【2024年】Web給与明細システム比較23選！比較表と選び方解説

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※ 2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より

Web給与明細システムとは

Web給与明細システムとは、従業員への給与支払いに際し、企業が必ず発行しなければならない給与明細を電子化し、Webブラウザ経由で配布するシステムです。

企業のグローバル化、多拠点化が加速するとともに、テレワークをはじめとした柔軟な働き方が拡大する現状では、給与明細配布の手渡しは困難になりつつあります。これを合理化すると同時に、コスト削減も実現するWeb給与明細システムは、多くの企業から注目を集めているのです。

しかし、数多くのサービスが存在するなかで、自社に最適なシステムを選定するのは容易ではないでしょう。この記事では、おすすめできるWeb給与明細システムを紹介するとともに、選定の際にどのようなポイントに気を付けるべきかを解説します。

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Web給与明細システムのタイプ

Web給与明細システムには大きく分けて次のタイプに分けられます。

• Web給与明細の発行に特化した専用タイプ
• 給与計算から発行までを行う給与計算一体タイプ
• 労務情報から給与明細まで一元管理する労務管理一体タイプ

Web給与明細の発行に特化した専用タイプ

給与計算ソフトの情報をCSV取り込みやAPI連携によってWeb給与明細を発行するタイプです。

すでに給与計算ソフトを導入しており、明細発行のオンライン化を検討している場合におすすめです。

給与計算から発行までを行う給与計算一体タイプ

給与計算から明細発行までをオンラインで行えるタイプです。

勤怠管理システムと連携して給与の自動計算や、オンラインでの年末調整ができるなど幅広く利用できるため、管理者、従業員ともに負担を軽減したい場合におすすめです。

労務情報から給与明細まで一元管理する労務管理一体タイプ

入退社の手続きやマイナンバー管理をはじめとする労務管理から給与計算、Web明細発行、源泉徴収票の発行までが一つのシステムで行えるタイプです。

人事・労務業務の効率化を図りたい場合におすすめです。

Web給与明細システムの選び方

Web給与明細システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• Web給与明細システムの導入目的を確認する
• Web給与明細システムの機能を確認する
• Web給与明細システムを導入する際の注意点を確認する
• Web給与明細システムの料金・価格相場を確認する

Web給与明細システムの導入目的を確認する

Web給与明細システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
給与明細をオンライン発行にして印刷や発送の手間をなくしたい	シンプルな操作でWeb明細の発行に特化した専用タイプがおすすめ
給与計算から明細発行までを一連で行い業務を効率化したい	勤怠管理や給与計算システムと連携できる給与計算一体タイプがおすすめ
人事・労務管理と合わせて行い、バックオフィス業務全体の負担を減らしたい	入社手続きから年末調整、源泉徴収票の発行まで幅広く対応できる労務管理一体タイプがおすすめ

Web給与明細システムの機能を確認する

Web給与明細システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
アカウント管理	従業員ごとのアカウント発行・管理を行う機能
Web給与明細発行	Web上での給与明細を発行・管理を行う機能
帳票	帳票のカスタマイズや作成を行う機能
給与・賞与計算	給与や賞与の計算を自動で行う機能
法定控除項目自動計算	健康保険料、介護保険料、厚生年金、雇用保険料、所得税などの各種料率に従い自動計算を行う機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
労務管理	人事・労務に必要な情報を管理できる機能
年末調整・源泉徴収票の発行	年末調整の申告書や手続き、源泉徴収票の発行をオンラインで行う機能
安否確認	緊急時に従業員の安否確認を行える機能
アンケート	社内アンケートを収集する機能

緊急時の安否確認や社内一斉のお知らせを配信したい場合には安否確認機能があるものを、社内でのアンケート調査を行いたい場合にはアンケート機能があるシステムがおすすめです。

Web給与明細システムを導入する際の注意点を確認する

Web給与明細システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
ユーザーへの承諾	給与明細の電子化および配布に関して、受領する従業員の承諾を得る必要があります。Webブラウザで承諾の得られる機能があるかを確認しておくと安心です。
システム連携	すでに導入しているシステムがある場合には、連携できるかどうかを確認しておきましょう。
セキュリティ対策	暗号化通信やアクセス制限など、強固なセキュリティ対策が施されているかを確認しておきましょう。

Web給与明細システムの料金・価格相場を確認する

Web給与明細システムの料金は、月額従量課金タイプか月額固定費用タイプで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

月額従量課金タイプの場合、1ユーザーごとに55円〜400円程度とシステムによって異なります。初期費用も同様にそれぞれ異なり、従量課金費用とあわせて月額固定費用が必要となるシステムもあります。

月額固定費用タイプの具体的な料金は、導入規模や従業員数によってプランが異なるため、気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。

おすすめWeb給与明細システム3選比較

おすすめのWeb給与明細システム3選を比較紹介します。

Web給与明細システム選びに迷ったときは、次の選び方まとめを参考にしてください。

特徴や機能、料金を比較できるように、各サービスごとに詳しく紹介します。

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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• Web上で給与明細が発行できる
• 常に最新の従業員情報を一元管理
• さまざまな手続きに対応可能

SmartHR労務管理は、労務手続きや情報管理を手間を掛けずに行えるクラウド人事労務ソフトです。人事・労務管理の機能も備えているので、人事労務業務全般を効率化できます。

正社員やパートといった、雇用区分の違いによって締日・支給日や明細の項目名が異なる場合でも、対応可能です。過去の給与明細も、後から遡って登録ができます。従業員から直接収集した情報をもとに、各種労務手続きはもちろん、年末調整や給与明細、源泉徴収票の配布といったさまざまな機能に対応しています。

料金プラン

無料トライアル：15日間

• HRストラテジープラン：要見積もり
• 人事・労務エッセンシャルプラン：要見積もり
• タレントマネジメントプラン：要見積もり

評判・口コミ

• 給与明細に表示する項目を自由に選べる
• 金融機関と同等のセキュリティレベル
• 多くの主要な給与ソフトと連携可能

オフィスステーション 給与明細は、ブラウザから給与明細の送付や確認ができるWeb給与明細配信システムです。給与明細のテンプレートや表示項目は自由に選べるため、自社独自のフォーマットにカスタマイズできます。

従業員ごとに異なる給与支給日や、アルバイトと社員で明細のフォーマットが異なるといった場合でも、担当者の負担を最小限に抑えます。また、不正アクセスやサイトの改ざん対策のWAF、2段階認証や各種情報の暗号化対応といった万全のセキュリティ体制で利用可能です。

料金プラン

無料トライアル：30日間

• 初期費用：110,000円（税込）
• 月額料金（20名まで利用の場合）：1,100円（税込）

登録する従業員ごとの月額従量制

評判・口コミ

• コンビニから印刷できる
• 明細をWeb配布で誤配や紛失を防止
• 社内報や個別の通知書を掲載可能

i-Compass WEB給与明細は、Web上で配布された給与明細を、パソコンやスマートフォンから閲覧できる給与明細配信システムです。すべてオンラインで完結するので、給与明細の用紙や郵送代といった費用を削減できます。

給与明細はPDF化され、パソコンからはもちろん、スマートデバイスのプリントアプリを使いコンビニでの印刷も可能です。また、オプションで年末調整の入力や源泉徴収票の印刷にも対応しているため、給与に関わる業務全般の費用と負担の軽減を目指せます。

料金プラン

要問い合わせ

無料トライアル：あり（要問い合わせ）

評判・口コミ

Web給与明細システム20選比較一覧【無料あり】

上記以外のおすすめWeb給与明細書配信システムを一覧で比較紹介します。無料で利用できるサービスもあります。

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• 入社手続きや年末調整、給与明細などの労務管理業務をカバー
• 必要な機能のみを導入できるアラカルト方式
• 年末調整の記入、書類回収のオンライン化が可能

ロウムメイトは、使いたいサービスを選んで導入できるサービスです。給与明細のほか、賞与明細、源泉徴収票のオンライン配付が可能です。

パソコンやスマートフォンから申告書といった書類提出を行えるほか、社会保険労務士にアカウント提供すれば、システム上で入社者情報を共有できます。

• シンプルなデザインで誰でも使える
• 法令に準拠した自動計算設定なので間違えない
• 銀行との振込連携が可能、その他豊富なサービスと連携できる

マネーフォワード クラウド給与は、初心者でも迷わず簡単に給与計算ができる無料で試せる給与計算ソフトです。従業員の情報や基本給といった給与計算に必要な情報を一元化できるため、入力の手間を削減できます。また、3パターンの給与体系に対応しており、自動で計算のロジックを設定してくれるため、ミスを防げます。

• 給与計算から年末調整、Web明細の発行まで対応
• ワンクリックで各種明細をWeb公開、PDF出力
• シリーズでの導入で一気通貫な情報連携が可能

ジンジャー給与は、給与計算から明細発行までを一画面上で完結できる給与計算システムです。給与の計算方法を雇用形態別で設定できるほか、税金計算も人事、給与データをもとに自動計算できます。

人事労務や勤怠管理に対応するジンジャーシリーズを組み合わせることで、データをリアルタイムに自動連携し、計算前の確認や更新の手間を削減可能です。

料金プラン

無料トライアル：1か月間

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額／ユーザー：300円〜

※契約は年間契約

※従量課金制：複数のプロダクトごとに組み合わせるタイプ

評判・口コミ

• 給与明細や源泉徴収票など9種の給与書類の配信に対応
• 印刷指示と同じような操作でアップロードが可能
• PCA 給与シリーズと連携しスムーズに利用

PCA Hub 給与明細は、社内業務のデジタル化を促進する給与明細配信サービスです。

社内業務の効率化やペーパーレス化を実現し、業務コストの削減にも寄与します。AWSをデータセンターとして利用しすべてのデータを暗号化で保護し、24時間365日運用を監視しているため、セキュリティ面でも安心して導入できます。

料金プラン

• 初期費用：無料
• 月額：月額55円（税込）～/人（※月額プランは30名から契約可能）

• 給与明細や賞与明細、源泉徴収票などをWeb配布
• シフト表や簡易的な安否確認などをも通知可能
• 公式認定された連携する給与計算ソフトの更新に追従して対応

Web給金帳Cloudは、給与計算ソフトと連携して社内配付したいファイルや明細を電子配付できるサービスです。多くの給与計算ソフトから公式認定されたサービスで、給与計算ソフトのバージョンアップに追従しており、支給や控除項目の連動が可能です。

• 導入実績約2,000社^※1
• チェックリストや仮計算機能で給与計算をサポート
• 拠点や機能ごとに権限管理が可能

PROSRV（プロサーブ）は、給与計算機能や人事管理機能など、給与計算業務に必要な機能がセットになったクラウドサービスとBPOサービスです。課題に合わせて、給与業務や地方税年度更新、年末調整業務などを委託可能です。人事情報画面の項目は、給与計算に必要な項目に加え、6,000項目^※2を自由に追加できます。

前月支給結果と仮計算結果を項目対比でき、給与計算のエラーチェックをサポートしてくれます。機能ごとに更新や使用不可など権限設定でき、担当業務ごとの権限管理が可能です。

※1 出典：三菱総研ＤＣＳ「PROSRV（プロサーブ）｜人事給与システム・アウトソーシングサービス｜三菱総研ＤＣＳ」（2024年5月22日閲覧）
※2 出典：三菱総研ＤＣＳ「人事・給与関連サービス一覧 | 三菱総研ＤＣＳ」（2024年5月22日閲覧）

料金プラン

要問い合わせ

評判・口コミ

• 勤怠データや従業員情報から、給与額や控除額を自動計算
• 給与支払いのための振込ファイルを自動で作成
• SmartHRやLINE WORKSなど、さまざまなサービスと連携可能

freee人事労務は、給与明細の発行から配布、管理まで対応できるサービスです。勤怠管理も行えるため、欠勤や残業、有給休暇を給与計算へ自動反映できます。健康保険料や厚生年金保険料、所得税などの自動計算にも対応可能です。

また、連携する他社サービスで集計したデータをもとに給与計算や年末調整、労務書類作成などもできます。

料金プラン

無料トライアル：あり

• 初期費用：無料
• 利用価格：月額2,000円～（最低料金　年払い）
• 月額／ユーザー：400円〜

評判・口コミ

• 1年間利用料無料^※
• わかりやすくシンプルな機能
• トライアル後も安い料金で利用できる

弥生給与 Nextは、Web給与明細専門の小規模事業者向けオンラインシステムです。もっとも特徴的なのは、無料トライアルが1年間行えることです。

すべての機能が利用できるため、しっかり機能を確認したうえで導入できます。機能はシンプルで、明細書作成に特化しているため初めての方でも導入しやすいでしょう。事業規模の大きな方は、同じシリーズで給与計算にも対応した「やよいの給与計算」や「弥生給与」がおすすめです。

※出典：弥生「給与計算ソフトなら無料から使える【弥生のクラウド給与サービス】」（2024年1月19日閲覧）

料金プラン

無料トライアル：1年間（セルフプラン）

• 初期費用：無料
• 年額5,400円（税抜）～

• シリーズ累計導入社数20万社以上^※
• 給与計算にも対応
• 無料プランあり

ジョブカン給与計算は、シリーズ累計導入社数20万社以上の人気システムです。名前のとおり給与計算がメインのシステムであり、サブ機能としてWeb給与明細が利用できます。

また、一部機能に制限がありますが、従業員数5名までであれば無料プランも利用できます。コストを抑えて給与計算までオンライン化・システム化したい、小規模事業者におすすめのサービスです。

※出典：Donuts「給与計算の業務コストを圧倒的に削減「ジョブカン給与計算」」（2024年1月19日閲覧）

料金プラン

無料トライアル：30日間

• 初期費用：無料
• 月額／ユーザー：400円

• 幅広い業務・業種に対応
• 充実機能でフルサポート
• 柔軟な設定が可能

OBIC7給与情報ソリューションは、総合的な業務に対応したシステムの給与業務シリーズです。それぞれの業務に対応したシステムが数多くそろっており、これらを連携することで大幅に業務効率を向上できます。

Web給与明細は、「OBIC7給与情報ソリューション」のオプションであり、給与明細のメール配信やWeb参照ができます。基本システムである給与計算に関しては、項目の種類が豊富でさまざまな給与制度に合わせて柔軟に設定できるのが魅力です。

料金プラン

要問い合わせ

• スマートフォンからアクセス可能
• 安否確認にも利用可能
• 安心のセキュリティ

WEB給与明細配付「携帯便」は、業界・業種を問わず多くの企業に導入されているWeb給与明細システムです。Web給与明細メインのシステムで、給与明細・賞与明細以外の源泉徴収票や雇用契約書などの帳票も電子化・配信ができます。

また安否確認として利用できる機能もあり、広い用途で利用できるシステムです。セキュリティに関してはデータセンターを運用し、「サーバー証明書」で暗号化しているため安心してサービスを利用できるでしょう。

料金プラン

要問い合わせ

• 複数の給与体系に対応
• Web給与明細の機能も充実
• アクセスの監査・記録も可能

Socia給与システムは、総合業務システム「Sociaクラウド」シリーズの1つで、複数の給与体系に対応したシステムです。社員とアルバイト・パートでわけられるのはもちろん、子会社や関連会社にも標準で対応しているため、大規模な企業にもおすすめです。

Web給与明細に関しても、給与賞与・源泉徴収票など幅広い帳票・通知書の閲覧ができ、年末調整にも対応できます。システムへのアクセスは監査システムが監査・記録を行っており、不正利用を抑止し、問題が発生した場合には原因追及がしやすいため、セキュリティを強化できます。

料金プラン

要問い合わせ

• 厳重なセキュリティでデータを管理
• パソコンやスマートフォンから同意が得られる
• 過去2年分のデータを閲覧できる

セコムあんしん給与明細電子化サービスは、厳重なセキュリティでデータを補完できるWeb給与明細システムです。登録した電子化データはセコムグループのデータセンターで保管され、いつでも専用のホームページから閲覧・印刷ができます。

また事前にパソコンやスマートフォンなどを通して、社員の同意を取得できることも魅力です。従業員が多ければ、同意を得るための作業を大幅に効率化できるでしょう。データセンターは厳重なセキュリティで守られ、過去2年分のデータが閲覧できます。

料金プラン

要問い合わせ
無料トライアル：30日間

• 給与データの送信で明細書を自動公開
• スムーズ・低コストに移行可能
• 給与計算アウトソーシングとの組み合わせも可能

FX-Ware Web明細は、みずほリサーチ&テクノロジーズが提供する、給与明細の電子化・オンライン化サービスです。CSVに出力した給与情報をアップロードするだけで、指定した時間に自動的に給与明細がパソコンやスマートフォンから閲覧できます。

事前に給与明細が効率的に作成でき、配信忘れの心配もありません。また給与計算アウトソーシングも依頼可能で、組み合わせることで経理担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

料金プラン

要問い合わせ

• 利用社数15,320社以上^※
• 導入支援が充実
• 強固なセキュリティでデータを保護

奉行Edge 給与明細電子化クラウドは、OBCが提供する利用社数15,320社以上の給与明細システムです。「奉行Edge」シリーズは経理業務を効率化させるシステム群で、それぞれの連携で大幅な業務効率の向上が期待できます。

給与明細電子化クラウドに関しては、導入支援が充実している点が魅力です。導入時の操作方法はもちろん、システムの活用や定着支援も行っているため、初めてシステムを導入する方でも最大限にシステムの効果を発揮できます。ユーザーあたりの月額料金も安いため、中小企業でも導入しやすいでしょう。

※出典：オービックビジネスコンサルタント「【奉行Edge 給与明細電子化クラウド】給与明細システム・ソフトのOBC」（2024年1月19日閲覧）

料金プラン

• 月額利用料：1,200円
• 月額／ユーザー：60円

• 1人28円^※1の低価格から利用できる
• 簡単導入
• 約74～87％のコスト削減^※2が可能

Web給与明細くばるタイは、給与明細の電子化に特化したサービスです。給与・賞与明細・源泉徴収票をわずか3分で電子化できるため、業務負担を軽減できます。料金も1人月額28円～と格安で、紙の運用と比較し約74～87％のコスト削減が可能です。

※1 ※2 出典：ニップス「くばるタイとは」（2024年1月22日閲覧）

料金プラン

無料トライアル：2か月間

• 初期費用：200,000円
• 月額／ユーザー：28円～

• 12通り^※の受け取り方法
• 源泉徴収票や安否確認・アンケート収集も可能
• 専任スタッフがサポート

ポケット給与は、機能性が高くサポートが充実したWeb給与明細システムです。データ化された給与明細の受け取り方法は12通りと非常に幅広く、年齢やデバイスを問わずスムーズにデータの受け取り・閲覧ができます。

源泉徴収票や各種オリジナル帳票、安否確認、アンケートの収集といった給与明細以外の配信や利用ができ、幅広い業務の効率化が可能です。導入時には専任のスタッフがサポートにつき、リモートはもちろん、直接訪問で導入支援やコンサルティングを行ってくれるため、スムーズに導入が進められるでしょう。

※出典：ICSソリューションズ「給与明細配信クラウドサービス「ポケット給与」」（2024年1月22日閲覧）

料金プラン

要問い合わせ

• 人事管理に幅広く対応
• 連携できるシステムが豊富
• ボリュームディスカウントあり

サイレコ（sai*reco）は、組織人事の情報を蓄積し、有効な経営情報としての活用を支援する人事管理システムです。人事に関する幅広い業務が自動化・可視化できるため、大幅な業務効率の向上が可能です。

給与奉行をはじめ、連携できるシステムも豊富であるため、連携によっても業務効率を上げられます。給与明細に関しては、データの取り込み・帳票作成が可能で、利用人数が多ければボリュームディスカウントも受けられます。

料金プラン

無料トライアル：14日間

• 初期費用：-
• 月額／ユーザー：220円〜

• パソコン・スマートフォン・携帯電話対応
• レイアウトを柔軟に変更
• 安否確認がオプションで可能

Pay-Look（ペイルック）は、4,500社150万人以上^※の導入実績をもつWeb給与明細システムです。パソコン・スマートフォンだけでなく、携帯電話での給与明細閲覧に対応しています。

毎月の明細発行分のみ課金されるため、運用コストが抑制可能。また帳票印刷から発送までの負担を軽減でき、初期コストも安いため導入も気軽に行えます。柔軟なレイアウト機能で賞与や源泉徴収票にも対応しており、安否情報確認機能もオプションで搭載可能です。

※出典：クリックス「【公式】給与明細のWeb化、クラウド配信システムのPay-Look（ペイルック）」（2024年1月22日閲覧）

料金プラン

無料トライアル：あり

※料金は要問い合わせ

評判・口コミ

• 給与、勤怠、人事管理を一元化
• ワンクリックで英語表示に切り替え可能
• 最短5分で終わるオンライン年末調整

Workcloudは、人事や勤怠、給与などの管理機能に加え、給与計算のアウトソーシングも利用できるサービスです。パソコン、スマートフォンから給与明細の閲覧や勤怠打刻、年末調整などが可能です。

報酬形態や雇用形態にあわせた給与計算に加え、役職ごとの出張手当を事前に登録しておけば、自動で計算してくれます。オンライン年末調整は、最短5分で終わる簡単さです。

料金プラン

要問い合わせ

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• 各社提供のサービス資料を無料で閲覧できる
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「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024」は、2023年7月1日から2024年6月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約16,600件を審査対象としており、計330サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
オフィスステーション 給与明細

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
サービスの安定性No.1	オフィスステーション 給与明細
機能満足度No.1	オフィスステーション 給与明細
お役立ち度No.1	オフィスステーション 給与明細
使いやすさNo.1	オフィスステーション 給与明細

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Autumn 2024の詳細はこちら

Web給与明細システムのメリット

給与明細を電子化し、Web環境で配布するWeb給与明細システムの導入には、具体的にどのようなメリットが考えられるでしょうか。導入する側の企業、利用する側の従業員に分けてそれぞれのメリットを紹介します。

企業側のメリット

ほとんどがクラウドサービスであるWeb給与明細システムは企業が手軽に導入・運用できるシステムです。それによって得られる主なメリットには、次のようなものが挙げられます。

コスト削減

紙の給与明細を配布する場合、紙や印刷、封筒などのコスト、国内外の拠点や在宅勤務者向けへの郵送コストが必要です。もちろん、Web給与明細システムでも利用料金は必要ですが、多くは印刷封入コストよりも低く抑えられ、郵送の必要もありません。利用した人数・回数分だけ課金されるケースがほとんどのため、トータルでのコスト削減効果が期待できます。

印刷・配布・郵送・再発行の手間を削減

紙の給与明細の場合、印刷・配布・郵送に人的リソースの投入が必要であり、明細の再発行依頼への対応を含め多くの手間がかかっていました。Web給与明細システムでは、これらに割いていた人的リソースを削減でき、直接的なコスト削減とあわせ、大幅な業務効率化が実現できます。

配布ミス・郵送事故のリスク排除

人的リソースが必要だった紙の給与明細では、それに起因する人的ミスが避けられない一面がありました。たとえば、「封筒と中身の宛名が違う」「担当者が配布ミスをする」「郵送事故が発生する」といったことです。Web給与明細システムの活用により、これらのリスクを最小限まで排除できます。

従業員側のメリット

一方、従業員側ではWeb給与明細採用によってどのようなメリットが得られるのでしょうか。

時間と場所を問わずに明細を確認

Web給与明細システムは、Web環境さえあれば時間と場所を問わずに給与明細を確認できます。対応デバイスもパソコン、スマートフォン、タブレットなど多様なものが利用できるため、利便性が向上するでしょう。

紛失のリスクを軽減できる

給与電子明細にすると、従業員による紛失のリスクが軽減できます。給与明細を紙で配布すると、どうしても紛失のリスクがつきまといます。しかし、Web給与明細システムでは、給与明細を電子データ化しクラウドに保存可能です。

そのため、データを削除してしまった、またはパソコンや端末を壊してしまった場合でもデータは再送が行えるため、手動で再発行を行う必要がなくなります。

Web給与明細システムの注意点

Web給与明細システムには次のような注意点があるので、事前に確認しておきましょう。場合によってはデメリットになる可能性もあるので、あらかじめ理解しておくとよいです。

従業員から同意を得る必要がある

給与電子明細を発行するには、従業員から同意を得ることが法律で義務付けられています。従業員全員から同意を得るのは手間がかかり、なかには同意を得られないケースもあるでしょう。

そのため、影響力のある社員の協力を得るといった工夫が必要になり、それでも難しい場合は、部分的な導入で対応しなければなりません。給与明細の義務については、次の項目で詳しく紹介します。

電子明細と紙の明細の混在

上述したように、Web給与明細システムの導入には全従業員の合意が必要です。なんらかの理由でこれを拒否する従業員が存在する場合、企業は拒否した従業員に対し、従来どおり紙の給与明細を交付しなければなりません。こうしたケースでは、電子明細と紙の明細が混在してしまい、Web給与明細システムを活用するメリットが薄くなるでしょう。

対応デバイスが必要

従業員がWeb給与明細システムを拒否する理由として対応デバイスを所有していないケースが考えられます。Web給与明細システムでは、Web閲覧環境をもつ対応デバイスを所有することが大前提となるため、これを持たない従業員には給与明細が配信できません。

そのため、対象者には対応デバイスの用意が必要であり、これにかかるコスト負担はデメリットです。

情報漏えいが起こるリスクがある

しっかりセキュリティ対策を行っているシステムでも、インターネットを介してデータを送る以上、情報漏えいのリスクはゼロにはできません。万が一情報漏えいが起こると、企業として大きく信用を損なうことになります。

ただし、紙の給与明細も紛失や盗難による情報漏えいのリスクは存在するため、いずれにせよ対策は必要です。Web給与明細システムの場合は、運営側のセキュリティだけでなく、自社でもセキュリティ対策について検討してみましょう。

Web給与明細システムを利用する法的条件

Web給与明細システムを導入する前にクリアしておかなければならない条件が存在します。

給与明細の交付

給与明細の発行と交付は所得税法で定められた企業の義務です。企業から給与を受ける従業員が、必ず給与明細を受け取っているのはこのためです。企業は人的リソースとコストを投入してでも、必ず給与明細を作成しなければなりません。

対象者全員からの承諾

こうした給与明細にかかわる手間やコストを合理化し、業務効率を改善するため給与明細電子化が法律で認められ、平成19年より施行されました。

これによって、Web給与明細システムのサービス活用が合法化されたものの、導入にあたってはひとつの条件をクリアする必要があります。それは、給与支給の対象となる全従業員から、「電子給与明細配布に合意する」と承諾を得ることです。

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給与明細の発行義務や、扱い方、適切な保管方法などについてはこちらの記事もご参照ください。

Web給与明細システムで合理化促進

Web給与明細システムは、コストや手間が削減でき、配布ミス・郵送事故を防げるメリットがあり業務の効率化を進めたい方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 初期費用・ランニングコスト
• どこまでの業務に対応しているか
• 既存のソフトと連携できるか
• 賞与・源泉徴収票への対応
• セキュリティ対策の確認
• ユーザーへの承諾機能
• プラスアルファの機能

Web給与明細システムをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

注目のWeb給与明細システム比較表