中小企業向けWeb会議システム5選｜業務効率が上がる選び方、必要なケース

中小企業が抱える会議や商談の課題

Web会議システムを導入していない中小企業が、会議や商談において抱えている課題は次のとおりです。

• 遠隔地の顧客との商談が非効率
• 資料の共有がリアルタイムで行えない
• 会議内容の記録・共有が煩雑

遠隔地の顧客との商談が非効率

中小企業では、限られたリソースや交通費の負担があり、遠隔地の顧客との商談が非効率になりやすい傾向にあります。

移動時間がかかりすぎて商談が先延ばしになることや、交通費がかさみ、頻繁な顧客訪問が困難になることが発生する可能性が考えられます。

資料の共有がリアルタイムで行えない

中小企業では、従来の紙ベースやメールでの資料送付が主流となり、資料の共有がリアルタイムで行えない傾向にあります。

商談の際に最新の資料を送付できなかったり、顧客に同時に複数の資料を見せることが難しかったりするケースも少なくありません。スムーズな資料共有や現状把握ができなければ機会損失につながる恐れもあります。

会議内容の記録・共有が煩雑

中小企業では、手書きのメモや個別のメールでの情報伝達が主流となり、会議内容の記録・共有が煩雑になる傾向にあります。

たとえば、会議後の議事録のまとめに時間がかかったり、チーム内で情報共有がうまくいかなかったりといった課題を抱えている企業も少なくないでしょう。

中小企業がWeb会議システムを導入するメリット

中小企業がWeb会議システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 顧客接点を増やし、関係構築をスムーズに行える
• チーム間のコミュニケーションを強化できる
• 会議や商談の調整を効率化でき、生産性が向上する

顧客接点を増やし、関係構築をスムーズに行える

Web会議システムでは、遠隔地の顧客とも容易に接触できるため、顧客接点を増やし、関係構築がスムーズに行えます。

たとえば、物理的な距離に関係なく頻繁に商談を行えたり、顧客との定期的なフォローアップを効率的に実施できたりします。

チーム間のコミュニケーションを強化できる

Web会議システムでは、リアルタイムでの会議や資料共有が可能なため、チーム間のコミュニケーションを強化できます。

リモートワーク中でもチーム全員が同じ情報を共有できたり、意思決定のスピードを上げられたりします。

会議や商談の調整を効率化でき、生産性が向上する

Web会議システムでは、オンラインで簡単に会議や商談のスケジュールを設定できるため、調整が効率化され、生産性が向上します。

たとえば、出張や移動の必要がなくなり、すぐに会議を開催できるほか、スケジュール調整にかかる手間を大幅に削減できます。

中小企業がWeb会議システムを選定する際のポイント

中小企業がWeb会議システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

操作性に優れ、従業員が使いやすいか

Web会議システムを選ぶ際には、従業員がスムーズに利用できるかどうかを確認することが重要です。操作が複雑だと、利用のハードルが上がり、効率低下を招く恐れがあります。

たとえば、直感的なインターフェースがあるか、サポート体制が充実しているかなどを確認しておきましょう。

規模拡大に対応できる柔軟性があるか

Web会議システムを選ぶ際には、将来的な規模拡大にも対応できる柔軟性があるかを確認することが重要です。中小企業でも成長に伴い利用人数や拠点が増加する可能性があります。

たとえば、ユーザー数の増減に対応できるか、複数拠点での利用が可能かなどを確認しておきましょう。

他システムとの連携がスムーズに行えるか

Web会議システムを選ぶ際には、他の業務システムと連携できるかを確認することが重要です。会議後の情報共有やデータ管理の効率化につながります。

カレンダーやチャットツールとの統合が可能か、録画データの管理がしやすいかなどを確認しておきましょう。

おすすめのWeb会議システム比較表

【特典比較表つき】『WEB会議システムの資料1選』 はこちら⇒無料ダウンロード

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

【特典比較表つき】『WEB会議システムの資料1選』 はこちら⇒無料ダウンロード

^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

中小企業におすすめのWeb会議システム5選

中小企業におすすめのWeb会議システムを紹介します。

ビデオトークは、SMS経由でURLを送信することで簡単にビデオ通話ができるビデオ通話ツールです。届いたURLをタップするだけですぐにビデオ通話が開始できるため、アカウント登録やアプリのインストールも不要でスムーズに導入できます。

ビデオ通話の状況を録画し、データとして保存できるほか、位置情報の送信やテキストチャット、画面共有などの機能により、口頭だけでは伝えづらいURLや資料などの共有も可能です。

Cisco Webex Meetingsは、世界中で利用されているクラウド会議サービスです。パソコンやタブレット、スマートフォンなどデバイスを問わずにWeb会議を行えます。

自動文字起こし機能が備わっており、会議での発言を文字で記録できるため、会議に集中でき、後から確認も可能です。1対1やグループでのメッセージ機能やカレンダーとの連携も可能です。

Wherebyは、小規模な会議に適した使い勝手の良いWeb会議システムです。日本語には対応していないため、英語での表記になりますが簡単な英語が理解できれば使用できます。

アカウント登録やソフトウェアのインストールは必要なく使い始められます。ビデオ会議のホストが発行したURLからすぐにオンライン会議に参加できるため、手軽にWeb会議の実施を行いたい場合におすすめです。

Google Meetは、Googleアカウントを利用してユーザー間のビデオ通話や音声通話、メッセージ送信が行えるWeb会議サービスです。Googleアカウントが必要ですが、無料で利用できるため手軽に利用したい場合におすすめです。

パソコンやタブレット、スマートフォンなどマルチデバイスに対応しており、ビデオ通話では個人アカウントでも100人が参加可能です。ビジネスの使用を想定し提供しているため、セキュリティ面も安心して利用できます。

Microsoft Teamsは、1対1やグループでのチャット、音声通話、ビデオ会議などをひとつにまとめたサービスです。Office 365アプリやサービスへのアクセスはもちろん、共同編集も可能です。

ビデオ会議ではレコーディングやチャット、挙手ボタンなどスムーズな会議進行に役立つ機能が備わっており、生産性向上につながります。

Web会議システムが必要な中小企業の特徴

Web会議システムは、すべての企業にとって必要なわけではありません。ただし、業務の性質や働き方によっては、早期導入が効果を発揮するケースもあります。特にWeb会議システムの活用が効果的な中小企業の特徴を紹介します。

拠点や取引先が複数地域に分かれている企業

本社と支店が異なる地域にある企業や、全国各地に取引先を持つ企業では、移動のたびにコストや時間がかかります。商談や定例会議のたびに遠方への出張が必要となると、営業活動や社内連携に支障が出るでしょう。

こうした企業にとって、Web会議システムは距離の制約をなくす有効な手段です。出張の手間を省きながら、顔を見て話せる環境を整えることで、コミュニケーションの質を落とさずに業務を進められます。

外回り営業やテレワークが多い企業

営業スタッフが日中ほとんど社外にいる、あるいは社員が在宅勤務を基本としている企業では、日々のコミュニケーションが課題となりがちです。特に、定例のミーティングや進捗共有の場を設ける際、全員が集まる時間を確保するのが難しいです。

Web会議システムを導入すれば、場所を問わずに会議へ参加できるため、情報共有や意思決定のスピードが格段に上がります。移動時間の短縮にもつながるため、限られた時間を有効活用したい企業にとっては大きなメリットがあります。

社外との打ち合わせが頻繁に発生する企業

取引先との商談や仕入先との調整、業務委託先との進行確認など、社外の関係者と定期的に打ち合わせを行う企業では、日程調整や移動時間の確保が負担になります。

特に、複数の相手と個別に対応する営業職やプロジェクト管理職では、1日に何件もの打ち合わせが立て続けに入るケースもあります。

このような企業にとって、Web会議システムは業務効率を保つうえで欠かせないツールです。場所を問わず即座に接続できる環境を整えることで、無駄な移動を減らしながら、商談や確認業務を滞りなく進められるようになります。

業務スピードを重視する中小企業にとって、大きな生産性向上が期待できます。

Web会議システムは3つの視点で比較を

Web会議システムを選ぶ際は、操作性位優れているか、カスタマイズや拡張などの柔軟性があるか、他システムとの連携が可能かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

＼【無料DL】各サービスの料金・機能詳細を比較する　／