カオナビ
導入事例 Yさん
- 男性 30代後半
- メーカー/製造系
- 従業員数 501〜1,000人
- 購買・調達
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excelでの人事管理で更新漏れが頻繁に起きていた
―――カオナビを導入する前は、どのように人事情報を管理されていましたか？
以前はExcelで社員の勤務年数・年齢・役職などを管理していました。担当者が手作業でデータを入力・更新するスタイルだったので、更新漏れが頻繁に起きる状況でした。年に1回は名前の誤字が見つかるし、昇給に関するミスは年に3回ほど発生していました。
―――具体的にどのようなトラブルが起きましたか？
最も問題だったのは、同姓の別人に誤って昇格情報を反映してしまったことです。
第三者から「この情報、おかしくないですか」と指摘を受けて、その時点で初めて認識しました。修正自体は10〜20分で終わりましたが、そもそも気づかずに放置されていたかもしれないと思うと、重大なリスクを実感した出来事でした。
―――評価業務の運用面ではいかがでしたか？
評価サイクルが今よりも約1か月長かったことが悩みでした。
上司が部下の評価を確認する際も、共有フォルダからExcelファイルを探し出してたどっていく作業が必要で、過去の評価履歴を確認するだけで約10分かかっていました。評価の時期が来るたびに、担当者も管理職も相当な負荷を感じていました。
組織の状況をより直感的に把握できる
―――カオナビを選んだ経緯を教えてください。
きっかけは、親会社であるホールディングスからカオナビを導入するよう指示があったことです。グループ全体で人事データを統一する方針が決まり、私たちのグループ会社も対象になりました。
―――実際に機能を確認したところ、どのような点に魅力を感じましたか？
年度ごとの評価記録や自己評価を一か所にまとめて管理できる点は、以前のExcel運用と比べると大きな違いだと感じました。
また、顔写真付きで社員が一覧表示されるSynapseツリー（組織図機能）も特徴的でした。Excelの名前だけのリストとは違い、人の顔が見えることで、組織の状況をより直感的に把握できると思いました。
管理職の業務負担を、全体で25人日に相当する工数を削減することに成功
―――導入後、業務はどのように変わりましたか？
評価期間が以前より約1か月短縮されました。データが一元化されたことで、評価に必要な情報がすぐに参照できるようになり、プロセス全体のスピードが上がったことが主な要因と考えています。
―――管理職の業務負荷にも変化がありましたか？
大幅に改善しました。以前は上司が部下1人分の評価を確認するのに約1週間かかっていましたが、カオナビ導入後は約1日で完了するようになりました。
過去の評価履歴もシステム上でスムーズに参照できるので、確認の手間が格段に減っています。全体の工数削減を試算すると、25人日分に相当するという結果が出ました。
―――評価の正確性という面ではいかがですか？
データが一か所に集約されているため、以前のような更新漏れや入力ミスが起きにくくなりました。誰かが誰かの情報を誤って上書きする、というリスクも大幅に下がっています。
人事情報を一元管理することで評価プロセスがスムーズになる
―――カオナビの満足度を点数で表すとしたら、10点満点で何点ですか？
10点満点で9点です。マイナス1点の理由は、AI機能がまだ搭載されていないことです。今後、AIによる評価サポートや分析機能が加わればさらに使いやすくなると期待しています。
―――同様の課題を抱える担当者の方へ、アドバイスをいただけますか？
カオナビ最大のメリットは、人事情報を一元管理することで評価プロセスがスムーズになる点です。
Excelで管理しているとデータが分散してしまい、担当者と管理職の双方が不要な作業に時間を取られます。当社ではシステムを導入した結果、業務の非効率さが大幅に改善されました。そのため、まずは一元管理の効果を実際に確認されることをおすすめします。
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