購買管理システムとは？基本から機能、導入メリットまで解説！

購買管理システムとは

購買管理システムとは発注に関する業務を一元化し、効率的に価格や品質、納期などを管理、最適化するシステムです。

原材料や部品といった直接材から、補修用品、消耗品といった間接材まで購買に関する業務を一つのシステムで管理できるため、購買管理業務の効率化やコスト削減が可能です。

たとえば、商品を作る際には必要な資材を購入する必要がありますが、必要な資材を購入するための手順や仕入れ先、かけられるコストが正確に定まっていないとムダな業務やコストが増える可能性があります。

購買管理システムを導入することで購買に関する業務をリアルタイムで可視化できるようになります。そのため、ムダな業務やコストを見つけやすくなり、従業員の負担軽減やコスト削減がしやすくなります。

購買管理システムが注目される理由

購買管理システムが注目される主な理由としては、現代のビジネスにおいてDX推進や働き方改革、コスト最適化などを求められているためです。

人手不足でも生産性を確保するためには、購買管理システムに代表されるようなデジタル技術の導入が必要です。

購買管理システムを導入することで発注担当者の負担が減るため、生産性の向上や働き方の改善につながります。また、データの可視化によってコストの流れがわかるため、コスト削減を削減できます。

特に従業員への負担がかかりやすい中小企業や新規市場での恩恵が大きく、購買管理システムを導入することで少ない人数でも効率的に業務を進めやすくなります。

購買管理の5原則

購買管理を適切に行うために必要な基本原則として、「購買管理の5原則」と呼ばれるものがあります。

具体的には次のような内容を指します。

• 適切な取引先の選定
• 適切な品質の確保
• 適切な数量の決定・確保
• 適切な納期の決定・確保
• 適切な価格の決定

次の記事では購買管理の業務内容と5原則についても紹介しています。

適切な取引先の選定

適切な取引先の選定は、購買管理において重要な項目です。良質な取引先は安定した供給を保証するだけでなく、長期的なビジネス関係を通じて企業の成長を支えるパートナーとなります。

取引先の財務状況や業界での評判、経営の安定性のほか、コンプライアンス体制や社会的責任への取り組みも重要な選定基準です。長く取引できる企業であるか総合的に判断する必要があります。

適切な品質の確保

品質の確保は製品やサービスの価値を左右する要素であり、企業の評判やブランド価値にも大きく影響します。

自社の品質要件を満たしているか、事前にクオリティを確認する必要があります。

適切な数量の決定・確保

適切な数量の決定と確保は資金効率や顧客満足度の面でも非常に重要な項目です。余剰在庫も在庫不足も企業の利益低下やコスト増加につながります。

過不足なく適切な在庫管理ができるよう、適正量を定めて確保することが大切です。

適切な納期の決定・確保

生産活動や顧客への納品を滞りなく行うためには、納期管理が不可欠です。適切な納期を決定し、確実に遵守する必要があります。

リードタイムの正確な把握はもちろん、もしも納期遅延が発生した場合においても、代替策を用意し柔軟に対応できる体制を整えておくことが大切です。

緊急輸送手段の確保や代替品調達先の確保など、あらかじめ対策を準備しておくと良いでしょう。

適切な価格の決定

コスト管理は企業の収益性に直結する重要な要素です。適切な購入価格を決定するためには、短期的なコストの削減と長期的な価値創造のバランスを取りながら行うことがポイントとなります。

仕入れる製品が適正な金額であるか適正な金額であるかを見定めることが重要です。

購買管理システムの主要機能

購買管理システムには購買計画機能や発注管理機能など、多くの機能があります。代表的な機能にどのようなものがあるのか、具体的に何ができるのかについて詳しく解説します。

購買計画機能

購買計画機能とは商品の生産計画に関する情報をまとめて、購買計画を効率的に立てるサポートをする機能です。

生産計画にもとづいて「どの企業からどの程度の量をいくらで購入するか」の計画を過去データや在庫状況、需要の予測をしながら決められます。たとえば、需要予測や調達計画の自動化ができることで必要なものを必要な分だけ購入できます。

正確な購買計画が立てられれば在庫管理の適正化や余剰発注防止につながるため、利益の最大化やコストの削減が可能です。

発注管理機能

仕入れ先への発注に関する業務や資材の情報を一元管理する機能です。発注の依頼や申請、承認といった業務の追跡をシステムで追えるため、手作業で業務を行う必要がなくなります。

したがって、時間の短縮やヒューマンエラーの防止、承認フローの短縮が可能です。

ヒューマンエラーを防止できると、誤発注をなくせるほか、顧客満足度の向上が期待できます。また、スピーディーな業務ができるようになるため、業務の効率化が可能です。

検収支払管理機能

発注した資材が納品された後の研修や支払いを管理する機能です。研修や支払いに関する情報を一元化することで、支払い漏れや検収漏れのリスクを低減できます。

たとえば、資材を仕入れ先から購入した場合、支払い期日までに支払いを行う必要があります。検収支払管理機能を活用すれば、案件ごとに進捗状況を確認できるほか、アラームで通知できるため、支払い漏れの防止が可能です。

収支払管理機能を活用することで支払い期日までに仕入れ先へ忘れずに支払いができるようになるため、トラブル防止につながります。

仕入先管理機能

どの仕入先から何を、いつ仕入れたかを管理する機能です。

取引履歴や仕入れ先情報を一元管理し、過去のデータと新規契約を比較することで、最適な取引先の選定やコスト削減を実現できるため、調達コストの最適化が可能になります。

契約管理機能

仕入れ先との契約内容を管理する機能です。契約の更新漏れの防止や条件比較を効率よく行えます。

たとえば、仕入先が複数あっても内容や条件、契約更新日や終了日時といった情報を簡単に見つけられます。そのため、仕入れ先同士を並べて比較しやすいです。また、契約期限が近付いたら更新を促すアラーム機能があるため、更新漏れの防止もできます。

さらに、どのような契約であるか確認しやすいため、コンプライアンス強化につながります。

価格管理機能

仕入れ価格を管理し、価格を適正に保つための機能です。仕入れ価格を管理し一元化することで、過去の仕入れ履歴と比較ができるようになり、最適価格の設定ができるようになります。

たとえば、過去の仕入れ価格を把握できれば、現在の仕入れ価格が高いのか安いのかがわかるようになり、ムダな支出を減らせます。

また、現在契約している仕入先と新しい仕入れ先の比較、分析が容易です。そのため、適正価格での仕入れに役立ち、コスト削減につながります。

納期管理機能

発注から納品までのステータスを管理できる機能です。たとえば、納期に遅れが出る場合、どこが原因になっているのかをシステム上で把握できます。原因が把握しやすくなることで、対処がしやすくなります。

また、遅れの発見が迅速になるため、スケジュールの再調整が容易になる点がメリットです。計画の立て直しを迅速に行うことで納期遅れのリスクの低減や、サプライチェーン全体の最適化につながります。

品質管理機能

仕入れた資材の品質を管理する機能です。品質が悪い資材が混ざっていたとしても迅速に発見し、生産計画への影響を最低限に留められます。

品質が悪い資材が混じっていた場合、気付かないまま生産が進められてしまう可能性があり、粗悪な商品を出荷してしまうかもしれません。しかし、品質管理機能を活用すれば事前に発見しやすくなるため、クレーム削減や品質保証につながります。

また、品質基準に満たない仕入れ先を可視化できるため、購買計画の最適化が可能です。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムを導入すると次のメリットがあります。

• 購買業務の効率化
• コスト削減と適正化
• ヒューマンエラーの防止
• 内部統制の強化
• 決算業務の迅速化

それぞれ詳しく解説します。

購買業務の効率化

購買管理システムを導入することで、手動作業を削減できたりプロセスを自動化できたりするため、購買業務の効率化が可能です。

たとえば、FAXやメールで発注していた発注業務を購入資材をジャンル分けしてパソコンから発注できるようにすれば、従業員の発注業務を大幅に簡略化できます。

空いた時間をコア業務に充てられるため、業務の効率化や利益の最大化につながります。

また、資材を大量に仕入れる企業であれば、資材の量を自動で集計できる機能を活用することで購買業務を効率化可能です。

コスト削減と適正化

購買管理システムは購買コストを削減し、ムダだな出費の防止が可能です。たとえば、取引先との購買履歴を確認して最安値の資材を確認できます。安い資材を購入できる取引先を比べられるため、コストを削減して適正化できるようになります。

また、安い資材を提供してくれる企業に対して大量に発注することで、価格交渉を持ちかけることも可能です。

システムによっては仕入先や期間、仕入先別の納期遵守率といった分析レポートがダウンロードできるため、コストのムダを発見しやすくなり、コストの適正化につながります。

さらに、見積書や注文書といった伝票を紙で扱っていた企業は、データで保管できるようになるため、コスト削減だけでなく保管効率もよくなります。

ヒューマンエラーの防止

購買管理システムを導入することで、今まで手作業で行っていた業務をシステムに置き換えられるため、ヒューマンエラーの防止が可能です。

発注履歴や納期、納入状況の確認が可視化できるため、手動で行う際に起きがちな同じ資材を発注してしまった、違う取引先に別の発注をしてしまったなどのミスを防げます。毎回、資材の発注量が毎回異なっていたとしてもミスのない発注が可能です。

また、発注のし忘れを防いだり検収漏れや支払い漏れのリスクを低減できたりするため、顧客の満足度向上やトラブル防止につながります。

内部統制の強化

購買管理システムを導入することで内部統制の強化が可能です。購買管理システムは契約管理や承認フローを可視化できます。そのため、トラブルが起きたとしても追跡が容易です。

データの改ざんや不正アクセスといった不正を予防し、規制の遵守を促進できます。

たとえば、紙で契約管理を行っていた場合、改ざんが容易で発見が困難です。しかし、購買管理システムを導入すれば、いつ、誰が承認作業を行ったのかがわかるため、不正がしにくい環境を整えられます。

電子承認ワークフローを導入することで、最適な購買サイクルの流れを実現し、内部統制を強化できるでしょう。

決算業務の迅速化

購買管理システムは正確なデータ管理や決算処理時間の短縮ができるため、決算業務を迅速化できます。

たとえば、発注書や伝票を紙で管理しているとExcelや表計算ソフトに数値を入力し、計算する必要があります。手動で数値を入力すると時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生した際は修正の時間も必要です。

しかし、購買管理システムで購買データを一元化すれば自動で集計できるため、決算業務を効率化し、正確なデータを作成できます。

購買管理システムの選定ポイント

購買管理システムを選ぶ際は次のポイントに注意して選ぶのが重要です。

• 自社の課題を解決できるか
• 対象物品や業務に適しているか
• 既存システムとの連携性
• サポート体制

それぞれ詳しく解説します。

自社の課題を解決できるか

購買管理システムを導入する際は自社の課題を解決できるかを確認する必要があります。自社の課題を導入前に洗い出しておかないと、想定していた効果を得られないかもしれません。

たとえば、発注先や扱う資材が多い場合は購買カタログ管理機能を活用することで、資材を探す手間を省いて発注がスムーズになります。また、承認申請がボトルネックである場合は承認ワークフロー機能を活用することで、どこで承認申請が滞っているかの確認がしやすくなります。

このように、課題がどこにあるのかを事前に洗い出すことで、課題を解決できる機能があるかどうか確認が可能となり、失敗のないシステム導入ができるでしょう。

対象物品や業務に適しているか

購買管理システムを導入する前に利用予定の物品や業務に適しているかの確認が重要です。購買管理システムには直接材に適したシステム、間接材に適したシステムなどさまざまです。また、特定の業界に特化したシステムもあります。

たとえば、製造業特化の場合、製造業で扱いやすいように購買調達や見積もり査定ができるシステムがあります。紙ベースで購買業務をしていた製造業に効果的です。

管理予定の物品や業務とシステムの相性が悪いと十分な効果が得られない可能性があるため、事前にどのような機能があるかを確認してから導入しましょう。

既存システムとの連携性

自社で使用しているシステムと連携ができるかどうかを確認してからシステムを導入しましょう。購買管理システムはERPや販売管理システム、会計ソフトなどと連携できるものがあります。既存のシステムと連携ができる購買管理システムを選ぶことで、業務効率化が可能です。

たとえば、会計ソフトと連携できれば請求書の作成と同時に会計処理を行えます。また、生産管理システムと連携することで生産と発注を同時に行えます。

サポート体制

導入予定の購買管理システムにサポート体制が整っているかを確認しましょう。サポート体制が不十分だとトラブル発生時に対応の時間を取らなければなりません。

したがって、トラブル対応を円滑に進め、通常業務に支障がないようにサポート体制があるシステムを選ぶのが重要です。

たとえば、ITリテラシーの低い社員がいる場合、サポートがないとシステムを扱いきれず、使わなくなる可能性があります。

システムを扱う社員と扱えない社員の間でスムーズな情報共有ができなくなってしまい、業務が停滞するかもしれません。

したがって、システムをスムーズに社内に浸透させるトレーニングや困ったときのQ＆A、定期フォローといったサポートがあるかを確認して導入しましょう。

購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムを導入する際は導入プロセスを確立し、社員教育を行うことでシステムを定着させたり運用後のメンテナンス体制を整えたりすることが重要です。それぞれ詳しく解説します。

導入プロセスの課題

購買管理システムを導入する際は導入プロセスを明確にする必要があります。導入プロセスを明確にしないままシステムを導入してしまうと、定着せずに最終的に使わなくなってしまうでしょう。

たとえば、システムが複雑だとITリテラシーが低い従業員が使いこなせない可能性があります。対策を立てておかないとシステムを使うために時間がかかるでしょう。導入計画を事前に立案したり社員教育を行ったりすることでスムーズにシステムを定着できます。

また、トラブルシューティングを用意することでシステムの使い方がわからなくなった際にすぐに解決できます。

運用後のメンテナンス

運用後のメンテナンス体制を整えることでトラブルがあった際の迅速な対処が可能です。メンテナンス体制を整え、常に最新の状態にアップデートしておかなければ、システムの維持が難しくなったりセキュリティリスクが高くなったりします。

長期的に運用するためには、長期の保守運用にシステム提供会社が対応しているかの確認が重要です。扱う商品が変わったとしても柔軟に対応し、システムが維持できるかを確認して導入しましょう。

購買管理システムで業務効率化を実現しよう

購買管理システムは購買に関する価格や品質、納期などを管理し、最適化するシステムです。システムを導入することで、購買に関する業務の効率化やコスト削減が可能です。

また、業務の一部を自動化することでヒューマンエラーを防止できるほか、決算業務の迅速化にもつながります。

しかし、システムを導入する際には自社の課題を事前に洗い出し、改善に役立つかの確認や自社で扱っている商品とシステムの相性が良いかを確認しなければなりません。

また、既存システムと連携が取れるかの確認やサポート体制についての確認も重要です。

システムを選ぶ際は各ツールを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

＼料金や機能を資料で比較する！／