大企業向け「Web会議システム」おすすめ6選！選定のポイントと導入メリット

大企業が抱える会議や商談の課題

Web会議システムを導入していない大企業が、会議や商談において抱えている課題は次のとおりです。

• 日程調整に多くのリソースを費やす
• 海外拠点とのコミュニケーションが非効率
• 出張費用や移動時間の負担

日程調整に多くのリソースを費やす

大企業では、複数の部門や関係者間での調整が必要となり調整が複雑になることで、日程調整に多くのリソースが費やすことが課題として挙げられます。

たとえば、会議参加者のスケジュールが合わないことで、調整に時間がかかるケースや、調整業務に担当者が過剰に関わることで、他の業務が圧迫されることが考えられます。

海外拠点とのコミュニケーションが非効率

大企業では、時差や言語の違いにより、海外拠点とのコミュニケーションが非効率になる問題があります。たとえば、異なるタイムゾーンでの調整が困難な場合や、意思疎通が十分に取れずにプロジェクト進行が遅れるケースが発生する可能性があります。

出張費用や移動時間の負担

大企業では、商談や会議のための出張が多く、出張費用や移動時間が大きな負担となる傾向があります。たとえば、海外出張の費用が高騰する場合や、移動時間によって生産性が低下し、業務効率が悪化することが考えられます。

大企業がWeb会議システムを導入するメリット

大企業がWeb会議システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• リアルタイムでの意思決定が可能になる
• セキュリティとプライバシーを確保した会議運営ができる
• 会議の生産性向上と時間短縮が可能になる

リアルタイムでの意思決定が可能になる

Web会議システムでは、遠隔地にいる複数の関係者と瞬時にコミュニケーションを取れるため、意思決定のスピードを向上できます。

たとえば、重要な会議や商談の場で即座に判断を求められる状況でも、全員が参加できる環境を整えることで、対応を迅速に行えます。さらに、チーム全体の進捗管理や問題解決がスムーズに行われるようになります。

セキュリティとプライバシーを確保した会議運営ができる

Web会議システムでは、暗号化技術やアクセス制御が可能なため、重要な情報や会議内容を安全に管理できます。機密情報を含む会議でも外部への情報漏えいを防ぎつつ、必要なメンバーのみが会議に参加できるようにすることで、安心してビジネスを進められます。

また、参加者の認証機能を活用することで、会議運営のセキュリティを強化した運用ができます。

会議の生産性向上と時間短縮が可能になる

Web会議システムでは、遠隔地の参加者とのコミュニケーションがリアルタイムで可能なため、移動の手間を省きつつ、生産性の高い会議運営が実現できます。

たとえば、従来の対面会議では出張や移動にかかる時間やコストがかかっていたが、Web会議システムを導入することで、それらを大幅に削減し、必要な時間を業務に割けるようになります。

大企業がWeb会議システムを選定する際のポイント

大企業がWeb会議システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

多拠点からのアクセスに対応しているか

Web会議システムを選ぶ際には、複数の拠点やリモートワーカーがスムーズに参加できるようにするため、アクセスの柔軟性が高いかどうかを確認することが重要です。

たとえば、グローバルな拠点間でも遅延が少なく安定して利用できるか、また、インターネット環境が異なる場所でも問題なく参加できるかなどを確認しておきましょう。

サポート体制は充実しているか

Web会議システムを選ぶ際には、システムトラブルや技術的な問題に迅速に対応してもらうため、サポート体制が充実しているかを確認することが重要です。

たとえば、24時間対応のサポートがあるか、専門的な技術サポートが提供されているかなどを確認しておきましょう。

他のビジネスツールとの連携が可能か

Web会議システムを選ぶ際には、業務効率を高めるために、他のビジネスツールとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。

たとえば、既存のプロジェクト管理ツールやCRMシステムとスムーズに連携できるか、会議のデータを自動で記録・共有できるかなどを確認しておきましょう。

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大企業におすすめのWeb会議システム6選

大企業におすすめのWeb会議システムを紹介します。

VISITS formsは、これまでアナログかつ属人的に行われてきた意見の取りまとめをDX化し、意思決定の精度向上を図るペーパーレス会議システムです。

非効率な会議による機会損失や負担を解決し、業務の生産性向上を目指せます。組織全体の価値観の可視化やナレッジの収集、全員へのフィードバックなども行え、多様な価値観に触れることで学びを深める相互学習プラットフォームとしても利用できます。

他にも、CI技術による客観的スコア、暗黙知の形式知化と知見共有が可能です。

Larkは、ビデオ会議やチャットをはじめ、メールやカレンダー、バックオフィス機能などあらゆる機能を統合したツールです。

ひとつのシステムであらゆる業務の管理や共有が行えるため、生産性向上を図りたいと考える大企業におすすめです。Web会議においては、ドキュメントの共有や会議の録画もスマートフォンで完結できるため、場所を問わずに参加できます。

AIを使った会議の内容の自動文字起こし機能もあり、会議後の共有や確認も可能です。

Zoomはクラウド上でWeb会議を行えるプラットフォームです。あらゆるデバイスからWeb会議が行えます。Zoom Meetings内にチャット機能が付属しており、ミーティング前後やミーティング中のチャットでのやり取りが可能です。

Web会議がスムーズに進められ生産性向上にもつながります。Web会議だけでなく、ウェビナー開催を検討している場合にもおすすめです。

Google Meetは、Googleアカウントを利用してユーザー間のビデオ通話や音声通話、メッセージ送信が行えるWeb会議サービスです。Googleアカウントの作成が必要ですが、無料で利用できるため手軽に利用したい場合におすすめです。

パソコンやタブレット、スマートフォンなどマルチデバイスに対応しており、ビデオ通話では最大250人が参加可能です。ビジネスの使用を想定し提供しているため、セキュリティ面も安心して利用できます。

Microsoft Teamsは、ビデオ会議のほか、1対1でのチャットやグループチャット、音声通話、ドキュメントなどを一つにまとめたサービスです。Office 365アプリやサービスへのアクセスや共同編集も可能です。

ビデオ会議ではレコーディングやチャット、挙手ボタンなどスムーズな会議進行に役立つ機能が備わっており、スムーズに導入でき生産性向上につながります。

LoopGateは、パソコンやタブレット、専用機を組み合わせて使える国産のWeb会議システムです。ハイレベルな画質と音質と簡単な操作性が特徴です。

Web会議のほか、オフィス間の常時接続やイベント配信、オンラインセミナーなどにも適しています。オンプレミス版もあるため、セキュリティ面で気になる場合や、より安定した接続を求める場合にもおすすめです。

サービス選びは比較して検討しよう

Web会議システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか、導入や運用がしやすいか、他システムとの連携が可能かなどを踏まえて検討することが重要です。ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

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