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給与明細の書き方・見方とは | Web作成 - テンプレートも紹介

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給与明細は所得税法で従業員に対して交付することが義務付けられています。しかしその給与明細、必要事項を過不足なく網羅できていますか?本記事では給与明細に必要な項目やその作成ポイントなどを解説し、給与明細の発行を手助けするサービスについても紹介します。

従業員に対して給与を支払うのは法律で決まっていますが、その給与の詳細が書かれた給与明細に関しても発行義務があることをご存じですか。

近年は紙から電子データに移行している企業もあり、多くの場合は給与計算ソフトを利用しています。

この記事では、給与明細作成のポイントを中心に解説します。すでに給与計算ソフトを比較検討しているという方は、次の記事も合わせてご参照ください。

給与明細は発行義務あり

給与明細については、所得税法で給与明細書の交付が義務付けられており、さらに健康保険法、厚生年金保険法、労働保険徴収法で社会保険料の計算書の発行が義務付けられています。

これらは法の定めにより、大きく分けて3つの項目が最低限必要となります。1つ目は支給、2つ目は控除、3つ目は差引支給額です。

給与明細を作成するに当たっては、支給、控除、差引支給額を構成要素に加えるとともに、給与明細を渡される社員にもわかりやすいように支給や控除の根拠となる勤怠も入れ込んでいるのが一般的です。

給与明細の構成例

次のサイトでは給与明細のテンプレートを無料でダウンロードできます。

一般的な給与明細の構成項目は次のようになっています。

項目内容
氏名社員ごとに社員番号、所属、氏名などが明記され誰の給与明細書なのかを明らかにします。
勤怠支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。
支給支給の項目では、基本給と各種手当(家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など)に支払い項目を分けるのが一般的です。
控除控除の項目では、健康保険、厚生年金、雇用保険、所得税、住民税などがあります。
差引支給額差引支給額とは簡単に言ってしまうと手取り給与であり、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

社員番号、所属、氏名

ここで誰の給与明細書なのかを明らかにします。

勤怠

支給の計算の根拠となる勤怠では、出勤日数、有給休暇、欠勤数や残業時間などが記載されます。

普通残業、深夜残業、休日出勤、休日深夜では、労働基準法の割増賃金支払いの義務があり、支給の項目での計算の根拠となるものです。欠勤日数、遅刻早退の日数に応じて支給項目の基本給を計算します。

支給

支給項目では、基本給と各種手当(家族手当、住宅手当、残業代、役職手当、通勤手当など)に支払い項目を分けるのが一般的です。

基本給とは各種手当を除いた基本賃金のことです

ここに、課長、係長、主任などといった役職者に対する役職手当、扶養家族をもつ従業員の生活を維持させるため基本給に加えて支給する家族手当、通勤にかかる費用を補填する通勤手当といった各種手当てが加わります。

通勤手当は電車をはじめとした公共機関を利用する場合は15万円までが非課税の対象となります。また、自家用車で通勤する場合には、その通勤距離数に応じて非課税限度額が決まっています。

片道の通勤距離 1か月の非課税限度額
2km未満 全額課税
2km以上10km未満 4,200円
10km以上15km未満 7,100円
15km以上25km未満 12,900円
25km以上35km未満 18,700円
35km以上45km未満 24,400円
45km以上55km未満 28,800円
55km以上 31,600円

時間外手当(残業代)の計算については、具体的な計算としては、「基本給+役付手当」(労働に対しての対価である給与を基礎とする)を基礎に、時間単価を計算します。

法定時間外労働については25%増したものが時間外手当となります。

控除

控除の項目には、健康保険、厚生年金、雇用保険、所得税、住民税などがあります。

健康保険

健康保険は、会社が加入している保険組合によって掛け率が異なります。保険組合ごとに健康診断の受診時に補助金が出されるなど、バリエーションがあります。

厚生年金

厚生年金は、年金制度の土台となる国民年金と会社員のための上乗せ制度である厚生年金の二つの年金制度の保険料が合わさって厚生年金という名前で天引きされます。


健康保険・厚生年金では、毎月の給料などの報酬の月額を区切りのよい幅で区分した標準報酬月額と標準賞与額から保険料を計算します。

この計算にあたっては、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」を用います。

介護保険

介護保険は、40歳以上になると介護保険料を負担します。介護が必要な方が適切な介護サービスを受けられるように支えるための負担金です。

雇用保険

雇用保険は、会社員の働く環境を守るための保険で、失業した場合に支給されます。課税対象額は、税金や社会保険料などを差引く前の総賃金で、通勤手当といった所得税の計算では非課税の手当も対象となります。負担額については、会社側と従業員側で半分ずつ分けられます。

所得税

所得税は、個人の所得に対して課される税金です。毎月の給与から天引きされる所得税は概算であり、年末調整時に正式な納税額が計算され12月の給与で調整されます。

12月の給与で概算していた所得税が正式な納付額よりも多いと還付され、少ないと足りなかった分を徴収されます。

住民税

住民税は、地域社会でかかる費用を住民に分担してもらうという税金です。前年度の所得に対して課税された住民税が天引きされます。

前年度の所得に対して課税されるので、社会人1年目の方で、前年度所得がなかった方には課税されません。この住民税の額については、市区町村から送られてくる「住民税課税決定通知書」の額をもとにします。

差引支給額

差引支給額とは一般的には手取り給与と呼ばれるもので、支給の項目の総額から控除項目の総額を引いたものです。

給与明細を作成するときに必要なもの

給与明細を作成するときに必要なものとしては、勤怠データに必要となる「タイムカード」、控除項目の計算に必要となる「健康保険と厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」、「住民税課税決定通知書」、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」があります。

このうち、「健康保険と厚生年金保険の保険額表」、「雇用保険率表」、「給与所得の源泉徴収税額表」の3つは、国税庁のホームページでダウンロードでき、その表を見ながら、控除額の計算を行います。

給与明細の保管

企業側には給与明細を保管する義務はありません。しかし、給与明細を作成するのに必要な情報を記した書類などは保管義務があります。

3年間保管が必要な書類

次の書類については労働基準法にもとづいて3年間保管が必要です。

  • 労働者名簿
  • 賃金台帳
  • 雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する書類

7年間保管が必要な書類

次の書類については国税通則法にもとづいて7年間保管が必要です。

  • 給与所得者の保険料控除申告書 兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 源泉徴収簿

なお、給与明細をもらう社員側であっても、会社が年金の納付を怠っていないか確認したり、自分で確定申告を行ったりする場合や、失業給付の申請を行う場合に給与明細が必要となることがあります。また、残業代の未払いがないかチェックする際にも必要となります。

未払い給与や未払い残業代の請求期限は2年です。そのため、最低でも2年間は保管することが必要です。 また、年金に関しては数年経過した後に過去未納分について確認されることもあるので、証明のために給与明細を保管しておくと安心です。

給与明細をWebで発行する

給与明細を毎月紙で発行する場合、作成時間や紙代によって経理業務の負担やコスト増といった問題が生じてきます。

その解決策として電子明細が広がっています。手渡しの手間がなくなったり、データ化することで過去の明細もすぐに確認できたりします。

このあとの章ではWebで給与計算や給与明細が発行できるサービスを紹介するのでぜひ参考にしてください。

給与計算を楽にする

給与計算で気をつけなくてはならないのは、支給や控除額の計算ミスです。支給の項目で、基本給の計算を間違えた場合には、正しい給与を支給し直す対応が必要になります。

場合によっては、控除の項目について計算をやり直して、再徴収や役所への提出書類といった修正を行わなければなりません。

そこで、時間外手当や通勤手当の課税・非課税額、そして、社会保険料の計算について、自動で計算できるのが給与計算ソフトです。

従業員の給与を計算し、すみやかに給与明細を発行する仕組みを導入することで、人事総務の業務負担を減らしましょう。

給与計算に関連したおすすめサービス

本記事で紹介する給与計算サービスや、紹介仕切れなかったサービスについては以下からご覧になれます。

オフィスステーションWeb給与明細 - 株式会社エフアンドエム

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  • 給与明細に表示する項目を自由に選べる
  • 金融機関と同等のセキュリティレベル
  • 多くの主要な給与ソフトと連携可能

オフィスステーション給与明細は、ブラウザから給与明細の送付や確認ができるWeb給与明細配信システムです。給与明細のテンプレートや表示項目は自由に選べるので、自社独自のフォーマットにカスタマイズできます。従業員ごとに異なる給与支給日や、アルバイトと社員で明細のフォーマットが異なるといった場合でも、担当者の負担を最小限に抑えます。また、不正アクセスやサイトの改ざん対策のWAF、二重認証や各種情報の暗号化対応など万全のセキュリティ体制で活用できます。

マネーフォワード クラウド給与 - 株式会社マネーフォワード

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  • 誰でも使いやすいシンプルなデザイン
  • 法令に準拠した自動計算設定でミスなく計算
  • 「マネーフォワードクラウド社会保険」と連携し、無料で労務書類を作成

マネーフォワードクラウド給与は、誰でも簡単に利用できることを念頭に作られており、最低限設定が必要な項目はたった5つだけです。さらに10項目を追加設定することにより、専門家も満足して利用できるところまで網羅されています。マネーフォワードクラウドシリーズの「マネーフォワードクラウド会計」や「マネーフォワードクラウドマイナンバー」などとの連携がスムーズに行えます。

PROSRV - 三菱総研DCS株式会社

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  • 企業に合わせて幅広いアウトソーシングが可能
  • 導入実績2,000社以上を誇る
  • 複雑な社会保険関連の業務も委託できる

PROSRV(プロサーブ)は、給与計算システムのみの利用から、人事給与業務の本格的なBPOまで、人事業務を段階的に委託できるアウトソーシングサービスです。多様な給与制度にも対応し、漏れのない正確な作業を実現します。給与計算のほかにも、法改正や36協定への対応、マイナンバー管理など、さまざまな業務のアウトソーシングが可能です。社労士とも提携しており、社会保険関連の複雑な手続きを任せることもできます。

i-Compass WEB給与明細 - 大興電子通信株式会社

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  • マルチデバイス対応
  • 明細をWeb配布で誤配や紛失を防止
  • 社内報や個別の通知書を掲載可能

i-Compass(アイコンパス)は、Web上で配布された給与明細を、パソコンやスマートフォンから閲覧できる給与明細配信システムです。すべてWeb上で完結するので、給与明細の用紙や郵送代といった費用を削減できます。給与明細はPDF化され、パソコンからはもちろん、スマートデバイスのプリントアプリを使いコンビニなどで印刷することも可能です。また、オプションで年末調整の入力や源泉徴収票の印刷にも対応しているため、給与に関わる業務全般の費用と負担の軽減を目指せます。

やよいの給与明細 オンライン - 弥生株式会社

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  • 明細書の発行が3ステップで完結
  • 圧倒的な低価格(従業員1人あたり月額約33円)
  • クラウドアプリケーションの品質認証を取得した安心のセキュリティ

誰でもカンタンにキレイな給与明細書が作れる、給与計算業務に特化したクラウド給与明細ソフトです。高度な機能を省き、明細書発行に特化しているので、はじめてでも迷わず簡単に操作できます。 複数用意されたテンプレートから選ぶだけで、見栄えの良いキレイな明細書を従業員に渡せます。毎年の社会保険料率の変更などに自動で対応されるため、細かい設定をする必要がありません。

人事労務 freee - freee株式会社

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  • 給与事務の各イベントに満遍なく対応
  • インストールやアップデートが不要
  • 安心のセキュリティ

クラウド給与計算システムのシェアNo.1(※)に選ばれたfreeeは、他サービスを超える豊富な実績があります。誰でも簡単に扱え、freeeだけで給与計算の業務をカバーできます。チャット・メールでのサポートも付いているので運用を始めてからも安心です。

※2016年3月 MM総研調べ

【番外編】「給与即日払いサービス」で採用応募数の大幅増

働いた分の給与をすぐに受け取りたいアルバイトに対しては、日払い対応とすることで採用応募数の大幅増が見込めます。
しかし、企業側としては振込業務や計算の煩雑化などで対応しにくいのも事実です。こうした業務を効率化し、コスト負担も発生しない福利厚生サービスを紹介します。

Payme - 株式会社ペイミー

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  • 採用応募数・従業員定着数が大幅増
  • 完全無料で企業のコスト負担の必要なし
  • 簡単な導入・運用・利用

給与即日払いサービスPaymeは、給与の即日払いを行うことで、採用応募数・従業員定着数向上が期待できる新しい形の福利厚生制度サービスです。
「日払い対応」することで、採用応募数の大幅増、従業員の定着が見込めるといわれています。企業の振込作業の手間を増やさずコスト負担なしで給与即日払いを実現します。
シンプルかつ使いやすい管理画面で導入・運用が簡単なほか、いつでも簡単に給与を引き出し可能です。

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  • 初期費用0円
  • 導入から運用まで簡単
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enigma pay は、従業員が働いた分の給与をいつでも、どこでも受け取れる給与前払いサービスです。初期費用が0円で導入コストを抑えられるうえ、初期設定はenigma payの専門担当がフォローしてくれます。すべての勤怠管理システム・給与計算システムと連携できるので、運用の手間も軽減。
給与の支払い方法を日払いにすることで、アルバイト求人の応募獲得数増加や、従業員満足度アップによる離職率低下といった効果も期待できます。

CRIA - 株式会社メタップスペイメント

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  • 従業員がスマートフォンアプリで簡単に操作可能
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CRIA(クリア)は、従業員がアプリから申請するだけで即時に給与を受け取れる給与前払いサービスです。 会社で登録している情報から従業員のアカウントを自動生成し、スマートフォンのアプリからいつでも申請が可能です。企業負担は実質ゼロで、従業員負担も固定額のみで運用できます。従業員は急な出費が必要なときに活用できることから、求人応募数の向上や退職率の改善も期待できます。

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