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2018-07-30

給与明細テンプレート無料25選 | 必要書類と作成手順・おすすめサービス紹介

給与明細の作成は、給与計算と密接に結びつくデリケートなものですが、テンプレートを活用すれば難しくありません。無料の給与明細テンプレート25選を紹介するとともに、明細作成に必要な書類や手順を解説し、おすすめサービスも紹介します。 ※初回公開日 2016/12/16
給与計算アウトソーシング
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テンプレートを活用した給与明細作成は難しくない

従業員の給料支払いに必要な給与明細。給与だけでなく税金や保険などを反映しなければならないため、作成が大変だと思われがちですが、手順を踏めば難しくありません!

本記事では、給与明細作成の際に必要なもの、手順をすべて網羅して解説しています。後半部分ではテンプレート、給与明細電子化の別記事もリンクとして掲載しています。

給与計算のおすすめソフト紹介

こちらの記事では無料&有料の給与計算ソフトをまとめています!

給与計算のコストダウンに役立つソフト比較19選 | 機能比較表・テンプレート付き | ボクシルマガジン
給与計算ソフトで年末調整・所得税計算のミスが激減!?有名で評価の高いおすすめの給与計算ソフトを厳選して徹底的に比較...

実際に給与計算を試してみるなら

以下のサイトでは、数字と情報を打ち込むだけで簡単に給与計算ができます。

エクセルで使える無料給与明細テンプレート24選

ボクシルでは、ワードで必要な箇所を記入するだけで簡単に給与明細が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。6色×4種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロードして、以下の記事を参考に給与明細を発行してくださいね。

給与明細テンプレート【ヨコ】イエロー

横書きの一般的な給与明細のテンプレートです。
必要な箇所に数値を入力すると、計算式によって自動的に差引支給額を割り出すことが可能です。

その他の色のダウンロードはこちらから。

給与明細テンプレート【タテ_パターン1】グリーン

支給額と控除額が縦で分割されていて、わかりやすく見やすい給与明細テンプレートです。
必要な箇所に数値を入力すると、計算式によって自動的に差引支給額を割り出すことが可能です。

その他の色のダウンロードはこちらから。

給与明細テンプレート【タテ_パターン2】ブラウン

こちらは支給額と控除額が横で分割されています。パターン1とお好みでお選びください!
必要な箇所に数値を入力すると、計算式によって自動的に差引支給額を割り出すことが可能です。

その他の色のダウンロードはこちらから。

給与明細テンプレート【タテ_パターン3】モノクロ

こちらはシンプルな給与明細書です。横のテンプレートのように勤怠や支給額、控除額が一覧になっているので、お好みでどうぞ!
必要な箇所に数値を入力すると、計算式によって自動的に差引支給額を割り出すことが可能です。

その他の色のダウンロードはこちらから。

ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。

給与計算の方法と必要な書類

国税庁などが準備しているデータを利用できますので、給与計算は意外と簡単にできます。
明細項目、作成手順、計算方法、また給与計算をする際に必要な書類などを解説しましょう。

給料計算に必要な書類

給与計算に必要な書類は基本的には6つあります。
そのうち3つは国税庁のホームページからダウンロードできるため、厳密には3つの書類が必要になります。

  • タイムカード
  • 健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
  • 住民税課税決定通知書

そのほかの「健康保険と厚生年金保険の保険額表」「雇用保険料率表」「給与所得の源泉徴収税額表」の3つは、以下のWebサイトでダウンロードできます。

給与明細に必要な項目

企業によっても異なりますが、給与明細には必要となる項目があります。
一般的には、以下のような明細項目が給与明細には記載されます。

一般的な明細項目

  • 「給与を受け取る人の氏名」「給与対象期間」
  • 「勤務日数」「出勤日数」
  • 「有給休暇日数」「慶弔休暇日数」「欠勤日数」
  • 「遅刻日数」「早退日数」「時間外労働時間」
  • 「基本給」
  • 「役職手当」「資格手当」「家族手当」「時間外手当」
  • 「通勤手当」
  • 「不就労控除」
  • 「介護保険」「健康保険」「厚生年金」「雇用保険」
  • 「総支給額」「課税対象額」
  • 「所得税」「住民税」
  • 「総支給額」

項目自体は非常に多くなりますが、前半は太字で表した「金額」を算出するための要素がほとんどとなり、各種手当もあらかじめ決定しているケースがほとんどのため「課税対象額」から、各種保険や税金を割り出すことにより、自動計算を行うことが可能です。

以下からは、給与明細の項目計算方法や記入方法などをご説明していきましょう。

給与明細の作成手順

給与明細とは

雇用契約にもとづき、従業員の提供する労働に対して、企業がその対価を支払うものが給与です。

これの明細を表したものである給与明細書は、所得税法で交付が義務付けられており、健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法で社会保険料の計算書の発行が義務付けられています。

これら法の定めにより、給与明細では、大きく分けて3つの項目が最低限必要となります。

  • 支給
  • 控除
  • 差引支給額

支給や控除の根拠となる勤怠についても、給与明細に含めることが望ましく、給与明細を作成するに当たっては、支給、控除、差引支給額、勤怠を記載するのが一般的です。

給与明細の構成

記事の冒頭で紹介した給与明細のテンプレート(エクセルなどの形式で無料ダウンロードしていただけます)をもとに、一般的な給与明細の構成を説明していきます。

<社員番号、所属、氏名>

ここでだれの給与明細書なのかを明らかにします。

<勤怠>

出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。
普通残業、深夜残業、休日出勤、休日深夜では、労働基準法の割増賃金支払いの義務があり、支給の項目での計算の根拠となるものです。
欠勤日数、遅刻早退は、その日数に応じて支給の項目の基本給を計算します。

<支給>

支給の項目では、基本給と各種手当(家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など)に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給は各種手当などを除いた基本賃金です。
さらに、役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員に基本給に加えて支給される家族手当などが、必要に応じて追加されます。

通勤手当では、公共交通機関を利用する場合は100,000円までが非課税となります。
自家用車で通勤する場合には、その通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっており、国税庁のHPにその表が載っています。

時間外手当(残業代)の計算については「基本給+役付手当」(労働に対しての対価である給与を基礎とする)を基礎に、時間単価を計算します。法定時間外労働については2割5分増したものが時間外手当となります。

<控除>

所得税、住民税以外の「健康保険」「厚生年金」「介護保険」「雇用保険」は社会保険合計という形で記されます。

健康保険料は、会社が加入している保険組合によってその掛け率が異なります。保険組合ごとに健康診断の受診時に補助金が出されるなど、バリエーションがあります。

厚生年金は、年金制度の土台となる国民年金と、会社員のための上乗せ制度である厚生年金の、二つの年金制度の保険料が合わせて厚生年金という名前で天引きされます。

健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬の月額を区切りのよい幅で区分した標準報酬月額と標準賞与額から保険料を計算します。
この計算には「健康保険と厚生年金保険の保険額表」を用います。

介護保険は、40歳以上が負担する、介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるように支えるための保険金です。

雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合には失業保険がもらえます。

課税対象額は、給与から所得税や住民税の対象とならない交通費や社会保険料を差し引いた金額といいます。

所得税は、個人の所得に対して課される税金です。
毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され12月の給与で調整されます。12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、少ないと足りなかった分を徴収されることとなります。

住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらうという税金です。
前年度の所得に対して課税されるため、社会人1年目で前年度所得がなかった方には課税されません。
この住民税の額については、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」の額をもとにします。

<差引支給額>

差引支給額とは手取り給与であり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

ツールを活用した給与計算効率化

給与計算で気をつけなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。
計算を間違えた場合には、やり直して正しい額を支給するだけではなく、再徴収や役所への提出書類などの修正を行わなければなりません。

こうした給与計算を、すべて手作業で行うのは人的ミスの原因となり、効率的とはいえません。

これを自動で計算をさせ、業務を効率化するのが給与計算ソフトや、簡易の計算式があらかじめ入力された無料テンプレートです。

【番外編1】「給与即日払いサービス」で採用応募数の大幅増

働いた分の給与をすぐに受け取りたいアルバイト採用などでは、日払い対応とすることで採用応募数の大幅増が見込めます。

しかし、企業側としては振込業務や計算の煩雑化などで対応しにくいのも事実です。こうした業務を効率化し、コスト負担も発生しない福利厚生サービスを紹介します。

給与即日払いサービスPayme

  • 採用応募数・従業員定着数向上を実現
  • 完全無料で企業のコスト負担なし
  • 導入・運用・利用が簡単

給与即日払いサービスPaymeは、給与の即日払いを行うことで採用応募数・従業員定着数向上が期待できる新しい形の福利厚生制度サービスです。
アルバイトなどでは「日払い対応」することで、採用応募数の大幅増、従業員の定着が見込めるといわれています。企業の振込作業の手間を増やさずコスト負担なしで給与即日払いを実現します。
シンプルかつ使いやすい管理画面で導入・運用が簡単なほか、いつでも簡単に給与を引き出し可能です。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Paymeの資料を無料DL

CRIA(給与即時払いサービス)


  • 従業員がスマホアプリで簡単に操作可能
  • トータル運用導入コスト業界最安
  • 最短で当日振込可能

CRIAは、従業員がアプリから申請するだけで即時に給与を受け取れる給与前払いサービスです。 会社で登録している情報から従業員のアカウントを自動生成し、スマホアプリからいつでも申請でき、急な出費が必要なときに活用できることから、求人応募数の向上や退職率の改善にもつながります。企業負担は実質ゼロで、従業員負担も固定額のみで運用可能です。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
CRIA(給与即時払いサービス)の資料を無料DL

【番外編2】「振込代行サービス」で給与業務効率化

給与明細の作成以外にも、給与に関する業務として振込業務があります。
給与の振込業務では、手数料の負担や振込情報の取り込みといった手間がかかりますよね。そんな悩みを解決する振込代行サービスを紹介します。

楽たす振込

  • 振込手数料を削減できる
  • ExcelやCSVファイルから振込情報を取り込める
  • 口座事前確認により振込エラーを削減

楽たす振込は振込支払業務を代行してくれるサービスです。振込手数料を大幅に削減できるだけでなく、業務の効率化も実現できます。振込情報は直接入力だけでなく、全銀ファイルやExcel・CSVファイルからの取り込みも可能です。また、事前に振込先口座の情報を確認することで振込エラーを防げます。振込資金は信託で守られており、権限設定も可能なため安心して利用できます。

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【番外編3】「経理代行サービス」で給与業務効率化

給与計算など諸々の経理業務を代行するサービスがこちらにあたります。給与関連以外にも時間も手間もかかる作業が経理業務にたくさんあります。それらすべてを委託することでさらなる効率化が望めます。

Q-TAX経理代行センター

  • 経理業務を専門の人に完全委託
  • クラウドの導入も安心
  • 会計士や税理士の専門家による万全サポート

Q-TAX経理代行センターは経理代行サービスです。MFクラウド給与とは異なり、経理業務に関する知識が全く無くとも委託を行えます。自社に経理に詳しい人がいないケースや、経理担当者を雇用できていないケース、年末などで急に人手がほしいケースなどそれぞれに対応できます。クラウドサービスの導入や補助金の導入もサポートしてもらえるので、多様な場面で役に立つでしょう。

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給与明細作成をテンプレートで効率化

給与明細の作成は、給与計算に連動していることもあり「ミスがない」ことが大前提となります。
しかし、支給・控除・差引支給・勤怠という基本を押え、それを構成するものがなにか、なにを元に計算を行うのか、冷静に手順を追って作業を行えば、けっして難しいものではないことがおわかりでしょう。

特に給与明細テンプレートでは、必要項目に数字を入力さえすれば、計算ミスを犯すようなことはなく、安心して作業に取り組むこともできるでしょう。

以下の記事では、給与明細の作成に関連してバックオフィスについて紹介しています。

フロントオフィス・バックオフィスとは?それぞれの役割と特徴を解説 | ボクシルマガジン
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ボクシルでは給与明細の作成に役立つバックオフィスのクラウドサービス比較や、資料請求ができますので気軽に覗いてみてくださいね。

またバックオフィスの選び方ガイドもございますのでご覧になってみてはいかがでしょうか。

バックオフィスのクラウドサービスについて気になった方はこちらから資料ダウンロード!

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