちょっとした連絡、会議の資料など多様な情報を、対象のメンバーにすばやく共有できるのもメリットです。
また、アクセス権の管理を通じて、情報セキュリティの強化も可能です。
コラボレーションの強化
グループウェアでは、ドキュメントやファイルの共有、編集、コメント機能などが提供されるため、複数のメンバーが同時に協力して作業することが容易です。これにより、チームのコラボレーションが強化され、プロジェクトの進行がスムーズになります。
柔軟な働き方をサポート
クラウド型のグループウェアは、自宅のパソコンやスマートフォンからもアクセス可能です。主な情報共有はグループウェア上で行われるので、テレワークや在宅勤務でも問題ありません。
リアルタイムでスマートフォンやタブレットからでも予定を確認可能な点もメリットです。たとえば、スケジュール管理機能があれば当事者に確認しなくても、アポイントメントや会議の予定を入れられます。
Web会議 で打ち合わせができ、オンラインストレージにてファイルをやりとりできます。他にも、グループウェアでは掲示板やメール機能など、遠隔地で働くチームのコミュニケーションや情報共有をサポートする、さまざまな機能を活用可能です。
多様なワークスタイルを実現するために、グループウェアは不可欠なシステムだといえるでしょう。
稟議や報告のスピードアップ
グループウェアにはワークフロー管理機能を搭載している場合があり、グループウェアを導入すれば、稟議の申請や業務報告のスピードアップが可能です。ワークフロー機能を活用すれば、稟議のステータスや進行状況を画面上で簡単に確認できます。
これまで直接渡さないと承認してもらえなかった稟議書や、口頭やメールでの説明が必須だった報告を、気づいたタイミングで実施できるため、業務の迅速化につながります。コミュニケーションを改善するグループウェアは、業務の生産性に大きく影響する重要なツールといえます。
グループウェアのデメリット
グループウェアのデメリット、導入を検討する際に注意する点は次の3つです。
- 部門を超えたコミュニケーションには適していない
- コストがかかる
- 活用を促進するためのサポートが必要
部門を超えたコミュニケーションには適していない
グループウェアのチャット作成には管理者の許可を要することが多く、部門や役職を超えたチャット作成には許可が下りない場合もあります。
各部門での連絡しかできない状態になるケースもあるため、事前にどのように運用するのかを明確にしましょう。
コストがかかる
無料のグループウェアもあるものの、有料のサービスの方が機能は充実している傾向にあるでしょう。有料のグループウェアを導入する場合は、初期費用や月額費用を確認し、コストが見合うか試算しておくのがおすすめです。
活用を促すためのサポートが必要
グループウェアの導入には、活用を促すための教育やサポートが必要です。
実際に使用する社員が機能を十分に活用できなければ、業務の効率化は実現できません。グループウェアを導入しても、社内に定着しなければ意味がないため、グループウェアを使いこなすためのマニュアル整備や勉強会を実施して、活用を積極的にサポートすることが大切です。
また、グループウェアを導入する目的やメリットについての理解を得る必要もあります。導入目的を説明し、理解してもらわなければ、「操作を覚えるのが面倒」と思われてしまい浸透しない可能性があるため注意しましょう。
グループウェアの選び方
グループウェアの導入の際には、次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。
- 導入の目的に合っているか
- 効率化したい機能を搭載しているか
- コストパフォーマンスのよさ
- システム連携できるか
- 操作性のよさ
- セキュリティ対策が十分か
それぞれのポイントについて説明します。
導入の目的に合っているか
グループウェアを選ぶ前に「グループウェアをなぜ使いたいのか」目的を明確にしておくのが大切です。目的によって必要な機能をピックアップできるようになります。
目的を明確にしないままグループウェアを選んでしまうと、「導入してもニーズが低いため利用されない」「ほかのシステムで代用が可能だった」といった失敗につながる可能性があります。
「勤務場所を問わず、スムーズなコミュニケーションを行いたい」「チームメンバーの進捗管理がひと目でわかるようにしたい」のような目的に役立つグループウェアを選ぶようにしましょう。
効率化したい機能を搭載しているか
グループウェアの機能は多岐にわたるため、重点的に効率化したい機能があるか、使いやすそうか確認するようにしましょう。
多機能や高度な機能のあるシステムよりも、多くの従業員が簡単に使えるグループウェアを選んだ方が、導入はうまくいくことが多いでしょう。
コストパフォーマンスのよさ
グループウェアのオンラインストレージの容量や標準機能を比較して、コストパフォーマンスの高いシステムを選びましょう。
最低契約期間・人数の条件や、オプション機能やカスタマイズの料金も確認しておくようにしましょう。
システム連携できるか
グループウェアが既存のOfficeソフトや会計ソフト、勤怠管理システムと連携できれば、多くの業務を効率化できます。
SlackやChatwork、Zoomといったツールとグループウェアがスムーズに連携できると、重要な連絡や通知を見逃すことがなくなります。
操作性のよさ
グループウェアを選ぶときは、操作性がよいかどうかをチェックしましょう。
機能が充実していても操作が難しくて使いにくい場合は、情報共有や伝達がスムーズに行えない可能性があります。
パソコンスキルに関係なく、だれでも直感的に操作できるグループウェアを選択するのが重要です。「マウスで簡単に操作できるか」「操作画面はシンプルでわかりやすいか」といった観点からグループウェアを選ぶのがよいでしょう。
トライアル期間があれば、試した後に多くのスタッフから使用感をヒアリングするようにしましょう。そのため、無料トライアルは積極的に活用し、できれば複数のグループウェアを試してみるのがおすすめです。
セキュリティ対策が十分か
グループウェアのユーザー認証やアクセス制限といったセキュリティのための機能も、情報漏えいを防ぐために重要視しましょう。グループウェア内でも個人情報や顧客情報を利用する場合もあるので、強固なセキュリティ対策がされているツールを選ぶのがポイントです。
暗号化やアクセス制限、多要素認証といったセキュリティ対策のほか、ISMS認証やプライバシーマークのような、第三者機関による認証を取得しているかも確認するとよいでしょう。
グループウェア導入後には、ユーザー認証やアクセス制限を適切に使用して、セキュリティに配慮した運用を行う必要があります。
グループウェアの失敗例と対策
グループウェアを導入した後の、ありがちな失敗とその対策について紹介します。
目的が曖昧なまま導入してしまう
グループウェアを「便利そうだから」「他社も使っているから」という理由だけで導入してしまうと、使いどころがわからず、社内に定着しません。
まずは、なぜ導入するのか、何を改善したいのかを明確にしましょう。たとえば「情報共有の手間を減らしたい」「テレワークでも会話しやすくしたい」など、具体的な課題にフォーカスすることで、導入後の活用イメージが社内でも共有しやすくなります。
機能が多すぎて使いこなせない
多機能なグループウェアを選んでも、実際にはチャットしか使われていないケースも少なくありません。使わない機能が多いと、混乱や操作ミスの原因にもなります。
最初からすべての機能を使いこなそうとせず、必要最低限の機能から段階的に利用するのがおすすめです。
社内ルールが整備されていない
グループウェアを導入しても、誰が何をいつ書くのか、どこに何を残すのかなどのルールが曖昧だと、情報が散らかって混乱するケースもあります。
投稿ルールや運用フローを事前に明確化しておくと、社内にも浸透しやすいでしょう。たとえば、会議の議事録は掲示板に記入する、予定調整はカレンダーを使うなど、運用ルールを決めるだけで格段にスムーズになります。
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グループウェアは目的を明確にして導入しよう
グループウェアの意味や種類、機能、メリット・デメリットと選び方のポイントについて紹介しました。グループウェアは機能が多く種類も多岐にわたるため、導入に失敗するリスクが少なくありません。システムの特徴や機能をよく調べて慎重に検討しましょう。グループウェアの導入の際には、次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。
- 導入の目的に合っているか
- 効率化したい機能を搭載しているか
- コストパフォーマンスのよさ
- システム連携できるか
- 操作性のよさ
- セキュリティ対策が十分か
グループウェアのサービスについて詳しく知りたい方は、次の記事をチェックしてください。
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