Web給与明細システムの導入事例！よくある課題と導入効果

給与明細電子化には多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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Web給与明細システムの導入事例

Web給与明細システムを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

IT/通信/インターネット系A社の場合

抱えていた課題

マネーフォワード クラウド給与を導入する前は、経理と総務の間でうまくデータを連携できておらず業務効率が低下していました。また、紙ベースの伝票処理が必要で、作業時間が長く、ペーパーレス化が進んでいませんでした。

さらに、データの更新がリアルタイムで行われず、必要な情報をタイムリーに入手することが難しい状況。オンプレミス型システムの制約により、リモートワークへの対応も困難でした。

導入後の効果

マネーフォワード クラウド給与を導入したことで、APIを活かした自動化でミスのリスクを大幅に低減。従来の紙ベースの伝票処理が不要となり、作業時間の短縮とペーパーレス化が同時に達成されました。またデータがリアルタイムで更新されるため、必要な情報をタイムリーに入手できるようになりました。

さらに、バックオフィス業務のクラウド化により、経理と総務のデータ連携がスムーズになり、部門間の協力が強化。これにより作業時間の短縮と正確性の向上を実現しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞ マネーフォワード クラウド給与

IT/通信/インターネット系B社の場合

抱えていた課題

SmartHR労務管理の導入前は、労務管理に関して紙ベースでの管理をしていて多くの課題を引き起こしていました。紙の給与明細を保管するため、スペースに加え印刷代がかなりかかっていました。

さらに、過去の給与明細を確認したい場合に時間を要するケースが頻発。このような状況であったため、従業員が必要な情報を迅速に得るのは難しく、業務効率が低下していました。

導入後の効果

SmartHR労務管理を導入したことで、物理的な保管スペースが不要となり、印刷代も削減されました。さらに、給与明細をオンラインでいつでも確認できるため、過去の明細を探す手間がなくなり、必要な情報を迅速に取得できるようになりました。

スマートフォンからもアクセスできるため、従業員は自分の都合の良いタイミングで給与明細を確認でき、利便性が向上しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞ SmartHR労務管理

メーカー/製造系C社の場合

抱えていた課題

PROSRV導入前は、給与明細の管理は紙ベースで行われており、従業員は過去の給与明細を自分で保管する必要がありました。このため紛失するリスクがあるほか、過去の明細を見つけるのが困難でした。

導入後の効果

PROSRVを導入したことで、従業員はパソコンやスマートフォンから給与明細を確認でき、月ごとの支給額や控除額を簡単に把握できるようになりました。必要に応じて明細をダウンロード可能で、紙の明細を保管する手間も不要。デジタル管理に切り替わったことで、過去の給与明細も簡単にアクセスでき管理の手間が軽減されました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞ PROSRV

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Web給与明細システム導入前のよくある課題

Web給与明細システム導入前によくある課題は次のとおりです。

• 給与明細の印刷や配布にコストがかかる
• 給与明細の配布は負担が大きい
• 書類の保管や検索が難しい

給与明細の印刷や配布にコストがかかる

従来の給与明細の配布方法では、紙の印刷や封筒の準備、郵送の手間など多くのコストが発生します。たとえば毎月数千枚の給与明細を印刷し、封筒に入れて郵送する場合は紙代とインク代、封筒代、郵送費用などが積み重なります。これらのコストは毎月発生するため、長期的に財務に影響を与えかねません。

給与明細配布にかかる業務負担が大きい

給与明細の配布は、総務部門や人事部門にとって大きな負担です。明細を印刷して封入、配布するまでの一連の作業は、多くの時間と労力を要します。担当者は正確に計算されていることを確認し、明細を一枚一枚封筒に入れて封をします。これらはミスが許されず神経を使う作業です。さらには社員からの問い合わせへ対応せねばならず、負担はかなりのものです。

書類の保管や検索が難しい

紙の給与明細では、過去の給与情報を保管するためのファイルやキャビネット、オフィススペースが必要です。また、紙での保管には紛失や破損のリスクが伴います。求められた書類を探すのにも一苦労で、問い合わせ対応に追われることもあるでしょう。

Web給与明細システムの導入効果・メリット

Web給与明細システムの導入効果やメリットは次のとおりです。

• 給与明細の配布コストを削減
• 業務負担を軽減し、生産性を向上
• 給与情報のセキュリティを強化

給与明細の配布コストを削減

Web給与明細システムの導入により、従来の紙ベースで発生していた印刷費用、封筒代、郵送費用などの経費を削減できます。特に大企業では年間数百万円規模のコスト削減に期待できます。デジタル化による経済的メリットは、現代の企業運営において大きな価値をもたらすでしょう。

業務負担を軽減し、生産性を向上

給与明細の印刷、封入、配布という一連の作業を自動化し、担当者の負担を軽減。その結果、担当者は他の重要な業務に注力でき、生産性が向上します。また、システムによる配布はミスや遅延を防ぎ、従業員満足度の向上にも寄与します。

給与情報のセキュリティを強化

Web給与明細システムは、紙の給与明細で懸念される紛失や盗難のリスクを解消し、セキュリティを強化します。通信の暗号化やアクセス権限の設定により、適切な情報管理が可能です。さらに、操作ログによる追跡機能は不正アクセスの防止に役立ちます。社員の個人情報を安全に保護し、企業の信頼性向上へとつなげましょう。

導入前に知っておきたいWeb給与明細システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

必要な機能が不足している

Web給与明細システムの導入において重要なのは、機能を十分に満たしているかの確認です。システムがニーズに合っていないと、導入後に再度別のシステムを検討することになり、コストを余計に浪費しかねません。

たとえば、給与明細のカスタマイズが不足している場合、独自の給与項目やフォーマットに対応できず、従業員からの不満が高まります。このような失敗を避けるためには、導入前に要件を明確にし機能が揃っているかを確認することが大切です。

法改正や最新技術に追いつけない

給与関連の法規制は頻繁に改正されるため、システムがこれらの変更へ迅速に対応できるかも重要なポイントです。法改正への対応が遅いシステムを導入すると、法令違反のリスクを抱えかねません。

たとえば、税制改正や社会保険料の変更に対応できないと、正確な給与計算ができず従業員に対する支払いが遅れます。また、最新のセキュリティ技術に対応していないシステムでは、情報漏えいするリスクが高まります。このような失敗を避けるためには、システムのアップデート頻度が高いか確認しましょう。

費用対効果が合っていない

システム導入の際には、費用対効果を十分に検討しましょう。高価なシステムを導入しても、期待どおりに効率化できなければコストに見合う効果を得られません。

たとえば、機能が豊富なシステムを導入したものの、実際には必要ない機能が多くコストに見合った効果を得られないケースがあります。そのため自社にとって本当に必要か見極め、その機能に見合ったコストを支払いましょう。

これらの失敗例を参考に、Web給与明細システムの導入を慎重に検討し、最適なシステム選定をしましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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