AI-OCRの導入事例！よくある課題と導入効果

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AI-OCRとは

AI-OCRとは、AI(人工知能)を活用したOCR（光学的文字認識）のことをいいます。

OCRは、紙、画像、PDFなどに書かれている文字をテキストデータに変換する技術です。OCRにAIの技術を組み合わせたAI-OCRは、従来のOCRでは読み取れなかった文字や、ななめに書かれた文章でも読み取れるなど、より精度が高いのが特徴です。

また、AIの深層学習（ディープランニング）などの技術を導入し、変換したテキストデータの意味を理解しながら文脈に合わせた処理を行います。

AI-OCRが注目されている背景

AI-OCRが普及している理由はいくつかありますが、大きな理由のひとつとして「働き方改革の普及」が挙げられます。

近年、働き方改革によってリモートワークを導入する企業が急増し、業務内容を見直す企業が増えています。今まで紙媒体で行っていた業務をAI-OCRでデジタル化することにより、業務の効率化および人件費の削減にもつながります。

また、AI-OCRが普及している背景として「技術の進歩」も挙げられます。AI-OCRは、従来のOCRにAIの最新技術を組み合わせることで、さらに精度が向上しました。業務レベルでの実用化を実現したAI-OCRを導入する企業は、近年増え続けています。

AI-OCR導入前のよくある課題

AI-OCR導入前によくある課題は次のとおりです。

• 手作業による入力ミス
• 担当者の負担が増加
• データ管理が非効率

手作業による入力ミス

手作業でのデータ入力は、ヒューマンエラーが発生しやすいです。これにより、後続の業務プロセスにも影響がおよび、全体の業務効率が低下します。

たとえば、請求書や注文書から手作業で転記する際の誤入力によって、顧客への請求金額を間違えたり、在庫数を誤って数えたりしかねません。大量のデータを扱う場合には、入力ミスが頻発するでしょう。

担当者の負担が増加

手作業でのデータ入力は時間がかかり、担当者の負担が増加します。モチベーションの低下や疲労の蓄積に加え、手作業ではスピードが遅いため、迅速な対応が求められる場面で遅延しやすいです。

たとえば、毎日大量の書類を手作業で処理する場合、疲れを感じやすくなり、スピードの低下ないしミスの増加が懸念されます。

データ管理が非効率

手作業で入力されたデータは、紙媒体やExcelなどに分散して保管されることが多く、情報へのアクセスが難しいです。データを参照する際に時間がかかると、スピードが低下し意思決定も遅れるかもしれません。

たとえば、取引履歴を確認するために、膨大な紙の書類やExcelを一つひとつ確認する場合、非常に時間がかかります。これにより、意思決定が遅れビジネスチャンスを逃す可能性があります。

AI-OCRの導入効果・メリット

AI-OCRの導入効果やメリットは次のとおりです。

• 正確性の向上
• 手作業からの解放と業務の効率化
• データ管理の一元化

正確性向上

AI-OCRを導入することで、データの正確性が向上します。OCRの文字認識技術に加え、前後の言葉に応じた文字起こしをしてくれるため、入力ミスを減らせます。

請求書や契約書をAI-OCRにて処理することで、誤入力を防ぎ正確なデータ化が可能。データの信頼性が向上し、顧客満足度の改善にも寄与します。

手作業からの解放と業務の効率化

AI-OCRにより、担当者は手作業から解放され付加価値の高い業務に集中できます。AI-OCRは時間と労力のかかる作業を自動化することで、業務効率を向上させます。

たとえば、大量の書類もAI-OCRなら短時間で処理可能です。これにより、担当者は戦略的な業務やクリエイティブなタスクに時間を割けて、生産性が向上します。

データ管理の一元化

AI-OCRを導入することで、データ管理が一元化され、検索性が向上します。紙媒体やExcelで分散して保管されるケースが減り、オンラインにて柔軟に管理できます。

たとえば、取引履歴や顧客情報をAI-OCRでデジタル化し一元管理することで、データを瞬時に検索および取得可能です。業務スピードの向上、正確性の担保によって正しい情報にもとづいた意思決定が促進されるでしょう。

AI-OCRの導入事例

AI-OCRを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

IT/通信/インターネット系A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	2件〜10件

抱えていた課題

SmartRead導入前は、手書き資料をクリアファイルに保存していたため、必要な資料を探すのに時間がかかり、業務効率が低下していました。

導入後の効果

SmartReadを導入したことで、ホワイトボードや印刷用紙に手書きした文字を高精度で読み取れて、簡単にデータ化できています。また、デスクトップアプリのツールを活用することで、自動アップロードが可能となり、業務効率が向上しました。

さらに、デジタル化によって必要な資料を迅速に検索できるほか、紙の書類を処分できた点にもメリットを感じています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞SmartRead

製造系B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
製造系	2件〜10件

抱えていた課題

DX Suiteを導入する前は、PDFで送られてくる伝票を手入力でシステムに入力していました。このため人員を確保する必要がありました。

導入後の効果

DX Suiteを導入したことで、作業効率が大幅に向上しました。OCRの精度が高く、活字だけでなく手書き文字も高い認識率を誇ります。また、読み込んだ画像と認識した画像を並べて表示する機能により、間違いを簡単に確認できています。

さらに、RPAと連動することで、販売管理システムへの登録も自動化され、業務全体の効率が向上しました。読み込み用のフォーマットを簡単に作成でき、伝票のフォーマットが変わってもすぐに対応が可能です。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞DX Suite

IT/通信/インターネット系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	11件〜30件

抱えていた課題

AI-OCRを導入する前は、取引先ごとの仕分けや帳票のやり取りに大量の時間を費やしていました。手作業での仕分けや発送業務、受取作業に手間がかかってしていました。また、手作業によるミスが発生しやすく、取引先とのやり取りにタイムラグが生じることもあったといいます。

導入後の効果

invoiceAgentを導入したことで発送業務や仕分け作業、受取の手間が軽減されました。取引先ごとに専用フォルダを作成し、仕分けされた帳票を送ることでミスがなくなり、効率的に業務を進められています。

また、取引先からの帳票をオンラインで受け取ることで、タイムラグが解消され、迅速な対応が可能に。これにより、発送と受取の無駄が減り、時間に余裕を持って仕事に取り組めています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞invoiceAgent

おすすめAI-OCRの比較表

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導入前に知っておきたいAI-OCR導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

精度や機能が不足している

AI-OCRを導入する際には、精度や機能が十分かどうかを確認しましょう。ニーズに合っていないと、導入後に別システムを検討しなければならず、余計にコストと時間を浪費します。

たとえば、手書き文字の認識が必要な場合に、活字のみに対応したAI-OCRを導入してしまうと、手作業での修正が発生し非効率です。このような失敗を避けるには、導入前にニーズを明確にし、要件を満たしているかの確認が大切です。

既存のシステムと連携できない

AI-OCRが既存のシステムと連携できないと導入に失敗しやすいです。データの移行や統合が難しいと、業務効率が低下し十分に効率化できずに終わります。

たとえば、既存のERPやCRM連携できない場合、手入力が必要となり自動化のメリットが失われます。失敗を避けるには、既存システムとの互換性を確認し、連携可能か問い合わせておきましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。