給与明細の書き方・見方とは？Web作成 - テンプレートも紹介

従業員に対して給与を支払うのは法律で決まっていますが、給与の詳細が書かれた給与明細に関しても発行義務があることをご存じですか。

近年は紙から電子データに移行している企業もあり、多くの場合は給与計算ソフトを利用しています。

この記事では、給与明細作成のポイントを中心に解説します。すでに給与計算ソフトを比較検討している方は、次の記事も合わせてご参照ください。

給与明細は発行義務あり

給与明細については、所得税法で給与明細書の交付が義務付けられており、さらに健康保険法・厚生年金保険法・労働保険徴収法で社会保険料の計算書の発行が義務付けられています。

これらは法の定めにより、大きく分けて3つの項目が最低限必要となります。1つ目は支給、2つ目は控除、3つ目は差引支給額です。

給与明細を作成するに当たっては、支給・控除・差引支給額を構成要素に加えるとともに、給与明細を渡される社員にもわかりやすいように、支給や控除の根拠となる勤怠も入れ込んでいるのが一般的です。

給与明細の構成例

次のサイトでは給与明細のテンプレートを無料でダウンロードできます。

一般的な給与明細の構成項目は次のようになります。

項目	内容
氏名	社員ごとに社員番号、所属、氏名などが明記され誰の給与明細書なのかを明らかにします。
勤怠	支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。
支給	支給の項目では、基本給と各種手当（家族手当・住宅手当・残業代・役職手当・通勤手当など）に支払い項目を分けるのが一般的です。
控除	控除の項目では、健康保険・厚生年金・雇用保険・所得税・住民税などがあります。
差引支給額	差引支給額とは簡単に言ってしまうと手取り給与であり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

社員番号、所属、氏名

ここで誰の給与明細書なのかを明らかにします。

勤怠

支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数・有給休暇・欠勤数や残業時間などが記載されます。

普通残業・深夜残業・休日出勤・休日深夜では、労働基準法の割増賃金支払いの義務があり、支給の項目での計算の根拠となるものです。欠勤日数、遅刻早退の日数に応じて支給項目の基本給を計算します。

支給

支給項目では、基本給と各種手当（家族手当・住宅手当・残業代・役職手当・通勤手当など）に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給とは各種手当を除いた基本賃金のことです。

ここに、課長・係長・主任などといった役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員の生活を維持させるため基本給に加えて支給する家族手当、通勤にかかる費用を補填する通勤手当といった各種手当が加わります。

通勤手当は電車をはじめとした公共機関を利用する場合は15万円までが非課税の対象となります。また、自家用車で通勤する場合には、通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっているため注意しましょう。

片道の通勤距離	1か月の非課税限度額
2km未満	全額課税
2km以上10km未満	4,200円
10km以上15km未満	7,100円
15km以上25km未満	12,900円
25km以上35km未満	18,700円
35km以上45km未満	24,400円
45km以上55km未満	28,800円
55km以上	31,600円

時間外手当（残業代）の計算については、具体的な計算としては、「基本給＋役付手当」（労働に対しての対価である給与を基礎とする）を基礎に、時間単価を計算します。

法定時間外労働については25%増したものが時間外手当となります。

控除

控除の項目には、健康保険・厚生年金・雇用保険・所得税・住民税などがあります。

健康保険

健康保険は、会社が加入している保険組合によって掛け率が異なります。保険組合ごとに健康診断の受診時に補助金が出されるなど、バリエーションがあります。

厚生年金

厚生年金は、年金制度の土台となる国民年金と、会社員のための上乗せ制度である厚生年金の二つの年金制度の保険料が合わさって、厚生年金という名前で天引きされます。

---

健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬の月額を区切りのよい幅で区分した標準報酬月額と標準賞与額から保険料を計算します。

計算にあたっては、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」を用いて計算が可能です。

介護保険

介護保険は、40歳以上になると介護保険料を負担します。介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるように支えるための負担金です。

雇用保険

雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合に支給されます。課税対象額は、税金や社会保険料などを差引く前の総賃金で、通勤手当といった所得税の計算では非課税の手当も対象となることに注意が必要です。負担額については、会社側と従業員側で半分ずつ分けられます。

所得税

所得税は、個人の所得に対して課される税金です。毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され12月の給与で調整されます。

12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、少ないと足りなかった分を徴収されます。

住民税

住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらう税金です。前年度の所得に対して課税された住民税が天引きされます。

前年度の所得に対して課税されるので、社会人1年目の方で、前年度所得がなかった方には課税されません。この住民税の額については、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」の額をもとにします。

差引支給額

差引支給額とは一般的には手取り給与と呼ばれるもので、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

給与明細を作成するときに必要なもの

給与明細を作成するときに必要なものとしては、勤怠データに必要となる「タイムカード」、控除項目の計算に必要となる「健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」、「住民税課税決定通知書」、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」があります。

このうち、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」の3つは、国税庁のホームページでダウンロードが可能です。表を見ながら、控除額の計算を行います。

給与計算と明細書作成の流れ

給与計算と明細書を行う流れや作り方について紹介します。給与明細は、次の手順で作成します。

1. 労働時間の集計
2. 時間外手当の計算
3. 諸手当の計算で総支給額の算出
4. 社会保険料の計算
5. 税金（所得税・住民税）の計算
6. 控除額と総支給額の記載

労働時間の集計

タイムシートの勤怠情報をもとに、1か月分の従業員の勤務日数や労働時間を集計します。遅刻や早退がある場合は、就業規則や給与規定で定められた規定を踏まえて計算しましょう。

なお、2019年4月から適用された「働き方改革関連法」により、「労働時間の客観的な把握」が義務付けられ、紙のタイムカードや表計算ソフトといった自己申告型の方法による勤務時間の把握は厳格化されているため、注意しましょう。

時間外手当の計算

集計した労働時間から、「普通残業」「深夜帯の労働」「法定休日の休日出勤」を集計し、時間外手当を計算します。時間外手当を算出する計算式は、次のとおりです。

【時間外手当 = 時間外労働時間 × 1時間当たりの賃金 × 割増率】

計算式にある「割増率」は、時間外労働か、もしくは休日出勤、深夜労働かの種類に応じて異なります。なお、大企業は時間外労働が60時間超にあたる部分には、割増率が50％になることに注意しましょう。

諸手当の計算で総支給額の算出

給与の総支給額を算出するために、諸手当を計算します。

基本給と時間外手当に、通勤手当・資格手当・家族手当といった諸手当を計算して加算すると、総支給額の算出が可能です。通勤手当は、公共交通機関を利用する場合には、月に15万円まで非課税になります。

社会保険料の計算

健康保険・厚生年金保険・介護保険・雇用保険といった社会保険料の計算をします。

健康保険・介護保険・厚生年金保険料は、標準月額報酬に保険料率を掛けて算出できます。標準報酬月額とは、4月から6月までの3か月間に従業員に支給した給与の平均額です。雇用保険は、総支給額に雇用保険法で定められた所定の料率を掛けて計算する必要があります。

そして、算出した各種保険料を給与明細の該当欄に記載します。保険料には、事業主の負担分が発生しますが、給与明細には従業員が負担する金額のみを記載しましょう。

税金（所得税・住民税）の計算

所得税・住民税といった税金の計算をします。

所得税額を算出するためには、まず給与の課税対象額を計算する必要があります。

【課税対象額 = 総支給額 - 非課税支給額（通勤手当や出張手当など）】

所得税額は、課税対象額から社会保険料を差し引いた金額を「源泉徴収税額表」に当てはめることで算出可能です。また、住民税については、市町村から発行された「住民税課税決定通知書」を参照して、明細の該当欄に記載します。

控除額と総支給額の記載

それぞれの控除額の金額と合計控除額を給与明細に記載します。

控除額は、「所得税 + 住民税 + 社会保険料」になります。労使協定を締結し、社内預金の積立などを行っている場合には、積立額も控除対象として加算が可能です。

給与明細には、総支給額から控除額を差し引き、差し引支給額を算出したら、該当欄に記載します。差引支給額は、従業員の口座に振り込まれる最終的な支給額になります。

給与明細の保管

企業側には給与明細を保管する義務はありません。しかし、給与明細を作成するのに必要な情報を記した書類などは保管義務があります。

3年間保管が必要な書類

次の書類については労働基準法にもとづいて3年間保管が必要です。

• 労働者名簿
• 賃金台帳
• 雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する書類

7年間保管が必要な書類

次の書類については国税通則法にもとづいて7年間保管が必要です。

• 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書
• 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
• 源泉徴収簿

なお、給与明細をもらう社員側であっても、会社が年金の納付を怠っていないか確認したり、自身で確定申告を行ったりする場合もあります。また、失業給付の申請を行う場合に給与明細が必要となることがあります。ほかにも、残業代の未払いがないかチェックする際にも必要です。

未払い給与や未払い残業代の請求期限は2年です。そのため、最低でも2年間は保管することが必要となります。 また、年金に関しては数年経過した後に過去未納分について確認されることもあるので、証明のために給与明細を保管しておくと安心です。

給与明細をWebで発行する

給与明細を毎月紙で発行する場合、作成時間や紙代によって経理業務の負担やコスト増といった問題が生じてきます。

上記のような問題の解決策として広がっているのが、電子明細です。手渡しの手間がなくなったり、データ化することで過去の明細もすぐに確認できたりします。

このあとの章ではWebで給与計算や給与明細が発行できるサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。

給与計算を楽にする

給与計算で気をつけなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。支給の項目で、基本給の計算を間違えた場合には、正しい給与を支給し直す対応が必要になります。

場合によっては、控除の項目について計算をやり直して、再徴収や役所への提出書類といった修正を行わなければなりません。

そこで、時間外手当や通勤手当の課税・非課税額、そして、社会保険料の計算について自動で計算できるのが給与計算ソフトです。

従業員の給与を計算し、すみやかに給与明細を発行する仕組みを導入することで、人事総務の業務負担を減らしましょう。

給与計算に関連したおすすめサービス

本記事で紹介する給与計算サービスや、紹介仕きれなかったサービスについて次の記事からご覧になれます。

• 給与明細に表示する項目を自由に選べる
• 金融機関と同等のセキュリティレベル
• 多くの主要な給与ソフトと連携可能

オフィスステーション 給与明細は、ブラウザから給与明細の送付や確認ができるWeb給与明細配信システムです。給与明細のテンプレートや表示項目は自由に選べるので、独自のフォーマットにカスタマイズできます。従業員ごとに異なる給与支給日や、アルバイトと社員で明細のフォーマットが異なるといった場合でも、担当者の負担を最小限に抑えます。また、不正アクセスやサイトの改ざん対策のWAF、二重認証や各種情報の暗号化対応など万全のセキュリティ体制で活用が可能です。

• 誰でも使いやすいシンプルなデザイン
• 法令に準拠した自動計算設定でミスなく計算
• 「マネーフォワードクラウド社会保険」と連携し、無料で労務書類を作成

マネーフォワードクラウド給与は、誰でも簡単に利用できることを念頭に作られており、最低限設定が必要な項目はたった5つだけです。さらに10項目を追加設定することにより、専門家も満足して利用できるところまで網羅されています。マネーフォワードクラウドシリーズの「マネーフォワードクラウド会計」や「マネーフォワードクラウドマイナンバー」などとの連携がスムーズに行えます。

• 企業に合わせて幅広いアウトソーシングが可能
• 導入実績2,000社以上^※を誇る
• 複雑な社会保険関連の業務も委託できる

PROSRV（プロサーブ）は、給与計算システムのみの利用から、人事給与業務の本格的なBPOまで、人事業務を段階的に委託できるアウトソーシングサービスです。多様な給与制度にも対応し、漏れのない正確な作業を実現します。給与計算のほかにも、法改正や36協定への対応、マイナンバー管理など、さまざまな業務のアウトソーシングが可能です。社労士とも提携しており、社会保険関連の複雑な手続きも任せられます。

※出典：三菱総研ＤＣＳ「人事給与ＢＰＯサービス　PROSRV（プロサーブ）｜三菱総研ＤＣＳ」（2022年10月20日閲覧）

• ISMSを取得したセキュアなサーバーでの運用・管理
• 明細をWeb配布で誤配や紛失を防止
• 社内報や個別の通知書を掲載可能

i-Compass（アイコンパス）は、Web上で配布された給与明細を、パソコンやスマートフォンから閲覧できる給与明細配信システムです。すべてWeb上で完結するので、給与明細の用紙や郵送代といった費用を削減できます。給与明細はPDF化され、パソコンからはもちろん、スマートデバイスのプリントアプリを使いコンビニなどでの印刷も可能です。また、オプションで年末調整の入力や源泉徴収票の印刷にも対応しているため、給与に関わる業務全般の費用と負担の軽減を目指せます。

• 明細書の発行が3ステップで完結
• 圧倒的な低価格（従業員1人あたり月額約33円）
• クラウドアプリケーションの品質認証を取得した安心のセキュリティ

誰でもカンタンにキレイな給与明細書が作れる、給与計算業務に特化したクラウド給与明細ソフトです。高度な機能を省き、明細書発行に特化しているので、はじめてでも迷わず簡単に操作できます。 複数用意されたテンプレートから選ぶだけで、見栄えの良いキレイな明細書を従業員に渡せます。毎年の社会保険料率の変更などに自動で対応されるため、細かい設定をする必要がありません。

• 給与事務の各イベントに満遍なく対応
• インストールやアップデートが不要
• 安心のセキュリティ
  

クラウド給与計算システムのシェアNo.1(※)に選ばれたfreeeは、他サービスを超える豊富な実績があります。誰でも簡単に扱え、freeeだけで給与計算の業務をカバーできます。チャット・メールでのサポートも付いているので運用を始めてからも安心です。

※2016年3月 MM総研調べ

【番外編】「給与即日払いサービス」で採用応募数の大幅増

働いた分の給与をすぐに受け取りたいアルバイトに対しては、日払い対応とすることで採用応募数の大幅増が見込めます。
しかし、企業側としては振込業務や計算の煩雑化などで対応しにくいのも事実です。こうした業務を効率化し、コスト負担も発生しない福利厚生サービスを紹介します。

• 従業員がスマートフォンアプリで簡単に操作可能
• トータル運用導入コスト業界最安
• 最短で当日振込可能

CRIA（クリア）は、従業員がアプリから申請するだけで即時に給与を受け取れる給与前払いサービスです。 会社で登録している情報から従業員のアカウントを自動生成し、スマートフォンのアプリからいつでも申請が可能です。企業負担は実質ゼロで、従業員負担も固定額のみで運用できます。従業員は急な出費が必要なときに活用できることから、求人応募数の向上や退職率の改善も期待できます。

また、簡易的に給与計算をしたい場合には、数式があらかじめ入力された無料テンプレートが便利です。興味がある方は、次のボタンからダウンロードしてください。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計800社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}