マイナンバー収集における正しい収集方法と具体例 | 制度への対応できていますか？
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中にはまだ対応していないという企業もあるようですが、どの企業であっても、まず取り組むべきことは、各社員のマイナンバーを収集することです（従業員へ利用目的の説明をしたうえで）。ただし、マイナンバーは単に集めればよいというものではありません。
マイナンバー収集には正しい収集方法があり、さらに重要なのはその後の管理です。
そこで、マイナンバーの企業ガイドラインをもとに、正しい収集方法などをわかりやすく解説していきます。
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1. マイナンバーだけ集めればいいわけではない
マイナンバー収集の際には、各従業員のマイナンバーだけではなく本人確認書類の収集も義務付けられています。これはいわゆる成りすましを防止するために取られる措置です。
平成28年1月以降、社会保障や税に関する行政手続きではマイナンバーを核にして業務が遂行されます。
つまり、従業員が自分のマイナンバーを偽って税務書類などにそのまま記載してしまうと、最悪の場合、「脱税」という重大な違反行為に関与したとみなされてしまいます。
企業を経営していれば、「脱税」がどれほど大きなリスクとなるかはご存じかと思います。
そのため、マイナンバー収集の際には、厳格なルールに基づき本人確認書類も併せて収集しなければなりません。
1-1. マイナンバー収集に必要な2つの確認書類
マイナンバー収集には正しい番号であるかの確認と正しい番号の持ち主であるかの確認をする必要があります。そのためには次のような書類を収集しましょう。
≪正しい番号であるかの確認書類≫
- 個人番号カード
個人番号カードとは平成28年1月以降市区町村へ申請すると発行される、氏名・住所・生年月日・性別・顔写真・マイナンバーが記載されたカードです - マイナンバー通知カード
マイナンバー通知カードとは平成27年10月より全国民に簡易郵送されたマイナンバーを通知するためのものです - マイナンバーが記載された書類
住民票や、住民票記載事項証明書がこれにあたります
≪正しい番号の持ち主であるかの確認書類≫
- パスポート
- 運転免許証
個人番号カードをすでに発行している従業員に対しては、それ自体が本人確認書類となるので上記の書類は不要です。
本人確認書類の提示が難しい場合は、他の本人確認方法もあるため、内閣官房Webサイトに掲載されている「Q＆A項目4-3本人確認」をご確認ください。
マイナンバーの収集業務は、単に集めるだけでなく、正確性の確認や漏えい防止のための適切な保管も必要となり、さまざまな手間がかかります。
マイナンバー管理システムなら、これらの業務を効率化できるので労務担当者の負担を大きく減らせます。
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2.具体的なマイナンバー収集方法
いくつかのマイナンバー収集方法と、その注意点を紹介します。
2-1. 紙媒体での収集
従業員数の少ないスタートアップやSOHOで有効な方法ですが、各従業員にマイナンバー確認書類と本人確認書類のコピーを提出してもらい、それらを収集します。
しかし、より重要なのは、収集した後の管理です。
マイナンバーはれっきとした個人情報であり、流出を防ぐために厳格な管理体制を整える必要があります。
紙媒体のままで保管するか、もしくは給与システムなどへインポートするかなど、管理方法は自由ですが、いずれの場合も外部への漏えいを防ぐのはもちろん、社内でも不要な人が触れないよう厳重に保管する必要があります。
紙媒体なら金庫など厳重な管理を、給与システムなどへのインポートなら関係者以外のアクセス権限を設定するなどの措置が必要でしょう。
また給与システムなどへの転記の際は誤入力に注意し、収集した書類に関しては迅速かつ適切に破棄しましょう。
業務委託契約を結んでいる場合は、書類を郵送で確認するのが一般的ですが、その場合も同様の措置を講じる必要があります。
2-2. メールでの収集
スマートフォンの普及から各種確認書類をカメラで撮影し、添付にてメールで収集する方法も考えられます。
メールによる収集は、給与システムなどへのインポートを前提としている場合が多いと思われますが、この場合も転記ミスやデータの削除漏れには注意が必要です。
特にメールのデータ削除は、紙媒体と違い実体がないため、つい忘れがちです。
システムへインポートした後は、誤入力がないかを確認し、メールも必ず削除しましょう。
2-3. 給与システムなどの機能で収集
マイナンバー制度の導入が発表されて以来、給与システムなどを提供するベンダーでは、一斉にマイナンバーの収集や管理に対応したシステムの開発が進められました。
そのため、現在ではほとんどの給与システムなどがマイナンバー対応機能を備えています（標準機能として搭載されている場合と、オプションで利用する場合があります）。
特にクラウド型システムでは、登録フォームを利用したマイナンバーの収集方法が推奨されています。従業員はWeb上の登録フォームにアクセスし、自分のマイナンバーや本人確認書類を添付するだけで、簡単に提出が完了します。
収集したマイナンバーは直接システムに反映されるため、誤入力や削除漏れなどの心配がなく、手作業の負担も軽減できるため、効率的な選択肢といえるでしょう。
ただし、特に注意したいのは、マイナンバーを入力する際に本人が誤入力するリスクです。入力時には必ず内容を確認するように徹底しましょう。
まとめ
マイナンバー収集における正しい収集方法と具体例、そして注意点を紹介しました。
マイナンバー制度への対応は、中小企業・零細企業・大企業を問わず、すべての国内企業にとっての義務です。そのため、できるだけ早く対応策を検討する必要があります。
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