従業員に対して給与を支払うのは法律で決まっていますが、給与の詳細が書かれた給与明細に関しても発行義務があることをご存じですか。
近年は紙から電子データに移行している企業も増え、給与明細作成に給与計算ソフトを利用している企業も多いでしょう。
この記事では、給与計算の方法と給与明細作成のポイントを解説し、便利なテンプレートも紹介します。すでに給与計算ソフトを比較検討している方は、次の記事もあわせてご参照ください。
給与明細とは？役割と法的ルールを正しく理解する
給与明細は、従業員と会社のあいだで給与の内容を正しく共有するために欠かせない書類です。
単なる支給額の通知ではなく、計算根拠や控除内容を明らかにする役割も担っています。制度を正しく理解し、記載漏れやトラブルを防ぐことで、円滑な給与業務を遂行しましょう。
給与明細に記載が義務付けられている項目
給与明細には、法律に基づき記載すべき項目があります。主に「支給」「控除」「勤怠」の3つの情報が記載され、どのような計算によって手取り額に至ったのかを明確に示さなければいけません。
支給項目には、基本給や残業代、各種手当などが記載され、従業員が実際に受け取る総支給額を確認できます。控除項目には、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料、所得税、住民税が並び、法律に基づいて天引きされる金額が反映されます。
勤怠項目には、出勤日数や労働時間、残業時間、有給休暇の取得日数などが記載され、給与計算の根拠となる情報が整理されます。
給与明細を発行しないとどうなるか
給与明細の発行は、法律で義務付けられています。
所得税法に基づき、事業者には給与の支払い内容を記載した書類を交付する責任があります。また、健康保険法や厚生年金保険法、労働保険徴収法では、社会保険料の計算内容を明示することが求められています。
もし給与明細を交付しない場合、税務調査や労務監査で指摘を受ける可能性があり、状況によっては是正勧告や指導の対象になることもあります。
さらに、従業員が自身の給与内容を確認できない状態が続くと、会社への不信感やトラブルの原因にもなりかねません。
紙とWeb給与明細の違い
給与明細の発行方法には、紙で配布する方法と、Webで閲覧できる方法があります。それぞれに特徴があり、運用方針によって選択しましょう。
紙の給与明細は、配布した時点で確実に手渡せる点が安心材料となります。一方で、印刷や封入、配布に手間とコストがかかるため、従業員数が多い企業では負担が大きくなりがちです。
Web給与明細は、従業員がスマートフォンやパソコンからいつでも確認できる点がメリットです。ペーパーレス化によるコスト削減や、過去の明細管理の容易さも評価されています。ただし、導入時にはシステムの設定や従業員への周知が必要となります。
給与明細の項目例
一般的な給与明細の構成項目は次のようになります。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 氏名 | 社員ごとに社員番号、所属、氏名などが明記され誰の給与明細書なのかを明らかにします。 |
| 勤怠 | 支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤日数や残業時間などが記載されます。 |
| 支給 | 支給項目では、基本給と各種手当（家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など）に支払い項目を分けるのが一般的です。 |
| 控除 | 控除の項目では、健康保険、厚生年金、雇用保険、所得税、住民税などがあります。 |
| 差引支給額 | 差引支給額とは端的にいうと「手取り給与」のことであり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。 |
社員番号、所属、氏名
誰の給与明細書なのかを表示するため、社員番号や所属、氏名を記載します。
勤怠
支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤日数や残業時間などを記載します。
普通残業・深夜残業・休日出勤・休日深夜労働には、労働基準法で割増賃金の支払いが義務付けられており、支給項目における計算の根拠となります。欠勤日数、遅刻早退の日数に応じて支給項目の基本給を計算します。
支給
支給項目では、基本給と各種手当（家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など）に支払い項目を分けるのが一般的です。
基本給とは各種手当を除いた基本賃金のことです。
ここに、課長、係長、主任といった役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員に支給する家族手当、通勤にかかる費用を補填する通勤手当といった各種手当が加わります。
通勤手当は電車をはじめとした公共機関を利用する場合は15万円までが非課税の対象となります。また、自家用車で通勤する場合には、通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっています。
| 片道の通勤距離 | 1か月の非課税限度額 |
|---|---|
| 2km未満 | 全額課税 |
| 2km以上10km未満 | 4,200円 |
| 10km以上15km未満 | 7,100円 |
| 15km以上25km未満 | 12,900円 |
| 25km以上35km未満 | 18,700円 |
| 35km以上45km未満 | 24,400円 |
| 45km以上55km未満 | 28,000円 |
| 55km以上 | 31,600円 |
※出典：国税庁「 通勤手当の非課税限度額の引上げについて 」（2025年12月8日閲覧）
時間外手当（残業代）の具体的な計算としては、基礎賃金（基本給＋各種手当）をもとに、時間単価を計算します。
1か月60時間以内の法定時間外労働には50％の割増賃金率が適用されます。また、「月60時間を超える法定時間外労働に対しては、使用者は50％以上の率で計算した割増賃金を支払わなければなりません。※」
※出典：厚生労働省「 月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます 」（2025年12月8日閲覧）
控除
控除の項目には、健康保険、厚生年金、雇用保険、所得税、住民税などがあります。
健康保険
健康保険は、会社が加入している保険組合によって掛け率が異なります。保険組合ごとに、健康診断受診時に補助金が出されるなど、さまざまな違いがあります。
厚生年金
厚生年金保険料は、国民年金と、会社員のための追加制度である厚生年金の2つの年金制度の保険料が合算されたうえで、給与から天引きされます。
健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬月額を、一定の幅で区分した標準報酬月額および標準賞与額をもとに保険料を計算します。
計算にあたっては、都道府県ごとの「健康保険・厚生年金保険の保険料額表※」を用いて計算できます。
※参照：全国健康保険協会「 令和5年度保険料額表（令和5年3月分から） 」（2025年12月8日閲覧）
介護保険
介護保険制度では、40歳以上になると介護保険料を負担します。介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるための負担金です。
雇用保険
雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合などに給付が行われます。
対象となるのは、税金や社会保険料などを差し引く前の総賃金であり、通勤手当といった所得税の計算では非課税の手当も対象となることに注意が必要です。
保険料の負担額については、会社と従業員で原則として折半されます。
所得税
所得税は、個人の所得に対して課される税金です。毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され、結果が12月の給与で調整されます。
12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、少ないと足りなかった分が徴収されます。
住民税
住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらう税金です。前年度の所得に対して課税された住民税が天引きされます。
前年度の所得に対して課税されるので、社会人1年目の方で、前年度所得がなかった方には課税されません。この住民税の額については、居住地の自治体から送られてくる「住民税決定通知書」の額をもとにします。
差引支給額
差引支給額とは、一般的には手取り給与と呼ばれるもので、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。
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給与明細を作成するときに必要なもの
主に給与明細の作成に必要なものは、次のとおりです。
- タイムカード
- 勤怠管理システム
- 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
- 住民税決定通知書
- 健康保険・厚生年金保険の保険料額表
- 雇用保険率表
- 給与所得の源泉徴収税額表
このうち、「健康保険・厚生年金保険の保険料額表」は全国健康保険協会のWebページからダウンロード可能です。ほかにも「雇用保険率表」は厚生労働省のWebページ、「給与所得の源泉徴収税額表」は、国税庁のWebページでダウンロードが可能です。表を見ながら、控除額の計算を行います。
給与計算と明細書作成の流れ
給与計算と明細書作成を行う流れや作り方について紹介します。給与明細は、次の手順で作成します。
- 労働時間の集計
- 時間外手当の計算
- 諸手当を計算して総支給額を算出
- 社会保険料の計算
- 税金（所得税、住民税）の計算
- 控除額と総支給額の記載
労働時間の集計
タイムカードの勤怠情報をもとに、1か月分の従業員の勤務日数や労働時間を集計します。遅刻や早退がある場合は、就業規則や給与規程で定められたルールを踏まえて計算しましょう。
なお、2019年4月から適用された「働き方改革関連法」により、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられました。紙のタイムカードや表計算ソフトといった自己申告型の方法による勤務時間の把握は、原則として認められない方向にあります。
時間外手当の計算
集計した労働時間から、「普通残業」「深夜帯の労働」「法定休日の休日出勤」を集計し、時間外手当を計算します。時間外手当を算出する計算式は、次のとおりです。
【時間外手当 = 時間外労働時間 × 1時間あたりの賃金 × 割増率】※1
割増率は、時間外労働、休日出勤、深夜労働の種類によって異なります。※2
- 1か月60時間以下の時間外労働：25％
- 1か月60時間超の時間外労働：50％
- 休日出勤（法定休日に労働）：35％
- 深夜労働（午後10時から翌午前5時までの労働）：25％（時間外労働の割増率）＋25％（深夜労働の割増率）＝ 50％
上記は一般的な例で、企業によっては就業規則や労使協定で、時間外手当の計算方法や割増率を定めている場合があります。
※1 参照：厚生労働省「
Ｑ．法定労働時間と割増賃金について教えてください。
」（2025年8月25日閲覧）
※2 参照：厚生労働省「
月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます
」（2025年8月25日閲覧）
諸手当の計算で総支給額の算出
給与の総支給額を算出するために、各種手当を計算します。
基本給と時間外手当に、通勤手当、資格手当、家族手当といった諸手当を計算して加算すると、総支給額を算出できます。通勤手当は、公共交通機関を利用する場合、月15万円までが非課税になります。※
※参照：国税庁「 通勤手当の非課税限度額の引上げについて 」（2025年8月25日閲覧）
社会保険料の計算
健康保険、厚生年金保険、介護保険、雇用保険といった社会保険料の計算をします。
健康保険、厚生年金、介護保険料は、標準報酬月額に保険料率を掛けて算出できます。
標準報酬月額とは、原則として4月から6月までの3か月間に従業員に支給した報酬の平均月額です。雇用保険は、総支給額に雇用保険法で定められた所定の料率を掛けて計算する必要があります。
そして、算出した各種保険料を給与明細の該当欄に記載します。保険料には事業主の負担分が発生しますが、給与明細には従業員が負担する金額のみを記載しましょう。
税金（所得税、住民税）の計算
所得税、住民税といった税金の計算をします。所得税額を算出するためには、まず給与の課税対象額を計算する必要があります。
【課税対象額 = 総支給額 – 非課税支給額（非課税の通勤手当や出張手当など）】
所得税額は、課税対象額から社会保険料を差し引いた金額を「源泉徴収税額表」に当てはめることで算出可能です。源泉徴収税額表は、所得金額や扶養控除などの状況に応じて、所得税額が定められています。
また、住民税については、自治体から発行された「住民税決定通知書」を参照して、明細の該当欄に記載します。
控除額と総支給額の記載
それぞれの控除額と合計控除額を給与明細に記載します。
控除額は「所得税 + 住民税 + 社会保険料」になります。労使協定を締結し、社内預金の積立を行っている場合には、積立額も控除対象として加算が可能です。
総支給額は、基本給、各種手当、交通費などの合計額となります。
給与明細には、総支給額から控除額を差し引いて、差引支給額を算出したら、該当欄に記載します。差引支給額は、従業員の口座に振り込まれる最終的な支給額のことです。
給与明細の発行
給与明細の作成ができたら、印刷して従業員に配布します。
給与明細の封筒
封筒に入れて手渡しする場合は、給与明細がA4サイズなら長形3号窓付きか洋長形3号窓付きの封筒、B5サイズなら長形2号か長形4号の封筒に入れるのがおすすめです。
窓付き封筒なら宛名を枠に合わせて印刷すれば、工数削減と渡し間違い防止にもなります。
給与明細の保管
企業側には給与明細を保管する義務はありません。しかし、給与明細を作成するのに必要な情報を記した書類は保管義務があります。
3年間保管が必要な書類
次の書類については、労働基準法に基づき5年間（当分の間は3年間）の保管が必要です。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する書類
※出典：厚生労働省「 事業主の皆さま、労働者の皆さま未払賃金が請求できる期間などが延長されています 」（2025年12月8日閲覧）
7年間保管が必要な書類
次の書類については、7年間保管が必要です。
- 給与所得者の基礎控除申告書（令和2年分以降）
- 給与所得者の配偶者控除等申告書
- 所得金額調整控除申告書（令和2年分以降）
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 など
※出典：厚生労働省「 No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間 」（2025年12月8日閲覧）
従業員側の給与明細保管
従業員側であっても、給与明細を保管することは重要です。会社が年金保険料の納付を怠っていないか確認したり、自身で確定申告を行ったりする場合もあるでしょう。従業員は、次のような目的で給与明細が必要となることがあります。
- 年金の納付状況の確認
- 確定申告
- 失業給付の申請
- 残業代の未払い確認
厚生労働省が公開している資料に、次の記載があります。※
賃金請求権の消滅時効期間は5年（旧法では2年）に延長されましたが、当分の間は期間が3年とされています。
そのため、少なくとも5年間は保管することが望ましいでしょう。また、年金に関しては数年経過した後に過去未納分について確認されることもあるので、証明のために給与明細を保管しておくと安心です。
給与明細は、個人情報を含む重要な書類です。紛失や盗難を防止するために、適切に保管するようにしましょう。
※出典：厚生労働省「 事業主の皆さま、労働者の皆さま未払賃金が請求できる期間などが延長されています 」（2025年12月8日閲覧）
システムの導入で給与計算・明細発行を効率化
給与明細をWebで発行する
給与明細を毎月紙で発行する場合、作成時間や用紙代がかさみ、経理業務の負担増やコスト増といった問題が生じます。
上記のような問題の解決策として広がっているのが、電子給与明細です。手渡しの手間がなくなり、データ化することで過去の明細もすぐに確認可能です。
給与計算ソフトを導入する
給与計算で注意しなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。
支給の項目で、基本給の計算を間違えた場合には、正しい給与を支給し直す対応が必要になります。場合によっては、控除の項目について計算をやり直して、再徴収や役所への提出書類の修正を行わなければなりません。
そこで、時間外手当や通勤手当の課税・非課税額、社会保険料を自動で計算してくれる給与計算ソフトが役に立ちます。
給与計算ソフトを導入し、従業員の給与を自動計算してすみやかに給与明細を発行できる仕組みを整えることで、人事・総務の業務負担を減らしましょう。
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※出典：freee「 ミスから解放手作業いらずの給与計算ソフト – 人事労務ソフト freee人事労務 」（2025年12月8日閲覧）
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【番外編】「給与即日払いサービス」で採用応募数の大幅増
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企業負担は実質ゼロで、従業員負担も固定額のみで運用できます。従業員が急な出費が必要なときに活用できることから、求人応募数の向上や退職率の改善も期待できます。
給与明細でトラブルを防ぐためのチェックポイント
給与明細は、金額を通知するだけでなく、会社と従業員の信頼関係を支える書類です。記載内容がわかりにくいと、不安や不満につながることがあります。事前に重要点を押さえておくことで、無用なトラブルを防ぎやすくなります。
手取り額が誤解されやすい理由
手取り額は、従業員がもっとも気にする項目です。想定より少なく感じやすい理由は、社会保険料や税金が差し引かれる仕組みを十分に理解していないためです。
総支給額から保険料、所得税、住民税が控除され、実際の振込額が決まります。控除の内訳を明確にしないと、「給与が急に下がった」と誤解される原因につながるでしょう。
残業時間や欠勤の影響による変動がある場合も、理由を説明することで納得感が高まります。
従業員からの質問が多い項目
質問が多く寄せられるのは、社会保険料と税金に関する内容です。とくに住民税は前年の収入をもとに算出されるため、タイミングによって金額が変わる点に戸惑う人が少なくありません。
加えて、残業手当や各種手当の計算方法についても確認されることが多い傾向です。社内で計算ルールを共有することで、個別対応の負担を軽減できます。
修正対応の手順
給与明細に誤りが見つかった場合は、速やかな対応が重要です。まず誤りの内容を確認し、正しい金額を再計算します。そのうえで、修正した明細を作成し、差額が生じる場合は支給や精算を行います。
金額に影響しない誤記であっても、訂正した明細を発行しておくと安心です。あわせて、社内の確認体制を見直すことで、同様のミスを防ぎやすくなります。
給与明細のポイントを知ってスムーズに発行しよう
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Web給与明細システムについては、次の記事で詳しく比較紹介しています。
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