業務可視化ツールおすすめ比較15選！選び方・メリット

業務可視化ツールとは？

業務可視化ツールとは業務時間中の従業員の行動を可視化し、どの業務にどの程度時間がかかっているのかを分析するためのツールです。

これらのデータは、BPMツールを使って業務改善プロセスを改善したりRPAツールにより自動化したりする作業の、優先順位を決定する際の材料にも使用されます。

近年の働き方改革の推進によって労働時間の管理や適正化が必要となったこと、テレワーク時に従業員の行動管理が必要になったことにより、とくに注目を集めているツールでもあります。

業務視覚化ツールの代表的な機能

業務視覚化ツールは特に、ホワイトカラーの業務生産性の向上に役立ちますが、具体的には次のような機能を搭載しています。

• 業務フロー図の作成
• 業務に関する書類や管理表の作成
• 業務プロセスの監視
• ツールによる業務改善の効果予測

業務フロー図の作成

業務フロー図の作成は、業務可視化ツールの軸となる機能です。業務フローを図形や色で視覚的に表現でき、直感的に編集や手直しができます。

全体の業務の流れを確認できるのに加えて、作業工程の追加や削除、入れ替えなど、より効率的に業務を進めるための案を出すのに役立ちます。

業務に関する書類や管理表の作成

業務フロー図に加えて、業務関連の書類を自動生成する機能を有するツールも多くあります。上場企業の場合、社員が自らの業務を俯瞰するのに使用できるのに加えて、内部統制に関する書類を提出しなければならないケースもあります。

その際に業務フロー図から関連書類を効率的に作成でき、管理表に落とし込める機能は、特に複雑な業務プロセスの企業に重宝するでしょう。

業務プロセスの監視

業務可視化ツールの中には、どの社員がどういったプロセスで業務をこなしているか、操作ログから確認できる機能を搭載したサービスもあります。

監視機能を活用することで、各々の社員が確実に業務をこなしているか、設計した業務フローが活用されているかなどをチェックできます。

ツールによる業務改善の効果予測

設定した業務フローの効果を予測できる業務視覚化ツールもあります。業務改善後の効果を予測できる機能で、改善後の業務プロセスにどれほどの効果があるか確認するのに役立ちます。

効果測定の精度はツールによって変わってくるものの、うまく活用すれば特定の部署・部門の業務効率化を大幅に向上できるでしょう。改善と実行のサイクルの効率化に役立ちます。

業務可視化ツールの選び方

業務可視化ツールの選び方は次の4つです。

• 適用できる業務範囲や目的と合っているか
• データの取得範囲を決める
• ベンダーによる十分なサポートを受けられるか
• 無料トライアル・フリープランがあるか

上記の点を判断基準として、自社の業務スタイルや社員構成、システムにかけられる予算などを考慮しつつ、最適なツールを選びましょう。

適用できる業務範囲や目的と合っているか

分析機能はツールによって異なり、カスタマイズの自由度や分析できる項目・種類、データの表示方法などさまざまな違いがあります。

業務可視化ツールは基本的に、操作ログを取得して業務フローを「見える化」しますが、製品やサービスによってデータとして取り込める範囲や領域に違いがあります。したがって、視覚化したい業務範囲をカバーしているツールを選択するのが大前提です。

たとえ機能が豊富なツールでも、必要な領域をカバーしていなければ意味がありません。まずは業務範囲や目的が合っているか確認しましょう。

データの取得範囲を決める

業務可視化ツールを導入する際には、まずどのようなデータをどの粒度で取得したいかを決めましょう。

ExcelやWord、メール、Webブラウザなど、ログを取得できる対象が業務可視化ツールごとに異なります。また、アプリの使用履歴だけではなく、「どのファイルをどう変更したか」といった細かいログまで取得できるツールもあります。

ただし、あまり細かくデータを取得すると分析に手間がかかるだけでなく、「会社から監視されている」といったプレッシャーを従業員に与えるかもしれないデメリットがある点には注意してください。

よって、目的に応じた範囲でのログ取得が望ましいです。

ベンダーによる十分なサポートを受けられるか

システム上の問題が起こった際、迅速なサポートを受けられるかも重要な選択ポイントです。運用時に操作方法がわからなかったり、不明点や疑問点が出てきたりするケースは珍しくありません。

わからない点をすぐに解決できるのはもちろん、システムトラブルが起こった際にすぐ対応してくれるベンダーの製品を選びましょう。

また、ベンダーのサービスによってはツールの導入相談や設定支援を受けられる場合もあるので、自社の環境に応じて必要かどうか判断することも大事です。

業務可視化ツールから得た情報を何のために使用するのかを考えたうえで、そのデータを目的に合わせて分析できるツールを選びましょう。

無料トライアル・フリープランがあるか

実際に業務可視化ツールを通じて、想定していたとおりのデータが取得できるのか、従業員になんらかのストレスが発生するかは実際にテストしてみないと正確な情報は取得できません。

社員によってITリテラシーに違いがあるので、導入担当者は実際にツールに触れる社員のリテラシーの程度を認識しておき、それに合わせて製品やサービスを選択する必要があります。たとえば社員が多い場合は、できるだけ直感的に操作できるツールがおすすめです。

そのため業務可視化ツールを導入する際は、無料トライアル・フリープランがあるツールでテスト導入をしましょう。現場の反応やデータ取得の精度をチェックしてから本格導入するといった手順を踏む方が良いです。

おすすめ業務可視化ツール15選

おすすめの業務可視化ツールを特徴とともに紹介します。

• 人数制限なく利用できる完全無料のWeb行動管理表
• スマートフォン、パソコン、タブレットに対応
• ツール導入時の工事、インストールが不要

WeBoardは、提供元の株式会社クリエが社内開発し実際に1年以上使用しているWeb行動予定表です。外出や休憩、会議などの状態を選択することで、現在と未来のスケジュールの社内共有が可能です。

外出からの戻り時間も表示でき、出入りの多い営業メンバーの在席確認にも役立ちます。また、運用に合わせたカスタマイズも対応してくれます。

• タスクやプロジェクト、スケジュールなどの軸で状況を可視化
• 目的に合わせ構築できる構成要素
• 可視化したデータをもとに業務改善や分析、再評価も可能

monday.comは、ｍｏｎｄａｙ．ｃｏｍ株式会社が提供している業務可視化ツールです。マーケティングや製品管理、ゼネコンソリューションなど業種やユースケースごとのテンプレートを検索利用でき、幅広い業務の可視化に対応可能です。

メンバーやタスク、予算などの軸で、業務の状況を把握でき、表示形式もカスタマイズできます。高いカスタマイズ性や連携アプリの豊富さで国内外152,000社以上の企業で導入されています^※。

※monday.com公式サイトより（2023年2月閲覧）

• 累計63,000人以上^※の導入実績
• 申告された勤怠時間とパソコンの稼働時間の乖離をアラートで通知
• アプリ利用状況の月別分析でコストの最適化もサポート

MITERAS 仕事可視化は、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供している業務可視化ツールです。パソコンの利用状況やログをもとに、客観的に労働時間や仕事内容を把握可能です。

1分ごとにパソコンからログを取得し、だれがいつどのアプリケーションで作業していたかや、アプリケーションに対しての打鍵回数などを可視化し、タスク過多やサービス残業を検知できます。データを掛け合わせ、組織でのアプリケーション利用状況といった分析も可能です。

※MITERAS 仕事可視化公式サイトより（2022年4月時点）

• 複雑な設定や関数不要で業務実態を見える化
• 業務ごとに作成したスコアシートで従業員ごとに業務品質を管理
• 専門コンサルタントが導入から業務改善までサポート

トレシルは、株式会社 トレシルが提供している業務可視化ツールです。業務データの収集から分析、改善までサポートする業務改善に特化したツールです。

チームや役割、人単位で業務状況を一括管理し、増やすべき仕事と減らすべき仕事を可視化できます。改善施策の状況をカンバン方式で管理でき、設定目標をもとに定量的、定性的な面から振り返り可能です。

• 各従業員の勤務実態を自動でレポーティング
• 業務用デバイスにアプリをインストールするだけで計測開始
• 負荷、集中度、パフォーマンスなどメンバーのストレスを分析できる機能も

Qaseeは、Qasee株式会社が提供している業務可視化ツールです。キータイプやスクロール、タップ量などを含め細かいデータが取得できて、従業員のパフォーマンスをレポーティングします。また、業務負荷やストレスを計測する機能があり、負荷の大きいメンバーに関してはアラート機能で知らせてくれるのでエンゲージメント低下、休職を防止するための対策が早期に実施できます。

• ブラウザ、Chrome拡張機能、アプリなどで簡単に業務を記録可能
• 蓄積されたデータはCSV形式で出力
• ChatWorkやSlackなどのビジネスチャットと連携できる

TimeCrowdは、タイムクラウド株式会社が提供している業務可視化ツールです。個人で時間を計測するだけであれば無料のパーソナルプランがあります。チームで活用すればリアルタイムでメンバーの稼働状況がわかり、情報共有のための文字入力の手間も不要です。データをCSVで出力できるので、そのデータをもとに業務改善の方針を立てたり、業務負荷の高い社員を抽出したりできます。

• 業務内容と勤務実態を可視化して業務改善のインサイトを発見
• USBファイル持ち出し検出、ストレージへのアクセス検出機能あり
• パソコンにインストールするだけで簡単に導入できる

Look meは、株式会社inlifeが提供している業務可視化ツールです。パソコンの作業ログをAIが解析して業務の分析可能です。これらのデータを分析することにより業務改善計画の立案やRPAツールの導入が行えます。業務を可視化するだけではなく、「IT資産分析」「セキュリティリスク検知」といった機能も搭載されており、セキュリティリスク対策にも活用できます。

• 工数が多い業務を簡単に特定できる
• タスク分析に加えて業務フローも可視化できる
• 業務可視化だけではなく施策実行まで伴走支援してくれる

業務改革クラウドは、業務改革クラウド株式会社の業務可視化ツールです。コンサルタントが業務分析・施策選定・効果測定といった後工程まで伴走して支援してくれるのが特徴です。各端末にツールをインストールすれば簡単にログを取得できます。

※Arkプロセスマイニングは、業務改革クラウドに名称変更されました。

• オンプレミス版とクラウド版の両プラン有り
• テレワーク時に必要な機能が充実
• 機密情報の持ち出し防止にも対応

SKYSEA Cliant Viewは、Sky株式会社が提供している業務可視化ツールです。業務可視化だけではなくテレワークにおいて必要な機能が各種搭載されています。たとえば、VPN未接続時はインターネット利用を制限したり、ウイルス対策ソフトのアップデート状況をチェックしたり、リモート操作できる機能がです。また、取得したパソコンのログオン時刻や操作開始・終了時刻といった情報は一覧表示・グラフ化して分析できます。

• Webブラウザから利用者のルール違反の有無をチェック
• AIアンチウイルスBlackBerry Protectと連携できる
• Windowsに限らず、Mac・iOS・AndroidといったOSにも対応

LANSCOPEは、エムオーテックス株式会社が提供している業務可視化ツールです。エンドポイント管理のための機能が充実しており、ウイルス対策やデータ持ち出し対策、Webアクセス管理、操作ログ管理といった機能を搭載しています。オンプレミス版とクラウド版の2パターンで提供されていて、企業のニーズに合わせてどちらかを選択できます。

• 個人ごとのパソコン操作情報をダッシュボードで管理
• AIが業務を自動で分析
• 業務プロセスを自動分析してフロー図として表示

MeeCapは、株式会社MeeCapが提供している業務可視化ツールです。オンプレミス・クラウドタイプの2種類の形態で提供されています。個人ごとのパソコン操作ログを取得するだけではなく分析機能もMeeCap内に搭載。AIを活用した業務プロセスの分析が可能で、自社業務のボトルネックが発見できます。マニュアル作業分析を使えば、操作時間や作業量の多い画面やファイルを特定したり、ルーティーン化している業務を発見できたりするので、RPA導入の現状分析にも活用できるでしょう。

• 社内／社内を問わずリアルタイムでの情報収集
• 利用者パソコンのファイルの中身を定期的に監査
• パソコン紛失時は円滑で情報を消去できる

AssetViewは、株式会社ハンモックが提供している業務可視化ツールです。業務可視化とセキュリティ機能を両立したツールで、各自の作業ログが確認できるのはもちろん、Webサクセス制限、ファイル持ち出し制御、遠隔からのパソコンのロック、ワイプ、位置情報管理といった機能が搭載されています。オンプレミスとクラウドの2パターンの導入形態から選べ、機能の組み合わせによっていくつかの料金パターンが用意されています。

• 勤務時間と作業時間の乖離を一目で確認できる
• 制御・監視で情報漏えい対策ができる
• ログはシステムからレポートにできるしCSVでも出力できる

Eye“247” Work Smart Cloudは、株式会社フーバーブレインが提供している業務可視化ツールです。業務可視化とセキュリティ管理の両方の機能が搭載されています。パソコンからアウトプットした印刷物の情報管理機能もあり、印刷したパソコン、部署や社員番号などの情報を任意設定で自動印字して管理できます。操作ログは勤務時間、作業内容、使用ソフトウェアといった項目が取得可能です。

• 働いている時間、画面、場所を管理できる
• 残業/深夜労働にアラートを出せる
• タイムライン表示で気になる操作状況が一目で理解できる

F-Chair＋は、株式会社テレワークマネジメントが提供している業務可視化ツールです。作業時間を把握できるだけではなく、本人が着席中としている時間のパソコン画面をランダムで保存するのため、遠隔でも仕事ぶりを確認できます。働きすぎを抑制するために退席と設定のしたままではパソコンを操作できない設定も可能で、残業するとアラートの表示やメール通知する機能もあります。

• 業務の無駄を抽出しコストを削減
• 優先課題の発見とリスクの把握
• 業務の平準化による属人化の解消

BPECはネクステップ・ソリューションズ社が提供している業務分析サービスです。専用ツールを活用することで業務の無駄の削減と、適材適所の人材配置などを実現できます。

さらに、業務の視覚化と改善ポイントの抽出もできるので、自社に合った業務効率化の施策を打ち出せるようになります。

効果を検証するための調査もツール上で実行できるので、業務改善と効果測定、改善策の実行のサイクルを効率的に回せるのが特徴です。分析資料の作家や業務マニュアルの自動作成機能も有しています。

業務可視化ツール導入のメリット

業務可視化ツールを導入するメリットとしては大きく分けて次の5つがあります。

• パフォーマンスの可視化・改善
• 人事評価の妥当性向上
• 日報作成の簡略化
• 部署間の連携が取りやすくなる
• セキュリティ・業務管理の強化

それぞれのメリットについて説明します。

パフォーマンスの可視化・改善

業務を可視化することにより、会社全体の業務量、一人ひとりへの負荷状況、時間がかかっている作業といったさまざまな改善のヒントが見つかります。

こうしたヒントをもとに、BPMツールやRPAを活用してプロセス改善や業務の自動化を推進してもよいですし、作業のルールや人員配置を変更してより効率的な仕事の体制を構築することも考えられます。

経営陣は経営者としての仕事を行っていると、細かな現場でのパフォーマンス改善まではどうしても確認できないので、業務可視化ツールを使って意識的にパフォーマンスを可視化して改善案をつくる必要があります。

人事評価の妥当性向上

業務可視化ツールで取得したデータは人事評価にも活用できます。ツールを通じて取得したデータは評価者の主観が入りにくい客観的なデータなので、評価者によるブレが発生せず、そのデータをもとに行った人事評価には納得感があると考えられます。

また、テレワーク下では上司と部下の対面する機会が減るため、人事評価のためのデータが不足しがちです。この解決策として業務可視化ツールから取得できたデータを活用して人事評価を行うことも有効です。

日報作成の簡略化

業務可視化ツールは日報の簡略化にもつながります。

日報にその日行った作業や時間を記載する場合、作業内容をExcelやメモ帳に記載して日報の作成が必要です。一方で、業務可視化ツールを使えばパソコン上の作業を自動で取得できるので管理する必要がなくなります。

よって、日報作成にかかる時間を省略できる、そもそも日報を作成すること自体が必要なくなるといった効果が期待できます。

部署間の連携が取りやすくなる

部署間の連携が取りやすくなることも、業務可視化ツールを導入するメリットの1つです。

部署の垣根があると通常どんな従業員がどの業務を抱えているかわからないので、部署を超えた仕事上の依頼に抵抗を感じている人が多いと考えられます。

業務可視化ツールを通じて業務内容を共有することにより、各部署・個人の業務内容やボリュームが見えるので、その業務の経験が多い社員に仕事をお願いしやすくなるでしょう。

セキュリティ・業務管理の強化

セキュリティ・業務管理の強化のためにも業務可視化ツールは有効です。

たとえば、情報の不正コピー、外部記憶媒体への保存などは業務可視化ツールにログが残っていればすぐに判明します。その他テレワーク中に従業員がさぼっていないか、関係ないWebサイトを閲覧していないかといったこともチェックできます。

業務可視化ツールを導入する際の注意点

業務可視化ツールには次のようなデメリットや注意すべき点もあるので、導入前に確認しておきましょう。

• 導入・運用に相応の手間と時間を要する
• 社員に過度なストレスを与える可能性がある
• マニュアルの整備が必要になる

導入・運用に相応の手間と時間を要する

運用が定着すれば業務効率化に寄与するものの、業務可視化ツールは導入から運用までに、相応の手間と時間をかけなければいけません。

あくまでも既存の業務フローを視覚化するツールなので、一定の成果を上げるまでには試行錯誤が求められます。

そもそも業務生産性を上げるには、社員が業務フローどおりに仕事ができるのが前提となるので、プロセスが複雑な場合は、可視化ツールの運用にも工夫が必要です。一朝一夕では成果はまず出ないので、実践と改善を繰り返していくしかありません。

社員に過度なストレスを与える可能性がある

業務可視化ツールによって一人ひとりの業務の内容や進め方、仕事量が詳らかになった結果、社員が過度なストレスを感じてしまう可能性があります。業務を逐一監視されているような感覚になる人もおり、逆に生産性が落ちてしまうケースも考えられます。

特に、業務が複雑でうまく進められない社員は、仕事に対する自信を失ってしまう場合もあるでしょう。業務効率化を進めるだけでなく、社員の特性に合わせて適切なフォローをする必要があります。

マニュアルの整備が必要になる

業務フローやプロセスが明確ではない中小企業やスタートアップの場合、まずは業務マニュアルの整備をしなければいけません。

作成したマニュアルを基準として業務フローを作成した後、視覚化ツールで効果の測定や改善を進める必要があります。

企業によっては可視化ツールを導入する前に、業務フローを構成する他のシステムの導入が必要になるかもしれません。いずれにしても、まずは自社の状況を客観的に把握したうえで、必要なツールやシステムは何か検討しましょう。

業務可視化ツールで業務効率を向上しよう

業務可視化ツールは、パフォーマンスの可視化や部署間の連携強化、人事評価の妥当性向上といったメリットがあり、業務や労働時間の管理に関心がある方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• データの取得範囲を決める
• 分析データの活用方法を決める
• 無料トライアル・フリープランがあるか

業務可視化ツールのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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