「Dojoナビ」| 新時代のマニュアルは“調べる”から“教えてくれる”へ - BOXIL EXPO セミナー

テレワークを支える業務システムの運用浸透支援

企業において、業務システムの運用・浸透は非常に重要だ。そのため、業務システムのマニュアル作成は必須となる。しかし、マニュアルの作成には手間と時間がかかるし、いざマニュアルを作っても従業員によってシステム習熟度や業務理解度は異なるため、疑問のすべてを解決するのは難しい。

このような企業の課題を解決するシステム操作ナビゲーションツールの「Dojoナビ」と、マニュアル自動作成ソフト「Dojo」について、テンダの芝田氏が解説する。

【プロフィール】
芝田圭佑氏
株式会社テンダ　ビジネスプロダクト事業部 営業1部
2019年に株式会社テンダに入社。現在は、ビジネスプロダクト事業部 営業1部にて企業の課題に応じてソリューションを提案する業務に従事している。

テレワークは今後も続く可能性が高い

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入する企業は増えている。東京都のテレワーク導入率調査では、2021年2月5日時点の都内企業（従業員30人以上）におけるテレワークの普及率は63.5%。コロナ以前の約25％と比べると、急激にテレワークが普及していることがわかる。

また、アフターコロナでもテレワークを続けたいと考えるビジネスパーソンが多いことから、テレワークを継続する企業は多くあるだろう。そのため、テレワークによって浮き彫りになった課題は早期に解消して生産性を保てるようにしておきたい。

芝田氏：とある民間の調査では、「コロナが収束したあともテレワークを続けたい」と答えるビジネスパーソンが約8割という結果が出ています。いっぽうで、企業の人事や教育担当者、管理者は「業務効率の悪化が見られる」とテレワークに課題を感じているようです。

今、マニュアルの整備が求められている

特に管理部門やマネジメント層においては、「属人化された業務が多く引継ぎがうまくいかない」「メールやチャットでのコミュニケーションが難しい」「新入社員のバックアップ体制がない」などの課題を抱えているケースが散見される。

皆さんの会社のなかにも、十分な準備ができずに業務を引き継いだ社員が四苦八苦をしていないだろうか。あるいは、テレワーク定着後に採用した社員へのオンボーディングがうまくいかず、教育担当者も新入社員も業務が進まないといった事態に陥っていないだろうか。

対面での引継ぎや教育とは異なり、テレワーク中の引継ぎや教育では次のような問題が生じやすいという。

• 新人は質問がしづらく、あいまいなまま業務をしてしまう
• 教育者側はチャットやメールでの回答に手間取り、正しい方法を教えるのが難しい
• お互いの理解に齟齬があっても気づきにくい
• ミスに気がつくのが遅れる

いずれも業務効率の停滞、生産性の低下を招くため、軽視できない問題と言える。そこで必要になるのが、業務マニュアルだ。わかりやすく使いやすいマニュアルがあれば、社員それぞれが解決する方法を調べて実行できる。

また、わかりやすいマニュアルがあれば、教育する側の社員も教育される側の社員も「業務を教える・教えてもらう」ことにかかる時間を最小限に抑えられるだろう。

芝田氏：近年、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉をよく耳にするようになりました。企業規模の大小にかかわらず、DXに取り組む企業は多くあります。

DXには、攻めと守りの2種類があると考えています。攻めのDXは自社だけでなく顧客や社会に影響を与える、ビジネスモデルそのもののデジタル化。守りのDXは、自社内でコントロールする業務プロセスのデジタル化です。システムの導入で業務の効率化を行う守りのDXは比較的取り組みやすいのですが、せっかく導入したシステムも運用が浸透しないのでは業務の効率化にはつながりません。

DXのために導入したシステムの運用が、テレワークの影響によってうまく浸透しないと感じている企業も多いのではないでしょうか。その課題を解決するのが、業務システム上で直接操作をナビゲートする「Dojoナビ」と、マニュアル自動作成ソフト「Dojo」です。

業務システムと一体化する「Dojoナビ」の機能と特徴

業務システム運用の効率化に寄与する「Dojoナビ」は、Webブラウザ上で操作方法をナビゲーション表示できるツールだ。業務システムを操作する際に、実際のシステム画面上で正しい操作手順を直接ナビゲートしてくれるため、業務の効率化とヒューマンエラーの防止に役立つ。

ナビゲーションを表示する方法も簡単だ。ナビゲーションを開始するためのアイコンは、画面上に常駐している。操作がわからなくなったときには、アイコンをクリックしてマニュアルの目次を検索し、該当する項目をクリックするだけでナビゲーションが開始される。

さらに、社員それぞれが自分用のふせんをシステム画面上に貼りつけられる機能を搭載している。操作の際の注意点や忘れやすい操作をふせんにメモ書きすると、必要な画面上にのみふせんが表示されるようになる。

芝田氏：「Dojoナビ」は、ブラウザにプラグインを追加するだけで操作手順の記録を行えるシステムです。操作手順の記録を取ると、システムに手を加えることなく操作ナビゲーションを表示できるようになります。

実システム上に操作ナビゲーションがリアルタイムで表示されるため、新しいシステムを導入した際でも別途説明会を行う必要なく、効率よく浸透させられます。

操作ナビゲーションの作成も簡単

「Dojoナビ」では、操作ナビゲーションの作成も簡単に行える。ブラウザ上にあるアイコンをクリックしてキャプチャを開始すると、操作の記録がスタートする。あとはナビゲーションを作成したい手順で操作を行うだけで、「Dojoナビ」が自動的に操作を記録する。

操作が終わったら、再びアイコンをクリックしてタイトルを決め、保存すればいい。保存したナビゲーションは編集画面で編集して配信できる。配信の範囲も「Dojoナビを利用している全ユーザー」か「特定の社員」かを選べる。

マニュアル自動作成ソフト「Dojo」との連携も可能

マニュアル自動作成ソフト「Dojo」との連携でマニュアルの作成と運用をさらに効率化できるのも魅力だ。

業務システムのマニュアルを作成するには、システムについて詳しい社員が、ひとつひとつ操作画面を撮影して、PowerPointに貼りつけテキストで説明書きを添えるなど、大きな手間がかかる。時間をかけて苦労して作成したマニュアルも、「どこにあるのかわからない」「探すのが面倒」などの理由によって使用されないケースも少なくない。

「Dojo」を活用すれば、「Dojoナビ」で作成したナビゲーションを動画やWord、Excelなどさまざまなファイル形式で変換できる。ナビゲーションを作成する「Dojoナビ」、ナビゲーションをドキュメント化する「Dojo」の連携で、効率的な運用浸透が可能になるのだ。

なお、「Dojo」で作成したマニュアルには音声や動画エフェクトを挿入でき、複数のマニュアルは統一されたフォーマットで展開されるため、マニュアル使用者にとっても見やすくわかりやすい。また、作成したマニュアルは追記・編集も簡単だ。

芝田氏：「Dojo」は業務をドキュメントとして可視化できるソフトで、作成したドキュメントは監査の際のエビデンスとしても活用できます。

使い方は簡単で、「Dojoナビ」で作成したデータが入ったzipファイルをダウンロードして展開すると、画像や説明文がすべて入った「Dojo」のデータが開かれます。すでにマニュアルのひな型ができている状態なので、好みのコンテンツに変換すればマニュアルが完成します。

業種・業態を問わず活用できる「Dojoナビ」と「Dojo」

操作ナビゲーションを作成し、ナビゲーションをマニュアル化する「Dojoナビ」と「Dojo」は、さまざまな業種・業態で重宝するだろう。

これまで、わからないことがあれば近くにいる同僚や上司に聞けばすぐに解決できた問題も、テレワークによって「聞くこと」も「教えること」も難しくなってしまった。

社員それぞれが自分の業務に集中しつつ、「わからない」に応えられる「Dojoナビ」と「Dojo」。さらなる業務の効率化と快適なテレワーク環境を構築したい企業は導入を検討してみてはどうだろうか。