中小企業向け「マニュアル作成ツール」おすすめ8選！選定のポイントと導入のメリット

中小企業が抱える課題

マニュアル作成ツールを導入していない中小企業が抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのマニュアル作成ツールで解決できる可能性があります。

業務の標準化ができていない

中小企業の中でも少数の従業員だったり、人材の流動性がほとんどなかったりすると、業務マニュアルを作成していないケースもあります。

マニュアルがないことで、業務の進行や方法が属人化しているケースもあるでしょう。これにより、ミスや問題が発生した際の対処が一時的になり、業務効率の改善につながらない恐れがあります。

新人教育や引き継ぎに時間とコストがかかる

業務マニュアルがないと、新人教育や業務の引き継ぎに時間とコストがかかりがちです。業務マニュアルを用意しておけば、スムーズな指導や引き継ぎが可能になります。

マニュアルの作成に時間やコストがかかる

前述のとおり、業務マニュアルを作成することで、業務の属人化解消や教育・引き継ぎコストの削減が期待できるものの、業務マニュアルを作成すること自体は大きな手間がかかります。

人的リソースに制限がある中小企業では、従業員が業務に専念できる時間が減少し、業務遂行に支障をきたす可能性があります。

中小企業がマニュアル作成ツールを導入するメリット

中小企業がマニュアル作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

マニュアルの作成・更新・共有作業を簡単にする

マニュアル作成ツールは、豊富なテンプレートやレイアウトがあらかじめ用意されており、マニュアルの作成・更新・共有などが簡単に行えます。

マニュアルをゼロから作る場合、労力と時間がかかります。また、最新情報を維持するために内容を適宜更新し再配布するのにも時間や手間がかかり、負担となりがちです。

マニュアル作成ツールがあれば、従業員は直感的な操作でマニュアルを作成し、必要な情報を迅速に更新し、組織内で共有できます。

これにより、マニュアル作成にかかる時間・コストを削減可能です。また、マニュアルの使用が浸透すれば、業務の標準化にもつながります。

新人教育やスキルアップ研修の効率的な実施に役立つ

マニュアル作成ツールの中には、自学自習を促すトレーニング機能や、習熟度を測るテスト機能などを搭載しているサービスもあります。

これらを搭載したツールは、新人教育やOJT、スキルアップ研修をサポートし、効率的な実施に役立ちます。

また、マニュアルがあれば、直接教えることなく閲覧してもらうだけで業務に必要な情報を伝えられるため、教育や研修の手間や時間・コストの削減が可能です。マニュアルがあれば自身で自由に学んで知識を吸収できるため、わからないことを質問されることも減り、大幅に効率化できるでしょう。

中小企業のマニュアル作成ツール導入事例3選

中小企業におけるマニュアル作成ツールの導入事例を3つ紹介します。

メトロプロパティーズ

商業施設のブランド戦略開発計画、商業コンサルティング事業などを展開する株式会社メトロプロパティーズでは、サービスの平準化を目的に「Teachme Biz」を導入しました。

同社では、Excelで作成した紙のマニュアルがあったものの、ほとんど更新や活用がされておらず、サービスを平準化できていない課題がありました。そこで、統一するための方法を探していたときに「Teachme Biz」の紹介を受け、改訂が簡単にでき、更新性も高く、またオプションの豊富さが決め手となり導入に至りました。

導入後は、カフェ部門で熱心にマニュアル作成を進め、機器の基本的な操作マニュアルや、既存・新メニューのレシピ作成に活用しているそうです。Excelで作成したこれまでのレシピは、更新の停滞や検索性の低さといった問題がありましたが、「Teachme Biz」の活用により、情報を簡単に見つけられる効果につながっているそうです。

※出典：スタディスト「株式会社メトロプロパティーズ様 – Teachme Biz導入事例」（2024年8月13日閲覧）

メディカルジョブセンター

医療・介護・保育業界で就業の紹介活動を行う株式会社メディカルジョブセンターでは、新入社員研修および既存社員のスキルアップ教育を目的に「tebiki」を導入しました。

同社では新入社員が頻繁に入社し、入社のたびに研修が発生し日常業務を圧迫していました。また、講師によって教え方が微妙に異なり、新入社員の業務理解度に差が出ることもあったそうです。

そこで、「tebiki」を導入し、PowerPointの資料に音声を入れて撮影し、新入社員研修を動画化することからはじめ、講師の手間を大幅に削減することに成功しました。また、活躍しているキャリアアドバイザーのノウハウを見える化することも進め、既存社員のレベル底上げにもつながっています。マニュアル化できるのは全体の8割ほどですが、8割を動画化することで時間をかけて教えるべき2割の伝承をしやすくなり、メリハリをつけた教育の大切さを学ぶことにもつながったそうです。

※出典：Tebiki「人材紹介業の動画マニュアル導入事例 | 新人研修を動画に置き換え。教育工数が削減され、スキルアップ教育に時間を掛けられるようになりました。」（2024年8月13日閲覧）

エンファクトリー

オンラインショッピング事業や専門家マッチング事業などを手掛ける株式会社エンファクトリーでは、社内ナレッジのリプレースに「NotePM」を導入しました。

それまで社内Wikiとして使用していた旧Googleサイトは、記事の入力や更新以外にも工数が発生するほか、視覚的に見にくくあまり活用されていませんでした。そのため、入力しやすさや装飾性を重視し、マークダウン方式の候補を複数比較検討したところ、もっともシンプルで簡単にページを作成でき読みやすく装飾ができると感じた「NotePM」の導入に至ります。

導入後は、ユニットごとにノートをわけ、さらにチームごとにフォルダをわけるといった運用を行い積極的に使用されているそうです。画像や表を挿入しマニュアルもわかりやすくなったほか、社内規定をNotePMで管理し入社時にまず見てもらうよう伝えることで問い合わせが削減し、業務効率アップにもつながっています。

※出典：プロジェクト・モード「【導入事例】バックオフィスの評価ポイントにも取り入れた新しいNotePMの活用方法とは - 株式会社エンファクトリー - NotePM」（2024年8月13日閲覧）

中小企業がマニュアル作成ツールを選定する際のポイント

中小企業がマニュアル作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

動画やパソコン操作録画など用途で種類や形式を選ぶ

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、業務のニーズに合った形式や種類を選ぶことが重要です。動画マニュアルやパソコン操作録画、テキストベースなど、さまざまな形式があります。

業務内容や受講者のニーズに応じて、適切な形式を選びましょう。

マニュアルの作成・更新・共有・管理が簡単にできるか

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、マニュアルの作成から共有、そして管理までのプロセスが簡単かを確認することが重要です。

直感的な操作性やシンプルな画面、QRコード共有や利用ログなど、効率的な作業・管理を支援する機能があるかをチェックしましょう。

既存のマニュアルを移行しやすいか

マニュアル作成ツールを導入する際には、新しいシステムに既存マニュアルの移行を求められる場合があります。この際に、移行作業が容易かどうかを確認しましょう。

過去のマニュアルやデータをシームレスに移行できるシステムを選ぶことで、作業の効率化やスムーズな移行を実現できます。

マニュアル作成ツールの比較表

【特典比較表つき】『マニュアル作成の資料8選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『マニュアル作成の資料8選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

中小企業におすすめのマニュアル作成ツール8選

中小企業におすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。

ナレカンは、社内の情報を簡単に管理できるシンプル構成のナレッジ管理ツールです。ナレカンは次のような特徴があります。

• シンプルなノート形式でマニュアルや議事録を作成
• 添付したファイル内もサーチできる検索機能
• 既読機能・リアクション機能で利用状況を把握可能

Teachme Bizは、業務課題の分析や改善が行えるマニュアル作成・共有ツールです。Teachme Bizは次のような特徴があります。

• AIでマニュアル作成を簡単にする「Teachme AI」機能搭載
• 手順を1つずつ表示するステップ構造でわかりやすいマニュアルを作成可能
• 職種や業務ごとに設定できるトレーニング機能搭載

tebikiは、動画マニュアルの作成から習熟度管理もできるマニュアル作成ツールです。tebikiは次のような特徴があります。

• 教育効果や習熟度の可視化・分析が可能
• 各種システムの操作説明を画面録画できる
• 言語を選択するだけで自動翻訳が可能

VideoStepは、動画を活用したマニュアル作成に特化したサービスです。VideoStepは次のような特徴があります。

• 動画をPowerPointのように編集できる仕組み
• 動画の共有・整理・閲覧権限設定を細かく行える
• 多言語音声AIと機械翻訳を搭載

Video BRAINは、経営課題を動画で解決するための動画マニュアル作成ツールです。Video BRAINは次のような特徴があります。

• 商品サービス紹介やマニュアルなどの動画テンプレートからシーンに合わせた動画制作が可能
• AIによる自動編集機能のほかに便利な編集機能を多数搭載
• 視聴データからより効果的な動画活用を支援

shouin＋は、オンラインで実践型の研修を実施できるクラウド型eラーニングプラットフォームです。shouin＋は次のような特徴があります。

• 統一のチェックリストで習得済みスキルと課題の把握や目標の明確化ができる
• PCI DSSに準拠したクラウドサービス利用でデータを安全に保管
• 数週間サイクルでアップデートし、機能改善や新機能を追加

ManualForceは、Webブラウザ上での操作を自動記録しマニュアル化できるサービスです。ManualForceは次のような特徴があります。

• AIがマニュアルを自動生成
• レコーダーをオンにして、操作を行うのみ
• 14日間の無料トライアルが可能

NotePMは、社内ドキュメントを一元管理できるマニュアル作成ツールです。NotePMは次のような特徴があります。

• ファイルの中身も全文検索できる
• 会社規模に応じて共有範囲を柔軟に設定可能
• 社内のデータを守る安心のセキュリティ対策

サービス選びは比較して検討しよう

マニュアル作成ツールを選ぶ際は、状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

マニュアル作成ツールは、次の記事でも紹介しています。