購買管理とは - 業務の内容とフロー | システム搭載の機能紹介

最終更新日：2022-10-03（記事の情報は現在から362日前のものです）

購買管理とは、仕入れや保管といった商品の管理をするための機能です。数量や品質、価格が適切であるかを把握し適した形で保管するのに役立ちます。業務内容やフロー、システムの機能についてを本記事で紹介。

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購買管理とは

購買管理とは、購買活動におけるプロセスを管理し、業務をスムーズに進められるようサポートすることです。

たとえば、材料や部品を外部の業者から購入した際「適切な品質のモノ」を「適切な量」だけ購入するのは、購買管理の役割です。購買管理を適切に行うことによって、必要なモノが足りず企業活動が滞る事態を防げます。また綿密に購買計画を管理することで、安定した経営を実現可能です。

購買管理と調達の違い

購買は「商品の購入」に関する概念である一方、調達とは、レンタルやリースなど商品購入以外も含んだ概念です。「購買」＝「調達」ではなく、「購買は調達の一部」と考えるとよいでしょう。

購買管理と販売管理の違い

販売管理とは、「企業活動において発生した販売活動を管理すること」です。そのため販売についての管理が販売管理の役割です。

しかし、業種によっては、商品を販売するための仕入れが必要になります。そのような場合、仕入れに関する業務は購買管理として扱われます。そのため、販売のために購入が必要な業種においては、「購買管理は販売管理の一部である」と考えるとよいでしょう。

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購買管理の5原則

購買管理を適切に行うためには、次の5つの原則を守ることが大切です。

信用できる取引先を選ぶ
適切な品質か確かめる
適切な数量を設定し、確保する
納期を適切に管理する
適切な価格で購入する

信用できる取引先を選ぶ

購入先は信用できる会社を選びましょう。経営状態が悪い取引先を選んでしまうと、企業活動を妨げられる可能性があります。

たとえば、納期が遅れてしまったり、倒産によって商品が届かなくなったり、悪影響が生じることもあるでしょう。そのため料金や納期、サービス内容だけでなく、実績や経営状況などを踏まえ、総合的に信頼できる会社を選ぶのが大切です。

適切な品質か確かめる

商品を購入する際は、品質のチェックも欠かせません。とくに大切なのは、料金に対する品質です。一般的に商品は品質が高いほど、高価になります。一方で料金が高ければ品質がよいとは限りません。

商品を購入するときは、事前に必ずクオリティをチェックしておきましょう。

適切な数量を設定し、確保する

商品の購入時は、欠品が出たり在庫が増えすぎたりしないよう適切な数量を発注しましょう。商品によっては、大量購入することで割引の対象になることがあります。

しかし安く購入できたとしても、在庫が残っては意味がありません。そのため過不足のない適切な数量を購入しましょう。

納期を適切に管理する

納期の管理も購買管理の大切な役割です。商品によっては、納品する商品を作るための材料の仕入れが必要です。もし、仕入れがうまくいかなければ、スケジュールが遅れる可能性をはらみます。

また取引先によっては、納期間近にあり遅れを報告することもあります。スケジュールの遅れは販売計画に影響を与えるため看過できません。そのため、納期管理を取引先に一任せず、進捗に問題がないか、発注者側も積極的に関与するようにしましょう。

適切な価格で購入する

商品は適切な価格で購入しなければなりません。安くするために無理を強いると、相手の心象を損ねます。その結果、納期が遅れたり商品の質が下がったりと望まない結果につながってしまうことも少なくありません。

スムーズな取引を実現するためにも、発注先にも無理のない適切な料金で購入するのが大切です。

購買管理の業務内容と業務フロー

購買管理は、物流の流れに沿って次のようなプロセスで行います。

購買計画・見積り依頼
発注・入荷
検収・支払い
保管・移動
出荷・納品
棚卸し管理

それぞれ具体的に説明していきましょう。

1. 購買計画・見積り依頼

購買を適切に管理するために、最初に計画を立てましょう。

購入する商品や数量、納期を明確にすることで、スムーズに管理できるようになります。必要な商品と数量が決まり次第、見積もりを依頼します。見積もりに問題がなければ発注業務に移ります。

2. 発注・入荷

購入先の選定が完了次第、商品の発注と入荷作業に移ります。

発注業務では、適切な取引を実現するために取引先と取引条件を確認します。その際、発注後のトラブルを防止するために取引契約を締結することも、購買管理の重要な役割です。

具体的には、「取引期間や通常納期」、「支払い条件や検収方法」などを明記した契約書類に明記しておきましょう。

3. 検収・支払

検収業務は、発注した商品が正しく納品されたかを確認する作業です。

基本的には、取引契約に準じた方法で確認作業を行います。とくに、商品の数量や品質の確認は欠かせません。もし商品が間違っていたり、品質に問題があったり、問題を発見した場合は、速やかに代替品を送ってもらうように手配しなければなりません。

すべての商品の検収を済ませたら、契約にしたがって期日までに先方へ支払いを行います。企業によって、発注作業と支払い作業を同じ人物が担当することがあります。しかし、発注と支払いを同じ担当者が担うと不正が発生しやすいため、担当をわけるとよいでしょう。

4. 保管・移動

検収を終えた商品は、倉庫に移動させて保管します。すぐに必要とされている商品であれば、届けるのも購買管理の役割です。

他方、すぐに使わず保管する商品に関しては、品質の維持が必要です。商品によっては、保管場所を移動することもあります。その際に発生する「移動手段の確保」や「安全管理」も購買管理の業務に含まれます。

5. 出荷・納品

顧客への納品が必要な商品は、納期に間に合うよう出荷手続きを行います。一般的に、出荷・納品業務は、購買管理ではなく販売管理の一環として行われます。そのため、購買管理担当者は販売管理の担当者に適切に状況を引き継ぐことが大切です。

6. 棚卸管理

企業によって「仕入れた材料」や「在庫」の管理を購買管理に位置づけることがあります。

とくに原材料のストックや売上が期待できる商品は、欠品させるわけにはいきません。そのため、経年劣化や管理不行き届きによって、商品に問題が生じていないか定期的にチェックする必要があります。

以上、物流プロセスにしたがって購買管理の内容を説明してきました。企業によって、購買管理を担う担当者の数や部署の数は異なります。また業種によって、適切な購買管理体制は異なります。そのため、企業規模や業種にあった体制を構築することが大切です。

購買管理における内部統制のポイント

購買管理をスムーズに行うためには、適切な内部統制も欠かせません。内部統制がしっかりとできていなければ、必要以上にコストが発生したりミスが多発したりします。また最悪の場合、不正行為を見逃してしまう可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも次の3つを意識して内部統制を行いましょう。

購買基準の明確化
購買管理規定とルールの設定
発注者と支払担当者を分ける

1.購買基準の明確化

購買を適切に管理するためには購買基準を明確にすることが大切です。

誰が担当者でも、同じ水準のものを同じような価格帯で購入できなければ、安定した企業活動ができません。そのため、商品の品質や仕様、取引先の選定条件など、購買に関する基準を定めておきましょう。

2.購買管理規定とルールの設定

購買基準の他には、購買管理規定やルールを定めるのがポイントです。

購買業務では、多額のお金を扱います。担当者によっては、取引先と癒着し、不正を働く可能性もあります。そのような場合に備え、「どのような行為が不正行為にあたるのか」、「不正行為を行ったらどのような不利益が生じるのか」をあらかじめ周知しておきましょう。

3.発注者と支払担当者を分ける

発注者と支払担当者は分けるようにしましょう。

発注と支払を同じ担当者が担う場合、担当者1人の裁量で購買が進んでしまいます。第三者によるダブルチェックが行われにくい状態となり、不正が起きやすくなります。もちろん、規模の小さな企業はこの限りではありません。

購買管理の課題

購買管理では、購買業務に関する一連のプロセスを適切に管理することが求められます。しかし、作業範囲が幅広いため、次のようなトラブルが生じることもあります。

欠品や過剰在庫など、適切な購買ができない
過去の情報を確認しにくく、適切な価格で購入できない
煩雑な購入業務によってミスが生じやすい

これらの課題を解決するためには、管理の仕組みを整えることが何より大切です。しかし対応範囲が広く、日々業務に追われている現場では、十分な管理体制を築けないこともあります。そのような場合、購買管理システムを利用するとよいでしょう。

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買管理を効率化するために開発されたシステムです。購買管理システムを導入することでペーパーレス化、定型作業の自動化、内部統制の強化といったメリットを受けられます。また、ほかの基幹システムと連携できればさらに効率化を見込めます。

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購買管理システムの代表的な機能

続いて、購買管理システムの代表的な機能について紹介します。

管理状況の可視化

多くの購買管理システムでは、生産計画に沿って原材料や部品の発注をできているか可視化できます。

たとえば製造業であれば、事前の生産計画にしたがって「必要となる原材料や資材、あるいは各種部品」を「どの業者から購入するか」を決めておくことが必要です。そして購入する業者が決まり次第、購入のタイミングも決めなければいけません。

仕入先の管理

複数の取引先から原材料や資材を仕入れている場合、取引先ごとに購入履歴を管理する必要があります。取引件数によっては購入履歴が膨大になることもありますが、購買管理システムを導入していればデータ管理はもちろん、ヒューマンエラー防止にも役立ちます。

また、スムーズな企業活動を実現するためには、価格や品質はもちろん、納期を守る企業と取引しなければなりません。購買管理システムのなかには、取引履歴をもとに取引先を評価できるサービスもあります。取引先が優良企業であるか判断するのに役立つでしょう。

仕入れのプロセス管理

仕入れのプロセス管理とは、発注から検収までのプロセスを管理するための機能です。どの品物がどの段階にあるのかを可視化し、必要に応じて調整を促します。

届けられた商品の管理や検収も一元で管理可能。部署ごとに担当者を用意しなければならなかった企業も、システムによって余分なリソースを割かずに済みます。

納品書・請求書の自動作成

購買管理システムを使えば、書類を簡単に生成可能です。納品書や請求書、発注書など、発注や納品のたびに必要となる定型業務を自動化します。また発注書や請求書の送付漏れによる損失を抑えられるため、購買管理におけるミスを減らせます。

原価管理

購入履歴や契約によって、適正な契約価格の算定から取引価格の改定までを管理する機能です。データを取引先との交渉をする際の根拠にできるほか、利潤を最大化する方法を模索するのに役立ちます。

納期管理

納期管理機能は、仕入れの納期を管理する機能です。発注した商品が、スケジュールどおりに納品されているか管理できます。

また販売管理までカバーできるシステムであれば、出荷スケジュールをふまえた納期管理が可能。万が一遅れが生じる場合でも柔軟に対処できるようになります。

購買先別や商品別の売上統計

商品別の売上を計算できるサービスもあります。売上データと仕入れデータを連動させることで、適正な仕入れ数を算出可能です。そのため、在庫管理に困っている場合、仕入れ数を最適化できるシステムを選ぶとよいでしょう。

品質管理

品質管理では、契約通りの品質で商品が納品されているか確認します。品質に問題があった場合、種類や数量を的確に把握し、購買先に連絡しなければなりません。

支払管理

支払管理機能では、支払いデータや出金データを管理できます。システムによっては銀行と提携してネット上で金融手続を行えるものもあります。また購買管理システムの多くは発注から納品、支払いまでを一元管理可能です。

他の基幹システムとの連携

既存の在庫管理システムや生産管理システムと連携できるサービスがあります。また販売管理システムによっては、購買管理、在庫管理、生産管理など多くの業務をカバー可能です。

購買管理システムでミスを減らしスピードも改善

販売管理システムを導入することで、発注や検収、支払いなど、これまで人間の手でやっていた業務の多くを自動化できます。また他の基幹システムと組み合わせることで企業全体の業務プロセスも簡略化できるでしょう。本記事を参考にぜひ目的に合ったシステムの導入を検討してみてください。

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