・スピーディーなコミュニケーションで生産性を向上させたい
・メールよりも簡潔にやり取りしたい
「メールよりも気軽に利用できる」「送信ミスが少ない」などの利点から、ビジネスシーンでのコミュニケーションツールとして今後さらなる普及が期待されるビジネスチャットツール。
ビジネスチャットは製品ごとに機能や特徴が異なり、検討するだけでも一手間です。
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ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、ビジネス業務で使用されることを目的として開発された社内外のコミュニケーションツールです。主に次のようなビジネス業務に役立つ数多くの機能が利用できます。
- チャット機能
- グループチャット作成機能
- ファイル共有機能
- タスク管理機能
コミュニケーションの基本となるチャット機能は、メールのようなかしこまった挨拶や署名が不要です。「メールよりも気軽に利用できる」「送信ミスが少ない」などの利点から、ビジネスシーンでのコミュニケーションツールとして今後さらなる普及が期待されます。
ビジネスチャットツールのメリット
ビジネスチャットツールを導入することで得られるメリットは次のとおりです。
コミュニケーション速度
スマートフォンの保有率が増えた現在、ビジネスチャットツールによってリアルタイムなコミュニケーションが実現できます。リアルタイムで更新できるSNSと似た使い勝手であり、外出先や移動中でもアプリから簡単にやりとりができるためメールのような手間は一切かかりません。
情報共有のスピードアップだけでなく、普段関わりの少ない他部署の人とのコミュニケーションも促進する効果も期待できます。
ファイルの送受信
ビジネスにおいてファイル共有が必要となるシーンは多いです。画像やPDFなど、さまざまな形式のファイルをメールで送る手間を省いてチャットで共有できるのもメリットの一つです。
生産性向上
コミュニケーション速度が向上し円滑になれば、組織内の連携はスムーズに運び、情報の共有が充実してミスの削減につながります。
グループチャット機能では、プロジェクトごとにトークグルーブを作成できるので、議事録やプロジェクトのスケジュール、資料などをスムーズに共有できます。これらは結果として組織の生産性の向上につながるというメリットと言えるでしょう。
社外とのやりとりにもおすすめ
ビジネスチャットツールはメールよりも手軽にメッセージを作成できるため、社外の人とのやりとりにもおすすめです。メールは丁寧な挨拶から始まる文章を作成する必要がありますが、ビジネスチャットツールなら簡潔な文章で済みます。
また、ChatworkやSlackにはワンクリックで相手に「既読」を伝えられるスタンプ機能が搭載されています。ビジネスチャットツールは短時間で相手とやりとりできるため、効率的な連絡手段といえるでしょう。
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ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールは機能が多様化しており、ツールの数も多くなってきているため、選定に悩んでしまう方もいらっしゃるでしょう。
ビジネスチャットツールを選ぶ際には次の比較ポイントを選定条件として見ていきましょう。
- 社外とのやりとりに対応できるか
- 課題を解決できる機能を搭載しているか
- 価格・コストはいくらか
- スマホアプリで利用できるか
- セキュリティ面は十分か
それぞれのポイントについて説明します。
社外とのやりとりに対応できるか
ビジネスチャットを導入する際は、「社内でのみの利用か」「社外とのやりとりでも利用するのか」を明確にしておきましょう。
社内での利用のみなら、「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」の主要ビジネスチャットツールではなく、社内のコミュニケーションに特化した「 社内SNS 」系のサービスでも課題を解決できる場合があります。
社外やりとりでも利用する場合、異なるツールを利用しているとお互いに不便なこともあるので、ビジネスチャットツールの市場シェアや普及率、取引先の企業が利用しているツールを把握しておくとよいです。ビジネスチャットツールの市場シェア、導入企業数で比較すると「Chatwork」「Slack」「Microsoft Teams」「LINE WORKS」の大手主要サービスが群を抜いて人気です。
課題を解決できる機能を搭載しているか
ビジネスチャットツールを選ぶ際には、検討目的を満たす機能を持っているかを見極めることが必要です。ビジネスチャットツールは一般的に次のような機能があります。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 音声通話 | 同じツールを利用してるメンバーと音声通話できる |
| ビデオ通話 | 同じツールを利用してるメンバーとビデオ通話できる |
| 画面共有 | 自分の画面を相手に共有できる |
| ファイルの管理・アップロード | WordやEXCEL、PDFなどのファイルをアップロードしたりダウンロードしたりできる |
| 社外関係者の招待 | 社内だけでなく、社外の方ともチャットができる |
| タスク管理 | タスク（自分の作業）の作成や管理ができる |
| スタンプ・リアクション機能 | LINEのようにスタンプ等でリアクションできる機能 |
| 検索機能 | メッセージ内でキーワード検索できる機能。過去のやり取りや出来事を遡れる |
| オンライン表示 | 「作業中」や「離席中」などのログイン状態がわかる |
| スレッド機能 | メッセージごとで返信ができ、スレッド内でメッセージに関するやり取りを完結できる |
| メンション機能 | メッセージの宛先を任意の相手に設定できる |
| 既読・未読 | LINEのように送ったメッセージを相手が閲覧したか、していないのか把握できる |
| 日報 | 日報専用の機能やテンプレートがあり、日報の作成・管理ができる |
| 安否確認 | 災害時に一斉送信で安否確認ができる |
| API連携 | 外部サービスと連携できる |
ツールによってサポートされている機能が大きく異なるため、課題を解決できる機能があるかどうかでツールを選ぶようにしましょう。
音声チャット・電話機能があるか
ビジネスチャットツールには、音声チャットや通話機能が搭載されている種類もあります。画面で資料を共有しながら通話もできるため、より円滑なコミュニケーションが実現します。
とくにリモートワークや遠隔会議の際に重宝する機能です。利用する際はスマートフォンやパソコンにマイクとカメラが内蔵されていれば良いため、新たに費用がかかることはありません。
会議や打ち合わせで認識のズレをなくすためにも、検討したい機能といえます。
価格・コストはいくらか
ビジネスチャットツールを導入する際、「コストをそんなにかけたくない」という場合には無料プランがあるツールを利用しましょう。ただし、無料プランは機能に制限があるため、制限の中で導入目的を満たす機能があるかを見極めなければいけません。NTTの公式ビジネスチャット「 elgana（エルガナ） 」は、無料プランでも機能がある程度利用でき、サポートも充実しているのでおすすめです。
一方で、有料プランは機能が多くなる傾向があり、ストレージ容量を気にせずに使えるというように、ツールでできる幅が広がります。無料トライアルを設けているツールがあるため、おためしで検討してみるのもいいでしょう。機能の充実さは求めず機能的な機能のみを求めるなら、主要サービスでなくても十分に対応できるので、導入コストを安く抑えることも可能です。
スマホアプリはあるか
ビジネスチャットーツールの中にはスマホアプリで利用できるものも多数あります。アプリがあるかどうかも選び方のポイントとして考えておきましょう。アプリで利用できると、いつでもどこでも携帯から確認ができるのが嬉しいポイントです。
アプリで利用もできる「
Chatwork
」はタスク管理機能がすぐれており、外出先でも即座に携帯からタスクの依頼内容を確認できます。また、建設業で人気の「
direct
」ではアプリからだと現在の位置情報を簡単に共有できます。
セキュリティ面は十分か
ビジネスチャットでは時に機密情報のやりとりを行う場合があるため、サービスのセキュリティ面も重要な比較ポイントです。「シングルサインオン」「2段階認証」「端末認証」「アクセスログの監視」「IPアドレス制限」「SSL/TLSを用いたデータの暗号化」など、企業のセキュリティポリシーを満たしているかをしっかり確認しましょう。
また、国際的なセキュリティ基準を満たす「ISO27017」や「ISO27018」「SOC」などにも対応しているか確認しておくと良いです。
ビジネスチャットツール選びで失敗しないために
ビジネスチャットツールは、企業やプロジェクト単位での活用のほかにも、サークルやPTAなどにも導入できます。ビジネスチャットツールを利用することで、プライベートのチャットアプリと使い分けできるのもメリットです。
ツール選びで失敗しないためには、各ツールの情報収集を念入りに行い、料金や機能、特徴を比較することが重要です。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うビジネスチャットを絞り込んでみましょう。
各ツールの導入実績や特徴、よくある質問がまとまった資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。導入前の下調べにぜひお役立てください。
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