中小企業向け「マニュアル作成ツール」おすすめ8選！選定のポイントと導入のメリット

中小企業が抱える課題

マニュアル作成ツールを導入していない中小企業が抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのマニュアル作成ツールで解決できる可能性があります。

業務の標準化ができていない

中小企業のなかでも少数の従業員だったり、人材の流動性がほとんどなかったりすると、業務マニュアルを作成していないケースもあります。

マニュアルがないことで、業務の進行や方法が属人化しているケースもあるでしょう。これにより、ミスや問題が発生した際の対処が一時的になり、業務効率が改善しない恐れがあります。

新人教育や引き継ぎに時間とコストがかかる

業務マニュアルがないと、新人教育や業務の引き継ぎに時間とコストがかかりがちです。業務マニュアルを用意しておけば、スムーズな指導や引継ぎが可能になります。

マニュアルの作成に時間やコストがかかる

前述のとおり、業務マニュアルを作成することで、業務の属人化解消や教育・引き継ぎコストの削減が期待できますが、業務マニュアルを作成すること自体は大きな手間がかかります。

人的リソースに制限がある中小企業では、従業員が業務に専念できる時間が減少し、業務遂行に支障をきたす可能性があります。

中小企業がマニュアル作成ツールを導入するメリット

中小企業がマニュアル作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

マニュアルの作成・更新・共有作業を簡単にする

マニュアル作成ツールは、マニュアルの作成、更新、共有などが簡単に行えます。従業員は直感的な操作でマニュアルを作成し、必要な情報を迅速に更新し、組織内で共有できます。

これにより、マニュアル作成にかかる時間・コストを削減できます。また、マニュアルの使用が浸透すれば、業務の標準化にもつながります。

新人教育やスキルアップ研修の効率的な実施に役立つ

マニュアル作成ツールの中には、自学自習を促すトレーニング機能や、習熟度を測るテスト機能などを搭載しているサービスもあります。

これらを搭載したツールは、新人教育やOJT、スキルアップ研修をサポートし、効率的な実施に役立ちます。

中小企業がマニュアル作成ツールを選定する際のポイント

中小企業がマニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

動画やPC操作録画など用途で種類や形式を選ぶ

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、業務のニーズに合った形式や種類を選ぶことが重要です。動画マニュアルやPC操作録画、テキストベースなど、さまざまな形式があります。

業務内容や受講者のニーズに応じて、適切な形式を選びましょう。

マニュアルの作成・更新・共有・管理が簡単にできるか

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、マニュアルの作成から共有、そして管理までのプロセスが簡単かを確認することが重要です。

直感的な操作性やシンプルな画面、QRコード共有や利用ログなど、効率的な作業・管理を支援する機能があるかをチェックしましょう。

既存のマニュアルを移行しやすいか

マニュアル作成ツールを導入する際には、既存のマニュアルを新しいシステムに移行することが求められる場合があります。その際に、移行作業が容易かどうかを確認しましょう。

過去のマニュアルやデータをシームレスに移行できるシステムを選ぶことで、作業の効率化やスムーズな移行を実現できます。

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中小企業におすすめのマニュアル作成ツール8選

中小企業におすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。

ナレカンは、社内の情報を簡単に管理できるシンプル構成のナレッジ管理ツールです。ナレカンは次のような特徴があります。

• シンプルなノート形式でマニュアルや議事録を作成
• 添付したファイル内もサーチできる検索機能
• 既読機能・リアクション機能で利用状況を把握可能

Teachme Bizは、業務課題の分析や改善が行えるマニュアル作成・共有ツールです。Teachme Bizは次のような特徴があります。

• システム上で動画の編集が可能
• 手順を1つずつ表示するステップ構造でわかりやすいマニュアルを作成可能
• 職種や業務ごとに設定できるトレーニング機能搭載

tebikiは、動画マニュアルの作成からスタッフの習熟度管理もできるマニュアル作成ツールです。tebikiは次のような特徴があります。

• 教育効果や習熟度の可視化・分析が可能
• 各種システムの操作説明を画面録画できる
• 100か国語以上の言語に対応・自動で翻訳可能

VideoStepは、動画を活用したマニュアル作成に特化したサービスです。VideoStepは次のような特徴があります。

• 動画をパワーポイントのように編集できる仕組み
• 動画の共有・整理・閲覧権限設定を細かく行える
• 多言語音声AIと機械翻訳を搭載

Video BRAINは、経営課題を動画で解決するための動画マニュアル作成ツールです。Video BRAINは次のような特徴があります。

• 3,500以上の動画テンプレートからシーンに合わせた動画制作が可能
• AIによる自動編集機能のほかに便利な編集機能が多数搭載
• 視聴データからより効果的な動画活用を支援

shouin＋は、オンラインで実践型の研修を実施できるクラウド型eラーニングプラットフォームです。shouin＋は次のような特徴があります。

• 統一のチェックリストで習得済みスキルと課題の把握や目標の明確化ができる
• PCI DSSに準拠したクラウドサービス利用でデータを安全に保管
• 数週間サイクルでアップデートし、機能改善や新機能を追加

ManualForceは、Webブラウザ上での操作を自動記録しマニュアル化できるサービスです。ManualForceは次のような特徴があります。

• AIがマニュアルを自動生成
• レコーダーをオンにして、操作を行うのみ
• 14日間の無料トライアルが可能

NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるマニュアル作成ツールです。NotePMは次のような特徴があります。

• ファイルの中身も全文検索できる
• 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定可能
• 社内のデータを守る安心のセキュリティ対策

サービス選びは比較して検討しよう

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

マニュアル作成ツールは、次の記事でも紹介しています。