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2017-07-02

購買管理とは?その概要・機能紹介まで!

本記事では購買管理についての簡単な説明から具体的な業務内容、そして購買管理システムの基本的な機能を一通り説明します。また、評価の高いおすすめ購買管理システムも紹介します。
購買管理システム
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購買管理とはつまるところ何なのか、いざわかりやすく説明するとなると意外と難しいものです。経営者、一従業員を問わずほとんどの人が大なり小なりこのプロセスに関わっているでしょう。それだけ私たちの仕事に密接に関わっているものであり、企業の生産活動には欠かせないものです。

そこで今回は、購買管理の概要から具体的な業務内容、そして今ではたくさんの企業の活動を支えている購買管理システムのおすすめのものを紹介していきます。

購買管理とは

そもそも購買管理とは、会社を運営するのに必要となる材料や部品などを外部の業者から購入する際に、必要な量を必要な時期までに調達するプロセスを体系化したものです。もちろんほとんどの企業は営業活動に必要な原材料や部品について「いつまでにどれぐらいの量が必要か?」の見通しをある程度立てているものですが、それをより緻密に計画することによって、さらに能率的かつ経済的な調達を可能にしています。

なお、広義の購買管理には企業の生産活動に必要とされる大型機械やトラックなどの大規模なモノの購入や調達も含めることもあるようです。ですが、一般的には日常業務における原材料や部品などの、比較的流動的な資材の購買を管理することを意味しています。


この記事では購買管理の概要しか紹介しませんが、下の記事では実際に利用できる購買管理システムを比較して紹介しています。具体的なサービスを見て雰囲気をつかみたい方はご覧ください。

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購買管理の業務内容

購買管理の業務内容を物流に沿って挙げていくと、順番に「発注・入荷」→「検収・支払」→「保管・移動」→「出荷・納品」→「棚卸管理」のプロセスとなります。それぞれ具体的に説明していきましょう。

1. 発注・入荷

購入先の業者に必要となる商品を注文して、届いた商品を受け入れる業務です。ただし、商品を発注する前の段階で相手企業と適切な取引をするために、相互に取引条件を確認し合う必要があります。それに従って取引契約を締結しておくのも購買管理の重要な業務となります。

具体的な契約としては、取引期間や通常納期、支払い条件や検収方法などを明記した書面を取り交わすのが一般的です。企業によっては別途品質保証契約を結ぶ場合もあります。万が一、先方に納期の遅れがある場合は督促を行います。

2. 検収・支払

届いた商品が発注した通りのものか、過不足がないかを確認します。取引契約に準じた方法で検収を行い、もし品質的に問題のある商品を発見したら速やかに相手先に連絡して代替品を送ってもらうように手配します。全ての商品の検収を済ませたら、契約に従って期日までに先方への支払いを行います。企業によっては納期までに商品を入手する業務を発注担当と分けているところもありますが、基本的にどちらも購買管理業務の範疇となります。

3. 保管・移動

検収を終えた商品を倉庫などに移動し、厳重に保管しておきます。倉庫内の室温・湿度管理など、実際にそれが使われるまで品質を維持することも重要なプロセスです。保管が難しい商品に関してはどのタイミングで発注すれば品質を落とさずに使うことができるのかを考慮して、事前にしっかりと購買計画を立てておく必要があります。また、商品によっては途中で保管場所の移動をすることもありますが、その場合の移動手段の確保や安全管理も購買管理業務に含まれます。

4. 出荷・納品

納期に従って顧客宛に商品を出荷して、確実に納品します。仕入先から購入した商品を自社で加工して売り出す場合も、先方から仕入れた商品を顧客に卸す場合も、商品の出荷から納品までしっかりと管理しなければいけません。顧客との売買契約に従って、納期および納品方法を遵守する必要があります。

企業によっては原材料の仕入れ管理を行う担当者と自社の商品の出荷管理を行う担当者が別れているところもあります。

5. 棚卸管理

仕入れた原材料のストックや、来期以降の売上が期待される商品在庫の管理も重要な業務となります。定期的に実地棚卸しを行い、商品の品質に問題はないかを細かくチェックします。特に資材の仕入れ過剰が目立つ場合は、購買計画全体を見直す必要があるでしょう。また、商品原価を正しく把握するためにも必ず定期的な棚卸しは必要とされますから、経理部とも連携しながら正確に行う必要があります。


以上、物流プロセスに従って購買管理の内容を説明してきました。企業によってこれらの全ての業務を一人あるいは複数の担当者が担っている場合もあれば、業務ごとに別の部署が担当している場合もあることに注意してください。

たとえば、社員が数人~数十人程度の中小企業では購買管理業務の全てを少数の担当者が担っているケースが多いです。一方、製品を日々大量に製造している企業や工場などでは、資材の購買を行う契約担当や調達担当、資材の保管担当、あるいは製品の発送を担当する部署などが分離しているケースがほとんどです。一口に購買管理といっても、企業の規模や業種によって運用体制はそれぞれ違っているものなのです。

購買管理システムの代表的な機能

続いて、これまで説明してきたような購買管理に関する様々な業務を担うことのできる「購買管理システム」の代表的機能について紹介します。

1. 原材料や資材、設備などの購買に関する機能

製造業であれば、事前の生産計画に従って必要となる原材料や資材、あるいは各種部品をどの業者からいくら購入するかを決めておくことが必要です。そして購入する業者が決まったら、いつまでにそれを購入するかを決めなければいけません。

多くの購買管理システムではこれらの意思決定に必要となる情報がデータ化されており、自社の生産計画に沿って原材料や部品の発注ができているかどうかを、担当者が簡単に把握することができるようになっています。

2. 仕入先に関する情報管理

原材料や資材を複数の企業から購入している場合、各仕入先からの購入履歴情報を管理することによって、対象企業の評価をすることが重要です。特に製造業にとっては、資材の品質や価格は複数の取引先を比較して購入先を決めることは一般的なことでしょう。また、納期をしっかり守ってくれる企業と優先的に取引したいと考えるのも当然のことです。

購買管理システムのなかには、新規の購入先も含めてこれまで取引のあった企業の履歴から、対象企業が優良企業であるかどうかを判断することができる機能をもっているものがあります。

3. 仕入プロセス管理

原材料や資材の発注から届けられた商品の受領、検収までのプロセスを進捗管理する機能です。仕入先への発注漏れを防ぎ、それまで各部署ごとに個別に発注を行っていたものをひとまとめにすることができるため、効率的でミスのない発注をすることが可能です。

また、届けられた商品の管理や検収も企業全体として行うことができます。それまで部署ごとに担当者を用意しなければならなかった企業も、管理システムの導入によって余分なリソースを割かずに済むようになります。

4. 納品書・請求書の自動作成

発注や納品のたびに担当者が逐一作成していた納品書や請求書、発注書などの書類を自動生成してくれる機能です。今ではほとんどの購買管理システムに標準搭載されています。基本的な機能ではあるものの、業務の効率化はもちろん、発注書や請求書の送付漏れによる企業の損失を抑えてくれる購買管理には欠かせない機能といえます。

5. 原価管理

取引先からの購入履歴とそれまでの契約を監視することによって、適正な契約価格の算定から取引価格の改定情報などを管理する機能です。そのデータを取引先との交渉をする際の根拠とすることができますし、企業の利潤を最大化する生産量を導き出すための情報として利用することもできます。

6. 納期管理

資材の仕入れ納期や自社製品の発送日を正確に把握することで、納期割れによるトラブルや現場の混乱を防ぎます。事前の計画に沿って取引先に発注した部材や原材料がきちんと納期に間に合っているか、遅れているものはないかといった基本的な事項から、具体的な発注数の管理まで包括的に行う機能です。万が一、納期に間に合わない資材があっても代替生産の実施などでカバーできるようになるため、安定した生産活動が可能になります。

7. 購買先別や商品別の売上統計

商品の仕入先別、あるいは自社製品の商品別の売上統計をとることにより、その後の適正な仕入れ数・生産数を決める際の根拠とすることができます。マーケティングデータとしても有効活用することができるでしょう。

8. 品質管理機能

事前の購買計画に基づいて、取引先に発注した資材や原材料が契約通りの品質で納品されているかどうか確認します。もし品質に問題がある場合は当該商品の種類や個数を正確に把握することによって、先方に対して速やかに報告をするとともに自社の生産調整を行います。

9. 支払管理

支払いデータや出金データの管理を行います。システムによっては銀行と提携してネット上で金融手続を行えるものもあります。多くは発注した資材や部品が納品されてから支払いまでを一元管理できる機能をもっています。

10. 他の基幹システムとの連携

既存の在庫管理システムや生産管理システムなどと連携できるものがあります。あるいは販売管理システムの拡張機能として、在庫管理や販売管理も可能になるシステムも登場しています。

積極的にシステム導入の検討を!

販売管理システムを導入することで、発注や検収、支払いなど、これまで人間の手でやっていた業務の多くを自動化することができるようになります。それによってミスを減らし、効率的な管理を実現することができます。また、他の基幹システムと組み合わせることで企業全体の業務プロセスを簡略化することも可能になるでしょう。

今では沢山の販売管理システムがリリースされていますので、本記事を参考にぜひ自社に合ったシステムの導入を検討してみてください。

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