Web給与明細システムとは？Web化のメリットや注意点・選び方

Web給与明細システムとは

Web給与明細システムとは、従来の紙ベースで発行・管理をしていた従業員の給与明細をWeb上で閲覧・管理できる便利なシステムです。

給与明細のペーパーレス化やコスト削減などの課題を解決したい企業におすすめです。なかには、労務管理や給与計算などの機能が搭載されているものもあります。必要性に合わせて適切なシステムを選びましょう。

Web給与明細システムの種類

Web給与明細システムには大きく分けて次の3種類があります。

• 専用型システム
• 労務管理一体型システム
• 給与計算一体型システム

専用型システム

Web給与明細の閲覧・管理のみを行うタイプのシステムです。既存の給与計算システムと連携して、給与明細のデータをWeb上に表示します。

導入コストや運用負担が低いことが特徴です。ただし、給与計算や労務管理などの他の機能は別のシステムで行う必要があります。

労務管理一体型システム

Web給与明細の閲覧・管理に加えて、労務管理の機能も備えたタイプのシステムです。勤怠管理や社会保険手続き、人事評価などの機能をWeb上で行えます。

給与明細と労務管理のデータを一元化できることが特徴です。コストに関しては、導入費用や運用負担が高い傾向があります。

給与計算一体型システム

Web給与明細の閲覧・管理に加えて、給与計算の機能も備えたタイプのシステムです。給与計算や源泉徴収などの機能をWeb上で行えます。

給与明細と給与計算のデータを一元化できるため別途給与計算を行う必要がありません。ただし、使用中の給与計算システムがある場合には移行の作業が発生します。

Web給与明細システムの主な機能

Web給与明細システムの主な機能は次のとおりです。

給与明細の閲覧・管理

従業員はWebブラウザやスマートフォンから自身の給与明細を閲覧できます。給与明細はPDFやExcelなどの形式でダウンロードも可能です。Web上で給与明細の発行や配布、履歴の管理を行えます。

給与明細の検索・集計

Web上で給与明細の検索や集計を行える機能です。期間や項目などの条件で絞り込んだり、グラフや表で分析したりできます。

給与明細の通知

給与明細の発行や更新などのタイミングで従業員にメールやアプリの通知を送れる機能です。最新の給与明細を見逃さず、随時確認が可能です。

Web給与明細システムの導入メリット

Web給与明細システムを導入することで、次のようなメリットがあります。

• 送付や管理の負担軽減
• ペーパーレス化によるコスト削減
• テレワーク時にも対応可能

送付や管理の負担軽減

Web給与明細システムを導入すると、これまで発生していた給与明細の印刷や郵送作業、保管などの手間やそこにかかっていたコストが省けます。

管理者はWeb上で給与明細の発行や配布、履歴の管理などを簡単に行え、従業員はWebブラウザやスマートフォンから給与明細をすぐに閲覧できます。給与明細の紛失や漏えいのリスクも低減できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

一般的にWeb給与明細システムの導入コストは、紙ベースの給与明細のコストの半分以下と言われています。

給与明細のペーパーレス化により、紙やインク、郵送費などのコストの削減や、給与明細の印刷や郵送にかかっていた工数が削減されることで人件費も抑えられます。

テレワーク時にも対応可能

Web給与明細システムはテレワークや在宅勤務時にも、給与明細をスムーズに発行できます。また、従業員はインターネットがつながっていれば自宅や外出先からも給与明細の確認が可能です。コロナ禍をはじめ、緊急事態にも柔軟に対応できます。

Web給与明細システムの選び方

Web給与システムを選ぶ際は、次のポイントを比較しましょう。

• 既存の給与計算システムとの連携
• 給与明細電子化以外の機能の必要性
• 対応デバイスや出力の可否

既存の給与計算システムとの連携

Web給与システムを導入する際には、既存の給与計算システムとの連携がスムーズにできることも重要なポイントです。給与計算システムからWeb給与システムにデータを送る方法や頻度、フォーマットなどを確認しましょう。

また、給与計算システムとWeb給与システムの両方を提供しているベンダーもあります。その場合は、システムの一貫性や安定性が高いと言えます。

給与明細電子化以外の機能の必要性

Web給与システムには、給与明細電子化以外にも、労務管理や給与計算などの機能を備えたものもあります。

しかし、それらの機能は必ずしも必要というわけではありません。自社のニーズや予算に合わせて、必要な機能を選ぶことが大切です。機能が多ければ多いほど、導入コストや運用負担が高くなる可能性があります。

対応デバイスや出力の可否

Web給与明細システムは、従来の紙での発行、管理に比べて利便性が高いことも特徴の一つです。あらゆるデバイスに対応しているサービスもありますが、なかにはスマートフォンには対応していないものや、専用アプリがある場合などもあります。

手持ちのデバイスで確認できない場合や、PC操作に不安がある従業員がいる場合には別途紙での発行が必要となることも考えられるため、対応デバイスの確認やWeb上での発行だけでなく出力ができるかどうかも確認しておきましょう。

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Web給与明細システムの注意点

Web給与システムを導入する際には、次のような注意点に気を付けましょう。

データの保管期間

Web給与システムでは給与明細のデータをWebサーバーに保管しますが、その際のデータ保管期間はどのくらいかを確認しておきましょう。

法律上は5年間保管する必要がありますが、Web給与システムのなかには、データの保管期間が5年よりも短いものもあります。データの保管期間が短い場合は、別途バックアップやアーカイブの方法を検討しなくてはなりません。

セキュリティ対策を万全にする

Web給与システムでは、従業員の個人情報や給与情報などの機密性の高いデータをWeb上に保管します。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。

Web給与システムの提供会社が、データの暗号化やバックアップ、アクセス制限などのセキュリティ対策を行っているかを確認しましょう。また、従業員に対してもパスワードの管理をはじめ、セキュリティ意識を高めるように促す必要があります。

事前に従業員への周知・教育を行う

Web給与システムを導入する際には、事前に従業員への周知・教育を行うことが大切です。Web給与システムの利用方法やメリット、注意点などを従業員に伝えましょう。

また、従業員からの質問や不安にも対応しましょう。従業員の理解と協力があれば、Web給与システムの導入はスムーズに進みます。

Web給与明細システムの導入でコスト削減や効率化を図ろう

Web給与明細システムは、給与明細をWeb上で閲覧・管理できるシステムです。

給与明細の送付や管理に関する負担軽減やペーパーレス化によるコスト削減、テレワーク時にも対応可能などのメリットがあります。

しかし、導入するには、データの保管期間や既存の給与計算システムとの連携、給与明細電子化以外の機能の必要性などのポイントに注意する必要があります。また、セキュリティ対策や従業員への周知・教育も欠かせません。

今回紹介した選び方ポイントや注意点を参考に、自社に合うWeb給与明細システムを選び、コスト削減や業務効率化を目指しましょう。

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