テレワーク管理ツール7選！目的達成のための選び方と比較ポイント

テレワークの問題点

テレワークの導入には通勤時間の削減や採用母数の増加など、メリットが多いです。しかし、次のような問題点もあり、適切な運用が難しいといえます。

コミュニケーションが不足しやすい

テレワークでは、対面でのコミュニケーションが減り、情報共有の頻度が不足しがちです。そのため、認識のズレや誤解が生じやすく、チーム連携がスムーズに進まない場合があります。また、何気ない会話が減ることで、チーム内の関係性が希薄になり、一体感を醸成しづらくなる点も課題として挙げられます。

進捗を把握にくい

テレワークでは、進捗状況をリアルタイムで把握しづらくなります。そのため、問題を早期に発見できず、対応が遅れやすくなります。また、メンバー全体の負荷がわからず、特定のメンバーに業務が集中してしまうリスクもあるでしょう。

勤務時間やメンタル不調が不透明

テレワークでは、従業員がいつどこでどのように働いているのかがわかりにくいです。そのため、労働時間の管理が困難で、労働基準法に違反するリスクが高まります。また健康状態も把握しにくく、適切にサポートできないかもしれません。

セキュリティリスクの不安

テレワークでは、自宅やカフェなどセキュリティ対策が十分でない場所で業務をするケースが多いです。そのため、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。また、私物のデバイスを使用する場合、セキュリティ対策が不十分なまま業務を遂行されてしまうリスクもあります。

テレワーク管理ツールを導入する3つの目的

テレワーク管理ツールの導入目的は大きく3つに分けられます。目的を明確にすることで、適したテレワーク管理ツールが見えてきます。

従業員の監視

テレワーク管理ツールを導入する目的の一つは、業務を可視化し適切に管理することです。労働時間やパソコンの稼働を把握することで、サボりや長時間労働を防ぎ、生産性の向上につなげられます。また、適切な業務量の割り当てにも役立ちます。

業務効率の改善

テレワーク管理ツールは、業務状況を可視化するだけでなくプロセスの改善にも役立ちます。たとえば、ボトルネックの作業を特定し、業務効率の向上につなげられます。また、プロジェクト管理機能を活用することで、チーム全体の進捗状況を把握し、スムーズな連携を促せるでしょう。

コンプライアンスの強化

テレワークでは、労働時間の管理やセキュリティ対策などのコンプライアンス意識がより重要です。テレワーク管理ツールは、稼働時間の監視やアクセス履歴の管理などが備わっています。これらの機能を活用することで、法令違反や情報漏えいのリスクを低減し、企業の信頼を守りましょう。

テレワーク管理ツールを導入するメリット

テレワーク管理ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

コミュニケーションの改善とチームワークの向上

テレワーク管理ツールはチャットや掲示板、Web会議を搭載していることが多く、離れた場所で働くメンバー同士でもスムーズな連絡が可能です。また報告・連絡・相談の習慣化を促し、コミュニケーション不足を解消できます。

業務効率化と生産性向上

テレワーク管理ツールにタスク管理やスケジュール管理、進捗管理が搭載されている場合、個々の進捗状況を可視化できます。これにより、課題となっている業務を早期に発見し、適切な対応をとれるようになるでしょう。また、タスクの優先順位付けやリソースの最適な割り当てを行うことで、業務効率が向上します。

コスト削減

テレワーク管理ツールを導入することで、オフィス賃料や光熱費、交通費などのコスト削減につながります。また、ペーパーレス化や業務プロセスの自動化により、印刷費や事務用品費も削減できます。さらに、業務効率化による生産性向上は、人件費の削減にもつながるでしょう。

従業員のエンゲージメント向上

テレワーク管理ツールを活用することで、稼働状況や成果を可視化できます。目標達成度や貢献度を把握することで、モチベーションの向上につながるでしょう。また、コミュニケーションの活性化や業務効率化により、ストレス軽減やワークライフバランスの改善にもつながります。

柔軟な働き方の実現

テレワーク管理ツールは、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を支援します。従業員は、通勤時間や場所に縛られることなく、ライフスタイルに合わせて働けます。そのため子育てや介護を抱える従業員にとっても、働きやすい環境を提供できるでしょう。

テレワーク管理ツールの選び方

テレワーク管理ツールの導入を成功させるには、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて、選定の流れに沿って解説します。

課題とニーズを明確にする

テレワーク管理ツールを導入する前に、課題やニーズを明確にしましょう。コミュニケーション不足、進捗管理の難しさ、セキュリティ対策などの課題を具体的に洗い出し、ツールに求める機能を明確にしましょう。

必要な機能を洗い出す

課題を踏まえて必要な機能を洗い出します。タスク管理やセキュリティ機能などから機能を優先順位付けし、ツール選びの基準としましょう。

導入規模とコストを検討する

テレワーク管理ツールの導入規模とコストを検討します。従業員数や利用頻度、必要な機能などを考慮し、適切なプランを選びましょう。初期費用だけでなく、月額費用やオプション費用も確認し、予算に合ったツールを検討します。

使いやすさとサポート体制の確認

テレワーク管理ツールは日常的に利用するため、使いやすさが重要です。直感的な操作が可能か、わかりやすいインターフェースであるかなどを確認しましょう。あわせて、トラブル発生時の対応や操作の問い合わせ方法も確認しましょう。

無料トライアルやデモで比較検討

多くのテレワーク管理ツールは、無料トライアルやデモを提供しています。実際にツールを利用してみて、使い勝手を比較しましょう。また説明や質疑応答もあるはずなので、導入前に疑問点を解消できます。

テレワーク管理ツールの比較ポイント

テレワーク管理ツールを比較する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

機能

テレワーク管理ツールには工数管理、タスク管理、セキュリティ対策など、さまざまな機能があります。課題に合った機能を備えているかを確認しましょう。たとえば、勤怠データの計測を重視する場合は、残業時間の自動計測が搭載されているツールを選ぶとよいでしょう。

価格

テレワーク管理ツールの価格は、機能や利用規模によって異なります。初期費用や月額費用、ユーザー数に応じた料金体系など、さまざまな料金プランがあります。予算に合わせて、適切な価格帯のツールを選びましょう。

セキュリティ

テレワークでは、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクが高まるため、セキュリティ対策は重要です。どのようなセキュリティ対策を講じているか、データの暗号化やアクセス制限が適切に行われているかを確認しましょう。また、ISMS認証やプライバシーマークなどの取得状況も参考にするとよいでしょう。

サポート体制

テレワーク管理ツールを導入する際には、サポート体制もチェックしましょう。導入時のサポートや操作方法の問い合わせ、トラブル発生時の対応などが整っているツールを選びます。電話やメール、チャットなど、複数の問い合わせ窓口があると便利です。

導入実績

テレワーク管理ツールの導入実績にて、導入企業数や業種、規模などを確認しましょう。自社と似たような環境で利用されているツールを選ぶと、導入後のトラブルや運用上の問題を回避できる傾向にあります。また、導入事例やユーザーの声を参考にすると、ツールのメリットやデメリットを具体的に把握できます。

テレワーク管理ツール7選

おすすめのテレワーク管理ツールを紹介します。

MITERAS 仕事可視化は、パソコン利用の有無、アプリ使用状況などを可視化し、働き方の見直しをする管理ツールです。MITERAS 仕事可視化は次のような特徴があります。

• 稼働時間を把握し、サービス残業や休日の隠れ仕事を検知
• ログの可視化で管理者はメンバーの仕事実態を把握
• 独自のダッシュボードでパソコン利用状況を月単位で比較

Qasee

Qaseeは、アプリをインストールするだけでデータを収集し、業務を把握できる業務可視化ツールです。Qaseeは次のような特徴があります。

• 仕分けを一度学習することで、自動で業務を仕分け
• スケジュールと紐付けして稼働状況を正確に測定
• 工数実態からプロジェクト予想コストまで把握

Eye“247” Work Smart Cloudは、パソコンのログデータから実際の労働時間を把握し、健康経営や働き方改革をサポートする業務可視化ツールです。Eye“247” Work Smart Cloudは次のような特徴があります。

• サービス残業や深夜残業のリスクを見つけ、健康経営に貢献
• 業務の集中度を1時間単位で色分けして表示
• セキュリティの問題点や情報漏えいリスクを可視化

みえるクラウド ログは、操作ログと作業画像により、テレワーク時の見える化を推進する管理システムです。みえるクラウド ログには次のような特徴があります。

• 深夜帯や休日の稼働状況をグラフで確認
• 操作履歴や画面キャプチャにてトラブル発生時の対策をサポート
• 業務時間や内容をデータ化しタスクの最適化を手助け

TimeCrowdは、タスクの時間を記録して見える化するシンプルな時間管理ツールです。TimeCrowdには次のような特徴があります。

• WebページやChatWorkタスクをタスク名として利用可能
• メンバーで記録を共有しコミュニケーションを改善
• レポート機能でチームや期間ごとのグラフを出力しデータ分析

ez-PCLogger

ez-PCLoggerは、パソコンのログオンとログオフを自動収集することに特化したクラウドサービスです。ez-PCLoggerには次のような特徴があります。

• ログオンとログオフ情報収集に特化したシンプルな機能
• 100名で月額8,800円と低価格
• WindowsとMacに対応

ワークライフログ

ワークライフログは、パソコンの操作ログを自動で分析し、業務内容を可視化するツールです。ワークライフログには次のような特徴があります。

• 手入力不要でログから業務時間を集計
• 勤怠データとパソコン稼働時間の乖離を可視化
• AIが業務内容を推測し工数原価管理をサポート

テレワーク管理ツールで働き方改革を実現しよう

テレワークの課題を解決し企業の成長を促進するために、テレワーク管理ツールの導入は欠かせません。最適なツールを選ぶことで、テレワークのメリットを最大限に活かせます。

テレワーク管理ツールを選ぶ際に重要なのは、必要な機能が備わっているか、運用コストは問題ないかなどをチェックすることです。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。

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