受発注管理システムの作り方とExcel作成のメリット・デメリット
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受発注管理の重要性
受発注の管理は企業経営において非常に重要なプロセスの一つです。適切な受注管理を行わなければ、顧客の注文に対応できず、売上げや収益の機会を失ってしまう恐れがあります。
受注から出荷までの一連のプロセスを効率的に管理することで、顧客満足度の向上、在庫管理の適正化、業務の生産性向上などのメリットも期待できるため、受注管理は企業にとって重要な経営課題といえます。
受発注管理システムをExcelで作る方法
受発注システムを導入する前に、まずはExcelで自作することを検討している企業も少なくないでしょう。Excelでの自作も一つの方法です。Excelにはさまざまな機能が搭載されており、基本的な受発注管理であれば十分に使えます。
Excelを使用した受発注管理システムの作り方は次のような方法があります。
- テンプレートを使う
- 関数を活用する
テンプレートを使う
インターネット上には、無料でダウンロードできる受発注管理テンプレートが多数公開されています。
テンプレートを利用すれば、基本的なフォーマットがすでに用意されているので、簡単に受発注システムを作成できます。
関数を活用する
Excelには、VLOOKUP関数やSUMPRODUCT関数など、さまざま関数が搭載されています。これらの関数を活用することで、受注データの集計や分析などを自動化できます。
ほかにも、SUMIF関数やINDIRECT関数、ROUND関数などを活用して、より細かな設定を行えます。また、ピボットテーブルを活用すれば、受注データをさまざまな観点から集計・分析できます。
受注実績の推移や、顧客別の売上げなども的確に把握できるでしょう。
受注管理システムをExcelで作るメリット
Excelで受発注システムを作成するメリットは次のとおりです。
- マクロを活用して自動化ができる
- 関数を活用して作成できる
- 操作に慣れているため扱いやすい
マクロを活用して自動化ができる
Excelのマクロ機能を活用すれば、繰り返し行う作業を自動化できます。たとえば、受注データの集計や納品書の発行などを自動化することで、作業の大幅な時間短縮が可能です。
マクロで自動化できる処理は無限にあり、マクロを上手く活用できれば、受注業務の労力を大幅に削減できるはずです。
関数を活用して作成できる
Excelにはさまざまな関数が搭載されているため、複雑な計算や分析も自動化できます。ピボットテーブルを使えば複雑なデータも角度を変えてレポートできるため、受注管理や生産管理などをスムーズに行えます。
操作に慣れているため扱いやすい
操作が難しいシステムだと社員の抵抗感が強くなり、運用が難しいですが、Excelは業務においてよく使用されるツールであるため、操作しやすく扱いやすいことが大きなメリットの一つです。
特別な知識やスキルがなくても、比較的簡単に受発注システムを運用できます。
受注管理システムをExcelで作るデメリット
一方で、Excelで受発注システムを作成するデメリットとしては次のようなことが挙げられます。
- ミスやエラーが発生しやすい
- データ量によって動作が遅くなる
- Excelの習熟度によっては運用が難しい
- 複数人での管理には向いていない
ミスやエラーが発生しやすい
Excelはあくまでも表計算ソフトであり、受発注システム専用の機能が備わっているわけではありません。そのため、手入力によるミスや入力エラーが発生することも少なくありません。
また、関数を使用しているセルを誤った操作によって全データがエラーとなることも考えられます。データを復元することで解消できる場合もありますが、そのたびに手間取ったり時間がかかったりと業務に影響を与える点でもデメリットといえるでしょう。
データ量によって動作が遅くなる
データ量が増加すると、Excelの動作が遅くなることがあります。特に、複数のユーザーが同時にシステムを利用する場合、パフォーマンスが低下する懸念があります。
スムーズな入力や保存ができることでシステムの良さが発揮できますが、動作が重くなることで作業が滞ってしまうと、業務効率の改善は難しくなるでしょう。
Excelの習熟度によっては運用が難しい
Excelのマクロ機能や関数などを活用するには、ある程度の知識やスキルが必要です。Excelの習熟度が低い場合は、運用が難しいと感じるかもしれません。
複数人での管理には向いていない
Excelは基本的に1ユーザー向けのツールであり、複数人で同時にシステムを利用するには向いていません。データの共有や更新がスムーズに行えない可能性があります。
作成する人のExcelの習熟度や経験でその使用感や品質が異なる点はデメリットといえます。
スムーズな受注管理システムの運用にはツール導入がおすすめ
上記のデメリットを踏まえ、多くの企業では、業務規模やニーズに合った受発注システムツールを導入しています。
受発注システムでできること
受発注システムツールでは次のようなことが実現できます。
- ミスやエラーの削減：入力ミスや計算ミスなどを防ぐ機能により、データの正確性を高められます。
- データ分析：受注データや発注データを分析することで、販売状況や在庫状況などを把握できます。
- 複数人での利用：複数のユーザーが同時にシステムを利用できます。データの共有や更新もスムーズに行えます。
- セキュリティ機能：不正アクセスやデータ漏えいを防ぐためのセキュリティ機能が搭載されています。
おすすめの受発注管理システム
次の記事では、口コミ評判で人気の受発注管理システムを多く紹介しています。受発注管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
受発注管理システムの導入でスムーズな運用を
受発注システムは、業務効率化やコスト削減、顧客満足度向上など、さまざまなメリットをもたらす重要なツールです。
Excelでの自作も可能ですが、ミスやエラーの発生、データ量増加による動作遅延、複数人での利用の難しさなどのデメリットもあります。
スムーズな受発注管理を実現するためには、業務規模やニーズに合った受発注システムツールの導入がおすすめです。
