DX Suite 導入事例　手入力ミスがほぼゼロに、月30〜50時間の削減を実現

DX Suite

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導入事例 Mさん

• 男性 40代前半
• メーカー/製造系
• 従業員数 1,000人以上
• 企画・事業開発
• 事業部長・工場長クラス

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：月末に約5,000枚の手書き書類が発生、修正作業が連鎖することによる現場負担

―――まずは、AI-OCR導入前の業務状況と、当時抱えていた課題について教えてください。

以前は、研修書類などの書類のデジタル化を、各現場が手作業で処理していました。月末になると、全国の拠点から約5,000枚もの書類が集中します。これらを1枚あたり2〜3分かけて手入力していたのですが、どうしても2〜3％ほどの割合で入力ミスが発生してしまっていました。

―――入力ミスが発生した場合、どのような影響が出ていたのでしょうか。

ミスが発覚すれば、もう一度入力をやり直し、さらにすべての書類を再検査しなければなりません。再作業の進捗によっては、月末の処理完了が遅れる状況がありました。作業時間が増えるだけではなく、担当者の精神的な負担も重く、業務効率の改善は経営上の優先課題になっていました。

読み取り精度と基幹連携カスタマイズが決め手

―――導入にあたっては、どのようなプロセスでツールを選定されましたか。

私を含めた5人のメンバーでプロジェクトチームを結成しました。各ツールのテストと評価をメンバーが行い、最終的な費用対効果の判断と決裁を私が行うという体制です。比較検討したのは、DX Suite、SmartRead、invoiceAgentの3製品です。

―――最終的にDX Suiteを選定された最大の理由はどこにありますか。

最も重視したのは読み取り精度です。3社を比較した結果、チーム内ではDX Suiteの読み取り精度を高く評価しました。また、基幹システムとの自動連携をカスタマイズで実現できる点が、最終的な決め手でした。

―――システム連携を優先されたのですね。

はい。単に読み取るだけでなく、受注番号や製品番号、BOM（部品表）までを基幹システムへ自動連携させることで、後工程を一元化できる点に大きなメリットがあると判断しました。自動連携による効率化の効果が大きく、導入コストに見合う価値があると判断しました。

全国70拠点の工数を大幅削減。手動対応は以前の10分の1程度に

―――導入後の運用フローは、どのように変わりましたか。

大きな変更点として、従来は各支店で行っていた入力を、本社で一括してOCR処理し、データを各支店に割り振るというプロセスに刷新しました。現場にOCRの操作を担わせないことで、現場向けのトレーニングは不要であり、短期間での立ち上げにつながった点は大きな成果です。

一方で、本社の担当メンバーには3〜4時間かけて新プロセスを理解してもらいました。

―――現場の反応や、具体的な導入効果を教えてください。

現場からは「スキャンや入力作業の負担が減り、作業が進めやすくなった」という声が上がっています。試算では、1現場あたり月30〜50時間の工数が削減されました。浮いた時間は、受注処理や棚卸作業など、より生産的な業務に充てられています。

―――定量的な成果としてはいかがでしょうか。

読み取り精度の向上により、人為的なミスは大幅に減りました。手動で対応していた作業範囲も、以前の10分の1程度まで絞り込めています。全国70カ所の拠点での作業時間削減を踏まえると、費用対効果は出ていると考えています。

社内に点在する手書き書類の自動化を、さらに広げていく

―――今回のプロジェクトを振り返って、現在の満足度を10段階で評価してください。

現時点では10点です。研修書類という、処理を欠かせない書類を起点にしたことで、社内での受け入れもスムーズで、定着も早かったと感じています。

―――今後、さらなる活用予定はありますか。

今後は研修書類だけでなく、作業報告書などもこのフローに乗せていく予定で、マニュアルのアップデートも進めています。

振り返ると、検討期間が短かったこともあり、社内にどのような手書き書類がどれくらいあるのかを、事前に十分整理できていませんでした。これから導入を検討される方には、対象書類の全体像をあらかじめ洗い出しておくことを推奨します。

私たちもこれからこの仕組みを活かしながら、さらに効率化の範囲を広げていく予定です。

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