人事評価システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

人事評価システムとは、人材を適正に評価するための参考となる情報の管理をはじめ、人事評価に関わる業務の効率化・自動化を実現するためのシステムです。社員の目標設定や管理者からの評価、フィードバックなど、人事評価に関する情報をデータベース化できます。

従来、中小企業やスタートアップでは、エクセルで評価シートを作成するところが多く、専用の管理システムは大企業が主に導入・運用を進めていました。

しかし近年は、低価格で導入できるクラウド型の人事評価システムが数多く登場しており、無駄の多かったエクセル管理から脱却し、効率的に人事評価ができる中小企業が増えています。

客観的なデータ分析をベースとして、より正確に人材のスキルや成績、適正などを評価できるので、適材適所の人材配置を実現可能です。

さらに、人事評価に関する情報の管理だけでなく、いわゆるコンピテンシー評価や360度評価など、さまざまな人事評価の手法に対応して製品・サービスも多くリリースされています。

【適正な人事評価を実施するため】

適正な人事評価を実施するためには、人事評価システムによる情報の管理・分析が欠かせません。

人事評価に利用できる客観的な情報が整理されていなければ、管理者の主観や価値観などによって、恣意的な評価がされてしまう可能性があります。

事実、管理者のもつ認知バイアスにより、評価が左右されてしまう人は少なくありません。そこで人事評価制度を整備するとともに、人事評価システムの導入で、データを軸にした客観的な評価を実現しようとする企業が増えてきました。

企業に貢献している社員を適正に評価することで、社員の仕事へのモチベーションや生産性の向上が期待できます。

【適材適所の人材配置を実現するため】

人事評価システムの導入・運用により、適正な人事評価が実現できれば、一人ひとりの社員の適性や強みを生かした事業運営が可能になります。

とりわけ、ホワイトカラーの生産性の低さが指摘されている日本企業において、既存社員の生産性の向上は急務です。

そこで生産性の向上施策の一環として、客観的なデータに基づいた人事評価により、企業全体のパフォーマンスを高めようとする企業が増えています。

【人事評価業務の効率化・簡略化が可能】

人事評価システムの導入で、評価に関わる社員の業務効率化が可能になります。

これまで手作業を中心に行っていた情報の集計や分析の一部自動化が可能になり、システム上で評価シートが作成できるようになるなど、人事評価に関する作業に必要な、手間や時間を削減できます。

特にエクセルや書面をベースとした人事評価を実施してきた企業にとっては、システムの導入によって人事担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

【客観的な情報をベースにした公正な人事評価を実現できる】

人事評価システムは、評価対象となる社員のこれまでの実績やスキル、本人の設定した目標やその達成度合い、管理者からの評価など、さまざまな情報を一元管理できます。収集した情報を整理・分析すれば、客観的なデータに基づいた公正な人事評価を実現可能です。

合理的で透明性の高い人事評価制度を実現できれば、社員側も評価に納得しやすく、自らの課題や目指すべき目標も明らかになるでしょう。

【戦略的な人材配置と抜擢人事による生産性の向上が期待できる】

社員一人ひとりの有する経験やスキル、能力などの情報を一元的に管理できるので、事業戦略に即した人材配置や抜擢人事を実現できます。

優秀な社員に対して積極的に活躍の場を与えることで、高いモチベーションで安定した成果を出してもらえる可能性が高まります。

また、さまざまなプロジェクトを同時並行で進めている企業の場合、必要な人材を人事評価システムのデータベースをもとに選べるので、公正かつ合理的なチーム編成が可能になるでしょう。

人事評価システムは導入後、社員の情報の収集・整理が必要で、さらに人事担当者が必要なタイミングで情報をスムーズに引き出せるようになるまで、相応の時間とコストがかかります。システムの使い方を理解したうえで、最適な運用体制を模索する必要があります。

さらに、システムの運用で人材の情報の管理・活用ができる体制を構築できても、それが生かせる体制になっていなければ意味がありません。

環境に合ったシステムを選ぶのに加えて、それをスムーズに活用できる体制を整えておきましょう。はじめから大規模に導入するのではなく、まずは領域を絞ってテスト運用をしてみて、浮き彫りになった問題点や課題を解消しながら徐々に規模を広げていくとよいでしょう。

【社内の人事評価制度との整合性はあるか？】

一言で人事評価システムといっても、さまざまな製品がリリースされています。

まずは、社内の人事評価制度に合った機能を有するシステムか確認しましょう。評価制度に用いている基準や項目をそのまま設定できる製品であれば、スムーズに導入が進むはずです。

また、いわゆるコンピテンシー評価や360度評価などを導入している企業は、それらの機能がデフォルトで実装されている製品を選択すると体制の強化に役立ちます。

【システムの操作性が高く使いやすいか？】

システムを利用する人事担当者のITリテラシーが高いとは限りません。できだけ誰にでも使いやすく、必要な機能を利用しやすい製品を選ぶことが大事です。

一目で社員の情報を確認でき、分析結果も把握しやすいシステムであれば、プロジェクトへの人材のアサインや人事評価に必要な情報がすぐに理解できます。

部門横断的にシステムを活用するシーンも多いため、関連部署がどういったシステムを利用しているか確認しておき、似たようなインターフェースの製品を選択すれば、違和感なく運用が定着するでしょう。

【他のツールやシステムとスムーズに連携できるか？】

給与計算に関するツールや勤怠管理システムなどと連携できる製品ならば、人事部門のみならず、経理部門の業務効率化も実現できます。

特に互換性の高いシステム同士を連携させる場合、CSVデータを媒介することなく、データ同士の同期ができることも少なくありません。

連携できるツールやシステムに関しては、各製品の公式サイトに記載されているので、事前に確認することが大事です。すでに社内で運用しているシステムと連携できるならば、積極的に導入を検討するとよいでしょう。

人事評価システムの導入を成功させるには、必要な機能に優先順位を付けた上で、コストや操作性、ベンダーのサポート体制などの要素を検討し、社内の人事評価のやり方や組織体制に合った製品を慎重に選びましょう。

さまざまな機能を有する製品がある中で、どの部分を重視するのか、どれぐらいの規模で導入するのかによって、選ぶべきシステムは変わってきます。

ベンダーによっては、導入サポートを提供しているところもあるので、積極的に利用するとよいでしょう。導入の担当者を決めておき、計画的に導入を進めることが重要です。