Teachme Biz
導入事例 Uさん
- 男性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 1,000人以上
- IT
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：属人的な手順書作成により、品質のばらつきと作業ミスが発生
―――新たなツールを導入する以前は、どのように手順書を作成・管理していましたか。
Officeソフトを使って知見のある担当者が手動で作成し、SharePointなどのクラウド上で管理していました。
―――当時のマニュアル作成において、どのような課題を感じていましたか。
作業を視覚的、かつ自身の操作に基づいて言語化する能力が必要になるため、手順書の作成が非常に属人的になっていた点が課題でした。作成者の業務に対する理解度や人に伝える力に依存してしまうため、作成する人によって手順書の品質にばらつきが出てしまっていました。
―――手順書の品質にばらつきがあることで、実際の現場にはどのような影響が出ていたのでしょうか。
業務の主担当者は理解度が高いため、少ない言葉でも的確に作業ができます。しかし、オペレーターなどの担当者に同じレベルの理解を求めるのは困難です。
結果として、手順書の言葉足らずが原因となり、作業の不足やミスが半年に1〜2回程度発生している状況でした。
AI活用の推進と、誰もがわかる手順書づくりを目指して
―――新しいマニュアル作成ツールを導入しようと考えた背景には、どのような理由があったのでしょうか。
我々のインフラ業界に限らず、会社全体として「AIの活用」が強く求められる状況になっていたことが大きなきっかけです。
AI活用の一環として、誰にでもわかる手順書を作り、作成業務の生産性を向上させたいという狙いがありました。
―――さまざまなツールがある中で、Teachme Bizを選定した決め手を教えてください。
バックグラウンドに多種多様な生成AI機能が組み込まれている点です。
また、我々のインフラ業務は分岐が多く、複数の資料を同時に開かなければならない課題がありました。Teachme Bizのように細分化された手順書を、ブラウザ上からすぐに呼び出せる機能も我々のニーズに合っていると考えました。
工数を1/3に削減し、自己研鑽の時間と新規案件の対応力を創出
―――実際にTeachme Bizを業務で活用してみて、どのような点に便利さを感じましたか。
AIが自律的に判断して、手順書の土台を作ってくれる点が非常に便利です。
例えば、タイトルを入力したり動画を読み込ませたりするだけで、AIが「このような手順書を作りたいのですか」と提案してくれます。わずか5〜10秒ほどで土台が出来上がるため、業務効率化に大きく寄与しています。
―――ツールの導入によって、手順書作成にかかる時間はどのくらい短縮されましたか。
導入前は、お客様の要望を1つの手順書に書き起こすまでに1か月ほどのブレインストーミングが発生していましたが、現在は約10日で作業が完了するようになりました。作成にかかる工数は1/3程度に減少しています。
特定の担当者に依存せず、誰が作ってもある程度同じ品質のものが出来上がるようになったのも大きな成果です。
―――手順書の表現による作業ミスという点では、どのような改善効果がありましたか。
手順が汎用化・一般化され、誰もがわかる共通の表現になったことで、導入から半年ほど経ちますが、Teachme Bizで作成した手順書にまつわる作業ミスは0回になりました。
―――大幅な工数削減が実現できたことで、現場の働き方にはどのような変化がありましたか。
既存のお客様の対応にかけていた時間が短縮され、他のお客様に割ける時間が明らかに増えました。これにより、新しい案件の受注にも対応できるようになっています。
また、現場の作業者も空いた時間を使って学習時間を確保できるようになり、現在主流となっているAWSなどの新しいサービスの習得が進んでいます。これが今後のさらなるサービス向上につながっていくと考えています。
定着化を進め、実動作に基づいたマニュアル作成の最適解として活用
―――今回導入したツールを10段階で評価するとしたら何点になりますか。
6点です。業務効率化の面で一定の満足度はありますが、1つのステップにおける文字数制限など、ある程度の型が決まっていることによる制約があるためです。
―――具体的にどのような業務や場面で、その制約が課題になると感じますか。
我々のインフラ業務のように「この連絡の場合はこのフロー」といった分岐が複雑な手順の作成には、あまり向いていないと感じる場面があります。
一方で、一から順番に進めていくような実動作に基づいた手順書を作るのには非常に適しているツールです。
例えば、スーパーのレジ打ちやコンビニの品出しといった業務の手順化には最適なソリューションだと思います。
―――最後に、社内へのツールの定着に向けて工夫された取り組みがあれば教えてください。
既存の手順書をTeachme Bizへ移行する作業を通して、チームメンバー全員にマニュアルを作成してもらいました。自然とツールに触れる機会と環境を作ることで、スムーズに現場への定着を図ることができたと考えています。
Teachme Biz
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
