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マイナンバー管理システムおすすめ比較20選!選び方や規模別に特徴を紹介

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BOXILおすすめのマイナンバー管理に役立つシステム・ソフトを規模別・特化している機能別に比較します。マイナンバー制度やマイナンバー、マイナンバー管理システムを導入するメリットについても解説しています。

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マイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システムとは、企業がマイナンバーを収集・保管・利用・破棄する際サポートしてくれるシステムです。すべての作業がクラウド上で完結するので、ペーパーレスや紛失防止などに役立ちます。

マイナンバーとは

マイナンバー(個人番号)とは、国民の一人ひとりに配布された12桁の番号を指しています。平成27年10月から導入され、税金や年金、行政関係の手続きの際に利用されます。

今まではさまざまな手続きの際に添付書類の用意をする必要がありましたが、マイナンバーを利用することで、その手間を削減し簡単に手続きを行えるようになりました。

そもそもマイナンバー制度とは

マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)とは、マイナンバー(個人番号)を利用することで、行政の効率化・国民の利便性の向上・公平・公正な社会の実現のための社会基盤としての制度です。マイナンバー制度の導入で、次のような変化が生まれました。

  • 社会保障・税関系の申請時の手続きが簡単になる
  • 国や自治体の手続きで個人番号の提示、申請書への記載が必要になる
  • 国民の所得状況が把握しやすくなり、不正受給の防止などにつながる

本記事ではこれ以上マイナンバー制度そのものについては説明しませんが、さらに詳しく知りたい方は次の記事をご確認ください。必要な書類やすべき対策などがまとめて書かれています。

マイナンバー管理とは?法律・必要になる書類・安全な管理方法
マイナンバー法やマイナンバーの記載が必要になる書類や管理方法、破棄する場合や安全に管理するための対策などを解説して...
詳細を見る

マイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムを選ぶ際には、次のポイントでチェックしてみましょう。場合によっては、体験版やトライアルを活用するのもよいでしょう。

既存のシステムと連携できるシステムを選ぶ

マイナンバー管理システムは、マイナンバー管理のみの単独システムと労務管理システムのひとつとして組み込まれているシステムの2種類があります。すでに利用している労務管理システムがあれば、オプションとしてマイナンバー管理システムを導入すると、手間やコストがおさえられます。

収集方法を確認する

マイナンバー収集では、次の3つの方法があります。

  • リクエストメールを送信し情報を入力してもらう
  • IDとパスワードを発行し、各自システムに入力してもらう
  • ワンタイムURLを発行し、オンライン上でマイナンバーを入力してもらう

どの収集方法でも問題ありませんが、収集にストレスのない方法を選びましょう。

帳簿への反映方法

労務管理システムとマイナンバーシステムを連携させられれば、社会保険・給与計算などの書類に自動でマイナンバーを反映してくれます。

反映方法には、自動でデータ連携ができる「API連携」と主導でデータをアップロードする「CSV連携」があります。システム上使いやすい方を選びましょう。

規模を問わず幅広く利用が可能なおすすめマイナンバー管理システム

マネーフォワード クラウドマイナンバー - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウドマイナンバー
マネーフォワード クラウドマイナンバー
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  • クラウドサーバーで安全に情報管理
  • 手間が省ける一括収集機能を搭載
  • 収集情報を一目で確認、収集漏れを防げる

マネーフォワード クラウドマイナンバーは、クラウドベースのシステムで、マイナンバーを安全に収集・管理・破棄できるサービスです。

情報を手元に残しておかず、サーバーから直接書類を提出できるため、情報漏えいのリスクがおさえられます。また、一括収集機能を利用することで、従業員や第3号被保険者、取引先など、収集相手ごとに本人確認書類を依頼でき、マイナンバーの利用目的通知を分けて情報収集依頼を一括で行えます。収集のためのメールを複数送信する必要はありません。加えて、通知送付済みの人を一覧画面で確認できるため、提出未依頼や提出依頼中、取得済みといったステータスを把握でき、収集漏れを防げます。

HRBrain - 株式会社HRBrain

HRBrain
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  • マイナンバーの収集、管理、データのエクスポートが可能
  • 入力フォームへの入力情報をもとに書類を自動作成
  • 入退社手続きから年末調整までシステム上で完結

HRBrain 労務管理は、労務管理から人材データ管理までワンストップで行えるシステムです。管理画面から、設定した利用目的を反映したマイナンバー提供依頼を送信でき、身分証明書の提出にも対応可能です。

メンバーの閲覧履歴を操作ログとして自動保存し、管理をサポートしてくれます。入力情報をもとに、入社手続きや年末調整、退社手続きなどに必要な書類を自動生成できます。

freee人事労務 - フリー株式会社

freee人事労務
freee人事労務
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  • マイナンバーの収集から破棄までクラウド上で完結
  • パソコンやスマートフォンから通知カードをアップロード可能
  • 金融機関と同等のセキュリティレベル

freee人事労務は、マイナンバー管理に必要な機能を搭載したクラウドサービスです。従業員や取引先にリクエストメールを送信し、情報を入力してもらうだけでマイナンバーを収集可能です。

同社提供サービスfreee会計freee人事労務と連動して、源泉徴収票といった必要書類にデータを自動反映できます。通信は金融機関レベルの 256bit SSLを利用し、マイナンバー情報はさらに、暗号化し保存されます。

SmartHR - 株式会社SmartHR

SmartHR
SmartHR
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2023
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  • マイナンバー収集の手間を削減
  • 常に最新の従業員情報を一元管理
  • さまざまな手続きに対応

SmartHR(スマートエイチアール)は、労務手続きや情報管理をラクに行えるクラウド人事労務ソフトです。マイナンバー管理の機能も備えており、人事労務業務全般を効率化します。管理画面からボタン操作のみで従業員にマイナンバーの提供依頼ができ、情報の入力・書類のアップロードはスマートフォンからでも操作が可能です。

入社時に従業員が入力した情報が社員名簿に集約され、住所変更や扶養変更等の手続きする際に自動で従業員情報が更新されるので、常に最新で間違いのない社員名簿を保てます。年末調整などの労務手続きや、Web給与明細の発行も可能です。

奉行Edge マイナンバークラウド

  • パソコンやスマートフォンを利用して収集
  • 3段階認証
  • JIS Q15001

奉行Edge マイナンバークラウドは、パソコンやスマートフォンからマイナンバーを収集できる管理システムです。自宅からでも提出でき、提出履歴は自動で記録されるので、管理の手間がかかりません。3段階認証やJIS Q15001などセキュリティ面でも万全の対策を取っているのがポイントです。

オフィスステーション マイナンバー

  • 金融機関並みのセキュリティシステム
  • 社労士・税理士との共有機能
  • ガイドラインに基づく必須機能を搭載

オフィスステーション マイナンバーは、マイナンバーの取得から破棄まで対応しなければならない業務をフルサポートしてくれるシステムです。WAF多重ファイアウォール・二重認証と金融機関並みのセキュリティシステムを搭載しています。

社内だけでなく、社労士・税理士ともシステムを共有でき、手続きの手間の削減・業務負担の軽減が期待できます。

マイナクラウド

  • スマートフォンでマイナンバー情報を収集できる
  • SECOMによる高水準のセキュリティ
  • 1,000円からの低価格で利用できる

マイナクラウドは、スマートフォンでマイナンバー情報を収集して、簡単に一括登録などを行えるサービスです。収集したマイナンバー情報に関してはSECOMによる高水準のセキュリティで守ってくれます。また1,000円からの低価格で利用でき、管理したい人数によって料金が変動します。

nyoibox(如意箱)

  • 法定保存期間後に自動削除機能
  • CSV出力時は複数名の承認
  • DB内暗号化でマイナンバー管理に対応

nyoibox(如意箱)は、クラウド型DBを拡張し、複数会社対応のマイナンバー管理機能を備えたサービスです。マイナンバー管理用のテンプレートが用意されており、確認書類や名前などとの対照が楽に行えます。CSV出力時は複数名の承認が必要になるため、悪意あるアクセスや、不用意な提供を防ぎ、安全にマイナンバーを管理できます。

フリーウェイマイナンバー

  • 収集から廃棄までインターネット上で完結できる
  • フリーウェイ給与計算と連携して利用できる
  • 月800円からの低価格で利用できる

フリーウェイマイナンバーは、マイナンバーの収集から廃棄までインターネット上で簡単に完結できるマイナンバー管理システムです。同社の提供しているフリーウェイ給与計算と連携できます。また管理者10人ごとに月800円と低価格で利用できるのも魅力です。

huubHR

  • ドラッグ&ドロップの直感的な操作
  • 登録人数が5人以下なら全機能が無料
  • マイナンバーの登録進捗状況一覧

huubHR(ヒューブエイチアール)は、マイナンバー管理機能が実装されている、人事情報をペーパーレスで管理するクラウドサービスです。履歴書などはPDFで保管し、即座に検索やピックアップが可能。給与データの前月差分や、データのオートコンプリート表示ができます。登録時に従業員側がマイナンバーを本人確認書類とともに直接アップロードするように設定すれば、システム担当者の手間はほとんどかかりません。

WebARENA

  • DB移行サポート
  • サーバを停止せずにDBバックアップ可
  • マイナンバー自動検出フィルタ

WebARENAは、専用・共用・メールサーバホスティング・仮想専用サーバ・DBなどの各種サーバを提供しているソリューションです。情報漏えいにつながるヒューマンエラーを防ぎ、また、外部からの不正アクセスを遮断します。メールホスティングサービスでは、マイナンバー情報を含むメールの送信をブロックし、流出させません。

データ管理の達人

  • マイナンバーを一元管理
  • 多数の従業員データを随時アップデート可
  • 他システムとの柔軟な連携

データ管理の達人は、シリーズで販売されている税務申告ソフトです。アクセスログによる管理や、データ暗号化でセキュリティが保たれている「達人Cubeセンター」を使用し、個人番号データを保管。新しい社員のマイナンバーが必要な際は、メールで通知し、専用アプリケーションから社員が入力。手続きを大幅にカットし時短できます。DB自体はセキュアで汎用性の高いものです。他の業務にも利用できるでしょう。

セキュアMyNUMBER - スターティアレイズ株式会社

  • 専用データセンターで物理的安全管理措置対策
  • マイナンバーへのアクセスログを残す
  • マイナンバーの登録作業を管理者が代行可

セキュアMyNUMBERは、マイナンバー収集クラウドサービスです。誰がいつマイナンバー情報にアクセスしたのか、ログを記録し、証跡をしっかり保持します。国内に専用データセンターを設置し運用。堅牢性が保証されており、物理的安全管理措置対策になります。ガイドラインに沿ったマイナンバー利用を即時開始できます。

大規模利用におすすめなマイナンバー管理システム【多機能】

こちらでは、マイナンバー管理の他にも給与管理やワークフローなど、さまざまな機能を利用できるシステムを紹介しています。

マイナンバーカード 解析ライブラリ

  • 光学的文字認識で画像から文字を抽出
  • 画像のマイナンバー部分を自動塗りつぶし
  • 手入力時の管理の手間や作業時間を短縮

マイナンバーカード 解析ライブラリは、通知カードや個人番号カードを、スマートデバイス等で撮影した画像から、番号をOCR技術で自動認識し、DBへ入力するシステムです。デベロッパは、レシートや領収書の自動解析ライブラリも開発しています。アプリケーション内部でテンポラリファイル(一時的な作業ファイル)を用意して使用後削除するため、マイナンバーの画像はデバイスには残らず、安全に読み取りできます。

大規模利用におすすめなマイナンバー管理システム【マイナンバー管理特化】

こちらでは、マイナンバー管理に特化しており、大規模利用におすすめなマイナンバー管理システムを紹介しています。

MJSマイナンバーBPO

  • マイナンバーを他システムから独立管理
  • 各種帳票印刷機能
  • マイナンバー登録・管理

MJSマイナンバーBPOは、オンプレミスまたはクラウドで、マイナンバーを管理できるシステムです。BPOサービスも行っています。個人番号制は、11桁の個人番号と1桁のチェックサムによる管理を行う、行政のカウンターポイントです。利用期限を過ぎたマイナンバーは迅速に廃棄しなければなりませんが、本システムを用いれば一括処理と廃棄証明書出力が可能です。

パッケージプラス(R)マイナンバーロッカーシステム

  • API連携でマイナンバー登録・読み込み
  • マイナンバー利用期限切れ廃棄処理
  • 給与計算システムへのマイナンバー情報提供

パッケージプラス(R)マイナンバーロッカーシステムは、給与計算システムなどからの問い合わせ時に、マイナンバー情報をセキュアに提供できるシステムです。マイナンバーは不正に取得したり、ずさんな管理を行ったりすると罰則がに該当します。人事系や給与系で利用頻度が高まるマイナンバーを、安全な場所で一元管理できます。

MKS・マイナンバー管理プラットフォーム

  • 無料で利用できるマイナンバー管理プラットフォーム
  • 法改正に伴うシステムの追加開発が不要
  • 収集・管理・利用をすべて行える

MKS・マイナンバー管理プラットフォームは、人事・給与業務ERPシェアNo.1サービスCOMPANYを運営する、株式会社Works Human Intelligence提供のマイナンバー管理プラットフォームです。同社の提供しているクラウドサービスを利用している方はすべての機能を無料で利用できます。

株式会社WHI Holdings公式サイトより(2022年11月閲覧)

マイナンバー管理代行サービス

  • 専用データセンターで情報管理
  • 郵送によるマイナンバー収集にも対応
  • データ受領後、最短翌日からサービス開始可

マイナンバー管理代行サービスは、マイナンバー管理を代行するBPOサービスです。管理スタッフや従業員教育の手間を省き、貴社のクリティカルな業務にリソースを集約できます。社員は、PCやスマートデバイスから随時入力が可能となり、登録方法などの問い合わせに対応するコールセンターが設置されます。

マイコレキーパー

  • スマートフォンから撮影した画像で登録できる
  • オプションでマイナンバー入りの帳票が作成できる

マイコレキーパーは、スマートフォンやタブレットで撮影した画像でマイナンバー登録ができるマイナンバー管理システムです。オプション機能で帳票作成機能があり、マイナンバー入りの帳票が簡単に作成できます。

管理受託側におすすめなマイナンバー管理システム

マイナンバーの管理を依頼される側の、税理士や社労士事務所の方におすすめのマイナンバー管理システムを紹介します。

A-SaaS

  • 税理士のためのクラウドサービス
  • 収集、税理士への委託、電子申告をクラウド上で可能
  • 本人確認書類をスマートフォン、PCから申請・確認可能

A-SaaSは税理士の方のためのクラウドサービスです。導入することによって、会社側・顧問側の両方の作業が効率化できます。企業はマイナンバーの収集、税理士への委託、電子申告をクラウド上で可能で、また本人確認はスマートフォンでもでき手軽に行えます。

マイナンバー管理システムのメリット

適切なセキュリティ対策ができる

マイナンバー管理システムを導入する一番のメリットは、ガイドラインにのっとった適切なマイナンバー管理ができることです。

マイナンバー制度では、すべての企業が官公庁や自治体に提出する書面にマイナンバーを記載することが義務付けられています。マイナンバーは個人情報のなかでも極めて重要なものになるため、個人情報保護委員会ではマイナンバーを管理するためのガイドラインを定めています。

しかし従業員数が多かったりマイナンバー管理に不慣れだと、さまざまなトラブルやミスが起きやすくなります。その点マイナンバー管理システムを活用すれば、適切な管理ができるのはもちろん、ヒューマンエラー防止にも役立ちます。

マイナンバー収集の効率化

マイナンバーを収集する際には、何に利用するのか通知しなくてはならなかったり、書類の郵送が必要だったりと、何かと手間がかかります。マイナンバー管理システムを使えば、こうした手間を削減できます。

マイナンバー管理システムでは、従業員にリクエストメールを送り、情報入力をしてもらえれば、簡単に収集ができます。手作業だと紛失のリスクもあるため、クラウド上で完結できる点はセキュリティ面でも効果的といえます。

マイナンバー入力が必要な帳簿を発行できる

マイナンバー管理システムを利用すると、源泉徴収票をはじめとしたマイナンバーの転記・入力が必要な書類を作成する際に、自動反映してくれます。

マイナンバー管理システムを導入で適切な管理を

マイナンバーとは何か、そしてマイナンバー管理を自社で効率よくかつ安全に管理するためにおすすめの、マイナンバー管理システムを紹介しました。実際に選ぶ際には、次のポイントを確認するとよいでしょう。

  • 既存のシステムと連携できるシステムを選ぶ
  • 収集方法を確認する
  • 帳簿への反映方法

まだ導入をされていない方、外部委託している方は、ぜひマイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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