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2018-10-09

給与明細の書き方・見方とは | 発行義務・テンプレート・作成サービス

給与明細の発行を行っている企業は多くあるでしょう。しかしその給与明細、必要事項を過不足なく網羅できていますか?この記事では給与明細に必要な項目やその作成ポイントなどを解説します。※初回公開日:17/07/27
給与明細
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従業員に対して給与を支払うのは法律で決まっていますが、その給与の詳細が書かれた給与明細に関しても発行義務があることをご存じですか。

近年は紙から電子データに移行している企業もあり、多くの場合は給与計算ソフトを利用しています。

この記事では、給与明細の作成のポイントを解説しますが、すでに給与計算ソフトを比較検討しているという方は、次の記事も参考にしてください。

給与計算のコストダウンに役立つソフト比較18選 | 機能比較表・テンプレート付き | ボクシルマガジン
給与計算ソフトで年末調整・所得税計算のミスが激減!?有名で評価の高いおすすめの給与計算ソフトを厳選して徹底的に比較...

給与明細は発行義務あり

給与は、会社と従業員との間で、従業員の提供する労働に対して、その対価である給与を支払うという労働契約に基づいて会社が従業員に支払うべきものと位置づけられています。

そして、給与明細については、所得税法で給与明細書の交付が義務付けられており、さらに健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法で社会保険料の計算書の発行が義務付けられています。

これら法の定めにより、給与明細では、大きく分けて 3つの項目が最低限必要となります。1つ目は支給、2つ目は控除、3つ目は差引支給額の3項目です。

また、支給や控除の根拠となる勤怠についても、給与明細の中に入れておくことが望ましいです。

それゆえ、給与明細を作成するに当たっては、支給、控除、差引支給額をその構成要素に加えるとともに、給与明細を渡される社員にもわかりやすいように支給や控除の根拠となる勤怠も入れ込んでいるのが一般的です。

給与明細の構成

給与明細テンプレート

一般的な給与明細の構成を説明していきます。

社員番号、所属、氏名

ここで誰の給与明細書なのかを明らかにします。

勤怠

支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。

普通残業、深夜残業、休日出勤、休日深夜では、労働基準法の割増賃金支払いの義務があり、支給の項目での計算の根拠となるものです。欠勤日数、遅刻早退は、その日数に応じて支給の項目の基本給を計算します。

支給

支給の項目では、基本給と各種手当(家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など)に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給は各種手当などを除いた基本賃金のことです。

ここに、課長、係長、主任などといった役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員にその生活を維持させるため基本給に加えて支給する家族手当、通勤にかかる費用を補填する通勤手当があります。

通勤手当は電車などの公共機関を利用する場合は10万円までが非課税の対象となります。また、自家用車で通勤する場合には、その通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっています。

自家用車で通勤する場合の非課税限度額についても、国税庁のHPにその表が載っています。

時間外手当(残業代)の計算については、具体的な計算としては、「基本給+役付手当」(労働に対しての対価である給与を基礎とする)を基礎に、時間単価を計算します。

その時間単価に、法定時間外労働については2割5分増したものが時間外手当となります。

控除

控除の項目では、健康保険、厚生年金、雇用保険、所得税、住民税などがあります。

健康保険料は、会社が加入している保険組合によってその掛け率が異なります。保険組合ごとに健康診断の受診時に補助金が出されるなど、バリエーションがあります。

厚生年金は、年金制度の土台となる国民年金と会社員のための上乗せ制度である厚生年金の二つの年金制度の保険料が合わせて厚生年金という名前で天引きされます。

健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬の月額を区切りのよい幅で区分した標準報酬月額と標準賞与額から保険料を計算します。

この計算にあたっては、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」を用います。

介護保険は、40歳以上になると介護保険料を負担します。介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるように支えるための負担金です。

雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合には失業保険がもらえます。課税対象額は、給与から所得税や住民税の対象とならない交通費や社会保険料を差し引いた金額といいます。

所得税は、個人の所得に対して課される税金です。毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され12月の給与で調整されます。

12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、逆に、少ないと足りなかった分を徴収されることとなります。

住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらうという税金です。前年度の所得に対して課税された住民税が天引きされます。

前年度の所得に対して課税されるので、社会人1年目の方で、前年度所得がなかった方には課税されません。この住民税の額については、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」の額をもとにします。

差引支給額

差引支給額とは簡単に言ってしまうと手取り給与であり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

給与明細を作成するときに必要なもの

給与明細を作成するときに必要なものとしては、勤怠データに必要となる「タイムカード」、控除項目の計算に必要となる「健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」、「住民税課税決定通知書」、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」があります。

このうち、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」の3つは、国税庁のホームページでダウンロードでき、その表を見ながら、控除額の計算を行います。

給与計算を楽にする

給与計算で気をつけなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。支給の項目で、基本給の計算を間違えた場合には、正しい給与を支給し直す対応が必要になります。

場合によっては、控除の項目について計算をやり直して、再徴収や役所への提出書類などの修正を行わなければなりません。

そこで、時間外手当や通勤手当の課税・非課税額、そして、社会保険料の計算について、自動で計算できるのが給与計算ソフトです。

従業員の給与を計算し、すみやかに給与明細を発行する仕組みを導入し、人事総務の業務負担を減らしましょう。

給与計算おすすめサービス

本記事で紹介する給与計算サービスや、紹介仕切れなかったサービスについては以下からご覧になれます。

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※2016年3月 MM総研調べ

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【番外編】「給与即日払いサービス」で採用応募数の大幅増

働いた分の給与をすぐに受け取りたいアルバイト採用などでは、日払い対応とすることで採用応募数の大幅増が見込めます。
しかし、企業側としては振込業務や計算の煩雑化などで対応しにくいのも事実です。こうした業務を効率化し、コスト負担も発生しない福利厚生サービスを紹介します。

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給与即日払いサービスPayme

  • 採用応募数・従業員定着数が大幅増
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給与即日払いサービスPaymeは、給与の即日払いを行うことで、採用応募数・従業員定着数向上が期待できる新しい形の福利厚生制度サービスです。
アルバイトなどでは「日払い対応」することで、採用応募数の大幅増、従業員の定着が見込めるといわれています。企業の振込作業の手間を増やさずコスト負担なしで給与即日払いを実現します。
シンプルかつ使いやすい管理画面で導入・運用が簡単なほか、いつでも簡単に給与を引き出し可能です。

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CRIA(給与即時払いサービス)


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既存の勤怠・給与システムと連携可能なため、従来通りの運用を変えることなく導入できる点も大きなメリットです。

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給与計算はエクセルで簡単に!計算方法・項目を徹底解説【無料テンプレート有】 | ボクシルマガジン
給与計算の方法はご存知ですか?ご存知なくても手間がかかるということだけは知っている人が多いかと思います。そんな悩み...

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